對高等學校資產生命周期管理的思考與實踐

劉海林

浙江樹人大學中國民辦高等教育研究院 浙江杭州 310015

對高等學校資產生命周期管理的思考與實踐

劉海林

浙江樹人大學中國民辦高等教育研究院 浙江杭州 310015

分析了高等學校資產管理存在的問題，介紹了資產生命周期管理的概念，提出了用大資產模式進行資產管理的理念：以工作流平臺和數據流平臺結合為前提，以專業化、信息化和精細化為手段，以動態監控為管理保障。

高等學校；資產管理；生命周期

資產生命周期的概念來源于“產品生命周期”。產品生命周期(product life cycle，簡稱PLC)，是指一種產品從原料采集、原料制備、產品制造和加工、包裝、運輸、分銷，消費者使用和維修，最終再循環或作為廢物處理等環節組成整個過程的生命鏈，是指產品的市場壽命。產品生命周期的本質是把人員、數據、流程和業務系統進行整合[1]。

資產生命周期，通俗地講是指資產從“出生”到“死亡”的整個生命過程，它涵蓋了資產的計劃管理(調研、申報、論證、審批)、經費管理(預算、支付)、采購管理(采購、合同、驗收、入庫)、使用管理(使用、維護、維修、調撥、報廢)、隊伍管理(部門、隊伍)和統計(報表、利用率)等眾多環節?？梢园奄Y產生命周期分為兩段：前段工作包括調研、論證、申報、預算、審批、采購等環節；后段工作包括入庫、驗收、支付、使用、報表、報廢等環節。

目前，國內高校很少實行資產生命周期管理的模式[2]，現有資產管理模式多側重從入庫開始的資產生命周期后段管理工作，這是“小資產管理”模式。由于小資產管理模式存在不少問題，因此可以借鑒企業中的“產品生命周期”管理模式。在高等學校中采用“資產生命周期”的“大資產管理”模式進行資產管理，解決現實問題，進一步提升設備管理水平和管理績效。

1 當前高校資產管理中的問題

當前高等學校在資產管理上雖然紛紛采用信息化手段，但更注重的是從資產入庫后開始的資產生命周期后段的管理，并沒有涵蓋整個資產生命周期的管理，因而存在明顯的不足。

1.1 信息不對稱

(1)資產生命周期的管理過程涉及學校多個部門：預算部門負責學校的預算，決策部門負責項目的論證和審批，二級部門負責資產的使用，采購部門負責資產的購置，資產管理部門負責資產的賬務和管理，紀檢部門負責整個過程的監督。各部門在工作中的側重點不同，致使其獲得的信息內容各不相同，從而引起信息的不對稱。

(2)在實際操作過程中，由于一個項目從論證到最終完成要經歷一到兩年甚至更長的時間，在這之間，由于外界環境的變化(如上級主管部門新的要求)、技術的進步以及項目本身的調整，均會引起項目要求的變化。對于這種變化的信息，各參與資產生命周期管理的部門獲取渠道和所獲得的信息量是不一樣的，這也會引起信息的不對稱。

1.2 數據不共享

(1)由于各高校所運用的設備管理信息系統往往在設備的識別編碼方式上不統一，設備管理數據未能實現實時交換和共享，特別是在計劃(論證)階段和采購(招標或競價、安裝調試)階段，由于客觀上存在較多的不確定因素，使得“論證”和“采購”等管理系統中的數據很難與“資產管理系統”實現共享[3]。

(2)現行的學校內部資產管理模式，在進行動態數據統計時更多地要求由二級學院和部門進行申報，由資產管理部門進行匯總統計，這使部分動態數據失真且無法及時共享，致使學校決策部門在決策時出現偏差，引起資產的重復投資、超額超標配置，無法有效提高使用率。

1.3 溝通不及時

在資產生命周期管理過程中，每個部門均有自己的側重點：財務部門注重的是預算執行和完成情況，審批部門注重的是項目的可行性和必要性，采購部門注重的是產品的性價比，使用部門注重的是產品的性能，紀檢部門注重的是合法性以及過程的公正、公平和公開，因此各部門對于完成工作的著力點、解決問題的出發點都是不同的，在資產管理工作流程中會出現銜接上的漏洞、溝通上的不足。

2 資產生命周期管理的意義

2.1 實現資產管理理念的全面提升

高等學校資產管理，要改變一直以來只注重資產生命周期后段管理的“小資產管理”模式，充分認識到資產生命周期前段管理的重要性，必須將資產生命周期前段納入管理過程中，要將管理過程向上游延伸，執行資產生命周期全過程的“大資產管理”模式。

