醫院檔案管理實踐探索

付善鋒

醫院檔案管理實踐探索

付善鋒

隨著我國衛生事業和計算機信息技術的不斷發展，醫院對檔案管理的方式也越來越信息化，檔案管理工作能不能及時跟得上實踐的需要，成為衡量醫院管理水平的重要標志之一。本文著重探討了在實踐中如何做好醫院檔案管理工作。

醫院;檔案管理;實踐

1 建立系統的檔案管理制度

1.1 明確職責，完善檔案管理內容 隨著社會經濟和科學技術的不斷發展，檔案管理也朝著現代化、科學化的方向發展，對于檔案管理的要求也越來越高，無論是在管理體制上，還是在管理方式上，都在時代發展和現實需求的基礎上，要求改革創新［1］。因此，建立系統的檔案管理體制，完善明確的責任體系顯得十分重要。醫院檔案的形成、管理涉及全院每一位醫護人員，是一項系統工程，需要醫院領導和各個部門的支持與協助。因此，在職責體系中，可確定院領導作為一級負責人，宏觀指導檔案管理工作的方針和計劃，制定工作監督體制;在全院各科室另外確定負責人，對檔案部門負責并指導檔案部門的具體工作;檔案部門的負責人和工作人員則為實際執行人，這樣建立一個在院領導指導下的責任體制，明確各方職責，有利于檔案部門工作的開展和具體的責任追究。

醫院檔案是醫院在長期的醫教研工作、醫院管理等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的材料，及時地收集、整理、鑒定、保管，是檔案管理的最基本工作，因此，保證收集材料的完整性十分重要。醫院制作檔案的目的，一方面是要保存醫院的歷史資料、各項文件材料及各方的檔案資料;另一方面則是為將來的使用提供便利，領導在進行決策、研究工作、處理重大問題時，都離不開醫院檔案來做實證性研究。因此，檔案在進行管理的過程中，需要按照科目進行系統性的編目歸檔，比如按照醫院完成科研成果的不同項目類別，或者按照從事醫院醫療、教學、建設、科研等工作活動中形成的應歸檔保存的技術文件材料等方面進行整理、編目和歸檔，或者是按照每年醫院的立項、報告等資料整理、編目歸檔等，只有在實踐中不斷豐富檔案管理的內容，才能適應現實的需求和時代的發展。

1.2 完善檔案管理方式 隨著醫院的發展，醫院醫生、護士的增多，同時也意味著文件資料、檔案資料的增多。信息量的增加意味著檔案管理方式需要不斷地創新與完善。第一，要注重材料的搜集及系統地整理。資料的搜集主要依靠兩種方式，一是傳統的館藏紙質資料，需要靠人工搜集，二是現代化的信息檢索，如今信息技術運用到了檔案管理上，各種資料基本已電子化，但同時傳統的紙質資料保管并沒有被廢棄，紙質資料的電子化工作仍在進行，因此，這兩方面都要重視。第二，要對檔案進行分門別類，歸類管理。檔案的歸類十分重要，這直接關系到將來的提取利用。對于檔案的歸類管理，工作人員都應有專業的培訓，這類工作煩瑣細致，需要工作人員嚴格按照專業化要求做好分類整理。第三，要做好檔案管理的監督、檢查，建立系統的資料評估體系。為了確保檔案信息的完整性，醫院要建立一套系統的資料評估體系，做好監督、檢查工作，以便及時發現問題，解決問題。

1.3 健全工作人員管理體制 在醫院的檔案管理人員的選取中，往往都是以有經驗者優先，而這在某種程度上制約了引進先進人才，即那些沒有經驗，但是思想靈活，勇于創新的人才。因此，這種方式制約了人才的流動，而由于從事管理工作的都是一些有經驗的老員工，雖然有經驗，但是管理方式保守、陳舊。另一方面，從事檔案管理工作的人員有兩部分，一部分是各醫院檔案部門專職檔案人員，一部分是各職能部門的兼職檔案人員，從事檔案管理的工作人員待遇差，升遷慢，無法吸引年輕有為的人才前來從事，因此，檔案人員尤其是兼職檔案人員的流動性很大，這嚴重影響了檔案工作的正常開展。因此，建立一個全新的檔案人員管理體制十分重要。要積極推動檔案管理工作，可以引進競爭激勵機制［2］。首先提高檔案管理工作人員的待遇和地位，吸引能者前來，進而積極推行全員聘任競爭上崗，真正做到優勝劣汰，從而充分調動員工的積極性，最大限度地挖掘個人潛力。在人員的管理上，也要相應的建立一些激勵機制，如用人制度、分配制度、獎勵制度，將個人工作表現作為考核的重要指標，并與勞動報酬、晉職掛鉤，促進檔案管理工作的良性發展。

