節約型圖書館建設中精細化管理認知——以湖南工業大學圖書館為例

湖南工業大學圖書館〔湖南省株洲市 412007〕 郭學軍

高校圖書館管理是一個系統工程，需要在管理理念、管理流程、管理方法等各個方面進行創新，從大處著眼，小處入手，將精細化思想落實到各個環節。

一、精細化管理的內涵與特征

（一）精細化管理的內涵

精細化管理是源于發達國家的一種管理理念，它建立在常規管理的基礎上，是一種將常規管理引向深入并全面提高管理效益和水平的管理模式，它是崗位分工精細化、服務質量優質化對管理工作的必然要求，是一種最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本的管理方式。

精細化管理不同于常規管理，根本區別在于：（1）組織觀念上，精細化管理認為工作質量沒有最好只有更好，形成一種以文化為特征的理念；（2）精細化管理重點疏理管理流程，進行協調管理；（3）常規管理中傾向于定量管理，而精細化管理相對于常規管理來說，更加突出目標管理和定性管理。有令則行，有禁必止，圍繞以人為本的管理思想，落實細節管理，實現最優績效管理。

（二）精細化管理的特征

1.精思考，講求管理理念的精細化。盡管目前高校圖書館規模有所擴大，但其整體水平發展滯后，與高等教育的發展水平不協調，不能發揮其在高等教育中的應有作用。另一方面，盲目追求“小而全”、“大而全”，以藏為主，重藏輕用，被動服務，各自封閉，凡此種種，勢必造成文獻資源的巨大浪費。鑒于此，圖書館需要有效運用、創造和輸出全球范圍內的文化精華（含圖書館精神）、技術精華、智慧精華等來指導和促進圖書館的發展。

2.精管理，講求分工協作、密切配合。精管理的目的在于促進圖書館內部搞好分工協作、密切配合。圖書館內部凡有分工協作和前后工序關系的部門與環節，其配合與協作需要精密；圖書館生存、發展的環境適宜性需要精密；圖書館與其相關聯的機構之間、圖書館與讀者之間的關系需要精密。

3.細化任務，以精細化管理促發展。根據圖書館精細化工程總體方案和實施細則，各部門要做好規章制度、崗位職責、工作流程、工作規程等的修訂和完善工作，統計好相關人、財、物等基礎數據，更好地體現“管理出質量，質量出效益”。

二、實施精細化管理的實踐

圖書館作為一個公益性、服務性的社會文化機構，代表一種維護公共利益、公共秩序的制度，它為讀者免費、公平地獲取知識與信息提供了平等的機會，也為讀者參與和分享知識、社會勞動成果，提高自身能力和水平提供了最好的公共平臺[1]。以湖南工業大學圖書館實施精細化管理為例，圖書館以學校精細化管理工程建設為契機，進一步完善了各項規章制度。根據學校精細化辦公室的統一安排，圖書館修訂了《湖南工業大學圖書工作管理辦法》，進一步明確了崗位職責，制定了圖書工作流程，規范了圖書管理工作。湖南工業大學圖書館精細化管理具體落實在以下幾個方面：

（一）做好前期準備工作，將分工協作、密切配合落到實處

在圖書館實施精細化管理制訂工作方案及前期準備階段，圖書館的領導與部門負責人首先在思想上高度重視，結合單位及各部門實際，成立實施精細化管理工程領導小組。主要領導擔任組長負總責，親自抓；制訂具體實施方案，明確工作內容、責任人和完成時限等；加強與各部門的溝通協調，提供各項具體任務的指導；對各部門上交的材料進行嚴格把關，抓好落實。

（二）嚴格考勤制度，改善服務態度，保持良好的工作秩序

圖書館的書庫、閱覽室保證準時、正常開放并認真接待讀者，做好中、晚班交接工作；保持良好的工作秩序，館員工作期間不瀏覽與工作無關的網站；嚴格庫室管理，館員要嚴格履行工作職責，具備高度責任心，認真仔細辦好讀者借還手續，如發現借還差錯，造成不良影響，則視為工作事故；始終保持架位整齊，對歸還或加工好的新書要及時按分類號排架，不得有亂架、堆積現象；工作人員應使用文明用語，耐心解答讀者的提問，虛心接受讀者的意見和建議，和讀者發生糾紛應盡量保持克制，必要時交由上級部門和領導處理；保持圖書館良好的衛生環境，提醒并規范讀者的不良行為。

