編目業(yè)務外包的理性思考——以石家莊鐵道大學圖書館為例

石家莊鐵道大學圖書館〔河北省石家莊市 050043〕 唐淑娟

業(yè)務外包（Outsourcing），也稱資源外包、資源外置，20世紀80年代被西方國家圖書館界采用，20世紀90年代引入我國圖書館界。所謂編目業(yè)務外包是指圖書館編目部門把原來完全由自己從事的編目流程外包給書商來完成，是當前圖書供應商向圖書館提供的一個特色服務。目前主要有兩種形式，一種是編目業(yè)務全部外包，即圖書采購完成后到圖書加工結束期間的所有工作都交給承包商來完成，最后達到能入庫流通的水平。另一種是編目業(yè)務部分外包，即所有的物理加工，如蓋館藏章、粘磁條、粘條碼等工作都交給承包商來做，編目數(shù)據(jù)承包商只提供基礎數(shù)據(jù)，由圖書館自己的編目人員加最后的館藏字段，并對數(shù)據(jù)進行檢查校對。筆者所在的石家莊鐵道大學圖書館實行的是第一種模式。

一、編目業(yè)務外包模式產生的背景

（一）網(wǎng)絡平臺的發(fā)展使編目業(yè)務外包成為可能

網(wǎng)絡技術的發(fā)展為編目業(yè)務外包提供了一個可以實施的平臺，使編目業(yè)務外包中數(shù)據(jù)的傳遞和信息的交流順利開展。同時，CALIS聯(lián)機編目的發(fā)展為編目業(yè)務外包奠定了基礎，使編目信息處理的社會化、標準化程度越來越高，實現(xiàn)了資源共享。聯(lián)機編目的發(fā)展給圖書外包公司提供了堅強的書目文獻信息后盾，也為編目業(yè)務外包服務商制作編目數(shù)據(jù)提供了標準化的藍本；同時圖書館管理軟件的通用性為編目業(yè)務外包的實現(xiàn)提供了一個可靠應用平臺和服務環(huán)境，促使圖書館的編目業(yè)務外包在規(guī)模和技術上成為可能。

（二）圖書購買量劇增帶來編目工作的壓力

為緩解高校擴招帶來的文獻需求壓力，滿足高校本科教學水平評估所需文獻量的要求，各高校相應增加購書經(jīng)費。圖書購買量成倍增長，圖書積壓待編現(xiàn)象日趨嚴重，新書同讀者見面周期增長，編目業(yè)務工作繁重。在這種形勢下，各高校圖書館不得不將這項傳統(tǒng)的業(yè)務性極強的工作進行外包，以此來緩解編目工作的壓力。我校本科教育評估工作在2006年完成，此項工作剛剛完畢，碩士、博士點建設工作相繼展開。我館編目人員不足（只有兩名），于是借鑒兄弟館做法，在2009年上半年開始嘗試編目業(yè)務外包模式，以緩解編目人員的工作壓力，力求達到評估要求。

（三）聯(lián)機編目經(jīng)費開支增多

我館雖于2003年實現(xiàn)了CALIS聯(lián)機編目，但編目數(shù)據(jù)基本上處于下載數(shù)據(jù)的狀態(tài)，達不到上傳級別，只能是共享用戶，不具備參與共建的能力。在實施聯(lián)機編目以后，共享數(shù)據(jù)似乎是節(jié)省了人力，但實際上并沒有因為實行聯(lián)機編目而節(jié)省人力資源。另外一點，從經(jīng)費開支上算，從CALIS聯(lián)合編目中心套錄數(shù)據(jù)，以前每種圖書0.1元，現(xiàn)在0.3元，分編1種圖書的費用大概是5元（其中包括人工費、基礎加工耗材費等）。所以，每本入藏圖書的成本在逐年增加，而實現(xiàn)編目業(yè)務外包后，大部分數(shù)據(jù)與圖書的加工工作都是書商免費提供的。從這一點上來看，不僅減輕了圖書館編目人員和庫房的壓力，也在很大程度上節(jié)省了圖書館開支，提高了圖書經(jīng)費的使用效率。

（四）市場競爭加劇，書商增加服務項目

隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展及社會化、專業(yè)化分工的不斷深化，在市場激烈競爭中誕生了一些外包承接機構，如書刊代理商、信息技術公司等。出現(xiàn)了一大批經(jīng)營狀況良好、信譽較佳的書商和中介機構，如中國教育圖書進出口公司、北京新華書店首都發(fā)行有限公司、武漢三新書業(yè)有限公司、遼寧北方出版物配送有限公司等。國有新華書店和出版社也迅速從單純訂單式服務轉變?yōu)閳D書分類、編目、加工一條龍服務的提供者。這種國營、民營之間的激烈競爭，導致各服務商不斷創(chuàng)新，在圖書館技術服務方面衍生了大量的服務功能，從簡單的手工加工業(yè)務到承擔起復雜的技術業(yè)務，如圖書分類、編目等專業(yè)性很強的業(yè)務工作，這一切為高校圖書館編目外包的實現(xiàn)提供了可能。

