銷售和收款業務的內控分析

盧木華

摘要：文章就銷售業務可能存在的風險，詳細闡述了防范銷售風險的具體措施：實行銷售預算管理、崗位分工與職責權限、銷售與發貨控制、貨款回籠的控制，明確了銷售風險內部控制的目標。

關鍵詞：企業；銷售風險；內部控制

一、引言

銷售是指企業銷售商品、提供勞務并取得貨款的行為。在企業的生產經營過程中，銷售工作是各項工作的龍頭，商品銷售出去，款項能夠及時回籠，其他各項工作才能有序進行，實現全年的利潤目標才有希望。相反，如果銷售工作做得不好，全年的利潤目標就會落空；款項不能如期收回，及使實現了利潤，也只是紙上富貴，空歡喜一場。因此，加強銷售工作各環節的內部控制，對各種可能出現的銷售風險加以防范非常必要。

要做好銷售工作，順利實現公司的利潤目標，在銷售與收款中至少應防范下列風險：一是銷售預測不科學，不合理，可能導致預測不具有前瞻性，導致生產與市場脫節，造成產品積壓，占用大量流動資金，或者由于限產設備開臺率不足，固定費用無法消化；二是缺乏客戶的信用管理，對應收賬款的催收不及時，可能導致貨款難以收回；三是不科學的定價政策，可能使得產品市場競爭力下降；四是不訂立銷售合同，可能導致公司面臨法律風險。

為防范上述風險，在實際工作中，我們公司主要采取了下述幾項措施：

二、實行銷售預算管理

公司建立了全面預算管理制度，實行銷售預算管理。由負責銷售的副總牽頭，每年的九月份開始，從銷售、供應、財務、審計等相關部門抽調業務骨干，收集資料，了解未來市場需求，在充分聽取了客戶及銷售人員的意見后，著手制定下一年度的銷售預算。根據市場情況、目標利潤、企業生產經營能力制定銷售與收款預算，并將銷售與收款預算細化到各產品系列和各有關銷售部門與銷售人員。經過幾上幾下的修改，于十二月份制定出下年的銷售預算草稿，由總經理牽頭召開有各部門負責人和相關人員參加的會議，討論修改預算草稿，作為公司全面預算的重要組成部分，上報董事會。經董事會批準后，以預算文件的形式下發至生產、經營、財務等部門貫徹執行；每月初財務部對上月公司銷售任務完成情況，及對年度預算完成進度都要進行跟蹤分析，找出與預算產生差距的原因，與營銷部共同尋找解決問題的辦法，為領導決策提供參考依據。在營銷部建立銷售管理責任制，完成預算銷售任務的給予獎勵，未完成預算銷售任務的按照考核要求給予處罰。

三、明確崗位分工與職責權限

公司建立了銷售與收款業務的崗位責任制，明確了相關部門和崗位的職責權限。一項銷售業務，必須經過兩個以上崗位的人員共同參與，才能最終完成。確保辦理銷售與收款業務的不相容崗位相互分離。形成相互制約、相互監督。

根據銷售工作的需要，公司制定了《客戶信用管理辦法》。在營銷部建立了客戶信用檔案。信用檔案要符合信用管理的要求。建立科學的客戶信息分類標準，從客戶的逾期收款情況、公司總資產、注冊資本、資產負債率、流動比率、速動比率、應付款余額、應付款支付周期、利潤率、年銷售額、市場占有率、行業信譽、合作時間，管理水平、組織結構等方面進行全面評估，制定客戶信用等級標準。在評估了各客戶的信用等級后，再確定每一客戶的信用額度，每次賒銷和未還欠款之和不得超過該額度。信用檔案由營銷部指定專人將其錄入ERP系統中，經營銷部經理審核后，作為內部資料可供部分經授權使用的相關人員查閱（無修改權）。并且至少每半年對客戶信用情況進行重新評估。對客戶發生的失信情況，作為污點記載，調減該客戶的信用等級和信用額度。

營銷部指定專人負責執行《客戶信用管理辦法》，財務部負責監督營銷部信用管理辦法的執行情況。信用管理人員和銷售人員是不相容崗位，要相互分離，避免銷售人員為增加銷售額，私自增加客戶的信用額度，給公司帶來損失。

