加強檔案意識培養(yǎng),提高高職院校檔案工作效益

王強波

【摘要】檔案管理是一項基礎(chǔ)性工作，是學(xué)校管理工作的重要部分。本文以高職院校為例，闡述了檔案意識的培養(yǎng)對學(xué)校檔案管理以及對社會檔案工作的重要意義，并對如何加強檔案意識培養(yǎng)、提高檔案工作效益進行了探討。

【關(guān)鍵詞】檔案意識培養(yǎng)檔案工作效益

【中圖分類號】G271【文獻標(biāo)識碼】A【文章編號】1674－4810（2012）07－0023－03

檔案是國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。檔案作為一種社會財富，一種重要的信息資源，近年來隨著檔案部門管理水平和宣傳力度的不斷加強，正日益為廣大民眾所認知，并在社會傳播過程中受到越來越多的關(guān)注和使用。大眾對檔案的認知水平有所提高，但對檔案價值的認識和利用還遠遠不夠，據(jù)調(diào)查，當(dāng)需要探究某個未知對象時，83.6%的人選擇使用網(wǎng)絡(luò)，67.7%的人會選擇去圖書館或資料室，而只有14.2%的人會想到或可能會去檔案館。除了對象屬性、使用效率等客觀因素的影響外，檔案作為一種有原始記錄特性的資源，其利用率顯然大大低于前兩者，與檔案本身巨大的歷史和參考價值相比明顯不成比例。這雖然與檔案工作的硬件建設(shè)有關(guān)，但更與大眾的檔案意識直接關(guān)聯(lián)。

一 檔案意識淡薄是高職院校當(dāng)前普遍存在的問題

檔案意識是人們對檔案及檔案管理工作在社會各個領(lǐng)域?qū)嵺`活動中所處的地位、所起的作用、所具有的性質(zhì)的一種認識，這種認識的正確與否和強弱程度，直接關(guān)系著檔案效益的發(fā)揮。社會上各行各業(yè)、擔(dān)負著不同工作的人們，對檔案和檔案工作的認識水平，共同構(gòu)成了社會的檔案意識，它反映著整個社會對檔案和檔案工作的認識和態(tài)度，表現(xiàn)出社會對檔案和檔案工作的重視程度，也是反映社會文明程度的一個重要方面。從上述的調(diào)查數(shù)據(jù)中可見，當(dāng)前社會的檔案意識尚未普及，如何提高人們對檔案和檔案工作的認識水平仍然是我們增強檔案社會職能、提升檔案工作效益的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。筆者通過對高職院校檔案工作的了解和研究發(fā)現(xiàn)，高職院校師生也不同程度地存在檔案意識淡薄、檔案管理工作質(zhì)量不高的現(xiàn)象，而且檔案意識淡薄是我國高職院校當(dāng)前普遍存在的問題，在一定程度上制約著高職院校的整體發(fā)展，需要進一步從教育發(fā)展、人才培養(yǎng)的高度去看待檔案意識的培養(yǎng)問題，并采取切實措施，為增強檔案意識、提高檔案工作效益做出積極努力。

二 當(dāng)前高職院校檔案意識淡薄的主要表現(xiàn)和原因

作為社會檔案意識反映的一個縮影，高職院校檔案意識淡薄有其歷史原因和現(xiàn)實的客觀原因，主要表現(xiàn)在以下方面：

第一，歷史的原因造成了許多檔案館（室）工作與公眾的距離，讓人們有一種敬而遠之的心理，不關(guān)心檔案的作用和價值，也不會產(chǎn)生利用檔案的念頭。各院?！梆B(yǎng)在深閨人未識”的檔案館（室），儼然是一個保密機關(guān)，較為封閉，檔案和檔案工作被蒙上了一層神秘的面紗，因此不少人根本不知道檔案到底為何物。在高職院校，一般職工覺得檔案館（室）是保密重地，與自己沒有關(guān)系，除非因工作需要必須查閱存檔的文件，否則不會輕易地踏進檔案部門的大門；學(xué)生更認為學(xué)校檔案工作與己無關(guān)。這種狀況，正是直接導(dǎo)致學(xué)校師生的檔案意識淡薄的主因。

