基于信息化的教務管理流程優化研究

摘要：高等教育的不斷改革和教育管理現代化的不斷推進，使基于網絡、計算機平臺的教務管理系統迅速發展起來。文章基于信息化的管理原理，結合實際工作經驗，優化教務管理工作中的部分管理流程，為以后的教務管理工作提出一點參考，從而使現有的教務管理系統能更好地為師生服務。

關鍵詞：教學管理；信息化；教務管理系統；優化

隨著高校規模的不斷擴大，很多高校都出現了多個校區，學生人數在不斷增加，使得教務管理工作也日趨復雜。教務工作本身就是高校管理的核心工作，它涉及到學生、教師和教學資源等方方面面。采用先進的信息化技術提高教務管理水平，有著極為重大的作用，對于打造品牌高校也有著廣泛而深遠的意義。

教務管理工作是以信息為基礎的。信息的處理、傳遞、加工，反饋等，每一個環節都非常重要，建立信息化的教務管理平臺是教務工作改革的前提。我國高等學校大規模的信息化建設大多始于20世紀90年代，比發達國家起步晚10～20年。從20世紀90年代初建立的管理信息系統到2002年開始的教育信息化軟件建設（如遠程網絡教育、電子圖書館等）實現資源共享，十多年的時間，教育信息化發展迅速。

目前我校共有38個本科專業，涵蓋了農、工、經、管、文和理等六大學科門類，生物化工、農產品加工、植物病學、園林植物四個碩士學位授權學科，16個教學單位，8個研究所等。現有教職工1100多人，在校生總數13000多人。全校教務處管理人員21人，院系教學秘書30人，工作量相當大。加上大部分教務工作者不是科班出身，對于教育管理知識相對欠缺。網絡教務管理系統的使用，只要教務管理人員操作電腦，按照管理系統的操作模塊進行，分散輸入任務，就能達到資源整合共享，提高教學管理水平，從而使教學管理部門有更多的時間和精力加強教學質量管理建設。

一、教務管理系統的總體架構

近幾年，幾乎各個高校都已使用教務網絡管理系統，有青果教務管理系統、正方教務管理系統及其他各個高校自己開發的教務網絡管理系統。但主要功能基本上都一樣。具體分為以下幾個模塊：教學計劃子系統、教學資源子系統、網上選課子系統、課表編排子系統、學生學籍子系統、學生成績子系統、考試事務子系統、實踐教學子系統、教學考評子系統、教材管理子系統、系統管理子系統11個功能模塊。

這11個功能模塊根據不同教務管理內容，由教務處各科室負責，每個科室分管一到二個管理模塊。各個教學院系安裝客戶端，進行最初的信息錄入。基于網絡共享資源，排課、考務、成績、學籍等利用系統管理大大提高了效率和正確性。

二、優化教務管理流程，深入推進教務信息化管理

1.教務管理系統使用情況調查分析

學院教職工及學生中發出100份調查問卷，其中教工26份，學生74份，以求獲得師生對現有教務管理的現狀評價。主要體現在以下三個方面：

（1）現有教務網絡管理系統滿意度調查

調查發現（圖1），2%調查者非常滿意教務網絡系統，8%的調查者滿意教務網絡管理系統，47%的調查者認為現有教務網絡管理系統一般，43%的調查者不滿意現有教務網絡管理系統，認為需要改進。

（2）使用教務網絡管理系統的依賴程度及使用頻率

2.教務管理流程優化

（1）網上選課管理。網上選課對于學生來講是一個很重要的環節。當教務管理系統開放給學生時，學生必須在規定的時間里選擇自己的課程，如果延誤可能會導致本學期課程受影響。由于受時間限制，導致大量的學生在統一時間登錄教務管理系統，致使系統受阻，網頁打不開，選不了課。

要想使網上選課取得一定的成效，就要建立完善的服務信息，選課前給學生做好輔導。防止學生超量選課，增加更多的公選課科目，保證學生在有更多更廣的領域可以了解和學習。擴充服務器容量，加上現在兩校區的管理，分批分量選課，盡量控制在線人數，保證學生在短時間內完成選課操作。

