醫(yī)療設(shè)備檔案管理的改進(jìn)措施

谷紅梅 李向東 云慶輝 崔 驪

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，各種先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備進(jìn)入醫(yī)院，并在診斷、治療中起著越來越重要的作用[1]。醫(yī)療設(shè)備是提高醫(yī)療技術(shù)水平和保證醫(yī)療質(zhì)量的重要工具，是醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)條件。醫(yī)療設(shè)備的管理包括設(shè)備的采購(gòu)、驗(yàn)收、應(yīng)用、維護(hù)、維修和報(bào)廢等過程，醫(yī)療設(shè)備檔案就是這些環(huán)節(jié)的真實(shí)記錄，它為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展而服務(wù)[2]。所以，做好設(shè)備檔案管理工作對(duì)推動(dòng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。

1 醫(yī)療設(shè)備檔案管理

1.1 醫(yī)療設(shè)備檔案管理流程

醫(yī)院建立的醫(yī)療設(shè)備檔案室由專人負(fù)責(zé)管理，其管理流程如圖1所示。

圖1 醫(yī)療設(shè)備檔案管理流程圖

1.2 醫(yī)療設(shè)備檔案資料內(nèi)容

(1)初始資料：指醫(yī)院訂購(gòu)儀器設(shè)備過程中形成的文件資料，包括訂購(gòu)設(shè)備的申請(qǐng)報(bào)告、可行性論證報(bào)告、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的審批文件等，這些初始資料是合理購(gòu)置設(shè)備的必要依據(jù)。

(2)訂購(gòu)資料：在醫(yī)院訂購(gòu)儀器設(shè)備過程中的協(xié)議、合同、發(fā)票、資質(zhì)證明等材料，訂購(gòu)資料是保障合法購(gòu)置設(shè)備、保證設(shè)備的品質(zhì)以及具有法律監(jiān)督作用的重要資料之一[3]。

(3)報(bào)關(guān)免稅資料：這是購(gòu)置進(jìn)口醫(yī)療儀器必備的文件資料。

(4)安裝驗(yàn)收資料：指使用科室對(duì)設(shè)備到貨后的型號(hào)、出廠日期、外觀包裝、主機(jī)、附件數(shù)量的驗(yàn)收記錄，以及對(duì)設(shè)備調(diào)試、試運(yùn)行過程中技術(shù)指標(biāo)檢驗(yàn)鑒定的記錄。

(5)隨機(jī)資料：包括設(shè)備裝箱清單、合格證、使用說明書、操作手冊(cè)圖表等。

(6)運(yùn)行資料：指設(shè)備在使用過程中形成的文字資料。包括日常工作時(shí)的使用記錄和故障報(bào)告，便于機(jī)器的保養(yǎng)與維修[4]。

2 醫(yī)療設(shè)備檔案管理存在的問題

2.1 醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度不完善

上級(jí)主管部門出臺(tái)的管理文件較少，2004年出臺(tái)了《中國(guó)人民解放軍檔案條例》，2009年9月出臺(tái)了《第四軍醫(yī)大學(xué)儀器設(shè)備檔案管理辦法實(shí)施細(xì)則》，這些規(guī)章制度時(shí)間久遠(yuǎn)，可操作性差，使得在實(shí)際工作中出現(xiàn)了很多難以解決的問題。尤其是醫(yī)療設(shè)備檔案歸檔范圍不明確，使許多儀器、設(shè)備無法歸類，如消毒設(shè)備、注射泵、監(jiān)護(hù)床、清洗機(jī)、白殿風(fēng)表皮治療儀、熱化療灌注機(jī)、過氧化氫等離子低溫滅菌系統(tǒng)及腫瘤治療儀器等[5]。各單位收集資料的種類有很大差別，隨意性大，致使資料不規(guī)范而不便管理。沒有規(guī)范的管理制度則會(huì)降低醫(yī)療設(shè)備檔案本身的價(jià)值，不利于提高醫(yī)療服務(wù)及設(shè)備使用和管理的質(zhì)量水平。

2.2 醫(yī)療設(shè)備檔案建設(shè)周期過長(zhǎng)

醫(yī)療設(shè)備檔案的形成過程包括醫(yī)療設(shè)備的立項(xiàng)、申請(qǐng)、購(gòu)置、安裝、使用、維修、保養(yǎng)及報(bào)廢等階段，其建立的時(shí)間周期長(zhǎng)，中間環(huán)節(jié)多，參與人員雜。因此，醫(yī)療設(shè)備檔案管理是一項(xiàng)既耗時(shí)又耗力且工作量相當(dāng)大的工作，任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會(huì)造成資料不齊全、檔案不完備的結(jié)果[6-7]。

