如何做好新形勢下涉密檔案的保密與管理？

檔案是組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。檔案繼承了文件原始記錄性，具有歷史再現(xiàn)性和原始真實(shí)憑證價(jià)值的重要屬性。涉及國家秘密檔案的安全直接關(guān)系到黨和國家的安全，關(guān)系到國家的政治活動(dòng)、軍事活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的成敗，關(guān)系到現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)程。因此，為了維護(hù)涉密檔案的安全，確保國家秘密萬無一失，必須做好涉密檔案的保管工作。

一、檔案的庫房管理是涉密檔案保管工作的重要前提

檔案的庫房管理是檔案保密的重點(diǎn)，檔案庫房的科學(xué)管理是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。首先，檔案庫房的興建應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定，配備防盜門、鐵欄窗、報(bào)警器、電子監(jiān)控設(shè)備等防盜設(shè)施。其次，檔案庫房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，落實(shí)雙人雙鎖嚴(yán)格的庫房管理制度，禁止無關(guān)人員入內(nèi)。第三，涉及國家秘密的檔案應(yīng)單獨(dú)保管，要設(shè)帶鎖的移動(dòng)密集檔案架、帶密碼鎖的保險(xiǎn)柜等，并按立檔單位檔案中的文件密級(jí)編制目錄卡片，從保管條件上確保檔案的安全。第四，采取科學(xué)的手段減少檔案的破損率，延長檔案的使用壽命。另外，要堅(jiān)持日常監(jiān)督與重點(diǎn)檢查相結(jié)合，不定期組織全面細(xì)致的安全檢查，在認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì)檔案數(shù)目的同時(shí)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除檔案庫房的安全隱患，堵塞危及檔案安全的漏洞。

二、完善檔案保密管理制度是涉密檔案保管工作的重要保障

加強(qiáng)涉密檔案管理制度建設(shè)至關(guān)重要，各級(jí)檔案部門應(yīng)根據(jù)保密工作的有關(guān)規(guī)定，從工作實(shí)際出發(fā)，制定和充實(shí)完善檔案保密制度。比如：《檔案保密工作制度》《檔案保密工作職責(zé)》《保密守則》《泄密事件查處辦法》《涉密檔案資料查借閱制度》《涉密檔案復(fù)制制度》《檔案庫房管理制度》等一系列檔案保密工作規(guī)章制度，使檔案保密工作的運(yùn)作有章可循。各項(xiàng)檔案保密規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡明，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實(shí)和完善，確保涉密檔案的安全。涉密檔案的借閱、移出等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，經(jīng)指定責(zé)任部門、指定責(zé)任人審批，手續(xù)齊全后方可借閱，任何人無權(quán)擅自提供借閱。借閱人要遵守保密制度，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借泄密和以個(gè)人名義向外單位轉(zhuǎn)讓檔案技術(shù)成果。保密檔案在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)使用完畢后應(yīng)及時(shí)核對(duì)、檢查與維護(hù)，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救。

三、加強(qiáng)電子檔案的管理是涉密檔案管理工作的重要內(nèi)容

隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展和辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)，一些檔案的載體也正發(fā)生著轉(zhuǎn)變，電子檔案的應(yīng)用越來越普及，安全保密措施隨即成為電子檔案管理中的重要內(nèi)容。電子檔案從保管形式上主要分為存儲(chǔ)在磁盤、光盤等移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)上的電子檔案和存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中的電子檔案。存儲(chǔ)在移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)上的電子檔案，相對(duì)比較好管理，在保管方面主要做好防消磁、防損壞工作。在借閱方面主要應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：一是嚴(yán)格履行借閱程序，所借的電子檔案要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可借閱。二是應(yīng)根據(jù)電子檔案內(nèi)容的秘密等級(jí)進(jìn)行有效管理，對(duì)秘密等級(jí)比較高的，不宜用拷貝的方式提供利用。三是要對(duì)重要電子檔案的信息內(nèi)容進(jìn)行加密處理。而存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中的電子檔案，則應(yīng)重點(diǎn)做好數(shù)據(jù)庫的安全與保密工作。首先要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的保密管理，做好內(nèi)外網(wǎng)分離工作，并對(duì)內(nèi)外網(wǎng)服務(wù)器部署好防火墻。其次，需要對(duì)使用者做好權(quán)限控制，確保保密數(shù)據(jù)只能被有權(quán)限的人使用，做好事前防御，事后追蹤。第三，可根據(jù)權(quán)限查閱涉密檔案，但不能將檔案本身或者內(nèi)容下載到終端用戶及其他設(shè)備上，所有的涉密檔案統(tǒng)一集中地保存在服務(wù)器上，從而有效杜絕涉密信息的泄漏。

（作者單位：包頭市昆區(qū)環(huán)境衛(wèi)生管理局）

責(zé)任編輯：白潔