公立醫院改革形勢下的檔案管理工作

鄭高瑩*

（廈門市婦幼保健院，福建 廈門 361003）

隨著衛生部《關于印發公立醫院改革試點指導意見通知》的發布，公立醫院改革工作在全國范圍內開展，此次改革強調堅持公立醫院的公益性質，把維護人民健康權益放在第一位，實行政事分開、管辦分開、醫藥分開、營利性和非營利性分開，推進體制機制創新，調動醫務人員積極性，提高公立醫院運行效率，滿足人民群眾基本醫療服務需求，切實緩解群眾看病貴、看病難問題。公立醫院改革的推行，給作為醫院管理內容之一的醫院檔案管理工作帶來了新的問題和新的挑戰。因此，如何在新形勢下及時轉變觀念、創新工作方式、滿足改革需求，對當前醫院檔案管理工作具有深刻的意義。

廈門是公立醫院改革的試點城市之一，筆者所在的公立醫院在經歷一年多的改革嘗試中取得了一些成果。這些成果既體現了檔案管理在醫院改革中的重要作用，也見證了檔案管理在改革中的進步與發展。

1 醫院檔案為醫院改革提供了可靠依據

醫院檔案是醫院建設中重要的信息資源，它全方位記錄著醫院的事業發展，是醫院宏觀管理與微觀管理的原始信息，它能為決策者提供理性思考的基礎，促進醫院業務水平的不斷提高，增強醫院的競爭實力，是醫院管理工作中的重要組成部分。隨著新一輪醫療衛生體制改革的全面鋪開，其中的每一項決策都可能影響著醫院未來發展的命運，因此，充分閱覽并借鑒各類檔案并汲取其中的有效信息，是各級行政機關和醫藥衛生部門在做出改革決策時必須慎之又慎的首要工作。比如，此次公立醫院改革嘗試實行醫藥分開，為此，當地衛生行政部門必須查閱歷史數據，深入了解此前藥品收入在各醫療機構業務收入中的比重情況，并結合醫院發展的實際，制定實行本地醫藥分開的步驟及計劃。簡而言之，只有立足本地實際，才能在堅持中央確定的改革方向和原則的基礎上，因地制宜，大膽探索創新，建立適應自身發展的醫院改革模式，才能使醫院做出正確決策，更切實有效地服務于社會。

2 公立醫院改革對檔案管理的新要求

2.1 醫院改革擴大了檔案收集范圍，檔案歸檔范圍應及時更新

隨著醫院改革的深入，各設區醫療機構逐步拓寬服務領域，創新服務方式，改變服務模式，如門診實行全天候服務、無假日醫院，導醫導診、電子病歷、臨床路徑、優質護理、信息化管理、健康教育、計劃生育輔導、對口支援、雙向轉診、巡回醫療等，為患者提供多方位、深層次的優質服務。伴隨著服務項目的拓展和服務內涵的深化，各類醫療護理文件、原始診療資料、數據信息急劇增加。近年就增加了醫德醫風、臨床路徑、優質護理、社區家庭健康檔案等數十種內容，在豐富醫院檔案內容的同時，也給檔案的收集增加了難度。特別是醫療資源共享、檢驗結果互認等措施的全面普及，更使檔案收集渠道更加分散化。

因此，為適應不斷出現的改革內容，應及時調整檔案收集方法，注重收集的及時性，完整性，針對不同醫療機構的共享內容，嘗試建立相應的聯合建檔的收集方法和管理制度。對新增服務項目、擴大服務范圍中形成了檔案資料要分門別類通過多種渠道予以收集，形成良好的收集歸檔循環;對增設的專科門診、診療科室、服務部門還應做好兼職檔案、信息員的建檔指導工作。在這些工作的基礎上，要定時調整或更新檔案的歸檔范圍，使各部門的兼職檔案員有“法”可依，及時歸檔，避免歸檔材料的流失。

2.2 醫院改革使檔案管理模式更加現化化

信息化建設是此次公立醫院改革的一項重要內容，信息化的普及在方便病人就診、縮短病人等待時間、提高醫務人員工作質量效率以及緩解“看病難、看病貴”等方面起到了積極作用。（醫院信息化建設的優勢）當前，各大公立醫院投入了不少人力、物力加強信息化建設，對病人而言，可以通過自助模式在電腦上完成相關信息的錄入，如自助預約、自助掛號、自助存款、自助評價等；對醫務人員來說，則可以實現OA辦公自動化、電子病歷、移動查房、移動護士站等多種智能化的信息系統。這些載體形式的變化，為醫療服務單位的改革和發展注入了無限生機，也給醫院檔案管理模式帶來了新的課題。

這些信息資料的匯總、存儲及歸檔必然使檔案管理更加檔范化、精細化，特別是使檔案管理的前端控制顯得更為必要。檔案室可通過計算機網絡，自動向計算機終端工作站適時收集掛號信息、預約數據、病人反饋意見等原始信息；對政務信息則在工作業務中進行文件信息數據處理的同時，執行電子文件形成與歸檔的功能，使檔案室成為更加現代化的信息儲藏中心和利用中心，使醫院向數字化醫院邁進，為未來的信息資源全面共享打好基礎。

此外，信息化也應該被應用到檔案自身的管理中。醫院改革過程中，各方面對檔案信息的需求有增無減，并且要快速、準確、系統地提供。但目前，許多醫院的檔案管理仍停留傳統的手工管理方式，無論從數量上、內容上、速度上都難以適應醫院改革的快節奏。現代信息技術的發展，已經為檔案管理的現化代奠定了基礎，可建立檔案機讀目錄數據庫，實現檔案從目錄到內容全面信息化，在特殊情況下甚至可以實現檔案的遠程管理。實踐也證明，檔案管理工具越科學，檢索時間越縮短，檔案查找的準確率、全面性會越高，檔案信息資源的開發就越廣泛而深入，那些沉睡在恒溫庫房中的歷史書卷才能真正被喚醒，才能顯示出其歷久彌新的生命力和價值。

2.3 醫院改革要求檔案資源的開發利用更加深入

長期以來，醫院檔案特別是綜合檔案更多地注重案卷數量、整理及保管，在檔案資源的開發利用工作中存在明顯的被動性和盲目性，制約了檔案信息的二次加工和開發利用，嚴重影響了檔案事業自身的發展。為了更好地適應醫療改革，醫院檔案工作者要更加積極主動地參與醫院管理，融入公立醫院改革的大潮中，主動了解改革的重點和難點，實現檔案管理與醫院改革的同步規劃、同步發展，而檔案管理的重心也迫切需要在整理、保管的基礎上向收集、開發利用轉變，為醫療改革提供多渠道的信息服務。

要加強與醫院各管理部門的聯系，及時了解醫院各項工作的需求，探索檔案流向和服務的有效途徑與方法，研究檔案利用規律，為利用者的決策準確提供檔案信息參考；要圍繞醫療改革中的重點問題和關鍵問題，有針對性、創造性地開展編研工作，以便于用者進行系統的總結，為下一階段的改革提供有效的借鑒；要推動檔案館藏由“單一型”向“綜合型”方向發展，搞好檔案、資料、情報信息的一體化服務，這樣可以使醫院的各種信息互相補充，互相滲透，構成醫院信息的完整體系，為醫院改革的穩步推進打造良好的基礎。