EPC項目采購監督工作探討

時偉

項目采購是EPC項目的重要組成部分,是EPC項目建設的物資基礎。設備費、材料費在整個項目中約占整個工程造價的80%,而且類別品種多、技術性強、涉及面廣、工作量大,設備、材料采購價格的高低,直接影響到工程建設費用的大小,還對工程質量和進度產生關鍵制約作用。在項目實施過程中,要充分引進競爭機制,創造競爭條件,開展設備、材料的招投標工作,保證產品的質量,降低工程造價。

國家采購法和招標投標法實施條例已頒布實施。依法招標采購不僅能夠確保EPC項目采購的質量,降低投資成本,而且能夠有效預防項目管理人員職務犯罪的發生。采購招投標工作能否規范有序實施,監督是關鍵,對項目采購、招投標工作全方位全過程監督,預防和減少違紀違法行為的發生,已成為當前EPC總包企業紀檢監察監督工作的重要任務。如何才能做好項目采購監督工作,避免盲目性或流于形式,監督人員必須把握監督對象的運行流程和規律,在規范項目采購業務流程的基礎上確定監督重點環節,細化監督工作流程,明確關鍵監控點,實施全流程監控。

1對采購過程全程監督

1.1 開標前的監督檢查

1.1.1 供應商選擇的監督

供應商的選擇是項目采購的重要環節和核心問題,也是采購監督流程中的前沿,是“把不合格品拒之門外”前移到“把不合格供應商拒之門外”的關口。監督的重點包括:是否在本系統合格供應商網絡內產生,是否滿足至少三家供應商,不足三家時是否有相關的審批手續;本系統合格供應商網絡外的是否簽訂《恪守商業道德協議》,是否進行了供應商風險評估,對評估風險高的供應商是否進行了現場考察等。

1.1.2 技術評審的監督

技術協議規定的是所購設備、材料的性能和標準,是招標文件和合同文件的重要組成部分,也是評標的重要依據。技術協議的簽訂情況是監督檢查的重點,內容包括:技術要求與供貨范圍是否明確一致;通用設備材料是否寫有品牌或存在技術指定現象;認定技術不合格供應商的理由是否充分,有無人為設置技術壁壘排斥某些供應商的現象等。

1.1.3 采購模式的監督

采購模式直接影響到采購結果的質量、價格。采購模式包括招標、詢比價、獨家采購、網上采購等,針對不同的設備、材料選用合理的采購模式,是項目采購環節中最關鍵的一環。重點監督的內容包括:是否按照物資類別的授權范圍和額度選擇采購模式,是否屬于越權采購;是否通過招標或聯合談判確定框架協議采購的供應商和價格;中標框架協議采購供應商是否不少于兩家,是否存在變相獨家采購和指定采購;招標方案和評委組成是否符合招標管理規定;評標辦法是否充分考慮到在設備全生命周期內的性價比最高。

1.2 開標過程的監督檢查

(1)監督檢查投標供應商法人代表或委托代理人證件(身份證)、委托書;當眾宣布招標評標紀律。

(2)檢查投標文件密封及標記情況,檢查投標人在確認表上的簽字是否齊全。

(3)監督按招標文件規定的順序逐個開啟投標文件并唱標,依次進行,不允許把投標文件開啟完了后再開始唱標。檢查“投標報價確認表”上簽字是否齊全。

(4)確認評委身份,對評標全過程監督,發現有違法違規行為的應立即予以制止,并向上級領導報告情況。

1.3 開標后的監督檢查

1.3.1 中標情況的監督

中標價是否在費用控制價以內,超出控制價的需相關人員出具超概報告;中標報價是否經過有效的分析比對、確認;中標范圍是否與簽訂的技術協議一致。

1.3.2 合同及過程控制的監督

合同價與中標價是否一致,合同中標人與實際簽約人是否一致;供貨范圍是否與簽訂的技術協議一致;是否按規定審批和簽訂合同;檢查是否跟蹤監督合同履行過程,異常情況有無書面報告和解決方案;是否認真分析、檢查合同進度情況,發現問題是否及時采取應對措施,是否按合同約定追究違約供應商的責任;變更合同的審批手續是否規范,有無簽訂合同變更協議;采購質量目標及責任是否分解落實;對重要設備和關鍵材料是否制定采購進度控制計劃;是否按照合同約定支付預付款和貨款,審批手續是否符合有關規定;監督剩余物資處理的全過程。

1.4 對獨家采購的監督

(1)獨家采購的主要原因除專有技術、專利產品外,還有項目工期緊,技術條件或等級提高,改造項目與老裝置配套等原因,解決獨家采購的根本途徑,還是發掘和培育新的合格的供應商。

(2)監督的重點:獨家采購的理由是否充分,審批手續是否齊全;獨家談判準備是否充分,橫向縱向信息的收集,包括一些經驗數據(材料噸單價,設備綜合噸單價等),還要了解獨家采購包含的指定分包商是否合理,是否有必要;參與談判的相關人員組成是否合理等。

