用友U872環境下企業預收款核算方法的比較與選擇

馬麗萍

在信息技術環境下如何加強預收款的核算與管理是企業的一項重要工作，不同的ERP軟件，以及同一個ERP軟件的不同功能模塊都提供了預收款的核算與管理功能。只有詳細了解軟件預收款的功能才能更好地應用發揮其作用。

隨著信息技術的快速發展，越來越多的中小企業開始利用ERP軟件來加強企業經濟業務的核算與管理，其中預收款的核算與管理成為其中一項重要內容。目前的ERP軟件大都提供了靈活多樣的預收款管理模式，筆者認為，只有全面認識了解ERP軟件的功能，才能更好的發揮信息技術的作用，使之更好的幫助企業加強管理，達到事半功倍的效果。下面以用友管理型ERP軟件U8.72版本為例，介紹該軟件的預收款管理功能，以幫助企業更好地管理預收款。U8.72支持兩種方法核算預收款，一種方法是在應收款子系統核算預收款，另一種是在總賬子系統核算預收款。

一、預收款管理的基本流程

收到預收款——收到應收款——預收款核銷應收款

二、在應收款子系統核算預收款

1.業務處理流程

該方法在啟用應收款子系統的情況下使用。收到預收款時，在應收款子系統填制收款單；確認銷售收入時，在應收款子系統填制銷售發票。在應收款子系統根據收款單和發票生成記賬憑證。收到預收款時借記“銀行存款”，貸記“預收賬款”；根據發票生成記賬憑證時，借記“應收賬款”，貸記“主營業務收入”、“應繳稅費—應交增值稅—銷項稅額”。核銷時生成核銷憑證，借記“預收賬款”，貸記“應收賬款”。（注:根據發票生成記賬憑證時，可以將借方科目“應收賬款”改為“預收賬款”，這樣的話，在進行核銷時就不用生成借記“預收賬款”，貸記“應收賬款”的核銷憑證了。）

2.對環境的初始設置

（1）建立客戶檔案。把企業的客戶設置成客戶檔案。

（2）在建立會計科目時，需要把“預收賬款”科目設置成“客戶往來”科目。

（3）在應收款子系統的初始設置里面設置預收科目，這樣在生成憑證時預收科目會自動填制在記賬憑證中，提高工作效率。如果此處沒有設置預收科目，則在生成記賬憑證時需要手工錄入預收科目。

3.期初余額的錄入方法

預收賬款的期初余額在總賬子系統和應收款子系統分別錄入。在總賬子系統錄入時，執行“總賬｜設置｜期初余額”命令，打開期初余額錄入窗口，雙擊“預收賬款”科目，在打開的“輔助期初余額”窗口單擊“往來明細”按鈕，錄入預收賬款的余額信息，然后“匯總”、退出。在應收款子系統錄入時，執行“應收款管理|設置|期初余額”，打開期初余額明細表，單擊“增加”按鈕，單據名稱選擇“預收款”，單據類型選擇“收款單”，在打開的收款單窗口錄入預收款的詳細信息。在兩個子系統錄入余額后，可以通過“對賬”命令檢查核對應收款余額錄入的準確性。

4.預收款的核銷

核銷指用戶日常進行的收款核銷應收款的工作。核銷的作用是解決收回客商款項核銷該客商應收款的處理，建立收款與應收款的核銷記錄，監督應收款及時核銷，加強往來款項的管理。在應收款子系統執行“核銷”命令，通過自動核銷或手工核銷的方式，選擇收款單和應收單進行核銷即可。用預收款核銷應收款時，生成憑證借記“預收賬款”，貸記“應收賬款”。

三、在總賬子系統核算預收款

1.業務處理流程

該方法在未啟用應收款子系統的情況下使用。收到預收款和確認收入時，分別在總賬子系統填制記賬憑證即可。收到預收款時借記“銀行存款”，貸記“預收賬款”；確認收入生成記賬憑證時，借記“預收賬款”，貸記“主營業務收入”、“應繳稅費—應交增值稅—銷項稅額”。