資產生命周期管理追求的目標是通過資產生命周期各過程的管理，杜絕低水平引進和重復投資造成的資金浪費，提高設備的使用率，降低故障率，保證設備的正常運行，并在后期處置設備時最大限度地將閑置或報廢資產轉化為學校的經濟收入，從而實現學校設備資產投入產出最大化，滿足學校師生對實驗及教學設備“安全、可靠、優質、高效、經濟運行”的現代化要求[4]。

為實現資產生命周期管理的目標，學校各管理部門和使用部門必須全方位提升資產管理理念，采用專業化、信息化和精細化等管理方式統籌規劃整個資產管理生命周期，完善資產管理制度和評價標準，形成較為完整的資產生命周期管理體系[5]。宏觀方面，學校應當樹立規范統一的管理理念，從思想上提高各級管理人員對設備資產精細化管理的意識，樹立對待設備資產管理的嚴謹態度[6]；在行動上，以設備價值為紐帶，以設備為基本管理對象，覆蓋資產生命周期中的各個環節，通過缺陷管理等標準規范的建立，完善種種維護策略，輻射采購、庫存、項目、成本會計和人力資源等業務功能[7]，實現學校設備資產管理專業化和精細化的目標。微觀方面，學校必須做好設備生命周期每個階段(尤其是設備使用階段)所要求的具體管理工作，樹立以設備為本的意識，實施人性化的維護維修管理[8]。

2.2 執行數據標準化、實現數據共享化

數字化校園是利用計算機技術、網絡技術、通信技術對校園教學、科研等有關的信息資源實現全面的數字化，運用科學規范的管理，對這些信息資源進行整合和集成，使這些信息資源能夠有序地運轉，更好地為校園服務[9]。結合學校數字化校園建設，在資產生命周期管理中制定資產數據標準，并納入學校數據中心統一管理，為數據庫之間數據信息的實時交換、更新和共享提供支持。從項目申報開始就給資產一個唯一數據源，這個數據源將伴隨著資產的整個生命周期，通過這個數據源，申報部門可以通過“大資產管理系統”及時了解項目的進展情況，還可以與各職能部門進行交流和溝通，各種信息也能及時反饋到相關部門，使各類可能產生的問題得到及時解決。另外，各部門也可以隨時獲取所需設備的信息，為其管理決策提供及時可靠的依據，節約了管理成本，提高了管理效率。

2.3 符合學校政務公開的要求

高等學校的校務公開是高等教育大發展背景下加快高校民主政治建設、廉政建設以及提高教育質量和辦學水平的必然要求[10]。資產采購是學校政務公開的一項重要內容。資產從申購到報廢是個漫長的過程，尤其是在項目立項后、合同正式簽訂直至到貨前，期間有很大的不確定性，要將過程中的每一環節都及時地對外發布，讓廣大師生尤其是項目管理的參與者知道項目的進展情況。資產生命周期的管理模式，將整個過程在系統內及時反映，所有過程信息公開、透明，嚴格執行政務公開的相關規定。

3 資產生命周期管理的實踐

針對當前學校資產管理的實際情況，結合資產生命周期管理要求，我校依托現代化信息技術手段，構建了“大資產管理系統”的網絡平臺，解決資產在整個生命周期內預算、采購、使用、報廢等環節的信息化管理，為資產管理、財務管理、實驗室管理等部門以及教師、學生等，提供一個網絡化協同辦公、資產數據共享的平臺，進而提高資產的利用率，以期達到上級主管對學校資產管理的要求，同時滿足學校數字化校園建設的要求，滿足資產高效使用的要求，促進節約型校園建設，提升了學校資產管理工作的水平及效率，并實現了以下突破。

3.1 實現設計思路由管理理念向服務理念的轉變

一般管理軟件大多基于方便管理者使用的原則而設計的，目的是使管理者獲取第一手信息和資料，以利于管理手段和方法的及時優化，但往往沒有考慮到如何有效惠及被管理者。在高等學校中，普遍認為管理即是服務[11]，管理工作就是為教學、科研、社會和文化傳承做好服務，為廣大師生解決后顧之憂?；谶@樣的理念，在大資產管理中強調的是服務意識，設計思路從基于管理者的方便向使用者的方便進行了重大調整，整個系統更多地從使用者的角度進行設計和開發，在設計中更注重使用者能在管理系統中快速地熟悉、便捷地使用、準確地獲取數據。

