談醫療事故技術鑒定業務檔案的管理

李 真

山東省醫學會，山東濟南 250014

談醫療事故技術鑒定業務檔案的管理

李 真

山東省醫學會，山東濟南 250014

本文針對醫療事故技術鑒定檔案管理工作展開，旨在研究醫療事故技術鑒定業務檔案工作的重要性、目前現狀、安全保密工作、信息化管理、以及醫鑒辦檔案的合理充分利用，通過對這一系列問題的研究，形成了一套行之有效的對醫鑒辦檔案的管理辦法，體現醫療事故技術鑒定檔案管理的重要意義，保證安全的條件下，盡可能發揮其重大作用，應用于廣大醫生學術工作中和臨床工作中，促進醫患和諧。

醫療事故技術鑒定；業務檔案；管理；安全有效利用

醫療事故技術鑒定工作是一項政策性特別強，要求特別嚴謹的工作，在鑒定管理過程中，每個鑒定會后都要將當日的案例進行及時歸檔整理，每本業務檔案都有十分重要的價值和參考意義，筆者就多年的醫鑒辦業務檔案的管理談一下自己的經驗。

1 醫鑒辦業務檔案的重要性

醫療事故技術鑒定工作不但是維護醫患雙方合法權益的重要途徑，也是醫療質量管理的重要手段，在衛生工作中有著至關重要的作用，醫鑒辦的檔案管理工作是醫鑒工作的一部分，是提高辦公室工作質量和工作效率的必要條件，是維護案例真實面貌的一項重要工作。管理好醫鑒辦檔案，對醫療事故的減少，促進醫療衛生行業內部規范乃至全省醫療衛生行業的進步都起著至關重要的作用。醫鑒辦業務檔案，每一本是一個故事，是一個案例，是一份真實的經驗和教訓。管理好醫鑒辦的業務檔案，需要工作人員耐心細致的工作，具有極強的工作責任心和使命感，保護好業務檔案，是醫鑒辦工作的重要使命之一，利用好業務檔案，發揮好這些檔案的作用，能減少醫患糾紛的產生，促進醫患和諧，進而促進社會和諧。

2 完善各項檔案管理制度與檔案庫房的管理

為了更好的保存與保護醫鑒辦業務檔案，在原有檔案管理規章制度基礎上，不斷進行完善更新，總結出一整套醫鑒辦業務檔案管理規章制度，并做到嚴格遵守，制度上墻[1-2]。

2.1 檔案室的規章制度

檔案室管理是保證醫鑒辦業務檔案保存完好的重點。從總體上講，醫鑒辦檔案室是按照國家相關規定來設置的，由于單位條件有限，沒有能夠單獨興建，目前醫鑒辦的業務檔案室還是設置于辦公樓內，但還是在現有條件下，做到了對檔案室的重視與保護。設置獨立的檔案室，對溫度、濕度、日曬度、樓層等均有要求，并對房間作了相應裝修，門窗進行加固，并設防盜網，安裝防盜門，以防盜竊。檔案分柜上鎖，檔案柜都由專人負責管理，其他人員一律不準入內。在檔案柜的擺放上也下功夫進行設計，力求節約空間的基礎上，做到方便查找。

2.2 檔案的保管制度

每本案例單獨歸檔，并作了詳細歸檔目錄，對鑒定專家的記錄簽名都嚴格把關存檔，并對現場會議記錄情況也進行歸檔，方便日后查閱，提供詳盡資料。歸檔時詳細檢查，保證材料齊全，完整無缺，如遇特殊情況有缺失紙張，都詳細記錄備案，方便查詢。歸檔文件均要求字跡清楚，內容真實，裝訂結實，整齊規范，排列有序[3-5]。切實做好業務檔案的防火、防潮，防蛀工作，認真對待每一本檔案。

2.3 檔案室借閱制度

為了更好的保護及利用好業務檔案，制定了詳細的醫鑒辦業務檔案的借閱制度，設立電子文檔與紙質借閱簽字制度，每借出一本檔案都要詳細記錄、審查，經手人、借閱人、分管領導三人分別簽字，方可取出被借檔案，借閱事由及借閱、歸還時間都作了登記，從一定程度上保證了檔案的安全。又能促進檔案的合理利用。

2.4 檔案利用制度

檔案是寶貴財富，只存不用，難以發揮出檔案的重大作用，檔案的利用制度，就是針對需要借出大量檔案時，對借閱者的審核，對用途進行核實，最大限度保證檔案能夠合理利用，同時也能保證檔案資料的系統安全性。俗話說，沒有規矩不成方圓。這些制度的設立與遵守，保證了醫鑒辦業務檔案能夠完好無損的保存下來，并且得到合理利用，發揮它的巨大作用。

