淺談檔案工作的業務指導

摘要：業務指導是檔案行政管理部門的職責。近年來，隨著《檔案法》的實施，社會檔案意識的增強，不論是企業、事業、機關檔案業務達標，還是創最佳系統，業務指導工作已取得可喜的成績，但隨著社會的發展，檔案業務指導面廣、量大與業務指導人員少、指導方法陳舊、指導效果不明顯的矛盾逐漸表現出來，本文根據當前的情況對檔案工作的業務指導進行了分析。

關鍵詞：檔案工作 業務指導

一、指導人員要熟悉檔案業務，掌握各種專業檔案整理方法

要想在短期內全面勝任這些業務，應從以下幾方面入手：第一，要從學習入手，學而知之，不學而不知。首先要學習檔案業務，掌握專業檔案的整理方法，在每項專業檔案開始搜集整理之前，上級業務主管部門，都要把某專業檔案形成文件發到檔案部門，這些文件的具體內容，就是我們搞好某項專業檔案的一把鑰匙，我們應認真加以研究和學習，吃透文件精神，在業務指導中才能運用自如，就會熟練地用這把鑰匙開這把鎖，收到預期的效果。第二，充分調動各具體業務部門和各單位文檔人員的積極性，以這個職能部門的具體工作人員為主，我們讓她們邊干邊學的原則指導、監督、檢查，在形式上形成一個我們配合他，而不是他配合我們，這樣案卷質量能得到保障，同時又解決了我們對職能部門的業務不熟的問題。

二、業務指導中常見的問題

一是有的文書檔案保管期限劃分不夠準確；二是規范化管理電子文檔錄入不規范和錯漏；三是照片檔案題名和文字說明模糊；四是資料收集不夠完整。針對上述問題：就如何開展建檔工作，為各項惠民工作提供更好的檔案服務等作出了具體部署：要求工作人員要以檔案工作信息化建設為重點，加強資源建設，開拓工作領域，創新服務機制，推動各項檔案工作順利開展，使檔案工作更好地為社區管理的規范化、標準化、科學化及社區建設的長遠發展提供服務，充分發揮檔案為社會兩個文明建設服務。

三、調動檔案管理人員工作積極性

檔案界長期單調而枯燥的工作方式，傳統而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動、超前服務于市場，服務于社會和企業，而服務的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場。因此，應努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創造者，形成檔案工作由事后收集材料變為事前介入、事中參與的新的檔案工作理念。

1.增強激勵機制。檔案工作應當引進競爭激勵機制，改變在檔案部門實際存在的“鐵飯碗”現象，積極推行全員聘任合同制，對現有人員實行公平競爭、擇優上崗，真正做到優勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認識到自己的工作成績與其生存和發展息息相關，從而激發每個人的工作活力，最大限度地發揮個人潛力，使檔案工作出現充滿競爭活力、開拓創新的新局面。

2.更新觀念，實現自我價值。有時搞檔案工作的人未必都能明白檔案工作的重要性，這是因為他們以前純粹為了工作而工作，忽視了總結自己對社會的影響。這要求相關領導人員做好檔案管理工作的宣傳和教育工作，使人們特別是檔案人員對工作有積極的認識。使檔案人員積極進取，對自己的各方面都做出相應的調整和重新定位，一改過去收攤看點，倉庫保管員的現象，在埋頭苦干的同時，多一些敏感和睿智，有為才能有位，使檔案創造出更豐厚的社會效益和經濟效益。

上級檔案局有職責對下極檔案局進行業務指導，各級檔案局有職責對當地的所有機關、企事業單位、群眾團體等單位檔案室的檔案工作進行業務指導。各單位檔案室工作人員有職責指導內部各部門做好檔案工作。主管部門辦公室有職責指導其下屬單位做好檔案工作。各鄉鎮綜合辦有職責指導機關各部門以及行政村做好檔案工作。我認為，檔案業務指導由誰指導其實并不重要，領導可以不懂檔案業務方面的工作，只要他懂得怎么用人就可以。而檔案業務工作能否取得理想成績，關鍵在業務指導人員的專業素質。我認為檔案業務指導“對誰指導、由誰指導”不必一定要涇渭分明，只要對檔案業務的順利開展有建設性和操作性的建議和想法，只要有人提出了，不管是領導，或者是各行各業的人士，都可以稱作指導者，因為他們的建議對業務有幫助！再者，有些領導到處視察，而被視察的單位多掛出“歡迎XX領導蒞臨指導工作”的橫幅，其實這些領導中應該有些是外行的，個人認為這些領導視察也許是被邀請的，也許只是例行的工作需要吧。畢竟有些領導的業務與行業屬性還是有一定差別的。“由誰指導”，更應該摒棄習慣性思維就是“上級”對“下級”，“主管部門”對“下級部門”，“領導”對“下屬成員”等等的指導。“對誰指導”，也理所當然應該摒棄“上級”對“下級”，“主管部門”對“下級部門”，“領導”對“下屬成員”等等的指導這種指向性對象的習慣性思維了。因為，如果下級的建議和想法，若對檔案業務工作的順利開展有利，被領導采用，這種做法，肯定不被稱作指導，而是建議。

總之，業務指導工作是一項非常細致的工作，不但需要業務指導人員熟悉檔案方針、政策及業務知識，還要有高度的責任心，及時總結各單位存在的問題，針對各單位的實際情況，采取不同的指導方法督促、檢查，才能保質完成指導任務，工作效果才能顯著，為檔案進館奠定堅實基礎。