ERP 實施及應用分析——基于貴州X 貿易公司的實踐

貴州財經學院會計學院 劉軍軍

貴州X 貿易有限公司業務發展迅速，公司業務已經遍及東南亞，由過去的單一銷售轉變為如今的綜合性貿易企業。公司主營業務有共有五項，分別是投資開發、礦山資源開采、化工大宗原材料、礦產品精細加工和物流。隨著業務的不斷擴大，在業務量和客戶數量不斷增多的同時，貴州X 貿易有限公司出現了多方面的管理問題，具體見表1。

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針對這些方面，貴州X 貿易有限公司的董事長認為，無論從當前企業的規模上、效益上還是行業影響力看，公司目前還只能算此行業中的一條小船，但是逆水行舟，不進則退，這樣按照原有的狀況發展下去，會有被市場的“風浪”打翻的風險；與此同時，他強調，企業規模大小不影響信息現代化過程，信息化對于小企業同樣重要。信息化可以促進企業創新、完善企業的企業管理，信息現代化建設必然是企業發展的方向，所以要讓貴州X 貿易有限公司應用ER P管理軟件。

一、ERP系統應用特點

在企業中，一般的管理包括三方面內容，見圖1。這三個方面共同構成一個集成體，通過相應的接口，能夠很好地整合在一起對企業進行管理。ER P系統代表了當前集成化企業管理軟件系統的高水平，ER P系統的特點包括:（1）現代企業的快速發展，使得企業與外部的業務單元之間、企業內部各個組織單元之間的協調變的越來越多，通過使用ER P系統，可以應用全新的較為完整的組織架構，從而達到跨國經營的“五多”需求（多國家、多地區、多工廠、多幣制、多語種）。（2）ER P可以對市場快速響應，更加注重面向市場，面向經營以及面向銷售。不僅如此，ER P系統還支持供應鏈管理，更加強調供應商、分銷商與制造商之間的新式合作伙伴關系。（3）ER P更加強調財務管理方面，具有比較完善的企業財務管理系統。這樣，可以將企業最看重的“三流”（資金流、信息流、物流）有機的結合在一起。（4）ER P 更加強調工作流與企業流程，通過工作流，ER P可以實現企業的四大集成（財務、人員、分銷與制造間），同時ER P還能很好的支持企業流程重組。（5）ER P 支持全新的M R PⅡ&JIT的混合生產管理模式，同時支持諸如連續流程制造、離散制造等多種生產方式。（6）ER P還考慮到人力因素在企業生產經營規劃中起到的重要作用，同時，也考慮了人力資源開發的培訓成本以及后期的運作成本等。（7）事務處理控制方面，ER P支持在線分析處理、售后服務及質量反饋，強調企業的事前控制能力，為企業提供了企業所關注的關鍵問題（客戶滿意度、適應變化、質量、績效）的實時分析能力。（8）ER P采用了全新的計算機技術，如C/S分布式結構、B/S結構、第四代全新語言及輔助工具、面向對象技術、圖形用戶界面等，同時，ER P支持不同平臺之間的相互操作。

圖1

二、貴州X貿易有限公司ERP需求概況

在企業實施ER P之前，企業必須了解ER P，有很多必要的問題是需要了解的，例如知道什么是ER P、ER P能做什么以及企業面臨的問題能否通過ER P來解決。歸根結底，最關鍵的問題是企業的需求是什么。貴州X 貿易有限公司的總體需求見表2。

表2 貴州X 貿易有限公司的總體需求

三、貴州X貿易有限公司軟件選型過程

具體的選型原則見表3。

表3 貴州X 貿易有限公司的選型原則

四、貴州X貿易有限公司ERP系統簡介

ER P系統是指建立在信息技術基礎上，以系統化的管理思想，為企業決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。是從M R P（物料需求計劃）發展而來的新一代集成化管理信息系統，擴展了M R P的功能，其核心思想是供應鏈管理。跳出了傳統企業邊界，從供應鏈范圍去優化企業的資源。ER P系統集信息技術與先進管理思想于一身，成為現代企業的運行模式，反映時代對企業合理調配資源，最大化地創造社會財富的要求，成為企業在信息時代生存、發展的基石。對于改善企業業務流程、提高企業核心競爭力具有顯著作用。

貴州X 貿易有限公司采用金蝶K/3 ER P系統，金蝶K/3作為中小企業ER P市場的領軍品牌，一直專注于中小企業管理模式的研究和探索，基于80萬成功客戶的管理實踐以及十數年的潛心研發，“中小企業管理智庫”正逐步形成，K/3也已發展成為具備全面應用、完整協同、敏捷制造、卓越模式四大顯著領先優勢的軟件品牌——金蝶K/3 W ISE創新管理平臺，打造中國智造最佳信息化引擎。