我們公司下屬還有若干獨立的子公司，財務部在對本部公司客戶的信用檔案、信用額度進行監督的同時，還要對下屬子公司的銷售發貨業務與授信信息進行監控，防止下屬公司向未經信用授權的客戶賒賬發貨，并防止客戶以較低的信用等級同時與集團的兩個或兩個以上的子公司進行交易，造成對該客戶賒欠金額過大，而損害整個集團公司的利益。

在辦理銷售業務過程中，嚴格按照規定的權限履行相關授權和審批程序。某些部門有何職能，某些崗位應負何責，有何權限，均以文件形式公開，便于部門之間、崗位之間相互監督。同時也作為內部審計審查的依據。

公司在一定時期，根據具體情況對辦理銷售業務的人員進行崗位輪換或者區域調整，以防范個別銷售人員將本應屬于公司的公共客戶資源變為其個人資源，損害公司利益。財務部、倉儲部的相關崗位也要實行定期輪崗，在崗位變動時，移交人與接受人要辦理移交清單，除雙方當事人簽字外，還要有主管人員到現場監交，并簽字。防止個別素質不高的人員，鉆管理的漏洞。

公司成立了以總經理為首，由分管銷售的副總經理、營銷部經理、供應部經理、財務部經理及部分銷售骨干、成本會計等人組成的產品價格委員會，負責制定公司的產品標準價格。產品標準價格根據市場變化情況及時更新。在執行產品標準價格的基礎上，針對某些商品可授予銷售副總一定限度的價格浮動權，銷售副總可結合市場特點將價格浮動權向下實行逐級遞減分配，同時明確權限執行人，執行人必須嚴格遵守規定的價格浮動范圍，不得擅自突破。財務部相關崗位在開票收款的同時負責監督上述價格政策是否被準確執行。

四、銷售與發貨控制

在實際工作中公司嚴格按照以下規定的程序辦理銷售和發貨業務。

第一，合同審批。產品銷售合同由銷售員與客戶進行初步交流，形成合同草案。合同訂立前應履行銷售合同審批制度，銷售、生產、財務等部門均參與相關業務的洽談。對銷售合同草案中所涉及的銷售價格、付款期限及方式、發運等條款要嚴格審查。營銷部負責審核價格、客戶的資信能力和回款期限，生產技術部審核產品的交付能力和質量保證條款等。各部門負責人對所審核的內容負責。由律師根據法律法規要求，結合本公司的實際，制定標準格式合同。一般業務，可采用公司統一的標準格式合同，重點審查個別條款。金額重大的銷售合同，要有公司法律部門律師的參與。

第二，合同簽訂。銷售合同經審批后，由分管銷售的副總與客戶簽訂正式銷售合同。如遇特殊情況可授權營銷部經理代為簽訂。合同簽訂后，由營銷部將掃描件錄入ERP系統中，以供后道工作人員，根據合同條款進行把關。

第三，組織銷售。營銷部經辦人員按照經批準的銷售合同編制發貨申請單，并經營銷部經理審核、銷售副總審批后通過ERP系統下達至財務部；財務部開票員在開具銷售發票前對客戶信用情況及產品銷售價格進行審查，審查無誤后，根據發貨申請單向客戶開出銷售發票。

第四，組織發貨。倉儲部門依據銷售發票的發貨聯發貨。在發貨前，倉庫產成品保管員應當仔細查看銷售發票發貨聯所列的品種和規格、產品批次、發貨數量等內容，發現疑問要及時與銷售部門和財務部門聯系，確保貨物的準確發運。

銷售退回業務必須經ERP退貨申請流程審批后方可執行。銷售退回的貨物應當由銷售人員在ERP系統上填制入庫單，注明退回貨物的品種規格、產品批次和數量，退貨的理由；由生產技術部質量工程師現場檢驗后出具質量檢驗報告，或發表質量處理意見，并在ERP系統上公布；倉儲部門保管員核實入庫單上的品種規格、產品批次和數量，與清點的貨物一致后，在入庫單上簽字確認；財會部門在對質量檢驗報告、成品入庫單以及退貨方出具的退貨憑證等進行審核后辦理相應的退款事宜，并對退貨原因進行統計分析。