（五）編目業(yè)務外包模式具有較大優(yōu)勢

傳統(tǒng)的圖書編目工作既有技術含量高的分類、編目，又有貼磁條、條碼、打印館藏號、加蓋館藏章等簡單的基礎加工工作，而這部分工作機械性、重復性強，造成人力資源的浪費。編目業(yè)務外包后可以將工作人員從簡單重復的工作中解脫出來，全身心投入到館藏數(shù)據(jù)維護、開展高層次咨詢服務工作中去，在很大程度上緩解了編目人員的工作壓力。同時，外包單位具有規(guī)模經(jīng)濟、效率高、經(jīng)營成本低等特點，提供服務的價格也比較優(yōu)惠，大大降低了編目成本，提高了工作效率，縮短了從進書到入庫流通的時間。在經(jīng)費開支上也省去了聯(lián)機編目下載數(shù)據(jù)的費用，提高了購書經(jīng)費的使用率，所以圖書館選擇編目業(yè)務外包也是一種必然趨勢。

二、編目業(yè)務外包模式存在的問題

目前，編目業(yè)務外包模式還處在一個成長階段，還有很多不健全、不成熟的地方，在實際操作過程中仍存在以下問題。

（一）編目業(yè)務外包書目質量問題

由于提供編目業(yè)務的中標商，承包了多家圖書館的分類編目業(yè)務。其員工不可能完全了解各個圖書館的分類差別來進行個別化服務，一條數(shù)據(jù)供多家圖書館使用，其編目質量不能做到個別圖書館書目數(shù)據(jù)體系的連續(xù)性、統(tǒng)一性。因此，各圖書館的具體分類要求不可能真正得到實現(xiàn)。

我館實現(xiàn)編目業(yè)務外包模式已經(jīng)有兩年多時間，在運行過程中發(fā)現(xiàn)了不少問題。首先，在基礎加工上，個別圖書館藏章蓋的不規(guī)范；書標、條碼粘貼不統(tǒng)一、不規(guī)范，甚至張冠李戴；還有些圖書磁條加工粗糙甚至缺失，個別圖書在學生翻動過程中磁條會從書中掉下來；在書配盤上也存在張冠李戴，還有書商為節(jié)省成本多片光盤滿滿塞在一個盤盒內。其次，在圖書著錄的條目上，因分類不當，主題標引和分類標引不一致，套書、叢書著錄不統(tǒng)一，造成同類圖書歸不到一起。對于一些交叉主題的文獻，往往不能針對我館的收藏習慣給出正確的類號，不符合我館實際館情和學校專業(yè)特點，嚴重影響讀者使用。

（二）外包商編目人員業(yè)務素質問題

我館實現(xiàn)編目業(yè)務外包模式發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)質量問題的同時，也折射出了外包商編目員的業(yè)務素質問題。現(xiàn)在圖書采購大多采用招標形式，在激烈的市場競爭中，書商迫于競爭壓力都向圖書館免費提供圖書的編目業(yè)務。以我館中標商為例，他們的編目人員大多屬于招聘雇傭關系，所雇用的人員很不穩(wěn)定，人員流動頻繁，素質良莠不齊，沒有經(jīng)過必須的專業(yè)培訓，就直接上崗投入滿負荷的分類編目工作中去。他們缺乏對圖書館編目的系統(tǒng)性認識以及對《中西文機讀目錄格式著錄標準》理解不夠，如此的人員隊伍狀況和用人機制導致了編目數(shù)據(jù)的質量問題很多。

（三）外包商追求經(jīng)濟利益最大化問題

為了盡快完成任務求得利益最大化，書商往往采取急功近利的方法，采取一些機會主義的行為，實行定額管理。為了完成任務，外包編目人員不會花費時間和精力去深入了解圖書館的編目細則，外包商也把數(shù)量作為衡量雇員業(yè)績的惟一尺度，采用計件工資、按量獎勵的辦法給員工發(fā)放酬金，造成編目質量下降。還有的書商為了爭取中標，最大限度地讓利于圖書館，對編目業(yè)務采用免費贈送的形式。“天下沒有免費的午餐”，在外包商追求經(jīng)濟利益最大化的今天，可想而知，我們接受的贈送品的質量來如何保證，無形中增加了圖書館潛在的成本風險。

（四）編目業(yè)務外包機制問題

由于我國編目外包業(yè)務起步較晚，沒有成熟的制度、法規(guī)來規(guī)范這種外包行為。各圖書館也只是被動地去接受書商帶來的這種新業(yè)務、服務新模式，對這項業(yè)務工作外包還缺乏一個可行性研究。在這種模式實施過程中，圖書館也很難對這些外包對象進行編目業(yè)務水平的摸底，更難對其進行長期的行政監(jiān)督。外包商與圖書館是合約關系，盡管合約中存在相關細則，但由于外包合同的短期性和松散性，圖書館難以對外包商作適當?shù)墓芾砗图s束，尤其是后續(xù)的質量問題涉及到的違約賠償責任的認定問題，執(zhí)行起來存在一定難度。同時由于編目業(yè)務出錯的隱蔽性較強，往往都是圖書入館流通后工作人員排架和學生借閱過程中才會被發(fā)現(xiàn)。而這時候，隨著書商的更替，做完一批書結完書款后合同終止，無法對出現(xiàn)問題的書商進行及時有效地處罰。后續(xù)的數(shù)據(jù)維護、更正責任只能由圖書館承擔。違約處罰賠償制度就成了一紙空文，缺乏實際效率。