第二，學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不夠。檔案工作是高職院校一項政策性、業(yè)務(wù)性都很強的重要工作，由于受傳統(tǒng)觀念、工作方法和思維習(xí)慣等主客觀因素的影響，不少高職院校領(lǐng)導(dǎo)并沒有從根本上認識到檔案工作的重要性，在潛意識中存在重建設(shè)、輕檔案的思想。如在檔案工作人員的配備上，許多高職院校的絕大多數(shù)檔案管理人員沒有按檔案工作要求去配備；不少院校沒有落實必要的檔案專用經(jīng)費，不太重視檔案的保管條件，不能實現(xiàn)“兩室”“三室”分開；院校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作疏于過問，不把檔案工作納入議事日程等。領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的認知觀念無形中影響著干部職工對檔案工作的態(tài)度；同時，領(lǐng)導(dǎo)忽視往往給檔案部門帶來人員缺少、經(jīng)費不足、設(shè)備陳舊的尷尬局面，在很大程度上制約了高職院校檔案工作的有效發(fā)展和師生對檔案工作的認識水平。

第三，檔案工作人員職業(yè)意識不強，對檔案的作用和意義認識不足。檔案是人類社會活動的原始記錄，具有很高的憑證價值，隱藏著許多信息，在政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、教育等方面都可發(fā)揮其特有的重要作用。當(dāng)前，我國有相當(dāng)一部分高職院校是合并組建院校，檔案分散，檔案管理人員變動大，加之合并重建檔案的難度大，部分檔案工作者對檔案工作的重要性認識不到位，導(dǎo)致很多高職院校檔案工作效率較低，還主要依靠手工處理，檔案人員還存在“坐堂等客”的工作方法，沒有從被動的保管員轉(zhuǎn)為主動的服務(wù)者，未能從封閉走向開放、主動融入社會，為社會和學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。

第四，高職院校許多基層部門沒有充分認識到檔案管理工作在整個教學(xué)、科研和管理中的重要作用，歸檔意識不強，不能很好地配合學(xué)校檔案館（室）做好檔案的歸檔、管理工作。有的基層部門兼職檔案管理人員歸檔拖拉，對應(yīng)歸檔的檔案材料不能按時按規(guī)定移交。有的工作人員只圖自己在工作中使用方便，沒有把文件、資料保留存檔的習(xí)慣，造成了工作中各個環(huán)節(jié)的文件材料不全，或歸檔材料不規(guī)范、不完整，在很大程度上影響了正常的教學(xué)、管理工作秩序，同時也影響了檔案材料的真實性。這些問題的發(fā)生，歸根到底還是因為檔案意識不強，檔案工作不到位，致使高職院校檔案工作無法進行有效的統(tǒng)一管理而產(chǎn)生的。

第五，高職院校大學(xué)生檔案意識極為缺失，對自身檔案內(nèi)容不了解，對學(xué)校和社會的檔案管理制度及轉(zhuǎn)檔程序知之甚少，甚至還存在大學(xué)畢業(yè)生“棄檔”現(xiàn)象。很多大學(xué)生畢業(yè)后，不清楚自己在校學(xué)習(xí)期間所形成的學(xué)生檔案會在自己畢業(yè)后成為干部人事檔案或工人檔案，不清楚自己的檔案會隨著自己的畢業(yè)離校而發(fā)生轉(zhuǎn)遞的情況；有些畢業(yè)生雖然知道，但對此事不關(guān)注。這兩種情況都使大學(xué)生畢業(yè)后沒能及時關(guān)注自己人事檔案的下落。如果學(xué)生有檔案意識，畢業(yè)后能及時了解自己的人事檔案的下落，發(fā)生檔案丟失的情況就會大大減少。

三 大力加強檔案意識培養(yǎng)工作，切實提高高職院校檔案工作效益

筆者認為解決當(dāng)前我國高職院校師生檔案意識缺失，提高高職院校的檔案利用率和檔案工作效益，應(yīng)從以下方面入手：

1．強化高職院校各層次領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識

“工作好不好，關(guān)鍵看領(lǐng)導(dǎo)”，只有領(lǐng)導(dǎo)充分認識到檔案工作對學(xué)校教學(xué)、管理等工作的重要性，才會將檔案管理工作列入議事日程，認真開展檔案工作的研究、規(guī)劃、布置、考核和檢查指導(dǎo)，幫助解決學(xué)校檔案工作中存在的問題和困難，才能對教職工增強檔案意識起到積極的推動和影響作用。同時，檔案工作者也要抓住有利時機，把黨和國家有關(guān)檔案工作的法規(guī)、方針政策和工作要求等多向領(lǐng)導(dǎo)匯報，使領(lǐng)導(dǎo)更加了解和認識檔案工作。同時在工作中要勤于向領(lǐng)導(dǎo)請示匯報，善于利用檔案工作中正反兩方面的經(jīng)驗教訓(xùn)，加強領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的感性認識，幫助解決工作中的實際問題。

