如何做好機關部門干部職工檔案及文書檔案資料管理工作

張曉惠

在實際工作中，我深深地體會到做好機關部門干部職工檔案及文書檔案資料管理工作的重要性。

一、充分認識機關部門干部職工檔案及文書檔案資料管理工作的內容和任務。

（一）干部職工檔案工作。干部職工檔案工作是黨的干部職工工作的組成部分，是一項政治性、機密性很強的服務性工作，在整個干部職工工作中占有重要的地位。干部職工檔案工作的全部內容，就是用科學的原則和方法管理干部職工檔案，最大限度地利用干部職工檔案為干部職工工作和其他各項工作服務。干部職工檔案工作的任務是：保管干部職工檔案；收集、鑒別和整理干部職工檔案材料；辦理干部職工檔案的查閱、借用和轉遞；登記干部職工職務的變動情況；通過檔案熟悉干部職工，為干部職工工作提供利用服務；逐步實現干部職工檔案管理工作的科學化和現代化等。

（二）文書檔案資料管理工作。文書檔案資料管理工作就是用科學的原則和方法管理檔案，為本部門各項工作服務的工作。它的工作內容從廣義上說，是指檔案事業所包括的檔案館工作、檔案室工作、檔案事業管理工作、檔案教育、檔案科學研究、檔案的宣傳及出版等工作。從狹義上說，是指檔案業務工作所包括的檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研和提供利用等工作，通常稱為八個環節。機關部門的文書檔案資料管理工作的基本任務包括五個方面的內容：第一，檔案工作要堅持以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導，以貫徹執行《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《檔案條例》為基礎；第二，堅持集中統一管理檔案的原則；第三，建立本部門檔案工作制度；第四，以實現檔案管理的規范化、標準化和科學化為目標，逐步實現檔案管理的現代化；第五，切實加強機關部門檔案管理，大力開發檔案信息資源，積極主動地為部門建設提供優質服務。

二、規范管理，建立和完善檔案資料管理工作組織體系，建立健全檔案資料管理工作的各項規章制度。

為使檔案管理工作逐步走向制度化、規范化、科學化，更好地為本部門各項工作服務，還必須規范管理，建立和完善干部職工檔案及文書檔案資料管理工作的組織體系，并根據檔案資料管理工作集中統一管理的原則，相應設立檔案資料管理工作機構，負責本部門干部職工檔案、文書檔案資料管理和開展干部職工檔案、文書檔案資料管理工作，從而構成嚴密的、完整的組織體系，這是做好本部門檔案資料管理工作的前提條件和組織基礎。同時，要建立健全干部職工檔案及文書檔案資料管理工作的檔案資料管理規定、檔案立卷歸檔程序、檔案員職責、保密管理制度、利用制度、收集、鑒別與歸檔制度、檔案轉遞制度、庫房管理制度等多項制度，并建立各種檢索體系，編制好總目錄、分類目錄、卷內目錄、案卷目錄等，為檔案工作進入科學規范管理創造有利條件。

三、加強學習，不斷提高機關部門檔案資料管理人員素質。

如何切實提高機關部門檔案資料管理人員的素質？采取以下措施是非常必要的。

（一）加強培訓。機關部門要加強對檔案資料管理人員的領導，注重對檔案資料管理人員的教育和培養，建立激勵機制，定期考核，為他們提供學習和進修的機會，使其掌握各種業務技能，學會科學管理，逐步實現本部門檔案資料管理的正規化、科學化和現代化。

（二）解放思想，更新觀念。解放思想，更新觀念，是提高機關部門檔案資料管理人員素質的前提和重要方面。因為在現代知識信息社會，機關部門檔案資料管理人員的工作方式、方法不應僅僅表現在傳統方面，而應主要體現為開拓創新，進行創造性工作，變被動服務為主動服務，為部門工作和干部職工實行熱情、周到的服務。要實現這樣的工作目標，就必須解放思想，轉變觀念，努力提高機關部門檔案資料管理人員的素質。只有樹立實效觀念和未來觀念，才能充分發揮機關部門檔案資料管理人員的職能，迅速傳遞信息。

（三）注重提升思想政治，業務知識與工作能力等方面的素質。（1）不斷提高思想政治素質與加強職業道德修養。（2）努力改善知識結構與豐富知識內涵。掌握檔案資料管理工作的基礎理論知識及干部職工檔案的基本原則，如：必須以黨的方針政策作為處理干部職工檔案中各種問題的標準和依據，并使之貫穿于干部職工檔案管理工作的全過程。這不僅體現了干部職工檔案管理工作的性質和政治方向，還體現了干部職工檔案管理工作自身的特點。黨的方針政策是一切工作的出發點和行動準則，它所制約的范圍遍及人們社會實踐的各個領域，干部職工檔案資料歸根到底是干部職工貫徹執行黨的方針政策情況的真實記錄。只有以黨的方針政策為準繩，才能使干部職工檔案工作符合干部職工檔案自身運動的客觀規律，才能正確認識和解釋干部職工檔案工作中許多錯綜復雜的現象，才能有統一的政治標準和正確的工作依據，才能始終堅持正確的前進方向。通過學習，努力使自己成為一名精通業務的專家。此外，還應結合工作實際開展必要的科學研究與探討。（3）熟練掌握工作服務程序與增強電腦操作技術。圖書管理人員必須掌握工作服務程序，利用現代化的手段不斷提高服務質量。

（四）引入競爭機制。競爭與激勵是現代行為科學的核心理論，有競爭才能優勝劣汰，才能鞭策落伍者不斷奮進。機關部門應建立檔案資料管理工作人員的競爭與激勵機制，實行檢查評比制度，這對檔案資料管理工作人員的成長尤為重要。（1）公平競爭機制。包括規范崗位、任務、要求及科學具體的考核標準和各崗位的上崗條件等，以求組合編制合理，員工聘任，即指各崗位員工采用聘任制，競爭上崗。績效考核，即指根據各崗位的工作特點和要求，制定出不同的考核內容和標準，并定期對任務完成情況進行考核、記錄，建立業務檔案，年終進行評比。（2）科學激勵機制。可采用物質激勵，也可進行精神鼓勵，通常采用的激勵方式，如給予一次性獎勵、提高福利待遇、晉升職稱與職務、脫產進修學習等。科學的激勵能促使檔案資料管理工作人員努力提高自身素質，其能動性、創造性也可得以最大限度的發揮。

總之，提高機關部門檔案資料管理工作人員的素質，是新世紀新階段各項事業發展的需要。檔案資料管理工作人員必須高標準嚴格要求自己，努力學習，不斷提高整體素質，強化服務觀念，努力實踐“服務上水平，利用出效益”的檔案資料管理工作宗旨，使機關部門的檔案工作邁上新臺階，更好地為部門工作的總任務、總目標服務，為建設社會主義物質文明和精神文明服務。