淺談廣西高校檔案館(室)網站建設問題

［摘 要］本文以廣西高校中的5個檔案館（室）網站為調查對象，發現并分析問題，嘗試提出解決問題的方案。第一部分為高校檔案網站概述；第二部分為廣西高校檔案館（室）網站建設現狀；第三部分為廣西高校檔案館（室）網站存在的問題；第四部分為完善廣西高校檔案館（室）網站建設的相關對策。綜上所述，廣西高校的檔案館（室）網站建設總體水平較低，需要各方面協助進行完善和建設。

［關鍵詞］廣西 高校檔案 網站 問題

［中圖分類號］ G647 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 2095-3437（2012）05-0109-03

在中國知網http://www.cnki.net上，對“中國期刊全文數據庫”進行檢索，從2003年到2009年12月10日止，題名中包含“檔案網站”的共有176篇。題名包含“高校檔案網站”的則為14篇。這些論文中，多是在整體上對目前檔案網站進行現狀研究與對策分析。

有關“高校檔案網站”的第一篇論文是高穎、賈玲在2003年第六期的《淮池職業技術學院學報》上發表的《論高校檔案館網站的建設》。其中談及了高校檔案館上網的現狀以及部分對策，并講述了檔案館網站的具體設計與實現，在設計與實現部分提到的技術相對老舊，而且范圍偏窄。

相關論文發表情況，2011年共發表5篇，2010年共發表6篇，2009年共發表5篇，2008年共發表5篇，2007年未發表相關論文，2006年發表5篇。其中僅有一篇論文針對某區域高校的檔案館（室）建設情況進行研究。

一、高校檔案網站概述

高校檔案館（室）網站不僅是數字校園網的重要節點，服務于電子校務，而且是一個通過網絡發布高校檔案信息并提供利用服務的專業信息服務網站，以其特有的專業領域在我國檔案信息資源網絡化建設中發揮著舉足輕重的作用。

建設高校檔案網站的必要性:

（1） 建設高校檔案網站是社會信息化的必然要求和檔案信息化建設的關鍵環節。

（2） 建設高校檔案網站是提高我國檔案網站總體水平、促進檔案事業可持續發展的重要保證。

（3） 建設高校檔案網站是電子校務順利建設和正常運轉的基礎保障。

（4） 建設高校檔案網站有助于拓展高校檔案機構的作用空間，實現高校信息資源的有效利用。

（5） 建設高校檔案網站有助于以學校為圓點，增強社會檔案意識、提高檔案工作者的社會地位。

二、廣西高校檔案網站建設現狀及存在的問題

（一）廣西高校檔案網站建設現狀

根據中國教育和科研計算機網站上的廣西高校的鏈接，選取所有廣西高校查找檔案館（室）網站的建設和其中的內容。廣西共有各類高校67所。其中，已建立檔案館（室）的高校僅有5所，分別為廣西大學、廣西民族大學、廣西醫科大學、廣西師范大學、桂林電子科技大學。

（二） 廣西高校檔案網站存在的問題

1.建立檔案館（室）網站意識不夠高

如上所述，對廣西67所高校的檔案網站建立情況進行對比，可以看出建立檔案網站的高校僅有5所，僅占廣西高校數量的7.46%。這說明絕大部分的廣西高校還停留在查閱使用紙質檔案這種傳統的檔案利用方式上，并沒有使用新的技術手段，如網絡方式擴大檔案利用等，并沒有創新的檔案服務方式。

2.內容單一，功能簡單

檔案網站的內容是檔案網站建設的核心工作。廣西已建立的高校檔案網站中，除了桂林電子科技大學的檔案網站沒有歷史沿革、機構設置或館藏介紹外，其他四個網站都具有相關的欄目，但這些內容都是一些簡單的介紹材料，并不能讓用戶了解學校的檔案館（室）和學校的檔案工作。

只有廣西大學提供站內信息搜索，其他四所高校并沒有提供搜索功能，若檔案網站內的信息量較大時，對用戶瀏覽其所關心的內容時，會極大地降低其效率。

廣西作為通往東盟的大門，各類網站包括檔案網站都可以建立相應的東盟語言網站，以方便東盟國家或其他用戶的特殊需求，但目前廣西高校的5個檔案網站建立時只設計了一種語言版本，沒有將網站內容翻譯成更多的東盟各國語言版本。

