醫院衛生專業技術檔案管理與利用芻議

李艷

醫院衛生技術檔案是衛生專業技術人員在長期的醫療實踐和科研活動中，利用智力和辛勤勞動所取得的豐碩成果，逐步積累和形成的思想、理論體系，有著較強的醫學科研價值和歷史研究價值。醫院衛生專業技術檔案，它不僅反映了醫院的綜合醫療水平和科研能力，也記錄了衛生專業技術人員在業務發展過程中的德、能、勤、績。由于衛生專業技術檔案是醫院的寶貴精神和物質財富，因此，如何管理并利用醫院衛生專業技術人員檔案資源，是檔案管理工作者的重要課題。

1 領導高度重視，加強工作指導

1.1 領導重視，大力支持 領導重視是做好衛生專業技術人員檔案管理工作的重要條件。首先，醫院領導要在思想上充分認識到醫院衛生專業技術檔案是醫院的寶貴財富，是重要的信息資源，是反映醫院衛生科技事業發展的歷史見證。其次，要關心本單位檔案室的硬件和軟件建設，支持檔案管理人員的工作，尤其要重視檔案工作人員的思想教育和能力的再培訓，使他們有自覺服務檔案工作的意識和自我提高業務水平的能力。

1.2 增強意識，恪守職責 要不斷促進衛生專業技術人員對資料的自覺歸檔意識，讓他們認識到技術檔案儲備的不僅僅是個人的勞動成果，也是他人學習、借鑒的參考，更是醫院發展過程的真實記錄。這就需要向衛生專業技術人員宣傳技術檔案歸檔的意義、目的和作用，提高他們的檔案意識，樹立嚴謹的科學態度，真實、完整、準確、及時地把技術資料歸檔、存儲。

1.3 提高素質，加強指導 做好衛生專業技術檔案管理工作，提高檔案管理人員自身素質，是落實檔案工作質量的保證。檔案工作人員只有嚴格依法、依規行使職責，努力提高自已的理論和專業知識水平，擴大和接觸醫院專業技術人員，才能不斷增強檔案工作人員的業務能力。同時還要積極主動地為衛生專業技術人員服務，并指導、監督、檢查和協助衛生專業技術人員做好醫學技術材料的形成，使之符合規范化、標準化的檔案管理要求。

2 圍繞中心工作，強化資料管理

圍繞中心抓環節，抓規范，抓落實，保持對衛生專業人員技術檔案資料收集工作的延續性和完整性，這是檔案管理工作的關鍵。一是要把好專業技術職稱評聘材料的收集。因為衛生專業技術人員的技術檔案大部分是在技術職稱評聘過程中形成的，它比較全面地，系統地反映了衛生專業技術人員在臨床工作中的經歷、業務專長、工作能力和管理水平。二是要把各個專科專業的業務報告、經驗總結，以及在國內外各種刊物發表或會議交流的論文材料，醫學科技成果等匯總編纂完整，歸類清楚，細化到位，標注明確。三是要養成隨收集，隨整理，隨存擋和進行計算機數字信息化處理的管理工作機制。四是要主動服務，跟蹤服務，定期收集。技術檔案是衛生專業技術人員在醫學和科研實踐活動中，通過與醫學和科研對象的信息傳遞，由感性認識上升到理性認識的智慧結晶，他們積累、保存的資料更真實、更準確、更完整。因此，檔案管理工作人員要及時針對每個衛生專業技術人員的學術論文、科技成果的技術材料進行采集、整理、歸檔，并建立嚴格的出入登記手續。

3 規范檔案標準，提高信息質量

醫院衛生專業技術檔案有著較強地系統性和完整性，它是把分散、零碎的信息，通過科學的思路、程序、規則和模式進行整理。如何鑒別衛生專業技術檔案信息并進行科學分類，是專業技術檔案科學管理和規范管理的基礎工作。

