淺談商務英語寫作技巧

金曉慧

摘要：隨著經濟全球化的發展，國際貿易交流已經越來越頻繁，商務英語的使用更是在爭奪貿易市場中占據著舉足輕重的位置。商務英語是國際商務環境中所使用的英語，文章就其在商務會議、貿易函電、商務詢價、商務信函起草等多項商務活動書寫中使用來淺談商務英語寫作的技巧。

關鍵詞：商務英語；寫作；技巧

在我國，隨著商貿活動的發展，尤其是隨著市場深入地融到國際經濟社會之中時，國內人才市場對商務英語的人才的需求也愈來愈大。商務英語即Business English，是以適應職場生活的語言要求為目的，內容涉及到商務活動時所使用的英語。在當今重視交流與溝通的商務環境中，商務英語寫作廣泛的應用于企業運營、市場營銷等各個環節之中。所以商務英語寫作是一項不可或缺的必要技能。本文將從一下幾方面來淺談商務英語寫作技巧。

一、明確商務英語書信的寫作規則

一封信函，最主要的就是要有明確的寫作規則，即信封、信頭、日期、信內名址、稱呼、正文、結束語和簽名等等內容。 一封完整的信函給閱讀人以尊敬，利于建立起友善和諧的關系，但如果因為疏忽遺漏某項重要情況而引起一些不必要的誤會，則會另公司蒙受不白的損失。因此，公司一般都會建立一個簡單的模板庫，以方便譯者使用。首先，信頭一定要包括發信人、單位、電話、地址和日期等；日期則可以正規書寫為月/日/年的寫法，例如 Apr. 19th，2011. 信內名址是指收件人的姓名和地址。在下一部分則是稱呼，也就是對收件人的稱謂，是在信件開頭對收件人的客套稱呼用語。這里可以用Mr. , Dear Sir, 或者頭銜職，如Dr. Li 等都是可以的，如果不清楚對方的姓名，并與公司職務一起寫時，也可以用Customers Service Representative. 正文部分則應該開頭就說明寫信的原因，接后可以解釋也可以不解釋，盡量把語言限在一、兩句話內表達的清楚明了。一般來說，書信和傳真的結尾語都用Yours faithfully 或者 Yours sincerely, 這需要寫信人選用一個符合自己身份的表達方式。最后，簽名部分，不管是代表本人還是代表公司，親筆簽下面都應該將姓名打印上去，如果是授權代表公司簽名，則必須在親筆簽名前一行寫明公司名稱。

二、語言的規范性

語言的規范性包括基本的禮貌用語、語言的完整性、語言的準確性已經語言的間接性。西方人比較愿意使用簡介而樸實的語言，因此，在與他們進行商務溝通時，作者需要盡量的使用常見的單詞，避免華麗復雜或是生僻的詞句。

語言也是要有禮貌的，一些簡單的詞匯就可以讓讀信人心情很舒暢，哪怕是在雙方觀點不能統一時，對方也不會因為沒有得到足夠的尊重而不采納你的意見，但是說話人可以提出不合理或者給予對方意見，一定要注意避免使用冒犯性的語言。

信函中語言的準確性是最值得注意的。首先，一定要避免用詞錯誤。比如bimonthly, 它可以理解成 twice a month 也可以理解成 once two month。因此，在商務信件中一定要避免使用模棱兩可、含糊其辭的詞匯。其次，注意句子的結構，一般說來，英語語序是可以調整的，在商務英語中也是同樣可以的，一個句子一定要讀起來有朗朗上口的感覺，不要讓讀者讀起來很繞口。

商務書信中，一個小小的失誤就有可能讓對方覺得己方沒有可靠度，安全感低從而極易的失去了一些有利的機遇，因此，為了建立自己公司的信用度，也從公司的長遠利益考慮，商務書寫中一定要注意語言的規范性。

三、明確商務英語函件類別

基本的商務信函有業務聯系型、資信調查型、詢盤、報價型、商討價格型、訂購業務型、支付條件型、催款還款型、交貨裝運型、投訴理賠型、進出口表單以及各式協議等多種類型和不同的情況，在起草商務書信時，一定要明確信函的類別，不能混亂業務關系，從而導致生意上的失敗與損失。

在這里，我們舉出一個確認收到訂單并表示會認真辦理的信件樣稿。

Dear ___,

We thank you very much for your kind order for ____ which we have received. It has our immediate and careful attention.

You may rest assured that ___ under the order has been carefully packaged in chest to prevent damage in transit.

The terms of payment you suggested are acceptable, and you may rely on us to give all your orders prompt attentions.

Yours faithfully,

總體來說，在寫商務英語信函之前，需要有一個明確的目的和概念，這樣才會更加容易掌握其信函的主旨和目的，熟練的運用相關的商務英語句式，用謙遜、簡潔、禮貌的語言來進行商貿交易將會取得意想不到的效果，更容易取得貿易的成功。

（作者單位：沈陽師范大學渤海學院商務英語專業）