3.系統、頁面設計粗糙

在5個廣西高校檔案網站中，廣西大學和桂林電子科技大學的檔案網站建設比較成熟和完善，網站首頁布局合理。廣西師范大學檔案網站次之。而廣西醫科大學和廣西民族大學的檔案網站頁面制作粗糙，缺少美感，這兩個網站將文字和圖片簡單的拼接在一起，沒有形成一個完整的系統。

廣西大學、廣西師范大學、桂林電子科技大學的檔案網站使用的是asp語言進行編寫，有利于用戶內容搜索和管理人員更新系統時能更方便的達到目的。而廣西民族大學使用的是FrontPage設計靜態頁面，廣西醫科大學的檔案網站則是一個單純的網頁，沒有任何美感。這兩個網站都沒有使用數據庫，用戶在查找或瀏覽一定信息時，不能準確、及時的查找到需要的資料。這極大地降低了檔案網站的服務質量。

4.信息更新緩慢

有些高校檔案網站建立起來后，并沒有對網站進行維護和更新，廣西醫科大學的檔案網站只有一張html網頁，而且從未更新；廣西民族大學的檔案網站除了工作動態會進行更新外，其他版面以及頁面結構都沒有進行過更新。

提供查詢利用的檔案信息數據庫在網站建設之初作了部分檔案信息的數字化，網站建成后，檔案信息數字化工作就停滯了。

三、問題的對策

（一）轉變觀念和意識

學校領導和檔案工作人員要轉變思想意識，要充分認識到建設高校檔案網站的必要性及重要性。高校檔案網站是高校及檔案工作部門的形象，是高校和檔案工作部門宣傳的主要方式。在建設檔案網站時，不能只是為了應付或完成某項任務而草草規劃，設計編寫幾個網頁，或是理解為是一個信息公布的檔案網站就可以了。要建設好檔案網站，必須要重視檔案信息網站建設工作，加大資金投入，給予大力支持，加快檔案信息向數字化轉變，把檔案網站的建設實實在在地做起來，真正發揮檔案的作用，體現檔案工作新的服務形式，實現檔案的真正價值。

（二）豐富內容，提供特定服務

高校建立的檔案網站的服務對象首先是全校師生，在建立檔案網站前，必須對師生需要什么，關心什么做一個具體的需求分析。對于學校的科研和教學單位，可以建立本校的網上科研檔案信息庫，為他們了解、跟蹤科研動態，進行科研立項提供參考；針對行政管理部門，可以將校內的各項規章制度、部門職責、組織沿革、大事記、年鑒等進行數字化處理，方便學校領導決策和行政管理部門工作查考；針對校內學生，可以依據本校設置的各學科專業，建設學術會議和本校學位論文數據庫等，還可以將反映學校發展歷史和教學科研成果的照片、錄像片利用多媒體在線點播，增強學生對專業學習的自信心和對學校的自豪感。

校外用戶也是一個不容忽視的網站訪問群體。通過建立畢業生學籍數據庫，用戶可以查詢畢業生的姓名、籍貫、性別、專業課程、學習成績、學位學歷情況、獎懲情況等，大大方便了出國深造的畢業生查詢成績和用人單位的學籍驗證工作但這個工作有可能會跟學工處或教務處的工作相重復，需要和其他部門進行很好的溝通。學校各類人員的科研成果、學術論文對于校外的用戶來說也是珍貴的專業信息資源。

廣西作為東盟自由貿易區的橋頭堡，對外教育交流較多的各個高校為東盟培養了各類的具有專業技能的高質量人才，為了使東盟地區更方便地了解廣西高校，以及高校培養的各類人才，高校的檔案網站應該提供多語種的網站，更大范圍內自我宣傳、吸引用戶，以便于來自不同國家的東盟用人單位了解高校人才的相關檔案。