（三）加大監管力度，明確提出具體任務的指導

圖書館堅持從實際出發，堅持“有所為，有所不為”的原則，按 “從無到有，以先為‘適而精’，再到‘大而全’”的發展思路進行圖書館建設。湖南工業大學圖書館在文獻資源建設方面積極參加政府采購。為了加強節約型圖書館采購管理建設，加大了監管力度，明確提供具體任務的指導，根據湖南省政府出臺的采購、訂購商品管理辦法以及《湖南工業大學圖書招標管理實施細則》，結合湖南工業大學圖書館實際，制定了《圖書館物質設備采購的若干規定》并貫徹實施，加大了圖書館采購監管力度。具體舉措有：組織專門班子進行資格培訓，嚴格編制預算、計劃申報、標書制作、開標等程序，認真組織開標，針對圖書采購實行招標制，期刊實行競價采購，數字資源實行談判、議標采購，為學校節約了大量的資金，促進了資金的有效運用；實行財務公開、民主理財、二人簽字、一人審批的制度；嚴格執行國家關于事業單位“收支兩條線”的規定。

湖南工業大學圖書館實施精細化管理已達兩年。雖然目前還處于初級試行階段，但就整體成效來看，圖書館事業要取得更大的發展，實現圖書館的大變革，需要做出各種努力和探索，在觀念意識、組織制度、人力資源諸多方面進行深入徹底的轉變。

三、實施精細化管理應采取的策略

（一）管理細節化，細節人性化

圖書館工作中的每一個細節都直接影響著讀者的情緒及其對圖書館的整體評價，因此，高校圖書館在管理中應把工作重點放在細節管理上。我們強調的是管理要細節化，細節要人性化。這也就是說開展圖書館工作要注重細節，將小事做細，在細節中尋找到機會，才能增強圖書館的整體競爭力。精細化管理的實質是人的管理，以細心的態度、細致的服務努力打造服務細節，使精細化管理落到實處。

首先，是理念先行，責任心的樹立要具體化、明確化，催化強大的精神力量。精細化管理是一種理念，也是一種精神，正因為如此，必須明確誰分管誰負責，權力人人有，責任人人擔。其次，管理細節化的首要任務是人力資源管理的細化，應加大對圖書館復合型人才的培養力度，創新人才的培養體系，為此需要研究適于精細化管理的人力資源管理發展模式，研究無形資產的管理（如數字資源）、考核制度與辦法、人員編制等的細化管理；在圖書館“物”的精細化管理中要注意度和細節，比如圖書的招投標中的競價采購管理，要在經費一定的情況下，以最低的價格買到高質量的圖書；架位的管理；固定資產的管理等等。在圖書館人力資源管理層次上，要從管理人員的學歷層次、學科背景和管理經驗等方面充分考察。人員引進后，更要注重對人才的培養和使用，定期為他們創造繼續教育和交流的機會，不斷更新管理理論，提高管理水平。第三，是建立科學有效的考核和激勵機制。要充分調動科研和管理人員的工作熱情，讓他們創造出更大的價值。

（二）以精細化管理促進科研實力的提升，實現目標管理

圖書館科研工作流程細化包括：橫向細化、縱向細化和銜接細化[2]。也就是說應從組織整體、時間控制以及各個部門、各個工作環節之間的銜接來加強圖書館科研工作的全面精細化管理。

1.培養濃厚的圖書館科研氛圍和文化精神。以精細化管理促進圖書館文化建設和科學研究水平的提高，培養濃厚的圖書館科研氛圍和特有的文化精神。為此，必須做好圖書館管理人員的宣傳培訓工作，加強知識產權保護意識。

2.在科研管理和技術創新中要有目標。杜絕低水平重復研究；創新科技成果轉化模式，建立科學的管理機制鼓勵館員開展創新性研究，要把技術創新和計算機知識、圖書館專業知識有機結合起來。