2．不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和檔案意識，尤其要強化檔案服務(wù)意識

檔案人員的思想政治素質(zhì)及業(yè)務(wù)能力充分反映在檔案管理的質(zhì)量和水平上，而且與檔案人員的檔案意識息息相關(guān)，因此，建設(shè)一支高素質(zhì)檔案工作人員隊伍，是做好檔案工作的基礎(chǔ)。

第一，注重檔案管理人員的培養(yǎng)，不斷提高他們對檔案工作重要意義的認識，加強工作責(zé)任感和事業(yè)心。要從政治、工作、學(xué)習(xí)、生活等方面關(guān)心檔案管理人員，使他們安心工作，在工作崗位上更好地發(fā)揮作用。

第二，幫助檔案管理人員在工作中解放思想，不斷學(xué)習(xí)調(diào)整知識結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)，定期組織他們參加有關(guān)培訓(xùn)或外出參觀學(xué)習(xí)，更新業(yè)務(wù)知識和技術(shù)水平。

第三，要強化檔案服務(wù)意識，提高檔案的利用效率。檔案管理人員必須牢固樹立“服務(wù)第一”的思想，全心全意為教學(xué)、科研、管理等各項工作服務(wù)。要深入基層及時了解學(xué)校師生對檔案信息的需求，開發(fā)好檔案信息資源，更好地發(fā)揮檔案工作在學(xué)校發(fā)展建設(shè)中的作用，以自身的工作實效改變?nèi)藗儗n案的消極看法，不斷提高人們對檔案的重視程度。

第四，要重視和加強兼職檔案人員隊伍建設(shè)。兼職檔案隊伍對貫徹檔案法律法規(guī)和落實學(xué)校檔案工作起到重要的支柱作用，但往往由于部門不夠重視，兼職檔案員檔案意識薄弱，加之兼職檔案管理人員流動性大，工作責(zé)任不明確，許多兼職檔案人員存在應(yīng)付思想，導(dǎo)致檔案材料收集難、保管難、歸檔難。因此，對兼職檔案人員的教育和培養(yǎng)不容忽視，高職院校應(yīng)進一步穩(wěn)定兼職檔案人員隊伍，強化其責(zé)任心，提高業(yè)務(wù)能力，使兼職檔案員能夠真正成為高職院?；鶎訖n案工作的骨干力量。

3．積極開展多種形式的學(xué)習(xí)宣傳活動

開展檔案法規(guī)和檔案知識的學(xué)習(xí)、宣傳，是增強廣大師生檔案意識的重要手段，高職院校應(yīng)對此項工作常抓不懈。要結(jié)合實際組織學(xué)習(xí)和廣泛宣傳，使學(xué)校師生能增強檔案意識，形成人人重視檔案，支持檔案工作的良好氛圍。由于長期受檔案神秘傳統(tǒng)意識的影響，人們對檔案材料的開發(fā)利用不同程度地存在顧慮，重存、重保、輕用，許多富有價值的檔案材料都沒有被學(xué)校師生有效利用，從而制約了學(xué)校檔案服務(wù)功能的有效發(fā)揮。學(xué)校在這方面一定要解放思想，充分認識新形勢對檔案工作的新要求，積極探索檔案開發(fā)利用的新思路、新方法，為廣大師生員工服務(wù)，為社會各界服務(wù)。高職院?？刹扇《喾N多樣的學(xué)習(xí)宣傳形式，如：通過校報、黑板報、櫥窗、書籍、智能辦公系統(tǒng)和校園網(wǎng)等，宣傳國家檔案法規(guī)及相關(guān)管理制度，讓廣大師生學(xué)習(xí)檔案基本知識，分清文書、教學(xué)、科研檔案及人事檔案等的區(qū)別，學(xué)會利用檔案的基本方法，充分認識檔案資料的價值和作用，增強檔案意識，從而更加重視和支持檔案工作。

