新版公文格式國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB／T 9704—2012《黨政機(jī)關(guān)公文格式》簡(jiǎn)析

王 成

一、概述

黨政機(jī)關(guān)公文是黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，報(bào)告、通報(bào)和交流情況等的重要工具。為了適應(yīng)中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)和國(guó)家行政機(jī)關(guān)工作需要，推進(jìn)黨政機(jī)關(guān)公文處理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，2012年4月16日，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳聯(lián)合發(fā)布了《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（以下簡(jiǎn)稱《條例》），并于2012年7月1日正式實(shí)施。《條例》規(guī)定：公文的版式按照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。這就要求必須制修訂與《條例》配套的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《黨政機(jī)關(guān)公文格式》。

為此，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)于2009年啟動(dòng)了GB／T 9704—1999《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》的修訂工作。修訂工作歷時(shí)3年，新版國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB／T 9704—2012《黨政機(jī)關(guān)公文格式》于2012年6月29日由國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)正式發(fā)布，并于2012年7月1日正式實(shí)施。

二、GB／T 9704—2012的主要內(nèi)容

GB／T 9704—2012共包括11章，主要規(guī)定了黨政機(jī)關(guān)公文通用的紙張要求，排版和印刷裝訂要求，公文格式各要素的編排規(guī)則，公文中的表格處理，公文中計(jì)量單位、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和數(shù)字用法以及信函、命令（令）、紀(jì)要三種特定格式的公文，并給出了十幾種公文式樣。具體包括：

（1）范圍。

（2）規(guī)范性引用文件。

（3）術(shù)語(yǔ)和定義。

（4）公文用紙主要技術(shù)指標(biāo)：涉及紙張定量、白度、橫向耐折度、不透明度和p H值。

（5）公文用紙幅面尺寸及版面要求：包括幅面尺寸、頁(yè)邊（上白邊）、訂口（左白邊）、版心尺寸、字體和字號(hào)、行數(shù)和字?jǐn)?shù)以及文字的顏色。

（6）印制裝訂要求：包括印制要求、印刷要求和裝訂要求。

（7）公文格式各要素編排規(guī)則：包括公文格式要素的劃分，版頭、主體、版記、頁(yè)碼等公文格式要素的編排。

（8）公文中的橫排表格。

（9）公文中計(jì)量單位、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和數(shù)字的用法。

（10）公文的特定格式。

（11）公文式樣。

三、GB／T 9704—2012較之GB／T 9704—1999的主要變化

GB／T 9704—2012《黨政機(jī)關(guān)公文格式》是對(duì)GB／T 9704—1999《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》的修訂，自 實(shí) 施 之 日 起 代 替 GB／T 9704—1999。GB／T 9704—2012 相 對(duì) 于 GB／T 9704—1999 而言，在標(biāo)準(zhǔn)名稱、適用范圍、標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)、公文用紙、公文印刷裝訂要求、公文要素編排、特定公文格式編排等方面進(jìn)行了修訂。

1.修改標(biāo)準(zhǔn)名稱

標(biāo)準(zhǔn)的名稱由1999版的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》改為2012版的《黨政機(jī)關(guān)公文格式》，英文名稱也相應(yīng)地由“Layout key for official document of administration”修 改 為 “Layout key for official document of Party and government organs”.

2.修改標(biāo)準(zhǔn)的適用范圍

標(biāo)準(zhǔn)的適用范圍從國(guó)家行政機(jī)關(guān)制發(fā)的公文擴(kuò)展到各級(jí)黨的機(jī)關(guān)和國(guó)家行政機(jī)關(guān)制發(fā)的公文。

3.調(diào)整標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)

（1）GB／T 9704—1999的第5章“公文用紙幅面及版面尺寸”、第6章“公文中圖文的顏色”、第7章“排版規(guī)格與印制裝訂要求”調(diào)整為GB／T 9704—2012的第5章“公文用紙幅面尺寸及版面要求”、第6章“印制裝訂要求”。

（2）GB／T 9704—1999的第9章“頁(yè)碼”并入GB／T 9704—2012的第7章“公文格式各要素編排規(guī)則“。

（3）新增“公文中計(jì)量單位、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和數(shù)字的用法”，將其作為第9章。

4.調(diào)整裝訂要求

按總體要求、騎馬訂和平訂、包本裝訂三個(gè)層面，對(duì)GB／T 9704—1999有關(guān)裝訂要求的內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整。同時(shí)將GB／T 9704—1999中的“騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷?shū)芯上下各1／4處”的說(shuō)法調(diào)整為“訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70 mm處”，并新增“騎馬訂釘鋸均訂在折封線上”的要求。

5.增加、刪除若干要素并調(diào)整部分要素名稱

GB／T 9704—2012新增“發(fā)文機(jī)關(guān)署名”“頁(yè)碼”兩個(gè)公文格式要素，刪除“主題詞”格式要素，并將GB／T 9704—1999中的“眉首”“公文份數(shù)序號(hào)”“秘密等級(jí)和保密期限”“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)”“公文標(biāo)題”“公文正文”分別修改為“版頭”“份號(hào)”“密級(jí)和保密期限”“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志”“標(biāo)題”“正文”，保留“附件”并增加“附件說(shuō)明”。

