談檔案利用理論

梅艷娟

[摘 要]第二次世界大戰后，檔案利用方面總的趨勢是“對公眾的日益開放”，但各國在檔案利用方面也遇到了許多法律、理論、實際工作以及技術等方面的問題，這些問題是檔案理論工作者和實踐工作者應該研究和探討的問題。

[關健詞]檔案；利用；信息法；開放；保密

檔案以其來源的廣泛性、內容的豐富性和形成的原始性而成為國家戰略資源的核心構成部分，其信息資源的發掘利用能夠在經濟建設和社會發展中發揮巨大作用。第二次世界大戰后，檔案利用方面總的趨勢是“對公眾的日益開放”，但各國在檔案利用方面也遇到了許多法律、理論、實際工作以及技術等方面的問題，這些問題是檔案理論工作者和實踐工作者應該研究和探討的問題。

一、縮短封閉期的趨勢

第二次世界大戰后，歷史研究重點發生了變化，如當代史研究趨向的擴大，定量方法的發展，以及其他學科對檔案文件利用需求的增長等，導致檔案的利用呈現出多樣化與近期化的趨勢，這就要求縮短文件的封閉期，使更多的文件早日供研究者利用。因此，從20世紀60年代末開始，許多國家都采取了縮短封閉期的措施。如英、法、美的文件封閉期已從50年縮短為30年，但有的國家封閉期仍然很長，如梵蒂岡機密檔案館的封閉期長達80多年。在50年代以前，50年、60年甚至更長的封閉期是普遍現象，目前，各國的封閉期通常是30年、25年甚至更短的時間，縮短封閉期是發展的趨勢。

對于縮短封閉期，有兩種不同的反應，一種是來自行政部門的一些政治家或政府首腦，認為較短的封閉期會干擾他們對政府事務的管理；另一種是來自歷史學家和廣大科研工作者，他們在“科學民主”的號召下，要求政府支持開放檔案，認為任何限制利用的決定都是有害的。

二、信息法與檔案利用問題

20世紀60年代，在西方國家出現了“信息權利”的概念，其理論基礎是美國1996年通過的“信息自由權法令”（1974-1975年修正案）。這個法令所依據的原則是：“民主形式的最好標志是人民掌握國家安全所允許的全部信息”（司法部長備忘錄，1967年）。這個法令與傳統檔案法的不同在于，傳統的檔案法所考慮的是文件作為歷史研究的信息資源，而信息自由法是考慮如何從文件中及時地獲取最新信息。雖然這個法令不是一個檔案法，但它對檔案利用的影響是很大的。此后許多西方國家，如挪威、瑞典、芬蘭、法國、荷蘭、澳大利亞和加拿大等都效仿美國，先后通過了類似的法令。

從這些國家通過的“信息自由法”來看，其共同點是規定了利用行政管理文件的權利不受年代限制，無論這些文件是保存在檔案館、文件中心還是保存在政府機關的辦公室。當然，這些法令中也列舉了限制自由利用的文件類型。根據這些國家的法令規定，限制利用的文件類型主要有：（1）與國家安全和社會秩序有關的文件；（2）與私人秘密有關的文件；（3）受法律保護的秘密文件；（4）私有檔案文件；（5）國家領導人和公眾領袖的文件。

三、檔案的開放與保密問題

從世界范圍來看，當前檔案利用與開放的總趨勢是擴大利用的范圍，主張更加自由地利用以及逐步縮短檔案的封閉期。特別是20世紀60年代以來，一些國家通過的信息自由法確定了現代化行政管理文件的可利用性，但這只是利用與開放的一個方面；在另一方面，各國在開放檔案的同時，并沒有忘記“保密”這個重大原則問題。例如，美國在1976年修改“聯邦信息自由法”的同時也通過了“保密法”，其中用17款的條文列舉了不能自由利用的現代行政管理文件的種類。

對于保存在檔案館的文件，除了規定有嚴格的封閉期外，對于那些“與國家安全和社會秩序有關的文件”都是屬于保密的，不能對外開放和自由利用。例如，軍事文件、外交文件、關系國界劃分的文件、反間諜文件、議會記錄以及在財政、金融與外貿談判方面有重要意義的文件等。這些文件在檔案法中的表述一般是：“當保護國家利益需要時”，可以拒絕對“有關國家內政、國防、外交的保密性文件”的利用。在資本主義國家，對涉及工業、企業機密的文件也屬于保密范圍之內。

（一）利用的準則

1、開放的檔案

是指可提供公司職員或非公司職員參閱的檔案；

2、有限制的檔案

是指不向公眾開放，只對為企業目的而需要查閱的員工提供的檔案；

3、保密的檔案

是指在一定時期內僅供原企業領導、辦公室和檔案部門的人利用的檔案。

（二）保密的期限

檔案的封閉一般為20年；董事會和經理室的檔案封閉期是50年；對檔案信息泄密后會侵犯私人秘密或違背用戶意志以及可能給銀行造成危害的檔案，封閉期為75年；對其他封閉期為20年以上的檔案，要經檔案委員會同意才能利用。

（三）提供利用的權限和程序

檔案員應負責監督在檔案室的利用，而且只能在檔案員的指導下才能利用等。有的需經領導簽字并履行一定手續后方才可以利用。

（四）檔案利用與保護私人機密問題

對于保護私人機密的問題，許多國家在憲法中都有原則性的規定。有些國家還專門通過了有關法律。例如，1974年美國通過了私人秘密法，1981年以色列頒布了私人秘密法，1982年加拿大也頒布了私人秘密法等。在西方國家，所謂的“隱私權”是受到尊重和法律保護的，但是，“私人秘密”并不是一個確切的概念，一般而言，涉及私人生活、私人秘密的文件主要有：（1）關于公民情況，如出生、結婚、離婚、死亡、私生活等的文件；（2）關于健康狀況的文件；（3）關于財產和收入狀況的文件，如所得稅官員、律師和銀行職員都必須保守職業機密；（4）關于刑事和犯罪審理的文件，如司法處理案卷，特別是調查憑證不允許自由利用；（5）關于職業活動的文件，如公務員和政府雇員的個人案卷信息是不可傳播的；（6）關于政治、哲學和宗教觀點的文件；（7）關于政府的調查統計文件；（8）關于警方的文件；（9）關于涉及“家庭榮譽”方面的文件；（10）關于保密條例中所含信息的問題。

對檔案及其內容信息的使用與利用來講，無論是社會性的利用還是內部管理開發性的使用，均必須保證檔案在政治上的安全與物質上的完整和有序，否則談不上是真正意義上的利用。

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