高校檔案信息化管理探討

劉燕

〔摘 要〕隨著各高校發展規模的日益擴大，檔案信息量不斷增加，利用方式和管理模式也逐漸多樣化，檔案管理信息化應運而生。高等學校檔案管理信息化是高校管理信息化的重要組成部分。筆者就對高校檔案管理的理解，提出檔案信息化的發展和存在的問題及其解決方法，使學校檔案工作真正做到方便、準確、快捷，為學校和社會創造更大的經濟效益和社會價值。

〔關鍵詞〕高校檔案管理；信息化建設；信息共享

ＤＯＩ：１０．３９６９／ｊ．ｉｓｓｎ．１００８－０８２１．２０１２．０６．０４０

〔中圖分類號〕Ｇ２５０保罰 〔文獻標識碼〕Ａ 〔文章編號〕１００８－０８２１（２０１２）０６－０１６２－０３

教育部為全面貫徹落實《國家中長期教育改革和發展規劃綱要（2010-2020年）》提出“加快教育信息化進程”的要求。對開展教育信息化的指導思想、工作、目標、實施原則及試點內容都做了詳細部署，其中全國試點高等學校為100所左右，其中本科院校試點內容包括：以信息化促進人才培養模式創新和提高教育質量重點，在數字化校園建設、校園網絡與信息安全、網絡課程建設及應用、教育教學模式改革、科研組織模式創新、管理與社會服務信息化、學生網絡文化生活等多方面開展研究與探討。

高校檔案信息化是高校管理與社會服務信息化的重要組成部分，高校檔案管理信息化是高校檔案管理工作的特色管理模式，是高校檔案工作發展的大勢所趨。

１ 高校檔案信息化管理的發展前提

檔案信息化建設就是指檔案管理模式從以往的檔案實體為重心逐步向檔案信息為重心轉移過程。這一發展過程需要檔案實體的規范化和標準化管理為基石，要采用現代化技術裝備，建立數字檔案館，向信息化管理方向發展，它主要包括如下內容：

１.１ 檔案管理標準化、規范化

各高校檔案機構必須根據國家《普通高校檔案管理辦法》及有關法律法規的要求，結合自身實際情況，制定學校檔案管理規章制度和具體實施細則，把規范的管理制度形成文件下發，對檔案的收集、鑒定、整理、保管等各個環節，做到有章可循，保證每個操作環節統一標準，即統一檔案的鑒定標準，統一檔案的分類標準，統一檔案的標引標準等等。

１.２ 檔案信息的數字化

利用數據庫傳輸技術、高速掃描技術、數據壓縮等技術，將紙質文件、聲像文件和已經歸檔的電子門類檔案，組織成系統的信息庫。這項工作由檔案管理標準化、規范化做基礎，才能夠有條件實現。目前高校檔案網絡系統的逐步利用，教務管理、科研管理和學生系統網絡等平臺的運用，為高校檔案數字化建設創造了前提和條件。

１.３ 數字檔案館建設

近年來高校檔案館的管理特色多樣化，如高校博物館、校史館、榮譽室、文件利用中心等等，數字檔案館是檔案信息數字化的發展必然，他們都是實體檔案的不同體現形式。數字檔案館是無形的信息組織和利用環境，實體檔案館是數字檔案館的奠基石，對檔案信息數字化的統一管理，是數字檔案館管理內容，數字檔案館的出現，對現行實體檔案館提出了新的管理和服務機制建設需求，兩者不是替代關系，是相互依賴和相互促進的關系，數字檔案館的建設是實現檔案信息化的必經路徑。

２ 高校檔案信息化管理面臨的問題

具備高校檔案信息化管理前提，做到校園網與檔案管理網絡的有效連接也面臨很多問題：

２.１ 檔案信息化相關的法規體系不完善，保證檔案的保密和安全顧慮成為嚴重障礙國家高校檔案法規已有一定基礎，檔案數字化、信息化還不夠明確完善。如沒有具體到高校電子文件、電子檔案加工和存儲介質標準漢字沒有出臺，產生相關問題很多。如：光盤數據、聲像信息缺陷率較高，存儲文字信息質量，顯得過于寬松，會使認為合格的光盤中文字錯誤率超標等；檔案存儲格式的不統一；網絡黑客的不斷浮現，也成為阻礙高校檔案信息化發展的無形殺手。因此需要符合高校檔案數字化、信息化要求的相關標準。

２.２ 檔案信息化管理處于探索階段，需領導重視提高檔案意識 《高校檔案管理辦法》明確提出“檔案管理”要納入管理機制、納入計劃、納入總結。某些學校領導受檔案管理效益滯后性的影響，把檔案工作總結成不丟失不缺漏為管理目標，對檔案機構人力、物力、技術、待遇給予支持不多，使檔案部門的現代化管理很難走上正軌，無法實現檔案管理信息化。

