應用資產管理軟件開展高校儀器設備資產清查與長效管理

焦海山 賈文圣 金振宏 羅曉清

蘇州衛生職業技術學院 江蘇蘇州 215009

應用資產管理軟件開展高校儀器設備資產清查與長效管理

焦海山 賈文圣 金振宏 羅曉清

蘇州衛生職業技術學院 江蘇蘇州 215009

長期以來，由于管理意識淡薄，制度不健全等多種因素導致高校資產管理存在賬物不符，大量資產閑置、使用率低等現象。結合實際，借助信息化手段開展新一輪的儀器設備類資產清查，并在清查完成后，建設基于“Web”版儀器設備管理系統平臺的資產長效管理與清查制度，使固定資產的靜態管理向動態管理轉變，逐步達到固定資產管理的科學化、規范化和快速高效的要求，實現儀器設備的合理配置、物盡其用。

資產清查；長效管理；軟件；儀器設備

近年來，隨著高校辦學規模的不斷擴大，高校擁有儀器設備類資產無論是數量還是質量都有了明顯的提高。然而，由于對資產管理的意識淡薄，又缺乏嚴密、系統、有效的管理和監督機制，高校普遍存在重投入、輕管理的問題，賬賬不符、賬實不符；重購置、輕使用，資產使用率低，閑置、浪費等現象較為突出[1,2]。2007年11月全國行政事業單位國有資產清查工作結束后，由于大多數教職員工在某種程度上只是把那次清查作為一項任務來看[2]，學院也沒有建立健全資產清查制度，加之國有資產管理信息化建設的滯后以及傳統手工清查方式工作量大、費時、費力等客觀因素[3,4]，致使清查后，資產長效管理工作仍處于停滯狀態，清查成果難以維系。

我院經過認真總結2007年國有資產清查工作的經驗和教訓，借鑒其他高校資產管理的成功經驗，利用現有北京化工大學編制的儀器設備管理系統(以下簡稱“北化系統”)開展新一輪的儀器設備類資產清查，并在利用該系統構建儀器設備類資產動態化管理模式的基礎上，建立健全我院資產長效管理與清查制度。

1 應用“北化系統”開展高校儀器設備類資產清查

1.1 準備與動員

(1)學院經過認真籌備并成立學院儀器設備類資產清查工作領導小組、工作組，在充分征求各系(部)意見的基礎上，確定各系(部)資產員。

(2)在學院資產清查工作領導小組的領導下，由工作組擬定《儀器設備類資產清查工作方案及日程安排》，并上報資產清查工作領導小組審核確定。

(3)設立資產清查基準日，從儀器設備管理系統中導出《系(部)儀器設備類資產明細賬》(第一版)，即學院《儀器設備類資產總庫》中登記的各系(部)原始賬目。

(4)召開全院儀器設備資產清查大會，下發《儀器設備類資產清查工作方案及日程安排》《系(部)儀器設備類資產明細賬》(第一版)，統一思想、提高認識，廣泛動員，著重強調指出本次資產清查工作“以賬找物”“以物建賬”的基本原則和核查階段以“掃描資產條形碼標簽”為主的資產核查工作方法。

1.2 各系(部)自查

各系(部)在分管領導和系部資產員的組織下，按照學院儀器設備資產清查工作要求，根據《儀器設備類資產清查工作方案及日程安排》及《系(部)儀器設備類資產明細賬》(第一版)，以賬找物，開展自查。自查中出現的相關問題及處理辦法如下：

(1)有賬無物：①對經反復清點查找，系(部)范圍內確認從未見過的資產，按有賬無物匯總上報資產清查工作組。②對已從本系(部)轉移到其他系(部)但賬仍建在本系(部)的設備，需聯系轉入系(部)，經對方確認后按“已轉移至×系(部)”的形式上報。

(2)有物無賬：對明細賬中未建賬的設備，按《系(部)儀器設備類資產明細賬》(第一版)中列出的欄目，尋找并填報相應設備盡可能完整的信息，提出初步的評估意見，匯總后上報資產清查工作組。

Percent inhibition rate on peak value of TTX-R sodium current produced by drug was calculated using Eq 1.