1.5 對網上采購的監督

(1)電子商務采購系統的應用,對降低EPC項目采購成本、規范采購過程、提高工作效率、建立合理的物流體系等方面都產生積極作用。物資采購上網操作,采購過程公開透明,眾多供應商在網上報價,供應商為了取得競爭優勢,客觀上促使報價趨于合理。網上采購各流程環節相互制約,能夠有效避免違規違紀行為。

(2)網上采購的突出優點是,建立了公開、公平、公正的交易平臺。網上采購對采購全程實時監控,規范了采購操作步驟,使每一節點都凸顯出來,從源頭上預防和限制了暗箱操作。

(3)網上采購的監督原則與網下采購是一致的,但在一些具體的監督細節上還是有所側重:網上采購開標前要確認是否在技術合格后發的詢價文件;是否已告知各參與供應商商務開標的時間,是否留有每個參與供應商的備用聯系電話,確保開標現場澄清時聯系暢通;如需現場同供應商聯系,重要的澄清內容必須要求傳真或電子郵件的形式發到開標現場,供評標時進行報價分析。

2把握幾項重點,確保規范有序采購

2.1 與項目業主構建和諧關系

EPC總承包商要求具有很高的總承包能力和風險管理水平。在項目實施過程中,對于設計、施工和采購全權負責,指揮和協調各分包商,處于核心地位。項目業主是投資主體,有權對EPC總承包商項目管理進行監督。在XX擴能改造項目中,業主要求對每個商務標段的中標進行確認,項目采購進行初期,最終確認的中標結果經常被業主方改動,理由也很簡單,多是考慮到售后服務的便利或是保證與原有系統的一致性等原因。這主要還是溝通不夠或溝通滯后,如果業主的這些想法能在商務開標前都收集到,經評委們討論商定就更合規。對于業主的特殊要求一定要有書面的材料,內容必須書面化。一字千金,而非一諾千金。能向業主追加費用的一些依據應及時固定下來,獲得相應的收益。積極與業主建立和諧關系,在履行合同的過程中就會得到業主更多更好的支持與配合,合同爭執減少了,項目實施過程會變得更加順利,良好的溝通與相互協作,也是嬴得項目業主后續項目合同的前提和基礎。

2.2 與供應商建立戰略合作伙伴關系

尋找、培養和管理適合企業戰略需要的供應商已成為采購管理的重要職責。良好的供應商關系,不僅能夠正確調整項目的采購策略,達成項目的采購目標,還可以優化供應商數據庫,使供應商不斷配合EPC項目的發展策略,建立供應商體系的良性循環。項目采購若只注重談判、比價、壓價,缺乏從關注談判向建立戰略合作伙伴關系轉變,從一味壓價向建立雙贏機制轉變,長此以往尋找合作伙伴的路越來越窄。合利則動,背利則滯,雙方責權利關系比較平衡,盡量減少苛刻的、單方面的約束性條款,誠信為本,才能實現真正的互利和雙贏。建立良好的戰略合作伙伴關系,既要看供應商在招投標、詢比價中的一次性表現,也要看以往的考核業績,兩者要充分兼顧,這樣才能防范惡性競爭,防范低價劣質,規避采購風險。

2.3 充分利用業務公開信息系統加強監督

業務公開信息系統,通過信息手段將監督工作融入采購合同等業務管理流程,實現企業對外經營業務數據的集中展示及一站式檢索。項目采購是業務公開的主要內容,通過對各項目間同類采購物資數量、金額、單價、日期和結算等公開信息的比對,在巡視中摸索規律,發現疑點,提出問題,處理問題。按照“認識到位、公開到位、監督到位”的要求,規范流程,完善機制。以公開促民主、以公開促清廉、以公開促效益。對項目物資采購的監督最為明顯,市場整體控制越來越嚴格,差價越來越小,違規單位越來越少,違規單子越來越少,有效遏制了業務活動中違規行為,起到了很好的震懾效力。

2.4 采購權力相互制衡,實施系統自動糾偏

項目采購專業化分工、流程化操作運行機制,打破了“一竿子插到底”的不科學采購運行機制,實現供應商選擇權、價格決定權與資金申請支付權分置,實現業務流程中的監督制衡、運行系統自身的自動糾偏。物資采購權的第一體現是供應商選擇權;第二是價格確定權;第三是付款權(誰提付款申請,權力掌握在誰手中)。供應商選擇權和價格確定權是連為一體的,必須將貨款支付權和質量檢驗、過程控制權放在一起,不能與供應商確定權、價格確定權放在同一部門,通過采購管理信息系統、合同管理信息系統及業務公開信息系統的互通互聯和數據共享,設置自動提示自動糾偏,從工作流程設置上起到相互監督和權力制衡作用。

隨著EPC項目的日益增多,項目采購監督任務日益繁重,對監督人員提出了新的挑戰,紀檢監察人員不僅有監督的職責,更要有履行職責的能力。監督人員擁有監督權、查處權,要注重學習與工作密切相關的法律、財會、施工生產、經營管理等方面的知識,調整和優化知識結構,及時捕獲專業的發展動態,不斷提升專業能力與專業水準,提高監督水平,抓住EPC采購監督的源頭和關鍵點,堅持“決策民主、操作公開、過程受控、全程在案,永久追溯”原則,為EPC項目的順利實施,企業的健康可持續發展保駕護航。