加強醫院人事檔案管理的重要性

董凱茹

（內蒙古呼倫貝爾市中蒙醫院，內蒙古 呼倫貝爾 021000）

1 醫院人事檔案管理的現狀分析

1.1 人事檔案管理重視程度不夠，保護設施不健全

很多醫院認為人事檔案工作就是抄抄寫寫的保管性事務工作，只要不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就可以了，未能從實質上認識其重要性，也沒有引起醫院管理者的重視，人事檔案管理都是其他人事管理人員兼管，屬于非專業人員管理。不得不說人事檔案管理的不完善，一旦發生丟失或者不可抗力造成的他們的原始檔案找不到的情況，將造成人事檔案材料的不完整，給本人造成很大損失，給新錄用單位在人事審核、審批工作中帶來不便。2009年，我院引進了數位高級專業技術人才，在整理人事檔案時，發現有一名主任醫師缺少原始檔案材料，無法辦理正常調動、派遣手續。之后通過人事局、人才服務中心協調，加之本人留存的部分復印材料，才辦理了調轉手續，但也不能取得其原來的全部人事資料。

1.2 人事檔案管理方式和手段相對落后

人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。隨著科學技術手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統已得到普遍采用，但有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發揮，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，這些不利于人事管理效率的提高。不得不說存在檔案資料不完整的情況、存在聘用制人員檔案管理空白的情況，沒有實現信息化管理。加之檔案管理人員管理水平不高，管理手段落后，各級管檔部門沒有組織專業知識培訓，業務不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，因此嚴重影響了檔案管理水平。人事檔案工作呈現出非系統性、地域性、非共享性等缺陷。

2 加強醫院人事檔案管理的基本構想

隨著醫院規模的不斷擴大，經濟實力的增強，人事制度改革和人員模式改變，給醫院帶來了人員眾多、管理多元化的特點，也給人事檔案的管理模式提出了新的要求。因此，建立完善的醫院人事檔案管理系統就體現了醫院人事管理（含檔案）的整體管理水平。

2.1 建設人事檔案管理創新體系

①創新管理模式。社會化開放式人事檔案管理。人事代理制度的施行與市場化運作的方式會對人事檔案管理提出更高要求，這就要求檔案管理社會化，從長遠角度來講，醫院的人事檔案應集中統一由人事檔案部門管理，不論編制內人員還是聘用制人員，每個人的人事檔案由社會化的人才機構集中統一管理，與戶籍制度、人事代理制度相互協調運行，那么就可以避免原單位領導若不同意調走，其人事檔案和戶口就不能轉走這種情況的出現。可見，建立一種社會化的開放式人事檔案管理模式是非常必要的。②創新管理理念。檔案管理工作者必須解放思想，更新觀念，改變過去重藏輕用，被動服務的狀態，本著“以人為本，服務至上”的服務理念，把滿足全社會用戶和醫院的需求作為檔案管理工作的中心環節和價值走向，以創新理念和創新行為來加強檔案管理。③創新人才資源。檔案管理人員要樹立服務意識，主動開發人力資源信息，變封閉式管理為開放式管理，將搜索到的人才信息以最快的時間傳遞給用人科室，為臨床、教學和科研工作服務。要樹立人才資源是第一資源的思想，努力造就一支業務精、作風正、工作實、紀律嚴的專業人員。通過建立衛生專業技術人員業務檔案、增加資金投入、引進計算機管理軟件、完善醫院人事檔案管理制度等一系列措施，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統，實現人事檔案資源的合理配置和利用，確保醫院在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，為醫院的可持續發展奠定堅實的基礎。

2.2 建立人事檔案管理工作考核評估體系

①主管部門定期考核制度。主管人事檔案的各級檔案局（館）、人事組織部門等，可以采用定期考核、獎懲結合的辦法對各單位人事檔案管理工作進行監督管理。這樣可以引起醫院對人事檔案管理工作的重視。醫院只有重視人事檔案管理，才能激發檔案管理人員工作積極性，才能更好的為醫院人事人才工作服務。②醫院應當建立人事檔案管理工作激勵機制，進一步提高人事檔案管理工作者的待遇，從而調動其工作積極性，變被動為自覺做好工作。應當改變檔案管理工作的地位和作用，將醫院檔案室變成專職檔案管理的職能部門，也要設立專門的人事檔案管理人員，這樣才能使檔案機構高效、安全、到位，才能實現人事檔案工作的超越，人事檔案管理要最大限度地實現人事檔案資源的開發與利用，為醫院人才管理服務。③個人監督制度。檔案材料由檔案當事人和人事檔案管理部門雙方共同審核、鑒定，這樣盡量避免在收集整理過程中，避免丟失、棄檔現象發生。同時監督人事檔案管理工作者、促使人事檔案工作者對過去工作的反思和對新問題的思考，更好的做好人事檔案工作，為醫院建設發展服務。

醫療衛生事業發展速度的不斷加快的今天，醫院人事檔案工作的重要性顯得更加突出，職工人事檔案包含了一個職工個人學習、工作經歷、生活狀態和工作成績的所有原始記錄，是職工享受各種社會待遇的憑據，做好人事檔案工作，對于推動醫院人力資源管理和促進醫院的長足發展，對于實現醫院人才戰略，都起著有力的支持。醫院人事檔案管理工作必須與時俱進，注重服務性，才能提高檔案的利用價值，才能使人事檔案煥發新的生機和活力。

[1]孫中華.醫院人事檔案管理工作的體會[J].中醫藥管理雜志,2009,17(2)：148-149.

[2]李方.淺談人事檔案管理工作如何適應新形勢的需要[J].科技創新導報,2008(31)：179.

[3]汪紅梅,孟煜.醫院人事檔案管理的做法[J].解放軍醫院管理雜志,2006,13(8)：55.