3.1 衛生專業技術檔案管理的基本范疇：(1)科研；(2)教學；(3)醫療；(4)護理；(5)預防；(6)出版物等。

3.2 衛生專業技術檔案信息的基本要素：⑴基本信息：檔案號、姓名、科室、最高學歷、畢業時間、第一學歷、畢業時間、第二學歷、畢業時間、工作時間、職稱、任職時間。⑵論文信息管理：檔案號、題名、出版時間、責任者、級別、(標有ISSN或CN)收錄、數量、歸檔時間。⑶論著信息管理：檔案號、書名、出版項、出版時間、科室、主編副主編、編委、編者一、編者二、編者三、數量、歸檔時間。⑷參加科研工作情況信息管理：檔案號、項目名稱、合同編號、課題來源、類別、經費、研究起止時間、承擔單位、負責人、參加者名次、歸檔時間。⑸科研課題完成情況信息管理：檔案號、課題名稱、研究起止時間、鑒定時間、鑒定單位、證書編號、科室、負責人、參加者名次、歸檔時間。⑹獲獎情況信息管理：檔案號、獲獎名稱(科技成果、醫療成果、優秀論文、專利證書、榮譽證書)名稱、等授獎單位、授獎時間、級別(國家、省、部、市)證書號、歸檔案時間。⑺學術會議情況信息管理：檔案號、會議內容、參加地點、會議時間、主辦單位、科室、參加者、歸檔時間。⑻培訓、進修情況信息管理：檔案號、起止時間、專業內容、進修單位、科參加者、培訓鑒定歸檔時間。⑼學術職務情況信息管理：檔案號、學術團體、職務、任職時間、聘任單位、科室、受聘者、歸檔時間等[1]。

4 發掘檔案資源，深化教育功能

醫院衛生專業技術檔案，是衛生技術人員充分利用自己的理論水平和智力要素積累和沉淀出的寶貴財富，它全面、完整地記述和反映了醫院發展和進步歷程，客觀真實地折射出醫院的歷史文化和科研水平，是醫院整體建設的縮影。有效利用檔案資源，發揮檔案信息優勢，不斷拓展應用領域，為醫院教育工作服務，是醫院衛生專業技術檔案工作新的切入點。

檔案的功能是記錄歷史，就應充分利用檔案信息資源，處理好靜態檔案與動態檔案的相互轉化關系，用新思維，新角度去審視檔案的開發利用，依托檔案信息資源為醫院思想教育工作服務[2]。例如，本院是與新中國同齡，有著悠久地歷史和優良的醫院文化，培養出了眾多衛生專業技術人才精英，積累了豐富的實踐經驗和較高的學術理論水平。他們中有在工作中愛崗敬業，被譽為病人天使的南丁格爾獎獲得者；有醫術精湛造詣高超的老專家；有德技雙馨，傾心為病人，七十多歲高齡仍從事工作第一線的學科帶頭人；有身先士卒，銳意進取，努力攀登科技前沿的領軍人。本院還多次承擔舉辦過國家、省、市級的學術交流活動，共獲衛生部、省、市科技成果獎百余項，在國、內外學術雜志上發表了一千多篇學術論文。在建院六十周年之際，醫院充分發掘整理、利用檔案信息資源，出版了反映建院六十年歷史風貌的《風雨征程》一書。這些承載著醫院一代代人的心血和汗水，是本院醫務人員精神與智慧的結晶，讓全院衛生專業技術人員看到了老一輩的精神面貌和風采，極大地激勵和鞭策著衛生專業技術工作者，使他們傳承思想有動力，繼承作風有目標，學習鉆研有榜樣。通過大量鮮活的實例教育，使全院衛生專業技術人員思想得到升華，積極性得到提高，向心力，凝聚力得到增強。由于對醫院檔案資源的充分利用，檔案的內涵得到進一步延伸，檔案信息資源的教育功能得到了深化。

綜上所述，醫院衛生專業技術檔案雖然它在表面上表現出的是固化了的物質形態，但它卻有著豐富的科技含量和深厚的文化底蘊。因此，我們要用發展的理念，長遠的眼光，深刻認識衛生專業技術檔案在醫院發展中的價值和作用，充分利用衛生專業技術檔案的功能為醫院服務，形成合力，齊抓共管，讓衛生專業技術檔案工作上新臺階，新水平。

[1]李艷.醫院衛生專業技術科技檔案管理[J].中國社區醫師雜志，2007，9(11):156.

[2]林國英，林國盛.淺談如何做好衛生事業單位檔案保密及利用[J].中國醫學創新，2011，8(15)：120-122.