另外，我們可以借助在線問卷調查等互動的方式，對校內外用戶進行需求調查，在調查的基礎上，有針對性的開發檔案信息資源，提供特色服務，以豐富、個性化的內容吸引他們的關注，滿足他們的需求。

（三）完善網站設計

任何網站都是通過文字、圖像、音頻、視頻、動畫等元素形象地表達自身的網站主題。檔案網站也不例外，檔案網站的頁面設計應該加入優美的文字、圖像、動畫來增強網頁的美感，吸引用戶對所瀏覽的網頁的注意力，進而增進對網站內容的理解。因此，檔案網頁設計要注意文字字體、字號、顏色的變換，圖片、動畫的選擇，力求簡潔明快，清晰準確。但是也不能因片面強調美觀而過多使用圖片、動畫，導致網絡傳輸速度過慢。同時，檔案網頁設計還要通過具有吸引力的檔案信息數據來滿足網站用戶的需求，文字表達要符合邏輯規律，具有條理性。

（四）提高信息更新速度

當今信息技術飛速發展，信息的更新直接影響著檔案網站為用戶提供服務的水平。檔案網站如果信息陳舊或是出現頁面無法找到的現象，會極大影響檔案部門的形象，給用戶利用資源帶來不便。高校檔案網站作為網上信息機構，如果要始終保持對訪問者足夠的吸引力，定期進行及時補充信息、更新數據庫是唯一的途徑。

（五）提高人員隊伍建設

檔案網站的建設涉及檔案知識、計算機知識和網絡技術。因此，高校檔案部門應注重培養既掌握檔案管理知識，又熟悉計算機和網站技術的復合型人才。在檔案工作部門，很少有檔案專業理論知識深厚，網絡技術又很熟悉的工作人員。檔案部門可以引進掌握計算機及網絡技術的人員專職負責檔案網站及相關信息數據庫的建設，這些技術人員熟悉計算機及網絡知識，為他們提供檔案管理培訓以及進修的機會，提高他們的檔案業務水平，這樣就可以更好地建設和維護檔案網站。使檔案網站能夠更加方便的提供服務。

（六）加強后期的維護和管理

建立好檔案網站后，需要進行精心的維護才能發揮它的優勢和作用，維護和管理的內容不僅僅是網站內容的管理以及信息的更新，還需要做好網站的文件及數據的備份，以便在服務器遭到攻擊或其他因素使網站無法訪問時，能夠做到有備無患。

四、總結

高校檔案網站建設實際上是一個不斷充實和完善的過程， 通過不斷的發現問題，解決問題， 修改， 補充， 使網站結構趨向合理， 內容更加豐富， 形式更富有感染力。高校檔案部門要抓住機遇， 充分利用檔案網站這一服務平臺， 發揮高校檔案館（室)信息資源優勢， 把檔案網站建成檔案工作的宣傳窗口和檔案信息資源的利用中心， 更好地服務于學校的教學、科研和黨政管理工作。

高校檔案工作任務艱巨，無論是網站建設還是基礎工作都需要不斷完善和更新，要轉變服務理念，改善檔案工作條件，實現高校檔案工作網絡化、數字化的需要，更好地為學校服務。

［ 參 考 文 獻 ］

［1］ 中國教育和科研計算機網站-教育資源-各類學校-中國大學-廣西：http://www.edu.cn/HomePage/jiao_yu_zi_yuan/list.php?listid=632.

［2］ 百度網站：http://www.baidu.com.

［3］ Google網站：http://www.google.com.

［4］ 廣西大學檔案館：http://210.36.18.25/dag/dag.asp.

［5］ 廣西師范大學檔案館：http://dag.gxnu.edu.cn/.

［6］ 廣西醫科大學檔案館：http://web.gxmu.edu.cn/gxmuks/dangan/danganguan.htm.

［7］桂林電子科技大學檔案室：http://w3.guet.edu.cn/das/.

［8］ 廣西民族大學檔案館：http://www.gxun.edu.cn/daan/zhdas.htm.

［9］ 秦麗媛.山東省高校檔案網站建設研究［D］.山東大學碩士學位論文，2008.

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［責任編輯：左 蕓］