高校電子檔案管理問題與對策

趙 俊

高校電子檔案管理問題與對策

趙 俊

隨著電子信息化及網(wǎng)絡信息技術的的普及推廣，為高校檔案管理工作提供了嶄新的管理手段，也為高校整理歸類、建檔上傳、查找查詢、修復保護技術增添了新的方式。因此，結(jié)合廣東女子職業(yè)技術學院檔案管理個案，分析了檔案管理過程中的現(xiàn)狀與電子檔案管理存在的問題，提出了實現(xiàn)檔案管理的解決措施。

檔案管理；檔案信息化；電子檔案管理

教育部和國家檔案局于2008年9月1日起頒布了新的《高等學校檔案管理辦法》（簡稱27號令）。[1]已實施了近20年的《普通高等學校檔案管理辦法》（簡稱“6號令”）隨之廢止。27號令作為我國高校檔案管理工作的新標準。該法令的第二十一條明確規(guī)定“對于重要檔案和破損、褪色修復的檔案應當及時數(shù)字化，加工成電子檔案保管”。2009年1月建成的全國第一家數(shù)字檔案館坐落于上海交通大學，是電子檔案建設的先行者。至此拉開了高校檔案建設的數(shù)字化時代，近四年來，各高校在實施檔案管理的電子信息化方面進行了不斷的實踐和探討。有些高校電子檔案和OA系統(tǒng)的緊密銜接確實為檔案管理工作的保護保全、查詢審閱、管理效率等方面帶來了諸多便利，但在逐步推進電子信息化的過程中，也凸顯了一些亟待解決的問題。

一、高校檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）檔案管理現(xiàn)狀

各高校檔案管理部門的檔案按類別大致可以分為：學生學籍檔案、基建檔案、財務檔案、校史檔案、教學檔案、科研檔案、黨群行政檔案和人事檔案等類別。而每個大的類別下面又可劃分為若干二級類別，總類繁多，按照檔案的管理要求建檔、歸檔的材料數(shù)量更是龐大。27號令明確指出，高等學校可根據(jù)學校實際情況確定歸檔范圍。歸檔的材料包括紙質(zhì)、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體檔案。[2]事實上，每個高校的檔案管理部門工作任務繁雜，如果面對巨大的檔案管理工作采用傳統(tǒng)的手工檔案建檔形式將會隨著檔案數(shù)量的日益增多而日趨效率低下，更加不利于檔案的查閱和保存。因此，加強檔案電子化管理才是必由之路。自從27號文頒發(fā)以來，各高校紛紛加快了檔案電子信息化管理的步伐，不少高等學校購置了相對專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，完成對檔案的收集、建檔、歸檔、網(wǎng)上查閱等功能。有的高校實現(xiàn)了對上級文件、行政管理類等文檔的電子存儲和OA系統(tǒng)內(nèi)部查閱瀏覽等功能。如筆者所在單位廣東女子職業(yè)技術學院OA辦公系統(tǒng)就屬此列。

（二）電子檔案管理現(xiàn)狀

電子檔案是指建立在現(xiàn)代信息技術和計算機網(wǎng)絡技術普遍運用的基礎上，管理人員在開展管理過程中形成的由計算機產(chǎn)生、處理，并存儲在磁盤、光盤等磁性載體上的經(jīng)過歸檔整理形成過程性的文件材料。[3]與傳統(tǒng)的檔案相比，它具有查詢方便、節(jié)約物理空間、節(jié)約成本等優(yōu)點。但我們更應該看到它的缺點，如易丟失損害、易被刪除篡改、泄露復制等。它的安全性和真實性不如傳統(tǒng)的檔案好，它的調(diào)閱查詢必須依賴計算機才能完成。從管理的側(cè)重點上來看，進入信息時代，并且隨著技術的改善，管理的思想也在信息化的浪潮中發(fā)生了轉(zhuǎn)變。高校檔案管理信息化的重點在資料的保存和查閱。[4]

綜上所述，各高校實施電子檔案管理過程中體會到了電子檔案為工作帶來的便利，有的學校OA系統(tǒng)利用率很高，把一些行政性的公開類文檔、教學文檔利用計算機掃描實現(xiàn)局域網(wǎng)共享，各個部門需要查詢調(diào)閱時省去了前往學院檔案室查找文件的時間，而檔案的管理人員也無需頻繁接待查閱人員，實現(xiàn)了隨時隨地查閱檔案的需要，為檔案管理免去不少麻煩。筆者所在單位的部分紙質(zhì)文檔就要求逐年掃描，實現(xiàn)了OA系統(tǒng)的局域網(wǎng)共享查閱，盡管建立電子檔案的工作量繁雜，但確實一勞永逸之舉。

