現代電子檔案的整理及保護

劉青

1.文書電子檔案整理

一是內部文件:以年度、組織機構、保管期限進行組盤。第一按不同年代、組織機構、保管期限進行組盤；第二將不同年代、組織機構、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統一規范，應由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤后，檔案人員應以統一的數據庫結構和規范命題，并建立文書檔案盤內文件目錄，便于計算機對盤內文件查找。二是外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進入網絡，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網上操作。電子文件的歸檔工作由業務部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，然后進入檔案數據庫。如要查詢，則可通過各個網絡終端在其權限范圍內進行查詢。

2.科技電子文件歸檔

科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設備、科研、房地產、聲像檔案分類管理，然后再按項目歸檔。

基建檔案。基建檔案的形成一般是利用計算機打印使用規范的紙張輸出的，所以，數據信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，對紙質文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。

設備檔案。……