4．建立健全檔案管理制度，使檔案工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化

增強檔案意識，要有相應(yīng)的約束機制，其重要的一條就是要用規(guī)章制度管人管事，懂規(guī)矩，才能明事理而強意識。事實證明，一些部門檔案工作規(guī)章制度落實不好，工作人員的檔案意識就差；反之，制度堅持好，檔案基礎(chǔ)工作做得好的，工作人員的檔案意識也較強。所以，制度是基礎(chǔ)，落實是關(guān)鍵。高職院校應(yīng)根據(jù)實際情況，建立科學(xué)規(guī)范的檔案管理制度，在實際工作中做到有法可依，有章可循。同時，檔案工作制度的落實也必須敢于“動真格”，把檔案管理工作納入各部門和各級管理人員的崗位責(zé)任，作為考核工作職責(zé)和管理水平的內(nèi)容之一，與各個部門、各級管理人員的考核、晉職、獎懲、績效掛鉤。同時，要抓好檢查指導(dǎo)，監(jiān)督和推動檔案工作的開展。通過建立制度，抓好落實，使檔案工作由抽象到具體，由“幕后”到“臺前”，真正融入到教學(xué)、科研、管理的各個環(huán)節(jié)，形成各級領(lǐng)導(dǎo)重視、全體教職工自覺配合的良好局面，使檔案工作向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的方向發(fā)展。

5．重視和加強在校大學(xué)生的檔案意識培養(yǎng)工作

高職院校大學(xué)生是一支未來的國家建設(shè)的生力軍，是一個正在集中接受教育的龐大群體和后備力量，是檔案知識宣傳教育的薄弱環(huán)節(jié)，但同時也蘊藏著較好的檔案意識培養(yǎng)時機。抓好大學(xué)生的檔案意識培養(yǎng)，對社會檔案意識、家庭檔案意識提升均有積極的意義。高職院校可從以下幾方面著手培養(yǎng)在校生的檔案意識：

第一，利用新生入學(xué)教育的機會培養(yǎng)學(xué)生檔案意識，在新生入學(xué)教育中增加檔案基礎(chǔ)知識與檔案信息運用技能的內(nèi)容，特別是與學(xué)生有密切關(guān)系的內(nèi)容。如印發(fā)有關(guān)“學(xué)生檔案”的資料，讓學(xué)生了解自己的檔案應(yīng)包括哪些內(nèi)容，在學(xué)習(xí)階段形成的檔案哪些會裝入學(xué)籍檔案，今后社會和工作單位會如何利用自己的檔案等。還可利用新生填寫學(xué)籍表、學(xué)年鑒定表、團員登記表、入團、入黨申請書、志愿書等機會培養(yǎng)學(xué)生的檔案意識。老師在指導(dǎo)新生填寫這些材料時，應(yīng)因勢利導(dǎo)地告知學(xué)生作為檔案保存的這些材料有什么要求，填寫不規(guī)范會有什么樣的影響等。

第二，加強對大學(xué)畢業(yè)生檔案使用的宣傳教育。畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)課、就業(yè)講座可加入檔案意識培養(yǎng)內(nèi)容，介紹檔案對求職及個人發(fā)展的重要作用，說明檔案轉(zhuǎn)遞的基本程序和要求，教育畢業(yè)生重視自己的檔案、關(guān)注畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞去向、利用新的工作單位的檔案材料加快適應(yīng)新工作崗位等檔案知識。

第三，在平時的課程學(xué)習(xí)中教會學(xué)生利用檔案。例如，在《應(yīng)用文寫作》及選修《檔案管理學(xué)》教學(xué)中，除了讓學(xué)生掌握基本的檔案理論知識外，更重要的是要培養(yǎng)學(xué)生的動手能力，學(xué)會利用檔案。可以拿出一些檔案復(fù)印件或重份的檔案，如公文范本檔案，讓學(xué)生親手接觸檔案，使教學(xué)更直觀，對學(xué)生檔案意識的培養(yǎng)起到潛移默化的作用。

6．加強高職院校檔案管理的信息化建設(shè)，提高檔案管理工作效益

檔案管理人員要不斷提升檔案信息開發(fā)利用能力，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平，創(chuàng)新檔案管理方法，實施檔案信息化，充分利用網(wǎng)絡(luò)信息管理優(yōu)勢，建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，實現(xiàn)學(xué)校檔案信息的資源共享和檔案利用價值的最大化，充分發(fā)揮檔案的功能和作用，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，隨時主動為學(xué)校的中心工作和建設(shè)大局提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，讓師生員工真切感受到檔案工作在學(xué)校發(fā)展建設(shè)中的重要作用，深入體會到檔案的價值，進而促進廣大師生檔案意識的提高。

綜上所述，高職院校檔案工作是一項重要的管理工作，也是對師生進行教育的一項重要內(nèi)容，只有重視檔案意識的培養(yǎng)，加強管理制度的建立健全和檢查落實，加強信息化建設(shè)，提高檔案利用率和服務(wù)水平，才能喚起師生的認同和重視，形成各部門、各級管理人員支持配合、師生共同做好檔案工作的良好局面，從而切實提高高職院校檔案工作的效益。

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〔責(zé)任編輯：李錦雯〕