關于檔案資源體系建設的幾個原則

杜佳濱

檔案資源是開展檔案工作的基礎，也是關系到檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要條件。加強檔案資源建設，建立齊全完整、豐富多樣的檔案資源體系，是檔案事業(yè)科學發(fā)展的要求，也是檔案部門服務黨和國家的中心工作、服務社會、服務公眾的根本途徑。那么，如何建立起完善的檔案資源體系，筆者認為應遵循以下原則：

1.需求導向原則

國家綜合檔案館收集和保存檔案，目的是為了滿足社會對檔案的需求。凡是社會需要的檔案，理論上都可納入收集范圍。這一價值準則，可歸納為“需求導向原則”。所謂“需求”，既包括機關、團體和企事業(yè)單位的需求，也包括各種社會組織和個人對于學習研究、宣傳教育、權益維護和休閑娛樂的需求；既包括當前的、現(xiàn)實的需求.也包括長遠的、潛在的需求。在經(jīng)濟社會日益多元化的今天，檔案的社會需求也日益呈現(xiàn)多元化趨勢。檔案資源越豐富、門類越齊全，越能滿足社會需求。

2.職能決定原則

確立資源建設戰(zhàn)略，首先取決于對檔案館的職能定位。職能定位決定著資源建設的重點和方向。如果將檔案館定位為“為歷史研究和其他學術研究服務的史料基地”，那么檔案的史料價值勢必成為資源建設的關注點；如果定位為“公眾獲取個人信息的中心”，那么各種專門檔案應是個人信息的重要載體；如果定位為“政府公開信息查閱中心”，那么就必須廣泛收集各種已公開現(xiàn)行文件和政務信息；如果定位為“宜傳教育和休閑娛樂基地”，那么就必然要有豐富的照片檔案、音像檔案和其他有鑒賞價值的檔案等。可見，檔案館的職能定位對其資源建設影響巨大。我國綜合檔案館職能定位雖有相關法律法規(guī)界定和悠久歷史傳統(tǒng)，但也不是一成不變的，不同的時期可以適當?shù)卣{(diào)整，而職能的調(diào)整必然要求資源建設方向作出相應的調(diào)整。

3.公共性原則

這里所說的“公共性”，一是指檔案形成者的公共性。黨政機關、人民團體、國有企事業(yè)單位，這些機構形成和收集的檔案，屬于國有資產(chǎn)，具有公共檔案的特性。二是檔案服務對象的公共性。為人民群眾服務是黨和國家對檔案工作的根本要求，也是對檔案資源建設的根本要求。國家檔案館的服務對象不是特定的群體和個人，而是社會公眾。從這個意義上講，只有為國家所有并可為公眾所利用的檔案，才可以納入國家綜合檔案館收集范同，反之則通常不能納入收集范圍。

4.地域化原則

在檔案資源開發(fā)利用過程中，應突出地域特色。構建檔案資源體系除了從源頭抓起，注重豐富檔案資源外，還要在檔案資源開發(fā)利用過程中，注意突出地域特色。檔案資源的開發(fā)利用是將零散檔案系統(tǒng)化梳理的過程，經(jīng)過檔案工作者開發(fā)的檔案信息資源能夠更加清晰地體現(xiàn)出本地區(qū)的地域特色，方便利用者利用。檔案館可將館藏檔案資源開發(fā)利用的成果建立專題數(shù)據(jù)庫，以達到豐富館藏的目的。

5.突出特色原則

一般來說，每個檔案館的館藏都有自己的特色，如地域特色、時代特色、經(jīng)濟特色、文化特色、民族特色等。本文所要闡明的是除了上述特色以外的“特色”，譬如檔案館除了依法接收應進館的檔案外，可從實際情況出發(fā)，加強自身特色建設，如參照民間收藏愛好者的做法，集中收藏某一類檔案資料，如票品、證章、信函、字畫、藝術品、商標、特定類型的圖書資料等，這些檔案資料收集不受地域性限制，每個檔案館都可收藏。當然，各級國家檔案行政管理部門適當引導還是必要的。

6.規(guī)范化原則

一是制度的規(guī)范化。以科學發(fā)展觀為指導，按照建立“兩個體系”的要求，健全歸檔制度，完善歸檔范圍、保管期限、到期檔案移交規(guī)定等，針對目前各項規(guī)范性文件中不適合當前檔案事業(yè)發(fā)展的條款，進行認真調(diào)研和修改完善。隨著經(jīng)濟社會的飛速發(fā)展，產(chǎn)生了各種新興的經(jīng)濟組織、社會組織，因此，檔案資源建沒已經(jīng)不局限于傳統(tǒng)的立檔單位，這就要求檔案部門必須關注新組織、新領域的檔案工作，以檔案資源建設為契機，將其納入國家檔案事業(yè)體系，同時還要有選擇地將部分有特色能夠反映本地區(qū)經(jīng)濟、社會發(fā)展的二級、三級單位納入到國家檔案體系中，以達到檔案資源的齊全完整。此外，還要將涉及本地區(qū)的重大活動和有關民生的檔案材料，列入歸檔范圍并確定科學的保管期限。二是流程的規(guī)范化。流程的規(guī)范化是檔案資源體系建設良性發(fā)展的重要保證。只有將檔案資源體系的每一部分建設流程都納入規(guī)范化管理，才能夠保證整個體系按照預定的設計軌道發(fā)展。如青島市檔案館在流程規(guī)范化管理中提出“讓下一個環(huán)節(jié)滿意”，就是要環(huán)環(huán)相扣，每一個環(huán)節(jié)都按照流程要求，規(guī)范化操作，以達到整個檔案工作規(guī)范化。立檔單位要按照制定的歸檔制度、歸檔范圍、保管期限等，要求到期將檔案向相關檔案館移交。檔案館接收檔案后按照規(guī)范化的要求進行整理，同時檔案數(shù)字化等相關工作同步跟進，整理完成的檔案轉入開發(fā)利用部門，進行開發(fā)利用或提供社會工作利用等。在整個流程中還要注意設立驗收監(jiān)督機制，對整個流程進行驗收監(jiān)督。三是制定規(guī)范要具有前瞻性。前瞻性就是要求檔案工作者要有敏銳的觀察力、判斷力，對今后檔案事業(yè)的發(fā)展走向有一種長遠的判斷，并對將來進館的檔案內(nèi)容、數(shù)量有調(diào)查、有預測，掌握今后一定時間內(nèi)可能進館的檔案資料的來源、線索、數(shù)量、門類，做到心中有數(shù)，避免肓目性，有計劃、有目的、有準備地建設檔案資源體系。在制定規(guī)范性文件時，充分考慮這方面因素，超前“立法”，為檔案事業(yè)的發(fā)展留出“余量”。