3 醫鑒辦業務檔案管理的信息化建設

當今，是信息化的時代，依靠計算機強大的信息處理能力，能大大提高工作效率。相對于傳統的檔案管理工作，檔案文件的登記、用筆用字的規范、統計、存儲都需要很多的時間和工作，同時還容易出現錯誤。利用信息技術可以使醫鑒辦檔案的收集、儲存、分類、統計和查閱等一系列的工作變得十分便利，同時也增強了檔案文件的可靠性。根據這一特點，在醫鑒辦的業務檔案的管理上，充分發揮了計算機的作用，分別設置了歸檔文件目錄，用來對每本檔案的每份文件進行登記，另外對每本檔案進行編號，順序排放，方便查找，設置總表，已歸檔都作了標記，做到檔案管理員心中有數。根據醫鑒辦檔案的特色設置了案例情況統計表，每個案例涉及科別以及鑒定大體情況，都進行記錄，組織表格，這樣一來方便查詢，同時也能很好的做到分門別類，整理歸納。2010年醫療事故技術鑒定辦公室出版了《典型案例100例》一書，鑒定專家針對過去鑒定的案例，歸納總結，吸取經驗，組織成文，這個過程需要外借大量檔案，因為有此表格，查詢方便，還能把此類案例都找出來，供專家選材[6]。不僅節約了時間，更能促進檔案的合理利用，發揮巨大作用。總結歸納其卓越優勢，有以下幾點：

3.1 醫鑒辦的檔案管理工作方便高效

從前管理員要手工收集、整理，提供單位利用，工作量很大，但是效率卻不高。充分實現信息化后，很多數據只需要一次錄入，就可以反復多次利用，節約了工作時間，提高了工作效率。

數據只需一次錄入可以多次利用：數據無論從文書管理錄入、還是從檔案管理錄入，只需錄入一次，即可在檔案管理內部進行數據共享，提高了工作效率。很多報表、歸檔目錄、背靠表、案卷目錄都可以設定統一格式，直接打印，不僅使業務檔案更加規范，也能有效地節約時間。此外對上報數據等表格計算機也能直接計算統計，方便快捷。

3.2 為檢索查詢提供了便利

過去的檢索方法是檔案管理員從紙質的手寫目錄中，找出所需的檔案編號，根據編號到檔案室查找，不僅耗時，而且費力。醫鑒辦檔案管理實現信息化后，對于業務檔案的檢索和查詢相當方便，只需要通過計算機操作就可以實現及時查詢，在時間和空間上都更為方便快捷。

3.3 更好的保證業務檔案的安全

傳統的檔案查詢借閱多是以人工操作為主，檔案多次拿出翻閱、登記，容易出錯，也容易丟失和損壞。檔案管理實現信息化后，檔案的查閱很多可以利用計算機操作，減少了檔案的反復多次出庫入庫，更好地保障了檔案的安全。同時設置了檔案催還功能，及時提醒檔案管理人員對外借檔案的按時收回。

4 安全管理與合理利用

檔案管理的重中之重是保證檔案資料的安全，但一味的保證安全，而不將他們合理利用就失去了檔案保管的意義。檔案的合理利用，是檔案的目的，也是檔案的生命，所以檔案的合理利用非常重要。所謂合理是保證檔案安全的前提下，最大程度地對資源有效利用。醫療事故技術鑒定工作意義重大，在多年的鑒定檔案中，有許多寶貴經驗和教訓，如果加以歸納總結，并運用于醫學實踐中，對臨床醫生非常有幫助，最重要的是對醫療事故減少有直接關系。所以，對醫鑒辦業務檔案的管理上，我們采取保障安全、方便專家、服務社會的理念。積極配合學術研究需要，目前根據業務檔案出書兩本，課題若干，并經常用于專科學術交流中，得到了有效利用，真正做到了服務大眾。

5 視頻、有聲資料的歸檔保存

在醫鑒辦業務檔案中，經常有醫患雙方提交視頻、有聲資料。為了更好的還原案例的全貌，這部分檔案也應該得到很好的保存，然而這部分資料占用空間大，并且不方便保存，所以保存聲像資料難度較大。醫鑒辦的業務檔案，我們將其中的聲像資料進行復制，以光盤形式存檔，為了方便查找，光盤檔案隨紙質檔案一起存放，以案例為單位。2008年醫鑒辦的會議室安裝攝像頭，對鑒定會進行全程錄像，并對會議內容進行刻錄、存檔。為今后業務檔案的利用提供更大的便利，更完整的還原鑒定會全貌。同時，對鑒定專家也是督促和監督，每一句話，每一個觀點，都要有據可依，做到依法鑒定，公平鑒定。

[1]賈建萍.提高圖書館工作人員素質淺論[J].圖書館工作與研究，2001，（4）：58-59.

[2]吳建中.21世紀圖書館新論[M].上海：上海科學技術文獻出版社，1998.

[3]馬衛星，許揚.新時期加強醫院檔案管理工作的思考[J].中外醫學研究，2011，9（13）：136.

[4]劉均賢.衛生檔案工作指南[M].北京：中國文史出版社，2006.

[5]王文春.對檔案信息化建設的思考 [J].實用醫技雜志，2008，15（13）：1755-1756.

[6]王曉哲.增強法律意識加強病歷檔案管理[J].中外醫學研究，2011，9（12）：108.

R197.3

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1674-4721（2012）06（a）-0174-02

2012-03-27 本文編輯：馬 雙）