6.修改若干要素編排規(guī)則

GB／T 9704—2012對(duì)下面的要素編排做了統(tǒng)一：

（1）份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度

——份號(hào)：如需標(biāo)注份號(hào)，用6位3號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。

——密級(jí)和保密期限：如需標(biāo)注密級(jí)和保密期限，用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。

——緊急程度：如需標(biāo)注緊急程度，用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角。

——如需同時(shí)標(biāo)注份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度，按照份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。

（2）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志

——發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，也可以不加“文件”二字；

——發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志上邊緣至版心上邊緣由25 mm改為35 mm，取消上行文的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志上邊緣至版心上邊緣距離為80 mm的規(guī)定。

（3）發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章

——發(fā)文機(jī)關(guān)署名：GB／T 9704—1999規(guī)定“單一機(jī)關(guān)行文、兩個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文時(shí)不署名，兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合行文時(shí)都要署名”，而GB／T 9704—2012規(guī)定無(wú)論是單一機(jī)關(guān)行文，還是兩個(gè)或兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，一般都要署名。

——加蓋印章的公文：成文日期一般右空四字編排；單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，一般標(biāo)注發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章同時(shí)下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期；聯(lián)合行文時(shí)，一般標(biāo)注發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個(gè)印章同時(shí)下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期。

——不加蓋印章的公文：?jiǎn)我粰C(jī)關(guān)行文時(shí)，在正文（或附件說(shuō)明）下空一行右空二字編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機(jī)關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長(zhǎng)于發(fā)文機(jī)關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)使成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)；聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)署名，其余發(fā)文機(jī)關(guān)署名依次向下編排。

——成文日期：GB／T 9704—2012規(guī)定用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。

——印章：GB／T 9704—1999規(guī)定印章采用中套、下套方式，而GB／T 9704—2012規(guī)定：印章端正居中下壓，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期處于印章中心偏下位置；增加不加蓋印章的編排規(guī)則和簽名章的編排規(guī)則。

7.細(xì)化信函、命令（令）和紀(jì)要格式

GB／T 9704—1999對(duì)公文的特定格式，如信函、命令（令）和紀(jì)要等，沒(méi)有進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，GB／T 9704—2012對(duì)信函、命令（令）和紀(jì)要等特定公文的格式進(jìn)行了較為詳細(xì)的規(guī)定，可操作性和實(shí)用性強(qiáng)。

8.增刪式樣

GB／T 9704—1999所提供式樣較少，只有6個(gè)，GB／T 9704—2012在此基礎(chǔ)上，刪除其中的“上行文首頁(yè)式樣”，另外新增7個(gè)式樣：聯(lián)合行文公文首頁(yè)版式兩個(gè)、信函格式首頁(yè)版式、命令（令）格式首頁(yè)版式、公文末頁(yè)版式、附件說(shuō)明頁(yè)版式、帶附件公文末頁(yè)版式。

9.統(tǒng)一公文中紅色分隔線

GB／T 9704—1999中使用了“正線”“反線”“武文線”“文武線”等概念，但沒(méi)有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)對(duì)這些概念進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定，影響實(shí)際應(yīng)用。為避免這一問(wèn)題，GB／T 9704—2012統(tǒng)一將這些線稱為紅色分隔線，并對(duì)其粗細(xì)程度分別進(jìn)行了規(guī)定。

四、關(guān)于GB／T 9704—2012《黨政機(jī)關(guān)公文格式》的宣貫教材

GB／T 9704—2012涉及面廣，影響大。為緊密配合《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的實(shí)施，做好GB／T 9704—2012《黨政機(jī)關(guān)公文格式》的宣傳貫徹工作，使各級(jí)黨政機(jī)關(guān)工作人員盡快熟悉、掌握和運(yùn)用GB／T 9704—2012，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)組織編寫(xiě)了《GB／T 9704—2012〈黨政機(jī)關(guān)公文格式〉國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用指南》。該指南對(duì)GB／T 9704—2012《黨政機(jī)關(guān)公文格式》進(jìn)行了系統(tǒng)講解和全面闡述，主要內(nèi)容包括公文格式標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)編制過(guò)程、標(biāo)準(zhǔn)條文釋義、常見(jiàn)問(wèn)題解答，并結(jié)合公文處理工作實(shí)際，給出了不同應(yīng)用背景下公文格式的式樣。

因此，為全面了解關(guān)于GB／T 9704—2012《黨政機(jī)關(guān)公文格式》更詳細(xì)的闡釋，以更好地領(lǐng)會(huì)和掌握GB／T 9704—2012的精髓，請(qǐng)參考中國(guó)質(zhì)檢出版社（中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)出版社）出版的《GB／T 9704—2012〈黨政機(jī)關(guān)公文格式〉國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用指南》一書(shū)。