高等職業院校檔案信息化建設的研究與思考

許德斌

摘要： 計算機技術和網絡技術在檔案工作中的應用日趨廣泛，隨著信息化社會進程的不斷加快，以及高等職業教育事業的迅猛發展，檔案信息化建設已成為高職院校檔案工作的當務之急。本文通過對高職院校檔案信息化建設內涵、重要性及存在問題與制約因素的探討，提出了加快高職院校檔案信息化建設的相關措施。

關鍵詞： 高等職業院校檔案管理信息化建設

隨著信息技術不斷創新并廣泛應用于社會的各個領域，信息化已成為全球經濟社會發展的顯著特征。信息化的觸角亦延伸到高等職業院校檔案事業中，引起了檔案工作的深層次變革：檔案管理模式已由過去注重利用紙質文件為特征的傳統服務模式向網絡化、數字化服務模式轉變；校園信息化建設的發展產生大量的電子文件，新興電子文件的歸檔和管理問題為檔案工作帶來了新的挑戰。高等職業院校如何有效地管理與利用電子文檔，以數字化形式存儲與利用，實現教育資源共享，為高等職業院校教育事業服務，已成為高等職業院校檔案工作的當務之急。

1.高等職業院校檔案信息化建設的內涵

高等職業院校檔案信息化建設是指在檔案管理活動中應用現代信息技術，對檔案信息資源進行開發、管理并利用這些資源為用戶提供服務，是檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體數字化信息為主要形式向學校和社會提供服務重心的轉變過程。也就是說以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源為核心，把文字、圖紙、聲像、實物等檔案信息存儲在光盤、磁盤等載體中，通過計算機網絡和終端實現檔案信息資源的有效利用和共享，為用戶提供便捷、生動、豐富的檔案信息服務。

2.高等職業院校檔案信息化建設的重要性

2.1高等職業院校檔案信息化建設是檔案管理發展的必要手段。

高等職業院校檔案信息化建設是國家信息化建設的重要組成部分，是高等職業院校檔案事業適應時代和社會發展的需要，是發展新時期檔案業務工作，提高檔案信息服務水平的必然選擇。它是以用戶需求為導向，以校園網絡為平臺，以各種載體檔案數字化和電子文件管理為工作重點，以促進高等職業院校檔案事業科學發展和實現檔案信息資源共享為目標的系統工程。

2.2高等職業院校檔案信息化建設是優化檔案管理模式的必由之路。

隨著數字化校園的建設與實施，檔案管理軟件可以實現網上歸檔，將處理完畢的文件材料上傳到檔案管理網絡中，檔案工作人員在網絡中進行檢查驗收即可，電子檔案的系統化管理，能夠從文件的產生、運轉、歸檔到利用進行全過程控制，實現了檔案管理模式的優化。

2.3高等職業院校檔案信息化建設是實現檔案信息資源共享的根本條件。

高等職業院校檔案信息化建設就是利用計算機信息技術和網絡環境獲取、處理、傳輸、應用檔案資源，達到合理配置、科學管理，實現資源共享，逐步實現高等職業院校檔案資源數字化、信息服務網絡化，是高等職業院校檔案走出封閉、走向社會的重要途徑。

2.4高等職業院校檔案信息化建設是提高檔案工作效率的有力保證。

隨著檔案信息化建設的實施，辦公自動化系統及檔案網絡管理軟件的運用，實現了網上移交檔案、網上歸檔、網上查檔，這就使得檔案收集、歸檔、查閱工作變得更為簡便、快捷，檔案部門工作人員也能騰出更多的時間用于檔案資料的整理、數據統計、檔案編研等，既提高了工作效率，又避免了檔案因實體借閱而造成的磨損和毀壞。

3.高等職業院校檔案信息化建設的現狀分析

近年來，我國高等職業教育得到了迅猛發展，學校數量快速增長，辦學規模迅速擴大，辦學路子不斷拓寬，高等職業教育已成為我國高等教育的重要組成部分。作為高等職業院校基礎工作之一的檔案工作也正發生著深刻的變化，逐步從傳統的手工管理方式向現化化管理方式轉變，從長期的封閉型、半封閉型向開放型轉變。但由于高等職業院校不少是由過去的中等專業學校升格而成的，多數高等職業院校檔案室規模小、投入少、基礎設施差，各種轉變還處于初步嘗試階段，檔案信息化程度偏低，檔案資源中蘊藏的豐富信息還沒有得到充分挖掘和利用，在檔案信息化建設中還存在較多問題。