3 醫(yī)療檔案管理改進(jìn)措施

為了加強(qiáng)和規(guī)范部隊(duì)醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作，充分發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備檔案的作用，必須制定檔案管理制度，明確各項(xiàng)檔案的具體要求，并配置檔案柜、計(jì)算機(jī)、攝像機(jī)等硬件專業(yè)設(shè)備，同時(shí)研制信息管理系統(tǒng)，將檔案管理納入了數(shù)字化管理[8]。

3.1 建立建全規(guī)章制度

制定行之有效的醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度，對(duì)于歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔手續(xù)、人員職責(zé)做出明確規(guī)定，以保證設(shè)備檔案系統(tǒng)、完整和準(zhǔn)確，真正發(fā)揮出應(yīng)有的作用；單機(jī)價(jià)格在萬元以上的設(shè)備應(yīng)建立詳細(xì)設(shè)備檔案信息[9]。

3.2 積極宣傳檔案工作的重要性

做好醫(yī)療設(shè)備管理檔案工作，應(yīng)做好宣傳工作，讓醫(yī)務(wù)人員特別是設(shè)備操作和維修的人員了解設(shè)備檔案資料的重要意義，積極配合檔案部門工作。同時(shí)做好各個(gè)階段經(jīng)辦人員的宣傳工作，采取集中統(tǒng)一管理上交的資料，完備各項(xiàng)設(shè)備檔案。

3.3 采取信息化檔案管理方式

研發(fā)出器材科信息管理系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)設(shè)備網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)把全醫(yī)院各部門及職能管理部門的終端鏈接起來，使醫(yī)院管理者能夠?qū)θ旱尼t(yī)療設(shè)備固定資產(chǎn)的分布、使用情況一目了然，從而為醫(yī)院的設(shè)備管理和發(fā)展計(jì)劃提供有效的依據(jù)(如圖2所示)。

圖2 器材科信息管理系統(tǒng)

購(gòu)入單價(jià)在萬元以上的醫(yī)療設(shè)備時(shí)，采購(gòu)人員提供的資料必須經(jīng)過檔案室審核，如果資料齊全，由檔案管理人員在系統(tǒng)中點(diǎn)擊“已處理”方能辦理入庫(kù)手續(xù)。

4 結(jié)語

醫(yī)療設(shè)備檔案管理在醫(yī)療設(shè)備的采購(gòu)中起著參謀作用，在醫(yī)療設(shè)備管理中起著指導(dǎo)、監(jiān)督作用[10]。加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理，能夠保障醫(yī)院合法權(quán)益，提高醫(yī)療設(shè)備的使用價(jià)值，更好地為患者服務(wù)[11]。

[1]史維新.醫(yī)院設(shè)備檔案的管理[J].蘇州絲綢工學(xué)院學(xué)報(bào),2000,3(6):340-341.

[2]鄭新敏.醫(yī)療設(shè)備檔案的建立和管理[J].浙江檔案,1998,4(7):28-29.

[3]陳娟.如何搞好醫(yī)療設(shè)備檔案的管理[J].浙江檔案,2006,12(9):58.

[4]郭贊.醫(yī)療設(shè)備檔案的管理與開發(fā)[J].蘭臺(tái)世界,2006,(9):42-43.

[5]徐海琴.我院醫(yī)療設(shè)備管理現(xiàn)狀對(duì)策和設(shè)想[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備,2009(9):31-32.

[6]周慧燕.檔案在醫(yī)院評(píng)估中的作用[J].蘭臺(tái)世界,2005,4(6):58-59.

[7]林麗.醫(yī)院目前檔案管理中普遍存在的幾個(gè)問題[J].中華臨床醫(yī)學(xué)研究雜志,2006, 12(20):2831.

[8]闊云霞.醫(yī)院設(shè)備管理中存在的問題與對(duì)策[J].檔案管理,2009,3(6):91-92.

[9]王倩.醫(yī)療設(shè)備檔案管理的思考[J].中醫(yī)藥管理雜志,2009,19(3):292-293.

[10]陳宏文,醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的探討[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備,2007,28(3):46-47.

[11]王時(shí)英.淺談醫(yī)療設(shè)備檔案的管理與開發(fā)利用[J].中國(guó)保健,2007,15(16):29-30.