(3)有賬有物：①賬目相關信息(如設備名稱、型號、規格、存放地點、領用人、經手人等)不準確或不完整的，及時修改、補充后上報。②設備損壞，需維修，予匯總后上報。③設備損壞，無維修價值，按“建議報廢”資產上報。④對部分設備無資產條形碼標簽或標簽脫落、損毀者，由系(部)資產員匯總后上報資產清查工作組，及時補打并粘貼。

1.3 學院核查

1.3.1 核查前數據整理與導出

學院資產清查工作組收集各系(部)上報的自查結果，匯總整理，統籌協調，并對上述各種自查結果在儀器設備管理系統中進行相應修改和備注：(1)有賬無物資產，在“清查方式”中以“7”標注，清查異常中以“無”標注。(2)轉移資產，調用“數據變動”命令，進行校內單位調整，并及時生成設備調撥明細表，請相關系(部)簽字確認。(3)有物無賬，對有物無賬資產的重新建賬需在仔細尋找各系(部)上報的“轉移”資產清單和有賬無物資產清單的基礎上，評估后謹慎建賬。謹防賬在其他系(部)或本部門內對儀器設備辨認錯誤導致的誤報，防止產生新的賬物不符。(4)賬目相關信息的修改和補充在確認后可直接在系統中進行(注意將原存放地點信息保留在“字符字段3”中，以便修改出錯時能還原)。(5)建議報廢的設備在相應欄目中分別以“4”“建議報廢”標出。

經上述修改后再次從系統中導出《系(部)儀器設備類資產明細賬》(第二版)，導出時將清查方式限定為“﹤1”(北化系統中清查方式“0”表示未查，“1”“2”分別為掃描查和手工查，“3”以上為各種異常情況)，第二版明細賬在北化系統明細賬模版的基礎上修改定制：去除相對次要的“分類號”“出廠號”“經費科目”3個欄目，增加“存放地點”“實際領用人簽字確認”和“備注”3個欄目。

1.3.2 現場核查

資產清查工作組按照既定的資產清查日程，攜帶條碼清查機〔清查機中預先導入當日所查系(部)資產數據〕和《系(部)儀器設備類資產明細賬》(第二版)赴相應系(部)，按領用人逐一掃描儀器設備上的資產條形碼標簽，掃描完成后請相應領用人簽字確認。掃描過程中特別注意核查資產條形碼與相應設備是否完全匹配，有誤者現場更改。對自查中未發現或遺漏的問題如“報廢”“損壞”“閑置”等，經清查工作組現場協商后，將建議處理方式直接輸入條碼清查機中，同時在《系(部)儀器設備類資產明細賬》(第二版)中備注。

1.3.3 數據匯總與核查結果處置

現場核查結束后，將清查機中的數據導入系統中，并對現場核查中發現的少量資產相關信息的修改進行維護后，生成“清查異常資產明細賬”(對系統模版添加負責人簽字確認欄目)，請各部門領導審核，并對確認需處置的異常資產提出建議和申請。對不適合作為異常資產處置的由各部門資產員上報清查工作組并重新核查。

經上述核查與反復修改，最終形成《系(部)儀器設備類資產明細賬》(第三版)下發系(部)，并指導系(部)建立儀器設備類資產三級明細賬。生成學院《資產清查異常資產明細賬》并提出處置建議報批。上級核批后方可在儀器設備管理系統中作“報廢”“丟失”“調出”“退庫”等最終賬目修改處理。

2 應用北化系統(Web版)構建儀器設備類資產動態化管理模式，建立健全資產長效管理與清查制度

2.1 系統構架、設置與數據導入

按照北化系統(Web版)構建要求，結合本院系(部)分布具體情況，在信息中心的技術支持下完成系統構架與設置，并將本次資產清查后的全院實際儀器設備類資產數據導入系統。

2.2 基于Web系統的設備處置操作培訓與資產管理的動態化運行

Web系統構建完成后，根據北化系統(Web版)說明書編印符合本院實際的《基于北化系統(Web版)平臺的儀器設備類資產購置后處置流程與操作說明》，召集各系(部)資產員集中學習和實際操作演示。