3.1思想觀念滯后，檔案信息化意識較為薄弱。

檔案信息化對高等職業院校檔案工作的挑戰不是對技術和設備的挑戰，而是對人的觀念，具體到高等職業院校檔案工作而言，是對高等院校檔案管理理念的挑戰。也就是說，人要有檔案管理的創新理念，這種理念不僅要與高等職業院校教學服務相適應，而且要與信息化時代的需要相適應。目前，高等職業院校檔案自身的管理還存在觀念陳舊，習慣于傳統的手工檔案管理模式和方法，缺乏檔案信息化建設的創新觀念，導致了檔案信息化建設整體發展水平落后于信息社會發展的需要，影響了高等職業院校檔案事業的健康發展。

3.2缺乏檔案信息化建設的標準和制度。

檔案管理標準化是檔案管理現代化和信息化的一項重要環節。檔案信息化建設工作已引起國家有關部門的重視和關注，當前，關于檔案信息化標準方面，雖然有《計算機病毒防治的辦法》、《電子文件歸檔及管理規范》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》等，但沒有一個統一的檔案信息化建設標準，各高等職業院校應該根據國家相關標準，結合自身實際情況，積極制定適合本校檔案信息化建設的標準和制度。

3.3檔案管理隊伍結構不合理，信息技術人員不足。

在檔案信息化建設工作中能真正較快地投入信息化工作中去的復合型人才較少，尤其缺乏專職信息技術人員。檔案信息化建設需求專門負責處理、分析、研究相關檔案信息，維護網絡環境創建的計算機軟硬件人員及數據庫信息維護人員等，在實際檔案管理工作中，大多高等職業院校僅是負責存儲檔案的管理人員，專門負責檔案信息管理的人員少，有的甚至是兼職人員。一些檔案管理人員沒有接受過檔案信息化建設的專業教育，缺少專業理論知識和基本技能，普遍缺乏必要的信息素養和開發檔案信息的能力、缺乏信息化技術運用的能力等，這直接制約著檔案信息電子化建設進程。有的檔案管理人員雖然有豐富的管理經驗，卻缺少計算機網絡應用能力，而有的檔案管理人員雖有較強的計算機網絡應用能力，卻對檔案管理的一些經驗與方法掌握較少，這又制約了信息化建設的速度與水平。

3.4館（室）藏檔案信息數字化步伐進展緩慢。

把館（室）藏檔案的紙質檔案變為數字化的檔案是當前高等職業院校檔案信息化建設的一項基礎性工作。把高等職業院校幾十年形成的紙質檔案進行數字化，使其成為光盤、磁盤、硬盤存儲的信息，建立起一套檔案全文數據庫，是一件非常困難的事情，需要大量的人力、財力、物力等。目前，各個高等職業院校這方面工作進展緩慢，投入不夠。

3.5開發利用的方式和技術手段落后。

不少高等職業院校已對綜合檔案室檔案實行計算機管理，初步實現了檔案目錄級的自動化管理，為檔案信息化建設打下了良好的基礎。但是，由于當前電子文件的保密、保真技術尚未成熟和一些高等職業院校檔案室技術力量比較薄弱等原因，檔案信息仍為單機管理，不能聯網，檔案信息化建設相對滯后，提供檔案利用的方式大部分還以手工操作為主，計算機操作為輔，這種檔案目錄網絡管理與檔案信息網絡化管理、共享信息資源的要求還有較大的差距。

4.加快高等職業院校檔案信息化建設的相關措施

高等職業院校檔案管理信息化建設的情況遠不能適應檔案管理信息化的需要。尤其對于一些合并升格的高等職業院校來說，要想適應形勢發展，使檔案工作在學校工作中真正發揮積極的作用，就必須走信息化的道路，實現跨越式的發展。從思想認識、隊伍結構、軟硬件設備等方面提供必要的條件，推進檔案管理的信息化建設。

4.1加強組織領導，增強檔案信息化意識。

學校對檔案工作要予以高度重視，認識到檔案信息化建設的重要性，依法加強檔案工作，將檔案工作列入學校的發展規劃，擺上議事日程，加大對檔案工作人力、財力的投入，滿足檔案信息化建設所需經費，為檔案部門提供良好的工作條件，支持檔案部門的建設和發展。由于檔案信息化建設是以轉變觀念為前提的創新性檔案工作，所以須轉變觀念，改變傳統的“重藏輕用”檔案管理思想，改變“你求我供”的被動服務方式，改變機械的手工管理方法，樹立檔案信息化管理意識，不斷探索高等職業院校檔案管理的新思路、新途徑，主動適應高等職業院校檔案信息化發展的需要。

4.2完善檔案信息標準化、規范化體系。

高職院校檔案信息化建設中的重要工作之一，就是制定檔案信息化管理的標準和規范。應遵循有關規定和檔案著錄技術標準，制定出符合實際的具體辦法和措施，包括：高職院校電子文件信息采集、管理、儲存格式標準和執行細則等；電子文件歸檔、整理、公布、利用的格式和工作規范；電子文件保管、儲存及安全利用制度，等等。利用相關的標準和辦法來指導、規范學校檔案信息化建設、運行、管理和維護工作，使學校的檔案信息化建設朝著規范化、標準化和制度化的方向發展。