另外，有些檔案必須是紙質(zhì)的形式無法實現(xiàn)電子化，但有的高校也做到了電子化管理。例如，學生的學籍檔案、財務檔案、基建檔案、人事檔案等。這些檔案無法完全實現(xiàn)網(wǎng)絡存儲，利用OA系統(tǒng)把這些檔案歸屬在檔案室的名稱、編號、位置等信息實現(xiàn)電子化登記和局域網(wǎng)內(nèi)公開，有需要查詢、借閱、復印的相關部門和個人就可以按照檔案管理的規(guī)定，進入檔案室直接告知檔案管理人員所需的檔案名稱和位置，省時省力，大大提高效率。另一方面，電子檔案的管理也確實存在一些無法回避的問題，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)的檔案變更為電子檔案勢必加重了檔案管理人員的工作負擔，而一些高校從事檔案管理工作的管理者非常有限，勢必會降低電子化檔案的進程。有的高校對檔案管理的重視程度不足，沒有為開展電子檔案管理提供足夠的資金和設備支持，很難借助計算機高效完成電子檔案管理的工作。

二、高校電子檔案管理的解決

（一）檔案專業(yè)意識不強，重視程度不夠

建立完整齊全的教學檔案、科研檔案、校史檔案不單單是為了應對各高校評估的需要，事實上更大意義在于方便了各部門、個人的查詢查閱。因此檔案管理工作在高校教學科研中的作用日趨顯現(xiàn)。但現(xiàn)實工作中，各高校通行的收集這類檔案方式都是由學院院辦或黨辦下屬的檔案管理部門牽頭定期（一般是一年一次或一個學期一次）向各個部門索要應該歸檔的材料，再由各個部門的相關負責人——兼職檔案管理員，按照檔案管理部門下發(fā)的歸檔文件要求，放下手上的工作，集中在某個特定時間專門收集、整理提報這個學期或者一年的歸檔材料。這種垂直的檔案收集方式是不少高校通行的做法。實際上按照27號文的要求，檔案的建檔管理應該是一個規(guī)范化制度化的過程，但兼職的檔案管理人員對檔案的意識不強，提交的建檔材料有些并不能完全符合檔案的規(guī)范化要求，有些也不適宜作為電子檔案保管。再加上各部門的有些兼職檔案管理人員并沒有接受到專業(yè)的檔案管理的相關培訓，難免會降低檔案收集的質(zhì)量，有時，這樣的檔案收集方式效率很低，各個部門的兼職檔案管理人員在一個集中的時間去收集這個部門的相關檔案，工作量確實很大，過了歸檔時間遲交、有些檔案收集不全的現(xiàn)象時有發(fā)生。這是一個通病。

（二）電子檔案管理的資金和設備投入不足

高校檔案信息管理是對現(xiàn)代高校信息資源的有效管理和合理分配，是高校信息資源現(xiàn)代化的重要組成部分。[5]實際上，隨著網(wǎng)絡技術的不斷普及，對電子檔案的管理也日趨制度化，規(guī)范化。第27號令第二十一條也明確要求：“對于重要檔案和破損、褪色修復的檔案應當及時數(shù)字化，加工成電子檔案保管”。但是大部分高校由于資金不足，在檔案管理上所投入的資金和設備不足，再加上很多學校對檔案管理的意識仍舊停留在傳統(tǒng)檔案管理的框架思維模式下，認為檔案管理應該以紙質(zhì)文件為工作對象，只是簡單立卷保管、歸檔整理而已，無需投入資金建設。這種固有的觀念意識不可能為建立電子檔案信息管理系統(tǒng)提供有效的物質(zhì)保障，制約了電子檔案的發(fā)展，而電子檔案的建設迫切需要與之配套的檔案管理系統(tǒng)作為一個平臺，建成一個可實現(xiàn)按檔案按公開級別和訪問人員的類別有條件的網(wǎng)絡查詢、查閱的系統(tǒng)。充分發(fā)揮檔案室的職能。而對于電子檔案的管理，更加需要高分辨率的掃描設備、照相錄制、錄制設備、輸入輸出設備、存儲設備等，記錄圖形圖像檔案，電子化保存文字檔案等。這些依賴高校的電子檔案管理的目標要求和資金的投入。

（三）電子檔案的系統(tǒng)管理和操作規(guī)范尚未完善

與原有的紙質(zhì)文檔相比，電子檔案為高校檔案管理帶來了極大地便利，但因為它需要與計算機和網(wǎng)絡緊密結(jié)合，在檔案管理操作和管理規(guī)范方面與傳統(tǒng)的檔案管理有一定的差異，這也帶來了一系列的問題。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作經(jīng)過長期的實踐，總結(jié)了一套工作流程、方法、原則，歸檔制度已經(jīng)很成熟。[6]但電子檔案的管理和操作與傳統(tǒng)的檔案管理差別很大，從整理歸類、建檔上傳、查找查詢、或者電子文檔、圖像聲音文件的修復處理、保管保密等等都需要比較專業(yè)的計算機技能。因此，需要從事檔案管理的專業(yè)人員不僅具備專業(yè)的檔案管理專業(yè)業(yè)務知識，又要具備計算機應用技能、數(shù)字化技術知識、網(wǎng)絡應用技能的復合型人才，但這恰恰是目前各高校管理中得薄弱環(huán)節(jié)。此外，各高校目前使用的電子檔案管理系統(tǒng)也是五花八門，尚未開發(fā)出一套成熟通用的管理平臺，這也很難建立一套適應性廣泛的電子檔案管理規(guī)范，這就成為電子檔案發(fā)展中的詬病。