培訓完成后，各部門對資產的驗收、領用、入庫、轉移、外借、報廢等處置均由部門資產員在Web系統上進行操作，經主管部門核準審批后方可實施設備的處置，實現資產管理的動態化運行。

2.3 立足長效管理，采取有效措施，實現資產清查經常化

建立完善的固定資產清查制度，采取定期固定資產清查與重點抽查并舉的資產清查長效化管理措施：定期固定資產清查與年終各部門資產盤點相結合，重點抽查與專項清查相結合，時刻做到賬賬、賬物相符。對清查后出現的盤盈盤虧資產要認真查找原因，分清責任，及時處理。將各部門固定資產管理情況納入部門、科室、個人年終考核指標，并獎勵先進，通報批評落后。

3 高校儀器設備類資產清查與管理的幾點建議

3.1 建立一支高素質的資產管理隊伍

高校應把固定資產管理隊伍建設列入學校整體規劃，建立一支高素質、執行力強、責任心強的資產管理隊伍。第一，明確資產歸口管理部門，有條件的院校應建立專門的資產管理部門，統一管理，避免多頭管理造成的資產歸屬不明確和管理上的推諉扯皮。第二，各系(部)挑選熟悉本部門資產分布及現狀、業務水平高、作風踏實、責任心強的人員作為本部門的專(或兼)職資產員，在本次資產清查中，我們深刻地體會到，認真負責的資產員可為資產清查的順利開展提供極大便利。第三，不斷提高管理隊伍的固定資產管理意識和管理水平。管理者的管理意識和責任心直接影響著固定資產的管理效果，因此，務必使管理隊伍認識到固定資產管理在保障學校教學科研、優化資源配置、提高資源利用率等方面的重要意義，徹底摒棄那些“管與不管，反正東西都在”“只要東西不丟失，不損壞，就算管好”等消極的、低層次的管理意識。第四，加強對資產管理人員的業務培訓，提高他們的業務水平，使其能夠擔任網絡信息化的資產管理工作，實行固定資產的網絡化管理，實現固定資產的靜態管理向動態管理轉變，逐步達到固定資產管理的科學化、規范化和快速高效的要求。第五，要建立嚴格的獎懲制度，將資產管理業績納入學院考核體系，對管理業績突出和管理混亂造成損失的人員分別予以獎勵和處罰。

3.2 建立完善的固定資產網絡化動態管理體系，施行資產管理與審批管理、財務預算相結合的管理制度

長期以來，由于家底不清，管理弱化，導致高校在設備購置審批、財務預算編制等方面缺乏資產管理數據提供的有力支持，從而不可避免地出現部分固定資產的重復購置、閑置、配置不合理、利用率低等情況[1,5,7,8]。通過建立完善的網絡版固定資產動態管理系統，資產管理部門在審批各單位設備購置申請時，可通過該系統查詢申請部門同類設備的具體情況和全校是否有滿足要求的閑置設備，避免重復購置，造成資源的浪費；財務部門通過該系統將財務預算與資產管理相結合，掌握各單位的資產存量、構成及使用情況，為編制部門預算提供依據，為主管校領導決策提供參考。最終實現儀器設備公平配置與合理調撥、充分提高資產使用率。

