高職院校辦公室協調工作芻議

摘要：作為高職院校辦公室的主要職能之一，辦公室協調工作包括公務協調和關系協調兩方面，認識高職院校辦公室協調工作的特點和基本原則，掌握加強協調工作的基本途徑，對于促進高職院校辦公室協調工作，有重要意義。

關鍵詞：高職院校；辦公室；協調工作

中圖分類號：G717 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2012）05-0015-02

馬克思在《資本論》中指出：“一切規模較大的直接社會勞動或共同勞動，都或多或少地需要指揮，以協調個人的活動，并執行生產總體的運動。”由此可見，協調是實施有效管理的重要環節。高職院校辦公室是學校的綜合管理部門，它是聯系上下、協調左右、溝通內外的重要樞紐。妥善處理好學校內外各方面的關系，做好上下左右協調服務是高職院校辦公室基礎性的工作，對于提高辦公室整體工作效率、促進高職院校和諧發展等方面有著重大意義。

一、高職院校辦公室協調工作的主要內容

高職院校辦公室是學校各種意見輸出和意見反饋的匯合點，承擔著學校各宗綜合性、整體性的協調服務職能。基本上，學校的各項工作中都涉及到協調，具體來說，高職院校辦公室協調工作的主要內容分為公務協調和關系協調兩大類。

（一）公務協調

高職院校辦公室的公務協調工作，包括辦文協調、辦會協調和辦事協調三個方面。

1.辦文協調。主要是指要嚴格按照國家機關公文處理辦法的相關規定，做好收發文中的相關協調工作，使各方面的意見趨于統一，符合國家的政策法規。尤其是在起草公文時，如果有的文件涉及到多個部門的工作，則需要各部門進行會審。在此過程中，就需要辦公室出面協調，主動與有關部門進行協商、會簽，通過協調工作，加深各方的了解，統一認識和步調，取得各方的一致意見之后，才能將公文呈送校領導簽發。

2.會議協調。會議是學校進行溝通的重要手段，高職院校辦公室會議協調工作，主要是做好會前準備，包括確定會議時間、地點、參會人員、會議議題等；會中服務，控制會議整個過程；會后總結，重要的會議要形成會議紀要，責成有關單位落實既要事項，以達到會議目的。

3.事務協調。高職院校辦公室作為學校綜合性管理部門，作為領導和職能部門的中介，必須秉承領導意圖，傳達有關決議，協助領導處理日常事務。同時，對于各職能部門的工作需要進行協調，對于學校各項工作的落實和貫徹，要進行催辦和督辦，及時對工作進度進行監控，確保學校各項工作能夠有序開展。

（二）關系協調

高職院校辦公室關系協調可分為內部、外部兩個方面。內部關系協調包括協調學校內部領導之間、領導和各部門之間、學校內部各部門之間、學校內部師生員工之間的關系；外部協調則主要是指辦公室要協調學校與上級主管部門之間、與兄弟院校、科研單位、產學結合單位以及其他相關社會組織之間的關系。只有做好協調工作，理順這些關系，才能凝聚各方面的力量，為學校的發展作出貢獻。

二、高職院校辦公室協調工作的特點

1.協調對象的復雜性。高職院校以培養具有一定理論知識和較強實踐能力，面向基層、面向生產、面向服務和管理第一線職業崗位的實用型、技術型和技能型專門人才為目的，強調工學結合，與企業、社會接觸日益增多，協調的對象除了校內關系，更多的轉向校外，協調的對象也由單一轉向復雜。

2.協調過程的難度性。在我國，高職院校在發展過程中不斷產生新問題，對協調工作也帶來了難度，沒有現成的路子可以遵循，要在不斷的實踐中進行解決。同時，隨著社會經濟的發展，學校也不是封閉的“象牙塔”，師生員工的價值觀念出現出多元化發展的趨勢，而權力下放，各職能部門難免部門保護主義，使得一些交叉性的工作帶來障礙，也給辦公室協調工作帶來難度。

3.協調工作的原則性。要做好高職院校辦公室的協調工作，要以政策作為行動的準繩，是協調工作在政策和法律允許的范圍內，圍繞學校的中心工作，朝著學校發展的大方向進行，既要避免一團和氣、“和稀泥”；又要避免脫離工作，調而不順。

三、協調工作的基本原則

1.領會意圖，明確目的。高職院校辦公室要真正做好協調工作，首先要完整、正確理解領會領導意圖，真正吃透文件、政策，這是做好協調工作的先決條件。對領會意圖理解不透，對政策把握不準、體現不好，就很難貫徹實現領導意圖，對學院工作進行協調，有時甚至會出現越調越亂的情形。

2.堅持原則，靈活機動。高職院校辦公室在進行協調工作時，既要堅持原則，在大是大非面前立場堅定，對于錯誤的方面決不妥協，決不讓步，避免任其泛濫；同時，堅持原則不是板著臉孔，簡單生硬，而是要具體問題具體分析，在不違背原則的前提下，協調工作也要有一定的靈活性，講究策略和藝術，富有人情味。

3.放眼全局，兼顧利益。高職院校辦公室的協調工作，必須圍繞學校中心工作，服務于學校發展大局，這是做好協調工作的根部出發點。同時，在進行協調時，也要考慮到局部和個人利益，在保證整理利益的前提下，不損害局部、個人利益，力求達到實現協調工作取得最大效益。

四、加強高職院校協調工作的基本途徑

1.從內強素質入手，加強人才隊伍建設。加強高職院校協調工作，高職院校辦公室工作人員的素質和合理的配置是關鍵。要從有利于科學調控、有利于減少環節、有利于做好協調和服務的原則出發，合理設置崗位，選配適合辦公室不同崗位職責的高水平人才，形成辦公室主任總攬全局，辦文、辦事、辦會、協調服務等工作有序協作的局面。根據需要不斷加強辦公室人員的培訓和鍛煉，不斷提高工作人員的工作能力，主要是綜合分析能力、組織實施能力、機敏應變能力、語言表達能力和自我調控能力，以適應協調工作的需要。

2.以信息工作為突破口，創新協調工作的新局面。高職院校的信息總的來說有政策信息、產業信息、教學信息、管理信息、師生動態信息等。信息工作作為高職院校辦公室的一項重要工作，在高職院校教學和行政管理中起著重要的作用，也是領導進行決策的重要依據。高職院校辦公室文秘工作人員必須強化信息意識，提高分析能力，做好信息存儲和利用工作，也有助于工作協調時把握決策方向。

3.以調查研究究為抓手，掌握協調和服務的方向。“調查研究是謀事之基、成事之道”。要做好高職院校辦公室的各項工作，尤其是在協調解決矛盾時形成準確的意見，重要的就是要把處理問題和調查研究結合起來。因此，深入的調查研究是合理解決問題所必需的，一切憑經驗的主觀臆斷都有可能產生不良后果。

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