基于協同辦公系統的二級教學管理模式研究

趙淑蘭，李廣仁

（1.東北電力大學信息化辦公室，吉林吉林132012；2.中油吉林化建工程有限公司，吉林吉林132000）

基于協同辦公系統的二級教學管理模式研究

趙淑蘭1，李廣仁2

（1.東北電力大學信息化辦公室，吉林吉林132012；2.中油吉林化建工程有限公司，吉林吉林132000）

本文分析了基于協同辦公系統的二級教學管理模式研究的重要性，從二級學院教學管理實際出發，對二級學院教學管理內容和數字化教學管理模式進行深入研究，提出了一種基于辦公系統的二級教學管理模式，此管理模式采用定制開發方法，充分利用現有數字化教學資源，極大地提高了二級學院辦公效率，對二級學院及學校整體教學質量的提高具有重要意義。

數字化校園；協同辦公系統；二級教學管理；定制開發

一、引言

隨著高等院校辦學規模的逐漸擴大，綜合性大學日益增多，校區數量逐年增加。教學管理工作任務重，頭緒多且復雜。原有的一級教學管理單位教務處已經不能滿足目前教學管理的新需求。校級的教學管理系統尚不能解決二級學院教學管理中眾多、繁瑣、易錯的事務。二級學院教學管理和教學手段網絡化還未全面普及，應用效率還不高。一些教學管理軟件往往存在重復開發、數據不能共享的問題。大量原始信息停留在電子表格和手工報表的模式上，而電子郵件等數字化信息手段沒有形成規模，緩慢、重復的信息獲取或資料統計往往占用了教師及管理人員大量時間。[1]

在日常的信息傳遞中，信息的發布多采用手工和電話為主的傳統信息傳遞方式，嚴重阻礙了教學管理水平的提高。除了占用教學人員大量時間和精力外，也不利于學校教學質量和辦學效益的提高。因此，實現二級學院教學管理數字化是高等學校開展教學活動的必然要求。不僅有利于教學管理活動的展開，而且使教學管理重心下移，提高工作效率、信息傳遞和反饋的準確性，更好地為教學服務。

二、二級教學管理數字化的目標

本課題研究的教學管理模式依托數字化校園建設的協同辦公系統平臺，全面實現二級教學管理信息化。二級學院教學管理的側重點在于有效地進行教學資源配置、教師教學研究和學生學業的引導。[2]實現二級學院教學管理數字化就是在學院范圍內建立無紙化教學管理模式、提高教學管理效率及管理水平的一種教學資源共享和交流平臺。此種教學模式的應用將極大方便教師使用,不僅加強教師間的溝通，而且對于完善教學質量評價體系具有重要意義。實現教學管理無紙化、教學文件規范化、工作效率速度化和管理水平先進化的教學管理新模式。從此將改變以往教學管理觀念陳舊、手段落后、信息化水平低的局面。

通過數字化校園中協同辦公系統的二級學院教學管理信息化的研究，一方面為全院教師提供全面、不斷更新的教學相關的表格、數據及其他教學信息；另一方面充分利用數字化校園已有資源，進一步建立科學、規范的教學管理模式，解決二級學院教學管理實際工作中的困難，使得在教學過程中的各環節，從文件的傳送到閱答、從教學運行到教學評估檢查、從教學計劃的執行到考試成績分析，全方位地管理，不僅適應高校教育教學發展趨勢，而且提供給教師、教學秘書和學生之間溝通的平臺。[3]縮短辦事周期，提高教學效率，簡化管理流程。

三、二級教學管理數字化的內容

通過數字化校園平臺實現二級學院教學管理信息化，不僅能夠充分利用現有的信息化資源，而且大大簡化了教學管理流程。例如傳統的教學計劃、聽課管理、畢業論文（設計）、課時量統計等都需要經過層層核對審批、處理周期長。采用二級信息化教學管理模式以后，使得管理組織規范化，大大提高工作效率。

二級學院數字化教學管理將圍繞教學活動展開，主要包括以下幾個方面：

1.日常教學管理模式的研究與探索

以往學院的日常教學管理工作是繁瑣、簡單、重復的機械勞動。從教材的征訂到教學計劃的制定，從工作量的統計、成績上報等到整理保管教學檔案等一系列環節都需要經過授課教師、教研室主任、主管教學院長層層填報、審批，最后到教學秘書的回收整理。工作時效性差，又由于高校一線教師彈性工作特點，往往給教學管理帶來不便。采用基于數字化校園的二級教學管理模式將真正做到教學管理為學生服務、為教師服務。