2.對環境的初始設置

（1）建立客戶檔案。把企業的客戶設置成客戶檔案。

（2）在建立會計科目時，需要把“預收賬款”科目設置成“客戶往來”科目。

（3）在總賬子系統的選項設置中，選中“可以使用應收受控科目”復選框。

3.期初余額的錄入方法

在總賬子系統核算預收款時，只需要在總賬子系統錄入期初余額即可，錄入余額時錄入方法和在應收款子系統核算預收款方法一樣。不需要應收款子系統再錄入余額。

4.預收款的核銷

執行“總賬｜賬表｜客戶往來輔助賬｜客戶往來兩清｜”命令，可以通過自動兩清或手工兩清的方式進行核銷。提示:在確認收入生成記賬憑證時，如果借記的是“應收賬款”，則要填制借記“預收賬款”，貸記“應收賬款”，進行賬面調整。然后手工方式進行兩清。

四、兩種預收款核算方法的應用

從上述分析可以看出，預收款的核算方法選擇不一樣，對應的業務流程、初始環境設置、期初余額錄入方法和核銷方法都不盡相同。

1.根據業務需要選擇核算方法

通過前述分析可知，在應收款子系統核算預收款時，可以填制收款單和發票，采集的信息比較全面，可以為企業提供更多的管理信息；另外在預收款核銷應收款時，既可以進行收款單和應收單金額完全一致時的一對應核銷，也可以在收款單金額與應收單金額不一致時，通過修改收款單或應收單的“本次結算”金額進行部分核銷，充分滿足企業對銷售業務管理的需要。而在總賬子系統核算預收款時，只能在預收款金額和應收款金額完全一致時進行兩清處理，在預收款金額和應收款金額不一致時，不能進行部分應收款的兩清處理，否則造成管理混亂。當企業的預收款業務比較多，對預收款的管理要求較高，需要多角度提供預收款的信息時，最好在應收款子系統核算預收款；當企業預收款業務較少，大部分是現銷時，可以采用總賬子系統核算預收款，這樣操作起來方法簡便，業務量少。

2.根據企業生產經營特點選擇核算方法

訂單式生產的企業往往按照客戶的訂單組織生產，在生產開始前要求客戶支付部分預付款，等到產品陸續交工時，在分批收取款項，最后等到產品全部交工時再開具銷售發票，收回余款。在這種生產方式里面，款項是陸續收回的，收款方式也可能不一樣。為了更清楚地反映預收款和應收款之間的對應關系，以及應收款的收回情況，因此建議采用在應收款在系統核算預收款。對于一般的商業企業而言，預收款業務較少，在總賬子系統核算預收款完全能夠滿足企業經營管理的需要，因此選擇在總賬子系統核算預收款即可。

3.與企業的ERP系統實施方案相關

有些企業在實施信息化方案時，出于對存貨管理的重視而啟用了供應鏈管理系統，即啟用了采購、銷售、存貨管理等子系統，在這種情況下，企業發生銷售業務時，是在銷售子系統填制銷售發票，發票經復核后會傳遞到應收款子系統，然后在應收款系統根據發票填制憑證，最后憑證傳遞到總賬子系統。在這種ERP系統實施方案里面，因為應收款子系統已經接收了銷售子系統傳遞來的發票，所以此時在應收款直接填制收款單，既能滿足收款核算的需要，也非常便于進行款項核銷，所以進行預收款的管理時最好在應收款子系統進行。如果企業存貨管理工作較少，沒有啟用供應鏈系統，則可以在總賬子系統核算預收款。

4.綜合考慮企業整體情況選擇核算方法

企業購買財務軟件是按模塊定價收費的，如果企業規模小，經濟實力較差，財會人員較少且他們的會計信息化水平較低，這時可以本著夠用的原則只購買總賬和報表子系統，在總賬子系統核算預收款；反之，企業規模大，有較強的經濟實力，財會人員整體素質能夠滿足企業會計信息化的需要，則可以多買一些模塊，然后在應收款子系統核算預收款。