4.3加強檔案管理隊伍建設，提高檔案人員素質。

檔案工作者是檔案管理的主體，具備極強的業務素質和相關能力是搞好檔案管理工作的關鍵。為了適應檔案信息化建設的需要，必須加強檔案管理部門的人才儲備，積極引進既精通檔案管理專業又精通計算機的復合型人才。隨著檔案信息化建設的發展，檔案工作的重點必然向更深層次的信息領域進展，實現數據存儲海量化、信息搜索精準化、查檔操作最簡化、安全服務無間斷化，沒有相關領域人才是不行的。另外，要對現有檔案工作者進行針對性的培訓，如加強計算機、信息、網絡和多媒體等知識和技術的培訓，更新其知識結構。尤其是要不斷更新其專業技能知識和檔案的現代化管理意識，而且要有預見性地培訓檔案工作方面具有前瞻性的新知識，這樣檔案管理人員的知識和能力才能適應檔案事業飛速發展的客觀需要。

4.4加快館（室）藏檔案資源的數字化建設進程。

數字化的檔案資源是檔案信息化建設的基礎。加快檔案信息資源數字化建設，一是完成館（室）藏檔案目錄的計算機錄入，由案卷級向文件級過渡，建立和完善計算機檢索系統，實現館（室）藏檔案全部機檢。二是有計劃、分步驟地對館（室）藏檔案進行數字化加工和處理，逐步推進全文數據庫和多媒體數據的建設，實現檔案全文信息查詢。三是規范電子文件的歸檔工作，加強對電子文件收集、鑒定、著錄、歸檔等工作的監督指導，確保有價值的電子文件及時、完整地歸檔。四是注重檔案管理工作與辦公自動化的同步發展，實行紙質文件與電子文件文檔一體化管理，進一步擴大網上歸檔功能，提高歸檔工作效率。五是積極創造條件，建立校園內的現行文件目錄中心。

4.5建立檔案信息網站，實現網絡信息資源共享。

檔案的真正價值在于利用，檔案信息化建設的實現將為檔案信息的充分利用提供前所未有的條件。隨著信息技術、網絡技術和數字化技術的飛速發展，網絡環境為各高等職業院校檔案擺脫自我封閉、走向社會，建立起高等職業院校檔案信息服務的新模式作出了巨大貢獻。高等職業院校應加強檔案網站建設，利用校園網建立檔案信息網站，實行新信息上網發布、電子郵件服務、聯機公共目錄查詢服務，為學生、教職員工進行定向、定題的交互信息咨詢，拓展檔案館（室）的服務功能，提高檔案服務質量。

4.6強化檔案信息的安全防范。

檔案實行信息化管理具有快捷、優質、高效的特點，但也存在安全問題。一方面，采用必要的技術手段加以防范。當前各種技術防范手段不斷推出，升級更新，包括加密技術、簽署技術、防寫措施、網絡監控技術和訪問權限控制技術等，都是有效的手段，應該充分綜合運用，提高安全性。另一方面，通過建立完善的安全管理制度加以防范。檔案管理部門應建立一整套科學、合理、嚴密的管理制度，對每份電子檔案均實行“全過程管理”，從每一個環節消除信息失真的隱患。

4.7重視檔案的編研工作。

高等職業院校檔案館（室）是學校各項工作管理的信息中心，檔案工作人員是這些信息的管理員，不僅管理檔案實體，還要管理這些檔案實體反映的各種信息。通過對這些信息進行深入細致的分析、整理、加工，從更深層次研究檔案材料中所包含的一些實質問題，對學校各項工作管理，發揮參謀與助手作用，這是檔案管理部門拓寬工作思路的新舉措。檔案館（室）要充分利用館（室）藏檔案編寫校史、學校歷年大事記，編寫有較高價值并且有愛國、愛校教育意義的專題史等，做好檔案信息的開發再利用。

5.結語

總之，檔案工作是高等職業院校工作的一個重要環節，它反映和記錄了學校教學、科研、行政管理及學校建設、發展的歷史過程，是學校發展歷史的縮影和真實寫照。因此，高等職業院校在檔案信息化建設中，必須順應時代發展的潮流，結合自身的實際情況，從多方面入手，改變傳統的檔案管理理念，樹立創新的觀念，加大資金投入，加強檔案管理隊伍的建設，優化檔案整體系統的各個結構，使檔案信息化建設穩步、高效地推進。

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基金項目：安徽省高等學校檔案工作協會基金研究項目（項目編號：2011gr15）。