3.3 建立規范的儀器設備長效管理制度，實現合理配置、物盡其用

資產清查是為了摸清家底，為領導宏觀決策提供依據，同時也是對現有管理體系、管理制度和措施以及管理效果的檢驗[1,9,10]。因此，建立規范、完整、可行的設備領用、維護、轉移、報廢的長效管理制度是保障資產的安全與完整，實現設備資產充分合理配置和使用的保障。具體需注重以下幾方面工作：(1)要建立科學合理的儀器設備監督管理責任制，遵循 “誰申購誰領用，誰領用誰管理”的原則，將責任落實到具體的部門、科室及個人，明確設備管理部門、使用部門以及個人的責任。人員變動要及時移交涉及的相關設備，并在管理系統上更新和維護。杜絕人員變動產生的管理混亂。(2)堅持設備日常使用維護制度，加強維修、保養，提高固定資產的質量和使用壽命。由于高校教學周期的特殊性，往往是一年中的某段時間使用頻率高，其余時間則很少使用，這就給儀器維護、保養提出了更高的要求，特別要注意避免因長期閑置導致儀器設備損壞情況的出現。(3)要規范設備轉移程序。充分吸收2007年資產清查的經驗和教訓，明確轉移原則和條件，堅持審批程序，審批完成后方可執行設備的轉移變動。不得隨意進行設備的轉移。(4)要完善報廢注銷制度。由于歷史的原因，不少高校賬面上不同程度地存在著為數不少的“無用設備”，扔不得，用不得，還得專門騰地方保管。這就要求建立完善的報廢制度，細化儀器設備報廢條件，建立一套操作性強、可控性好的儀器設備報廢程序并嚴格執行。(5)建立完善的資產清查制度。本次我院應用儀器設備管理系統，借助帶有條碼掃描功能的手持數據終端進行資產清查，深刻體會到“信息化手段自動清查”與“傳統手工清查”相比表現出的便捷、高效和準確，在本次資產清查初始化數據的基礎上，建立完善的資產清查制度，堅持資產清查的經常化，長期保持賬賬、賬物相符，掌握使用現狀，盤活資產，避免積壓閑置、做到合理配置，物盡其效。

高校儀器設備類資產是教學、科研的物質保障，是提高高校辦學條件及提升高校綜合實力的重要基礎，對儀器設備類的管理是一項非常重要而又極其復雜的系統工程[3,11]，必須充分認識，借助信息化手段，不斷加強完善和加強管理，為高校的綜合實力水平提升創造條件。

[1] 高虹.高校清產核資工作應重視的問題及對策[J].中國現代教育裝備,2007,9:8-10.

[2] 周蕾.淺析高校資產清查的實效與長效[J].當代經濟,2010,11(上):94-95.

[3] 李繼峰.高校儀器設備類固定資產管理的思考[J]. 實驗技術與管理,2009,26(6):231-233.

[4] 陸敏峰,鄭曉輝,周秀珍,等.高校資產條碼快速核查系統的開發與應用[J].中國現代教育裝備,2005,11:50-51.

[5] 李騰飛.資產清查工作后高校固定資產管理信息系統的構建[J].經濟師,2009,11:102-103.

[6] 李萍.試論高校實驗室儀器設備管理隊伍建設[J].實驗室研究與探索,2008,27(10):151-154.

[7] 王淑娟.基于條形碼的高校固定資產信息化管理初探[J].中國科教創新導刊,2010,25:221.

[8] 祁風義,萬睿.新時期高校固定資產管理對策探析[J].實驗室研究與探索,2010, 29(10):375-377.

[9] 侯新春,路貴斌.通過清產核資談高校儀器設備的管理[J].實驗技術與管理,2010,27(7):231-233.

[10] 于勝利.關于高校固定資產清查方法的探討及措施[J].才智,2010,34:340.

[11] 吳瓊,施建軍.關于高等院校資產管理問題的若干思考[J].教育財會研究,2007,3:54-57.

Inventory and long-term management of instruments and equipment based on assets management software in colleges and universities

Jiao Haishan, Jia Wensheng, Jin Zhenhong, Luo Xiaoqing
Suzhou health college, Suzhou, 215009, China

For a long time, poor awareness of the management, incomplete and imperfect system of management and many other factors have led to undesirable problems in colleges and universities such as unmatched stuff account, ineff cient use of property, and even a large number of idle assets. With the help of information means, our college made a new round of inventory in instruments and equipment. Long-term assets management and inventory system was then established based on "Web" equipment management system platform. Transferred from a static way to a dynamic one, the f xed assets management would be scientif c, standardized and eff cient. So the instruments and equipment would be allocated properly and used eff ciently.

asset inventory; long-term management; software; instruments and equipment

2011-09-30

焦海山，碩士，助教。