金蝶K/3 ER P為人力資源管理提供了方案。金蝶戰略人力資源管理解決方案，是為期望推行戰略人力資源管理的企業而設計的。這些企業會圍繞企業戰略構建人力資源管理體系。注重以能力為核心進行人才選拔評估、培訓開展；注重過程甚于結果的績效管理；注重崗位價值、市場水平和業績結合的薪酬激勵管理；注重帶動員工、直線經理、高管層共同參與的協同人力資源管理；注重通過專業化、精細化、前瞻性的人力資源管理，幫助企業提升組織能力，推動企業戰略的實施。

五、貴州X貿易有限公司ERP系統實施

ER P系統實施是決定ER P系統能否在企業中成功運用的關鍵。貴州X 貿易有限公司領導對這個項目非常重視，為確保本次實施成功，公司與金蝶共同成立了項目實施小組。根據金蝶的金手指六步法，雙方對整個實施過程擬定了計劃。具體如下:

（1）項目組織:為了保障項目的順利實施，貴州X 貿易有限公司總經理出任項目領導小組組長，以保證該項目的人力和時間資源。在財務部選出對業務熟悉、對電腦操作熟練的人員作為項目經理，不定時對項目進行督導，在整個項目組織階段，雙方配合默契，為項目順利進行打下了堅實的基礎。

（2）系統培訓:培訓工作貫穿整個ER P實施與運行階段；必須十分重視和突出培訓工作，ER P軟件的功能再強，還要靠人去運用；而ER P的威力只有在人們學會運用時才能發揮作用；為此，金蝶公司制定了一整套切實可行的培訓方案。具體如下:一是對企業高中層經理人員培訓:ER P系統應用成功的基礎，在于在完成立項分析并初步決定應用ER P之后，對企業高層項目組人員進行ER P應用理念培訓。對于高級人員的培訓，應該側重于概括性的指導，例如對管理思想、供應鏈管理和ER P系統原理的指導，一般不談細節，若高級人員對于細節方面有興趣，可以繼續參加實施小組的培訓。但是，對于高中層經理人員，必須交代清楚關注的問題，前階段進行培訓時就應該講清楚在實施過程中可能遇到的問題（何判斷是非、應承擔的責任、應起到的作用）。在培訓后期，要向高中層經理人員講解輸入數據、查詢相關問題的操作方法以及各種信息數據的意義。二是對項目實施小組成員的培訓:對項目實施小組的培訓是在所有培訓工作中最為關鍵的。因為實施小組成員來自不同的業務部門，需要向基層部門貫徹落實，還擔負企業內部教員的義務。只有小組成員學得夠透徹，才能帶動其他員工共同學習。小組成員不僅要接受高中層經理人員培訓，而且要熟悉軟件操作和功能，尤其重要的是，小組成員要能夠幫助別人或是自己通過ER P系統解決企業遇到的實際問題。三是對部門業務人員的培訓:對業務部門管理人員的培訓內容，應當基本上和項目實施小組人員的培訓內容相同。每位成員應該不但要精通涉及自身部門業務的內容，而且也必須全面了解相關業務。只有從業務流程的角度來理解ER P系統，才能使員工理解到自身工作與上下游流程作業之間的關系，才能使員工理解到自身部門的業務同全局之間的關系。這樣，當部門利益同企業利益發生矛盾時，才能夠用正確的態度來化解矛盾。四是對系統員和程序員的培訓:系統和硬件的配置和維護，是培訓人員需要學習的主要內容。當企業有二次開發任務時，還要對其培訓開發平臺的具體操作與編輯技術。當然，也應當對供應鏈管理和ER P系統基本原理有所理解。五是對新流程的培訓:ER P實施中技術方面很重要，而且工作量也很大，但技術方面卻并不是ER P應用中最難的，最難的是ER P實施必須對管理做很大的改變，即進行業務流程重組。這樣，ER P實施完成后，企業員工從上到下都面臨著全新的業務流程，需要及時的學會并且在操作中使用。六是對數據分析培訓:ER P系統正常運行后，由于軟件設計之初就考慮了數據問題，因此，會有很多有用的數據產生。而如果這些數據只是放在那兒，不去加以利用，就不能很好地發揮ER P系統對企業的重要作用。

（3）系統定義:雙方進行了深入的交流，從對會計科目的設置、輔助核算的定義，到各類報表的設置、各種業務流程的制定與改善等都作為細致深入的分析和改進，從而優化了整體處理流程。

（4）數據準備:由于該系統涉及到整個企業信息化建設的多個方面，在數據準備階段對數據的一致性、全面性、準確性要求就顯得格外重要，歷經兩個多月的數據準備工作，貴州X 貿易有限公司從物料編碼、科目設置、供應商、客戶到固定資產卡片等都進行了細致科學的整理、歸檔，形成了一套完整、準確的基礎數據。

（5）系統試運行:在系統初始階段，由財務科和生管科統一制定規則，避免了各部門意見難以統一的麻煩。經過近一個多月的試運行，各類報表基本完成。

（6）系統切換:經過兩個月的試運行后，項目經理、部分業務骨干和金蝶公司相關實施人員組成了一個專門的系統驗收小組，對K/3系統進行了全面驗收，同時對各相關人員提出了建議和意見，確保系統更好地運行。