2 提高檔案管理工作人員的整體素質

2.1 對檔案管理人員進行專業及素質教育培訓 檔案管理工作水平的高低、質量的優劣，取決于檔案工作人員的專業水平及整體素質。因此，醫院應該加強檔案人員自身專業水平及整體素質的培養:(1)培養檔案管理人員的專業素質。在這方面，醫院可經常組織工作人員參加一些檔案業務培訓，學習關于檔案管理工作的法律法規，學習系統的、最新的檔案管理方法，調動工作人員積極性，定期對檔案管理工作中收集、立卷等存在的問題做匯報反饋，積極組織探討解決方案，明確整改的方向和措施等。(2)培養其創新及實踐應用能力，把專業知識靈活地運用到檔案管理中去。隨著檔案管理信息化的發展，亟需一些年輕有為，懂電腦且熱愛檔案管理事業的人才從事檔案管理工作，醫院應跟上社會發展的步伐，培養懂網絡化、信息化的專業人才，運用現代化的管理知識和技術，與時俱進，推動檔案管理工作的進步與創新。(3)培養其綜合服務素質。加強檔案管理人員的思想政治教育和職業道德教育，培養其“業務精通，愛檔如珍，維護歷史，兢兢業業，服務現實”的服務理念。

2.2 營造人性化的工作環境 (1)營造活潑的工作環境，調動檔案管理工作人員的積極性。檔案管理工作本身是一項與資料打交道，略顯枯燥的工作，如果不在枯燥的工作氛圍中，引進新鮮的活力，很容易使工作人員陷入困頓、不積極進取、思維呆板化等不良情緒，不利于工作的開展與創新。醫院可通過組織開展一些積極的活動，比如檔案管理知識競賽、先進檔案管理工作人員評比等，調動工作人員的工作激情與活力，通過活動的參與，也可起到提高其專業知識水平的作用，可謂一舉兩得。(2)合理安排工作崗位，尊重員工的專長和特點。一是醫院在人員工作崗位的安排上，可以針對檔案管理專業人員的專長和個人個性特點，將工作人員安排在適合的崗位上，使其更加充分地發揮專長、喜好，使檔案管理工作更加有效率，努力營造一種尊重個性，鼓勵創新，信任理解的良好環境。二是完善檔案干部終身教育體系。醫院可把他們朝多層次復合型專業人才隊伍方向發展培訓，切實增強檔案干部和館員運用專業理論解決實際問題的能力。三是完善檔案管理工作人員的福利待遇。檔案管理工作人員待遇不高，地位不受重視，是導致其人員流動性偏高的一個重要因素，人員的流動性太大會造成工作開展的不穩定，工作銜接不上或者銜接出紕漏，因此，醫院在這一方面要特別重視，對癥下藥，培養一個團結穩定的工作團隊。

3 建立信息化的檔案管理體系

傳統的檔案管理主要是依靠人工以手工方式收集、儲存、加工、歸檔的方式來進行檔案管理工作，這種方法有其長處，但隨著現代信息網絡技術的發展，檔案資料及信息量的大大增加，傳統的檔案管理工作已跟不上時代發展的步伐，通過人工收集信息效率低，資料的查找及檢索不方便，耗時長，在如今這個信息化發展的時代，人們已經習慣通過電子資源，用最便捷的方式、花最少的時間搜索到自己想要的資料，因此，要做到檔案管理的信息化。可從以下三個方面著手:(1)建立數字化的檔案圖書館，實現網上歸檔、網上檢索。利用現代化的技術手段，把檔案館中所儲存的檔案、照片、錄音及錄像等資料，進行數字化處理，并全部上載到相關的全文化數據庫或者多媒體數據庫中去。這是一項工作量非常大的工作，需要工作人員的耐心細致。利用信息化的方法和手段，可極大地提高檔案信息管理和利用的效率。(2)做好檔案管理信息安全化工作。隨著檔案管理的信息化，隨之而來的便是一系列的信息安全問題。檔案的信息安全包括內部工作人員操作失誤、系統設備故障或者來自外部的惡意攻擊，如計算機病毒、黑客等所引起的信息損毀和遺漏以及信息保密問題［3］。醫院的檔案信息安全管理，可聘請專業人員來加強信息安全，如設立防火墻，一旦遇到外部攻擊或者中毒現象，需要及時有專業人士進行接觸，以防止信息的損毀、遺失或被竊，與此同時，還要不斷培養和強化從業人員的安全保密意識和安全防范技能。另外，還要十分注意信息的備份，對于重要的信息應以多種方式備份并且分開存放，以防止信息損毀而帶來無法恢復的損失。(3)培養檔案管理工作人員的信息技術、網絡技術、計算機實際應用等專業水平。醫院檔案的信息化管理，無論是實際操作，還是對于信息安全的防范，都需要其從業人員具備較好的計算機、網絡、信息等實際應用能力，因此，對工作人員專業素質的培訓必不可少。

［1］烏慶正．搞好檔案資源建設之淺見［J］．山東檔案，2009，16 (3):31．

［2］李華．對醫院檔案管理創新的思考［J］．佳木斯大學社會科學學報，2010，12(4):23．

［3］盧慧軍．數字化時代檔案信息資源開發利用［J］．寧波電大學報，2010，19(3):18．

10.3969/j．issn.1674－4985.2012.07.066

256603濱州醫學院附屬醫院

付善鋒

2012－01－06)

(本文編輯:連勝利)