２.３ 缺乏與現代化發展相配套的復合型管理人才

檔案工作崗位不容易有耀眼工作成績、工作任務量又大、評聘職稱難，都導致優秀人才難以引進，即使進來也難渡默默無聞工作性質之無奈，也想辦法離開，使檔案工作崗位成為養尊處優缺乏生機，沒有活力。有的單位重建設輕利用，買來了硬件設備設施，檔案管理人員沒有真正利用其先進功能作用，沒有結合自身情況，做到檔案的數字化，更是無法實現檔案信息化。

３ 面對問題，適應發展，加快檔案信息化管理

加大檔案信息資源管理，整合各類檔案信息資源，促進檔案信息資源的利用開發。高校檔案信息化管理是檔案管理工作現代化發展的重要表現形式。

３.１ 如何加快高校檔案信息化管理

３.１.１ 標準化、規范化原則

制定和實施高校檔案工作的標準和規范，既是高校檔案管理現代化的需要，也是提高檔案工作質量和工作效率的前提。實現檔案信息化管理，一方面要通過掃描等相關技術手段把文本文件轉化成計算機能夠識別的數字信息；另一方面通過接受電子文件，不管是通過館藏的數字化還是數據庫連接、都應該堅持標準化和規范化的原則。如：字符編碼標準、數據處理格式、信息轉換標準、檔案信息的顯示和打印及傳遞等等，只有標準統一才能夠使傳統檔案文本數字化的保管、利用、傳遞等工作都實現標準化、規范化，避免出現互不兼容、重復建設、各自為政等現象的發生。

３.１.２ 保密性、安全性原則

隨著網絡化、信息化、數字化建設的日益產生，網絡的脆弱性和潛在的威脅也應運凸顯。因此我們必須加強網絡安全的研究，采取有效的安全策略，參照有關安全標準，關注網絡防范技能，充分保證膽囊癌信息的安全。我們可以采取物理隔離策略，信息本身加密策略、訪問權限控制策略（如入網訪問控制、目錄級別安全控制、服務器安全控制、端口節點安全控制、網絡監測和鎖定控制、防火墻控制等）。

３.１.３ 利用性、效益性原則

由于檔案管理信息化是一項轉化的系統過程需要投入相當的人力、物力、財力因素，因此要遵守有效利用，講究工作效益，就是要根據高校自身的能力，實體檔案館的基礎，分析學校及各部門的利用需求，有選擇地數字化“經典”內容，主題要與學校和社會利用的“熱點”相結合，把重要的利用頻率較高的檔案內容進行數字化，既保證方便、快捷的利用，有節省大量的人力、物力，這樣才能產生較大的經濟和社會效益。

還有根據學校辦學特色和實體檔案館館藏特色，有選擇地進行數字化，提供優勢特色服務，特色館藏信息的特色服務是贏得用戶和創造效益的關鍵所在。

３.２ 實現檔案信息資源優勢的互補和共存，加快檔案管理現代化、信息化建設３.２.１ 加強領導，提高認識

《高校檔案管理辦法》明確提出，高校檔案機構要形成體系，由學校主管領導統一領導，就需要主管領導對檔案工作有明確認識，檔案工作是學校發展和管理中的重要組成部分，主管領導要熟悉檔案工作內容，努力把檔案管理工作作為學校整體建設的一個重要內容，重視實體檔案館建設，逐步構建檔案信息平臺，提高檔案工作水平和工作效率，提高服務質量，向檔案管理信息化邁進。

３.２.２ 加強經濟投入，增加軟、硬件設施

加強檔案信息化建設，基本前提要有相關的檔案管理系統和相應的計算機。首先，要在經濟上給予支持，配置與檔案管理現代化的軟硬件設備。如：計算機、掃描儀、照相機、打印機、復印機等。作為檔案管理機構要根據學校的具體情況和檔案管理工作本身的發展情況，有計劃提出添置要求，使檔案信息化建設有步驟發展。

３.２.３ 引進和培養現代化檔案管理人才

從目前部分高校檔案管理人員結構看，工作人員的學歷層次基本能夠滿足檔案管理需要，然而檔案業務水平都有待提高，那么就需要有條件的學校可以直接引進檔案管理專業的專門人才，這樣既滿足檔案專業的需求，又有利提高現代化技術水平，對已在崗的檔案管理人員加強業務培訓，參加計算機管理，軟件利用等相關的專門培訓，這部分人占大多數，他們有檔案管理工作經驗，對這部分人要定期參加培訓，不斷提高現代化管理知識，逐步完善檔案管理人員素質結構，使他們有機會與其他院校開展業務交流，互相學習，通過組織校際考察、參加學術會議，開展項目研發等等，學習并掌握計算機網絡技術、信息技術等相關科學知識，使其適應信息化環境的需求，組成一支懂業務、高素質的檔案干部隊伍，從而推動檔案信息化建設。

總之，加快高校檔案信息化建設，要加強領導、提高意識、合理規劃、爭取支持、加大投入、配備人才，要抓住機遇努力把高校檔案信息化作為學校發展的一項重要內容，制定檔案信息化建設的短期目標和長遠規劃，重視學校實體檔案館的標準化建設，使學校檔案管理工作期期有目標，年年有臺階，為社會和學校創造更大的經濟效益和社會價值。

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（本文責任編輯：孫國雷）