六、貴州X貿易有限公司ERP 實施效果評價

實施效果評價包括:（1）ER P評價體系。ER P運行管理小組每年應至少一次就財務方面檢測系統運行情況，把用貨幣單位表示的實際結果和在底本論證中預計的效益進行比較，分析存在的問題，進行糾正以期得到更大的效益，并將結果報告ER P指導委員會。先介紹目前采用的檢測方法——A BCD 檢測法。最早的A BCD檢測表由M R PⅡ的先驅O liverW ight于1977年給出，一共20題。這20個問題按數據準確性、系統使用情況和技術分成3組，每組問題均以“是”或“否”的形式來回答。隨后，這個檢測表擴充為25題，并且增加了一個新的分組內容——培訓和教育。評定ER P用戶的A BCD等級有兩種方式:一是聘請有威望的咨詢公司來評審；二是由本企業的總會計師、資深專家、已評審為A 級用戶的其他企業的高層管理人員、客戶負責人和供應商組成評審小組來評審。在評審之前，企業內部首先需要進行自檢。自檢評分按滿分100分計，每題4分，有的問題按比例計算分數。如果企業沒有制造業務，則有些題不適合，可將這些題所占的分數分配到其他問題。根據評分結果，A 級用戶為90分以上的，B級用戶為71分～90分的，C級用戶為50分～70分的，D 級用戶為低于50分的。表4為A BCD 檢測表的內容。

表4 ABCD 檢測表

企業根據自身情況，可采取一下頻率方式進行自檢:月檢、季度檢、半年檢、年檢。自檢可采取以下模式:ER P自檢小組自檢（按照A BCD 表）→生成檢查報告→報知指導委員會→指導委員會審閱→企業領導審閱→意見反饋。對于25個問題中的每一類問題，可采取“4W -S”模式，即:錯誤原因（why）、錯在哪里（where）、何時犯錯（when）、影響如何（what）、解決方案（solution）。

實際應用時也有企業在上述25個問題基礎上進一步擴展到50個問題，進行考核評測。正確地使用A BCD 檢測表的過程構成一個績效不斷改進的過程，這一過程由如下步驟構成:現狀評估—確定目標—根據公司最緊迫的需要剪裁檢測表—制訂行動計劃—度量所取得的成績—高層領導每月進行檢查。

（2）貴州X 貿易有限公司實施效果評價表。貴州X 貿易有限公司實施效果評價表ER P 項目從立項至全面上線以來，實施過程經歷很多的困難。在ER P 正式運行后，依據O liverW ight出版發行了第4版《A、B、C、D優秀企業運作考核提綱》對其實施效果進行了客觀的綜合評估。表5是貴州X貿易有限公司ER P實施效果的綜合指標評價表。

結論:依據貴州X 貿易有限公司ER P實施項目組相關報告數據整理而得。根據此指標體系，貴州X貿易有限公司得到的總的評價值為8.336，屬B級企業。

七、貴州X貿易有限公司ERP應用分析

管理效率提高明顯。貴州X 貿易有限公司管理效率提高體現在三方面:一是工作效率:FM IS有效地實現了預算管理、業務評估、管理會計、ABC成本歸集方法等現代基本財務管理方法。之前，企業管理面臨的問題有重復勞動多、工作效率較低、單據操作繁雜單調等。隨著系統應用加深，自動讀取、生成等功能實現，數據一次性輸入和反復利用得以實現，從而大大提高了公司整體的工作效率。二是客戶服務效率:貴州X 貿易有限公司的業務與客戶關聯度緊密，以客戶為導向是企業長久以來的宗旨，隨著市場競爭加劇，需要隨時了解經銷商、客戶以及其他合作伙伴的情況。通過使用該系統，該公司明顯縮短了交貨期，做到快速回應客戶查詢，提高顧客滿意度，提升了企業形象。三是資金運作效率:貴州X 貿易有限公司的主要業務環節為采購環節，采購費用高、采購期長一直是該企業亟待解決的主要問題。通過使用該系統，該公司大大節約了采購成本，避免了盲目采購、重復采購、無效采購等，從而采購人員可以有效率的進行價值分析與貨源選擇，也提高了談判策略。

表5 貴州X 貿易有限公司ERP 實施效果綜合指標評價表

［1］閃四清:《ER P系統原理和實施》，清華大學出版社2006年版。

［2］黎雷微:《ER P在我國企業的應用研究》，華中師范大學2007年碩士學位論文。

［3］王麗琳:《電子商務環境下的ER P應用研究》，首都經濟貿易大學2007碩士學位論文。

［4］趙樂:《貿易行業ER P系統的設計與實現》，復旦大學2008年碩士學位論文。

［5］劉振:《中小企業的ER P應用研究》，華東師范大學2007年碩士學位論文。

［6］張杰函:《小型企業推行ER P管理的實施方案研究》，山東大學2006年碩士學位論文。