（2）成績管理。成績管理是高校教學管理工作中的又一重要組成部分。隨著教育改革的不斷深入，全國許多高校逐步實施了學分制。成績關系到學生是否學到相應的知識，是否能夠順利畢業。學分制的大力推行，使成績管理相對更顯得復雜，工作量更大，要求更高，但對學生卻是有利的。這一模式的運行要求我們要有更好的管理制度和教務管理條件。

現有成績管理是教師給出成績，上交到學生所屬院系，院系收齊之后再交教務處，教務處蓋章之后再移交檔案室。如果學生需要查找成績單，就必須到學院打印并審核，加蓋學院公章后再到校級管理部分蓋章，比較麻煩，牽涉的部門較多，學生跑路也多。學校出國留學的學生也越來越多，成績單是學生到國外留學必要的資料之一，而且需要翻譯成英文。由于學生從不同的途徑進行科目翻譯，結果導致很多科目中文一樣，英文翻譯不一樣，存在很大的歧義。如果學生要直接考我校研究生，學習成績要審核，又得從院系，教務處等各個部門，一個個跑，浪費人力物力，也不能發揮教務管理以人為本的特點。

目前實行的院系二級管理，實際情況是院系和教務處都可以對成績有寫的權限，為了避免這種情況，建議設立一個教務中心管理。所有學生的成績交到教務中心，由教務中心直接管理，保證了數據的安全性。教務管理中心直接打印成績單，直接蓋章，實行一站式服務，充分發揮教務管理的優勢，真正提高服務質量。

由教務中心建立一個學分預警機制，實時監控學生學分情況，當學期學分在警戒線內的時候及時提醒，通知學生。目前由于各學院教學秘書，日常的教學工作比較多，無瑕顧及學生學分情況。部分學生對自己的學分又不太關心，導致到了快畢業時才發現在自己有一些學科未修夠學分，或是缺某一畢業必須有的學分（如計算機、英語、創新學分等），導致最后手忙腳亂，不知所措。由教務中心統一控制成績管理，避免一些責任和錯誤的產生，減少錯誤率。學生成績有學分預警機制，盡早通知學生。更好地發揮“以人為本，服務學生”的宗旨。學生需要成績單作為工作、出國留學、考研等證明材料時，由教務中心統一管理和確認。

（3）課表編排管理。排課是教務管理工作中又一個重要部分，如何安排教師、學生的教學活動，合理安排時間，充分利用各種資源，保證教學活動有計劃有秩序地進行，是一項看似簡單，做起來卻相當費力的事情。排課工作存在多方面的沖突問題，時間與課室、課室與學生、學生與教師等，需要在充分調研的前提下開展排課工作。

目前學院的排課工作由一位教學管理人員負責。全?？砷_設的課程有23026門，教師人數為1136人，一學期實際需開出854門（以2009-2010學年第二學期為例）。這些課程的安排由一位教學管理人員完成，工作量是相當大的。未使用教務管理系統之前，此項工作一般是管理人員進行封閉式的排課，在進行前期的準備之后，封閉狀態下一個月完成最后的定稿，可見工作的復雜程度和困難程度。在引入青果教務管理軟件進行系統排課之后，效率大大地提高了，工作也相對簡單了很多，但由于涉及到教師、學生范圍太廣，還是存在這樣或那樣的問題。系統排課完全是隨機進行，很難滿足到各人的需求，排課人員的工作相當難做。本身工作任務繁重，再加上外來的壓力，倍感辛苦。

為了更好地解決這些矛盾，利用資源，合理安排，需要流程進行重新優化。首先，應該將一些課程進行分類編排，全校性公共選修課、公共必修課等由教務處管理人員安排，如英語、數學等。其次，院系針對本系學生開設的（不涉及外系的）課程由學院自行安排。院系的排課結果報教務處備案。合理的安排課程，不僅可以提高教師教學的質量，而且可以促進學生學習的積極性。

三、結語

信息化的教務管理打破了原有傳統教務管理的條件限制，使教務管理走向了開放化、大眾化。在基于數字化校園的基礎上，使高校管理工作更具有創新性和時代性。教務管理的網絡化管理給教務工作帶來了巨大的轉變，隨著學校的不斷發展，逐步改善，使現有的教務管理系統更人性化，體現了管理的雙向性和效率性，更好地促進了教學水平的提高，更好地為師生服務。

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