采購業務內部控制風險防范

摘要：采購業務是企業經營活動的重要環節，它與生產和銷售計劃密切相關，其運行時涉及的部門較多、工作量較大，并且涉及大量的資金投入，所以此環節很容易產生管理漏洞，從而引發一系列的采購風險，最后直接影響了企業的正常運營，因此為降低企業的采購風險并對其提出相應的防范措施顯得尤為重要。本文在對企業采購內部控制存在的風險進行分析的基礎上，進而提出了有效解決企業采購內部控制風險的對策及應注意的幾個問題，從而有效地提升了采購效率。

關鍵詞：內部控制;采購成本;采購風險;供應商;采購人員

物資采購處于企業生產的開端，對企業的其他生產活動具有約束作用，采購業務是企業生產運營管理的一個重要組成環節，應該受到嚴格的控制。如何加強采購內部控制與風險防范，是企業十分關注的一個問題。

一、內部控制的含義

內部控制，是指企業為了改善經營管理、提高經濟效益，各單位和各組織在業務活動中建立的一種相互制約的業務組織形式和職責分工制度。

企業建立與實施內部控制時，應當涵蓋企業業務的各個方面，它需要經歷決策、執行和監督的整個過程，在兼顧全面的基礎上，還應著眼于高風險領域和重大問題，并采取嚴格的控制措施，保證不發生重大失誤。

二、采購業務進行內部控制的必要性

采購業務是單位整個生產管理活動中的重要環節，采購業務管理的好壞直接影響著企業的整體經濟效益。

近年來，由于采購業務在內部管理上缺乏公平公正，采購業務流程透明度不高，導致很多貪污腐敗現象出現，從而導致了采購貨物的價格昂貴、質量低下等負面影響，因此，為了保護企業的資產，節約采購成本以及加強公司防范風險的能力，做好企業采購內部控制工作將是重中之重。

三、采購業務內部控制存在的風險

（一）合同方面的風險

采購合同指企業根據采購需求、交付方式、采購價格等情況與供貨方簽訂的法律性文件。其風險主要集中在：第一，未經領導授權對外簽署采購合同，合同對方的主體資格、履約能力等都未達標，內容上存在重大欺騙，從而給企業造成損失。第二，未能根據市場情況及時調整合同內容，造成企業采購行為脫離市場供需情況;第三，雙方在擬定合同的過程中，對合同條款模糊不清，盲目簽約。

（二）成本方面的風險

采購成本主要是指在采購活動中所花費的資金及勞動總支出。首先，采購價格不合理，采購前沒有進行詳細的詢價和采購成本分析工作，從而使物資購進底價不合理;其次，訂購量不合理，沒有按照計劃制定采購需要，盲目制定購貨批量，最后可能會導致訂貨量較高，積壓庫存，倉儲費用上升;訂貨量較低，到貨不及時，使得生產線不得不待工，造成缺貨損失。

（三）付款方面的風險

采購付款是企業活動的重要環節，因為它會直接導致資金支出或者往來款項的增多，也很可能導致企業管理的漏洞。其主要風險包括：首先，由于采購付款業務流程包括倉儲、采購、財務等部門，采購期間職責分工不明，不相容的業務沒有得到相互分離，失去內部牽制，因此使采購過程中會出現利用職務之便為自己謀利益;其次，付款審核不嚴格，如果財務人員在付款前沒有對原始單據進行嚴格的審查，有可能出現重復付款、金額有誤等情況，這樣就會給企業帶來相應的經濟損失。

四、采購風險的應對措施

（一）合同方面

第一，簽訂合同時，根據簽訂的供貨商、采購價格、交付方式、驗收標準等情況，正確描述合同內容，明確雙方的權利、義務和違約責任;第二，審核人員應該對采購合同的各項條款進行嚴格審查，對于影響重大的合同，應組織法律、財務、技術等相關專業人員參與，合理設置合同簽署權限;第三，履行采購合同時，對合同中沒有約定或者約定不明確的地方，當事人雙方可以協議補充。

（二）成本方面

采購成本的控制直接影響著一個企業的經營成果，必須重視。采購成本的控制措施如下：第一，現在是信息社會，作為采購人員要在各個方面搜集物資的采購信息，真正做到貨比三家，采購到物美價廉的物資;第二，對采購人員的談判技能要定期進行培訓，一個好的談判人員至少會給你的企業帶來更大的利潤。

（三）付款方面

支付是采購的一個關鍵環節，財務對需付款的憑單核對無誤后，經領導審批后方可向供貨方支付貨款。針對此環節存在的風險，單位需做到：第一，應當建立規范合理的支付流程，付款請購單需要相應的領導審核其真實性、有效性和合法性，判斷此款項是否應該支付，最后由授權人審批;第二，全面考慮采購物資的價格、企業的資金現狀選擇適合的支付方式，提高資金的利用率;第三，涉及大額的預付款項，應嚴格對照合同、相關領導的審批權限，謹慎支付。

五、采購業務內控應注意的問題

（一）成立專門的監督管理部門

監督管理部門主要用來組織和協調采購內部控制工作，因此應確保該監督部門的獨立性;合理規劃采購責任，建立健全內部監督管理制度，明確采購活動的執行程序，有效規范企業采購工作的各個環節，減少其他因素干擾采購活動，從而提升企業采購業務的效率。

（二）內部牽制與協調配合并行

一項完整的采購業務，涉及采購、財務、倉管等多個業務部門，采購業務的進行，需要經過兩個以上部門的相互牽制才能完成，但是，內部牽制與崗位分離并不是說讓各部門或各人員絕對分離，在工作中，部門、人員間既要相互牽制，又要團結協作，如物資的采購、驗收授予不同的部門，而采購物資的議價、供應商的信用評估可交由其他部門，這樣既完善了內部控制，又優化了業務流程。

參考文獻：

[1]王志毅.采購流程中存在的風險分析及防范措施[J].物流工程與管理，2012（10）

[2]陳曉慧.制造企業采購業務的風險管理及其控制[J].工商管理，2011（12）

作者簡介：

趙婷（1984- ?），女，漢族，河南新鄉人，助教，研究方向：財務會計理論與方法。