公司在銷售與發貨各環節設置相關的記錄、填制相應的憑證，并加強銷售訂單、銷售合同、銷售發貨申請單、銷售發票等文件和憑證的相互核對工作，及時作出相應的會計處理，更新應收賬款余額。

在營銷部設置銷售臺賬，及時反映各種商品、勞務等銷售的開票、發貨、收款情況，并由營銷部經理對銷售合同執行情況進行定期跟蹤審查。銷售人員保存好客戶訂單、銷售合同等相關購貨單據，定期交給營銷部經理，按照時間順序進行集中統一裝訂。年度結束作為營銷部的檔案材料，交公司檔案室統一保管。

五、貨款回籠的控制

財務部負責及時辦理銷售收款業務。對以銀行轉賬方式辦理的銷售收款，應當通過公司核定的賬戶進行結算。銷售回籠貨款應由出納人員及時入賬，不得賬外設賬，不得擅自坐支現金。銷售人員應當避免接觸銷售現款，防止出現貪污挪用公司資金的現象。

財務部往來會計應當每月對每一客戶應收賬款余額進行賬齡分析，并結合回款期限，統計出已逾期的應收賬款。將已逾期的客戶名單及其逾期金額，以書面形式及時報給分管銷售的副總和營銷部經理，由其督促營銷部門及有關業務人員加緊催收；營銷部應當將催收記錄（包括往來函電）妥善保存。對催收無效的逾期應收賬款應采取包括法律程序在內的多種方法解決，不能無限期地任其拖延，因為時間越長，貨款收回的難度會越大。

應收賬款應按照客戶的信用等級分類管理，嚴格區分并明確收款責任，不斷關注客戶的生產經營狀況，以防客戶信用等級向不利的方面發展。對確定已經發生的應收賬款壞賬，要逐一查明原因，明確責任，在報總經理辦公會議研究，形成書面處理結果后，由財務總監依據會計制度的要求，指定專人作壞賬核銷的會計處理。造成的壞賬損失納入經營層年度績效考核。 對已經核銷的壞賬要進行備查登記，做到賬銷案存。已核銷的壞賬又收回時應當及時入賬，防止形成賬外款，或者小金庫。

應收票據的受理范圍和管理措施：

對于應收票據，目前我們公司僅受理銀行匯票及銀行承兌匯票。財務部負責對應收票據的合法性、真實性進行審查，及時提請銀行等專業機構進行鑒定，防止不法分子以虛假票據進行欺詐。財務部安排專人負責保管應收票據。應收票據的取得和貼現必須經由保管票據以外的主管人員的書面批準。對于即將到期的應收票據，應當及時向付款人提示付款；已貼現但仍承擔收款風險的票據要在備查簿中登記，以便日后追蹤管理。

財務部應指定往來會計定期與往來客戶（包括關聯企業）通過函證等方式，對應收賬款、應收票據、預收賬款等往來款項進行核對，并形成雙方簽字確認的文件記錄。如有不符，應當查明原因，及時處理。

內部審計部作為相對獨立的部門要定期抽查、核對銷售業務記錄、銷售收款會計記錄、產成品出庫記錄和產成品入庫記錄，及時發現并處理銷售與收款中存在的問題；同時，還應定期對倉庫的庫存商品進行實地盤點。將抽查的結果，作為內部控制評價的依據。

通過上述一系列控制措施，要達到如下銷售控制目標：實現銷售與收款業務的預算和審批控制；實現銷售與收款業務的職責分工；對銷售收款業務進行正確的會計核算；建立和健全銷售業務憑證流轉與管理等制度；定期清理與分析應收款項與壞賬，保持賬戶記錄的正確性；保證銷售與收款信息的真實性和完整性以及在財務報告上的正確披露。

隨著公司組織機構的調整、公司職能的重新劃分以及公司外部環境的變化，為實現上述銷售業務的內控目標，內部控制措施也必須與時俱進，不斷調整更新，不斷充實完善。

參考文獻：

1.企業內部控制控制編審委員會.企業內部控制配套指引講解[M].立信會計出版社出版，2011.

2.李敏 .企業內部控制控制規范[M].上海財經大學出版社出版，2011.

（作者單位：江蘇悅達紡織集團財務部）