3.建立高素質科研管理隊伍。建立一支熟悉科研規律、技術發展、精通知識產權法規、擅長科研管理的高素質科研管理隊伍，努力提高圖書館科研管理和服務水平。

（三）根據不同需求和選擇標準，進行服務市場細化

在認真考慮圖書館的整體戰略目標后，借助市場細分理論可將細化管理方法落實到實處，提高圖書館服務管理能力，避免資源的浪費。所謂市場細分，是指通過市場調研，依據一定的標準，把某一產品的市場整體劃分為若干個消費群的市場分類過程[3]。圖書館的讀者群及潛在的讀者群實際上就是一個特殊的“市場”，我們必須而且完全可以按照不同的標準，將其劃分成不同的讀者子市場，并對其需求情況進行深入了解。我們可以建立市場識別的選擇標準：（1）根據讀者特征細化讀者性別、年齡、職業、受教育程度等，確立圖書館公眾服務需求模式。（2）讀者利用方式細化管理，它主要包括：服務內容和服務方式多樣化、多元化；完全的個性化信息服務；提供集“藏、閱、查、咨、借”于一體的“一站式”服務[4]。（3）藏書質量是衡量圖書館讀者服務質量的重要標準。圖書館由于其收藏文獻的連續性和時效性，很多書刊和資料都能及時反映學科最新動態，使讀者能從這些文獻中了解這個學科發展的最新動態，去吸收最先進的相關知識。因此，館藏書刊質量的高低直接影響并決定著圖書館為讀者服務的質量。

建立市場識別選擇標準，進行服務市場細化，好處有三：一是利于圖書館有針對性地改善自身服務；二是有利于開發新的服務方式和服務內容；三是便于圖書館制定自身發展策略。

（四）法制管理促進精細化

牢筑圖書館財務管理、數字資源管理、讀者服務管理科學化、精細化的法制基礎。在財務管理方面，可借鑒現代企業內部控制理論和方法構建的財務內部控制規范化體系，杜絕違法實施具體行政行為的情況發生。在數字資源建設方面，針對數字資源基礎設施建設（它主要包括：數字圖書館服務與運行的網絡化管理、網絡信息安全、域名管理等）和信息資源核心內容建設，細化指標，分析現有相關法規對網絡信息資源建設的適用性[5]，為使用者、資源和權利人架起順暢便利的橋梁。在讀者服務管理方面，針對圖書館原有讀者規則存在的法制意識不強、重管理輕服務等問題和內容滯后、過時等缺陷，提出制定符合國家法律和時代要求的創新型圖書館讀者規則應以“服務主導”為方向，以合法性、可行性、統一性和人性化為原則，重點提出了增強讀者的權利和義務、改變嚴厲生硬的措詞、強調違章處理中的教育責任及根據圖書館事業的發展及時增刪相應規則等修改方案[6]。

四、結束語

衡量一個圖書館的好壞，并不完全看館舍面積的大小、藏書數量的多少，而在于它能為讀者提供什么樣的信息和服務。只有把服務落實到細節上，使每個讀者都能感受到圖書館帶給他們的種種便利，讓更多的讀者離不開圖書館，才能真正體現出圖書館所倡導的精細化理念、人本思想和節約的精神，樹立圖書館良好的形象。

[1]范并思.公共圖書館精神的時代辯護[J].中國圖書館學報，2004，30（2）：5～11.

[2]陳婷婷.淺談高校科研管理精細化[J].中國高校科技與產業化，2011，（1-2）：41～42.

[3]顧建華.試論用市場細分定位理論提升縣級圖書館服務工作水平[J].圖書館工作與研究，2010，（1）：92～94.

[4]高軍.圖書館服務創新策略淺談[J].圖書館工作與研究，2010，（9）：96～98.

[5]馬海群，賀延輝.現行網絡信息資源建設法規的適用性分析——以數字圖書館為例[J].圖書情報知識，2006，（1）：9～15.

[6]陳依嫻，王璉嘉，顧江.圖書館讀者規則的修改與完善[J].大學圖書館學報，2007，25（6）：65～69.