三、編目業(yè)務外包存在問題的解決措施

（一）外包商的選擇

外包商選擇的好壞是關系到外包業(yè)務成功與否的關鍵。由于外包商的業(yè)務和管理水平參差不齊，一定要經(jīng)過正規(guī)招標合理選擇專業(yè)的外包商。在招標過程中，除了考慮價格因素之外，還應實地考察其工作流程、質量控制與管理狀況，重點對投標商的資金實力、管理水平、員工技術素質、技術實力、工作效率、服務態(tài)度、社會信譽以及從事編目業(yè)務的歷史等多方面進行調研和評估，建立相關的評價指數(shù)，在招投標的時候將其作為選擇書商的硬性條件。因此，圖書館在實施編目業(yè)務外包過程中必須要對外包商進行全面的了解，考察其是否有足夠的實力來競標、承擔此項外包業(yè)務，結合本館的館情，制定出適合自己的外包公司，在源頭上把好書目數(shù)據(jù)制作的質量關。

（二）外包細則的制定

編目業(yè)務外包整體實施方案的制定應從本館的館情出發(fā)，分析本館編目業(yè)務外包的需求，制定一系列適合本館的著錄細則，列出詳盡的加工方案和加工要求。明確本館業(yè)務外包的目的、所要達到的目標，分清核心業(yè)務與非核心業(yè)務，充分考慮外包后的主動權，以及如何進行質量控制。在確定書商之后，必須簽訂詳細的技術合同來約束外包商，合同內容包括：（1）為保證書目數(shù)據(jù)庫的質量，要求嚴格按照國家圖書館或CALIS數(shù)據(jù)進行套錄，并在MARC格式中另外生成1個801字段，并注明數(shù)據(jù)來源。（2）對于沒有數(shù)據(jù)可套錄，由書商編目員自編的數(shù)據(jù)，要求書商按照我館所提供選擇的字段進行著錄，并在801字段里加以標注。（3）手工加工部分，規(guī)定好館藏章、條形碼、書標的位置以及書標打印的格式、字體、尺寸等等。

（三）外包質量過程控制

編目業(yè)務外包以后，并不意味著本館編目員完全退出或不參與這項業(yè)務工作。恰恰相反，為了規(guī)范和約束書商的行為，本館編目員必須承擔起書目質量控制的責任。必須始終如一地實施外包書目進度的控制和質量的監(jiān)督，對于每個加工環(huán)節(jié)嚴格把關和回驗。質量控制包括：圖書書標以及館藏章等基礎加工是否與合同約定有出入，文獻著錄是否標準和規(guī)范，復本是否漏查，不同出版社出版的同種圖書所取的分類號是否前后一致，同類圖書出現(xiàn)重號所加的區(qū)分號是否正確，是否符合規(guī)定的標準等等。對加工質量不合格、不符合訂購要求的圖書堅決退貨。每批書驗收完成后加以總結，對審校后發(fā)現(xiàn)的錯誤如實做好統(tǒng)計和分析，對外包圖書的編目情況進行綜合評估，評出優(yōu)劣，排出名次。并把審校結果以分析報告的形式通知外包商，對評估出的最后一名第一次給出警告，第二次就解除合作關系。使書商之間保持良性競爭，不斷地改進和提高業(yè)務水平和服務質量。這樣更有利于編目業(yè)務外包的順利開展。

（四）加強合同約束力

加強合同約束，建立健全獎賞和處罰制度是行之有效的管理制度。尤其對于把經(jīng)濟利益看得很重的書商來說，違約處罰制度在實際工作中往往更能帶來直接的效果。具體操作：比如對于結款問題，先預付一部分，然后商定最后結款期限，要限定在書目入館半年或者一年后，沒有發(fā)現(xiàn)書目質量問題時，再結清全部書款。對于出現(xiàn)的問題比對合同條款，把出錯條目一一列出，當書商的編目質量超過雙方約定的“允錯率”時，必須根據(jù)合同約定做出相應的處理，才能有效控制書商的外包行為。

四、結束語

綜上所述，圖書館編目業(yè)務外包有效帶動了圖書館的發(fā)展，但暴露出的問題也引發(fā)我們更多的思考。作為圖書館工作人員應更新觀念，轉變思維方式和管理方法，不斷探索，找出一條符合中國國情、本館館情的高校圖書館編目業(yè)務外包的道路，要把風險防范機制貫穿于編目業(yè)務外包的始終，使編目業(yè)務外包工作不斷完善。

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