2.二級教學管理規范化研究

二級學院教學管理工作任務多。一些表格從填寫、打印，再到系主任的確認、主管教學院長的審核，最后遞交到校級教學管理部門，少說也得花上半天時間，甚至更長。如審核發現有錯漏，得重新打印，從頭再來，浪費了不少的人力物力，時效性差。[4]再加上文件在共享和統計中，格式不統一，手工轉換，從而加大了工作量。因此，基于數字校園對教學管理工作進行規范化研究，建立起一套適合二級學院教學管理和教學質量評價體系，使二級學院教學管理涉及的文件、統計表格、工作計劃等都有統一模板，嚴格規范教學管理辦法，這將對提高教學管理效率，進而促進教學質量的提高，具有重要意義。

3.教學管理數字化的可拓展性研究

隨著高校數字化校園建設的發展，辦公自動化應結合學校教學管理實際，實現教學管理數字化，不僅要求系統適應性強，而且應便于維護和擴充，并能與校級教學管理軟件相兼容。

在系統實施過程中，除了借助目前數字化校園資源，還要結合學校正在開展的數字化辦公平臺——協同辦公系統。開發定制教學管理中各環節的詳細流程，使二級學院的教學管理工作變得更具有條理性、更簡單化。在最短的時間和最少的人力條件下，達到最佳的工作效率。

具體實施方案采用定制法。就是將教學管理的文件實現院級教師共享，將分散的教學信息集中管理，統一發布，數據報表規范化。對教學各環節的文件及報表的填報、審批、統計匯總、確認工作，實現網絡化管理。減少重復性工作，降低工作強度，提高管理質量和管理效率，極大解決教學管理中的實際困難，方便教學秘書匯總，進一步促進教師和教學秘書間的交流和反饋。[5]

四、二級學院數字化教學管理的實施方法

隨著高校教學改革的不斷深化，實現二級教學管理體制改革勢在必行。對于二級學院充分利用數字化校園的建設平臺，運用數字化的辦公條件開發新的管理模式，探索適合二級學院教學管理的新方法，實現定制開發。

1.以教學管理文件為參考，梳理并優化教學管理流程

根據校級教學管理文件，對日常教學管理工作進行梳理，優化教學管理流程，為下一步工作提供制度保障。例如以教學管理實際工作中工作計劃制定，如學期教學工作計劃、學期教學檢查工作計劃、學期擬解決突出問題及解決措施、課堂質量評比計劃等進行流程的梳理和優化工作。

2.進行教學管理表單的定制開發

教學管理中，要經常進行表單的填報、審核、確認工作，內容多且審批流程復雜，借助數字化校園協同辦公系統，將二級教學管理所用的各種表單或各個環節進行定制開發。主要的表單有如下幾種類型：

（1）授課計劃標準格式;

（2）教學工作量統計表;

（3）教材征訂的標準格式;

（4）實驗教學任務書的模板;

（5）重修課的安排表單;

（6）實驗課表的模板;

（7）實驗教師工作量統計表模板;

（8）理論課教師工作量統計表模板;

（9）畢業設計選題表。

3.進行系統集成開發

通過以上步驟的實施，可以減輕學院教學管理工作強度，提高工作效率，進一步協調好領導、教師和學生三者之間的關系。

五、結束語

本課題的研究在實用性、通用性和可擴展性等方面具有顯著特點。系統的實現在實時地處理和監督日常的工作情況方面取得很大效果。進一步加強了外部的溝通與聯系，讓時間和空間的差異不再成為工作中的障礙。方便靈活的使用模式使用戶在網絡環境下，隨時隨地處理業務，可操作性和實用性強。同時系統的各種功能都能根據業務需求進行定制開發，系統功能具備通用性和可擴展性。業務參與者根據權限進行教學業務管理，所有人員協同處理工作事務，隨時隨地進行在線業務交流和溝通，形成真正快捷、安全、有效的辦公模式。系統不僅能隨著用戶規模的擴大進行擴展，而且能夠滿足日益增長的業務需求。

所以，實現基于協同辦公系統的二級學院教學管理，只有認識充分，才能有效地推行、健康地實施，才能真正做到提高高校教學管理質量和水平。☉

[1]王瑞萍.二級學院教育管理的科學化運作[J].重慶教育學院學報,2010,23（5）：21-22.

[2]朱磊.二級學院教學管理網絡化的研究與實踐[J].紹興文理學院學報,2007,27（12）：104-106.

[3]李山.二級學院教學管理研究與實踐[J].重慶工學學院學報（社會科學）,2008,22（12）：156-158.

[4]梁天權.高校二級學院教學管理信息化初探[J].科技咨詢導報,2007(2)：247.

[5]張林.基于服務導向的高校二級學院教學管理網絡建設研究[J].吉林省教育學院學報,2010,26（4）：21-22.

（編輯：楊馥紅）

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