三、高校電子檔案管理的對策

針對上述電子檔案管理工作中存在的問題，筆者結(jié)合多年在檔案管理工作實踐和電子檔案管理的實際情況，總結(jié)幾條對策及措施。

（一）增加資金投入力度，加快信息化建設步伐

為了加快高校電子檔案管理的步伐就要改變一些學校檔案管理部門設備落后的局面，追加資金和設備的投入，積極推進數(shù)字檔案建設，主要包括軟、硬件設施的建設。核心軟件包括電子檔案管理平臺、OA辦公系統(tǒng)、公文傳輸系統(tǒng)、網(wǎng)絡安全系統(tǒng)和其他應用軟件；其中硬件包括高速掃描儀、WEB服務器、數(shù)據(jù)庫服務器、DV錄像機、高分辨率數(shù)碼相機、錄音筆、電子簽章系統(tǒng)、條碼打印機等與之相關的設備。

（二）培育專業(yè)化的檔案管理人才，為電子檔案管理提供保障

只有提高高校檔案管理人才的工作效率和業(yè)務水平，才能高質(zhì)量滿足電子檔案管理的需要。首先，要加強對各個職能部門的兼職檔案收集人員培訓力度，提高對檔案管理工作的認識，加強檔案收集工作制度化建設，出臺相應的績效考評辦法和依據(jù)，量化兼職檔案人員的工作量，給予適當?shù)难a貼和獎勵。而對于專職檔案管理人員，學院除了按要求配備能夠勝任的專職檔案管理人員之外，還要積極提供培訓多種教育培訓和進修交流的機會，加強對檔案管理人員業(yè)務能力和電子檔案的管理水平。除此之外，鑒于檔案管理工作的整理歸類、建檔上傳的工作量龐大的特點，有條件的高?？煽紤]通過檔案管理平臺，由各個職能部門整理歸類、建檔上傳部分常規(guī)性的教學檔案、科研檔案、財務檔案、基建檔案等?；蛘呓Y(jié)合實際的管理工作，設置相應的實訓項目，為相關專業(yè)學生提供實習、實訓的機會。形成一個常態(tài)化、規(guī)范化的管理辦法，培育一支專業(yè)化的檔案管理隊伍。

（三）提高電子檔案的安全意識，保證文檔的真實有效

建立電子檔案的管理平臺能夠提高辦事效率，方便管理和他人的查詢查閱，但針對于電子檔案的易被刪除、文件損壞、計算機中毒、竊取等特點，要建立一套安全防范的機制，保證電子檔案的可靠性和安全性。首先為了防止病毒侵襲要安裝防火墻、設置門戶訪問、安裝殺毒軟件定期更新病毒庫等方法防范；其次，要嚴格遵守相關的電子文檔的安全保密制度，掌握好開放、控制的尺度。通過采取信息加密、身份驗證、權限控制、數(shù)字簽名等手段防止非公開文檔的被竊取和盜用；最后，鑒于計算機硬件故障和病毒侵襲和電子文檔意外損壞等特點，也一定要對所有電子文檔建立一個獨立的備份數(shù)據(jù)庫，備份服務器可以設置不連接外網(wǎng)。

（四）加快制定電子檔案的標準和制度

為了切實使高校電子檔案的管理落到實處，國家和省級的檔案管理部門除了定期評估各高校的檔案管理水平之外，也應該制定出臺統(tǒng)一的電子檔案管理辦法，從電子文檔的數(shù)字化建檔整理到內(nèi)容格式，從保全形式到規(guī)章制定都應該有一套統(tǒng)一的標準，確保高校電子檔案管理的安全有效的開展。

總之，在網(wǎng)絡技術日新月異的今天，檔案管理的電子信息化時代已經(jīng)到來，只有建立科學完善、先進便捷的數(shù)字檔案室，才能為更好地滿足教學科研的需要，才能更好地為學院各個部門提供便捷的服務。

[1] 中華人民共和國中央人民政府門戶網(wǎng)站.中華人民共和國教育部令(第27號令)[EB/OL][2012-1-16].http://www.gov.cn/flfg/2008-09/12/content_1093980.htm.

[2] 胡映君.我國高校檔案工作的標準—評新頒布的《高等學校檔案管理辦法》[J].廣東檔案,2009（2）.

[3] 李英.高校成人教育培訓電子檔案管理分析[J].南陽師范學院學報（社會科學版）,2011（7）.

[4] 郭洪莉.高校檔案管理工作的信息化建設[J].淮海工學院學報（社會科學版）,2011（2）.

[5] 李建平.高校檔案管理工作信息化建設探析[J].韶關學院學報.2011（2）.

[6] 王濤,唐曙光.淺論高校電子檔案管理的優(yōu)化策略[J].蘭合世界.2011（5）.

趙俊,男，廣東女子職業(yè)技術學院助理館員，主要研究方向為檔案管理。

G710

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1674-7747（2012）26-0042-03

[責任編輯 秦 濤]