3.2 實現工作流程平臺和數據管理平臺的有機結合

大資產管理系統除了與學校數據中心對接，提供及時、準確的資產數據外，還作為資產管理工作流程的一個平臺，使資產管理的整個過程，包括申報、審批、預算、確認書、招標、合同、供貨商、驗收、入庫、報修、調撥、報廢以及經費使用情況等所有環節及時地在系統中體現，系統以不同的顏色表明工作環節的各類狀況。將工作流程平臺納入大資產管理系統，實現工作流程與數據管理的有機結合，極大地方便項目參與者，尤其是資產申報人員或實驗室項目負責人及時了解申報項目的進展情況、經費使用情況、合同執行情況等，也使相關部門和人員能夠準確了解學校其他資產、設備的使用、布局等所有信息，為信息反饋、事項決策提供有力的依據。

3.3 實現資產專業化、信息化和精細化管理的要求

資產管理的專業化、信息化和精細化是高等學校資產管理者所追求的目標。大資產管理系統通過專業管理人員，用專業的方法和手段對資產進行管理，在管理過程中注重流程化、柔性化，注重以人為本，實現管理專業化的目標。大資產管理系統通過現代管理理念，以計算機互聯網手段實現管理目標，強調參與資產管理的人員要及時掌握市場信息、監管運行狀況、發布服務信息、分析各類數據，實現管理信息化的目標。高等學校資產精細化管理，實質上是指高等學校應用管理信息系統，優化資產管理制度體系、資源配置、程序控制、層級鏈接、管理標準等，從而使學校資產管理趨于精細化[12]。大資產管理系統依靠現代信息技術的優勢，通過關注管理過程的中細節，以最優的規劃、配置、方法、操作，獲取最優的效益，實現精細化管理的要求。

3.4 實現對資產管理動態過程的監控

資產管理是一種目標管理，更是一種動態的管理。信息化管理系統能夠全面反映單位資產在其壽命周期內的各種明細和匯總信息，對單位資產動態信息進行全過程的管理[13]。大資產管理系統對數據進行實時采集，及時反饋給相關人員，使相關人員能夠根據最新數據適時進行方案調整和改進，實現了P(Plan-計劃)D(Do-行為)C(Check-檢查)A(Act-行動)循環動態全面質量管理模式，為數據的查詢、統計及報表的生成提供了方便，實現了資產動態管理與目標管理的有效結合。

高等學校的資產管理是一項系統工程，必須從源頭上重視起來，要注重整個資產生命周期環節，加強協調、溝通。同時，相關部門應統一思想，協同配合，做好資產生命周期的管理工作，使其在高等學校的教學、科研工作中發揮應有的作用。

[1] Will.Bosma.應運而生的產品生命周期管理[J].中國機械工業,2009,2:26.

[2][3] 陳敬德,溫光浩.高校設備的生命周期管理模式初探[J].實驗室研究與探索,2010,29(6):183.

[4][8] 黃坤,李彥啟,胡煜.設備全生命周期管理方案芻議[J].實驗室研究與探索,2011,30(4):174.

[5] 王玲.論電網企業的資產全壽命周期管理[J].中國總會計師,2008,11:66-67.

[6] 王備.對設備資產全壽命周期的思考[J].電力信息化,2007,2:20-22.

[7] 旋綺,朱峰.電網設備資產的全生命周期管理[J].華東電力,2006,11:66-68.

[9] 譚錦才,陶順.高校儀器設備檔案信息化建設的思考[J].實驗技術與管理,2011,28(3):205.

[10] 孫偉成.高等學校校務公開環境要素分析[J].黑龍江教育,2009,4:83.

[11] 韓冰.提高高校設備管理人員的服務意識[J].山東紡織經濟,2010,11:104.

[12] 陳榮芳,詹漢榮.試析高等學校國有資產精細化管理模式[J].會計之友,2011,6:23-24.

[13] 于津,趙竹明.國有資產信息化管理研究[J].財務與金融,2010,127:76-77.

Thinking and practice of asset lifecycle management in higher education

Liu Hailin
Zhejiang shuren university, Hangzhou, 310015, China

This paper analyzes the problems of assets management in high education, introducing the concept of asset lifecycle management and proposing the mode of large assets management, which is on the premise of workf ow and data stream with the method of specialization, informatization and ref nement and using dynamic monitor as management measures. This passage provides experience for reference to assets management in higher education.

high education; assets management; life cycle

2011-11-30

劉海林，碩士，助理研究員，副處長。

浙江省高等教育學會課題項目(編號：Y201118)。