關(guān)于加強(qiáng)存貨管理的一些思考

【摘要】存貨具有較強(qiáng)流動(dòng)性，是企業(yè)流動(dòng)資產(chǎn)重要組成部分之一，是企業(yè)生產(chǎn)循環(huán)中最重要的一環(huán)。它反映了企業(yè)生產(chǎn)、采購(gòu)節(jié)奏，有平衡企業(yè)資金、平衡供求，緩沖安全儲(chǔ)備不確定因素等功能。存貨收、發(fā)、存的確認(rèn)、計(jì)量、記錄和報(bào)告是否準(zhǔn)確，直接關(guān)系到企業(yè)財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果是否準(zhǔn)確，進(jìn)而影響企業(yè)所得稅負(fù)、企業(yè)收益分配、企業(yè)管理當(dāng)局的業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)等等諸多環(huán)節(jié)。

【關(guān)鍵詞】存貨；存貨管理；內(nèi)部控制制度

存貨是指企業(yè)在日常活動(dòng)中持有以備出售的產(chǎn)成品或商品、處在生產(chǎn)過(guò)程中的在產(chǎn)品、在生產(chǎn)過(guò)程或提供勞務(wù)過(guò)程中耗用的材料和物料。主要包括各類原材料、在產(chǎn)品、本成品、產(chǎn)成品、商品、周轉(zhuǎn)材料等，企業(yè)代銷、代管存貨、委托加工、代修存貨也包含在內(nèi)。為了保證生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)連續(xù)不斷的正常進(jìn)行，必須不斷地購(gòu)入、耗用、銷售存貨，存貨總是處在不斷流轉(zhuǎn)過(guò)程之中，具有較強(qiáng)流動(dòng)性，是企業(yè)流動(dòng)資產(chǎn)重要組成部分之一，是企業(yè)生產(chǎn)循環(huán)中最重要的一環(huán)。它反映了企業(yè)生產(chǎn)、采購(gòu)節(jié)奏，有平衡企業(yè)資金、平衡供求，緩沖安全儲(chǔ)備不確定因素等功能。存貨收、發(fā)、存的確認(rèn)、計(jì)量、記錄和報(bào)告是否準(zhǔn)確，直接關(guān)系到企業(yè)財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果是否準(zhǔn)確，進(jìn)而影響企業(yè)所得稅負(fù)、企業(yè)收益分配、企業(yè)管理當(dāng)局的業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)等等諸多環(huán)節(jié)。因此，加強(qiáng)存貨管理具有重要意義。

一、企業(yè)存貨管理中存在的問(wèn)題及原因

1．企業(yè)缺乏完善的采購(gòu)制度。存貨流動(dòng)性較快，尤其是原材料，不僅要考慮經(jīng)營(yíng)的需要和經(jīng)濟(jì)庫(kù)存量，還有考慮存貨的成本和資金的占用以及涉及的質(zhì)保期等等。存貨申購(gòu)環(huán)節(jié)一般是：（1）生產(chǎn)部門提成申請(qǐng)，形成計(jì)劃。（2）采購(gòu)部門領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)。（3）采購(gòu)尋找合適供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同采購(gòu)材料。公眾愛好具有易變性，銷售預(yù)測(cè)不準(zhǔn)確很多因素都會(huì)引起不規(guī)則的購(gòu)買傾向，從而導(dǎo)致客戶需求也具有很大的不確定性。為了保障企業(yè)的準(zhǔn)時(shí)生產(chǎn)，有時(shí)只能憑借現(xiàn)階段市場(chǎng)需求采購(gòu)，擔(dān)心原材料數(shù)量不足，就提前采購(gòu)，先存放著，采購(gòu)數(shù)量有時(shí)超過(guò)庫(kù)存原材料的限額，結(jié)果市場(chǎng)發(fā)生變化，某種原材料根本用不上，造成庫(kù)房存貨積壓；也可能突然某種機(jī)型暢銷，原材料短缺，只好先采購(gòu)再補(bǔ)單子，影響了生產(chǎn)。這說(shuō)明企業(yè)缺乏完善的存貨采購(gòu)計(jì)劃。

2．存貨的積壓。過(guò)去認(rèn)為倉(cāng)庫(kù)里的商品多，表明企業(yè)發(fā)達(dá)、興隆，現(xiàn)在則認(rèn)為零庫(kù)存是最好的庫(kù)存管理。庫(kù)存多，占用資金多，利息負(fù)擔(dān)加重。但是如果過(guò)份降低庫(kù)存，則會(huì)出現(xiàn)斷檔。隨著互聯(lián)網(wǎng)、ERP、電子商務(wù)等信息技術(shù)在企業(yè)中的應(yīng)用，企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)模式發(fā)生了根本變化，21世紀(jì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)已由單個(gè)企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)演變?yōu)楣?yīng)鏈之間的競(jìng)爭(zhēng)。供應(yīng)鏈上各個(gè)環(huán)節(jié)的企業(yè)通過(guò)信息技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)信息和資源的共享和相互滲透，達(dá)到優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的目的，從而能更有效地向市場(chǎng)提供產(chǎn)品和服務(wù)、增強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。庫(kù)存量影響的費(fèi)用主要有：（1）隨庫(kù)存量增加而下降的費(fèi)用：一是訂貨費(fèi)。訂貨費(fèi)與發(fā)出訂單活動(dòng)和收貨活動(dòng)有關(guān)，包括評(píng)判要價(jià)、談判、準(zhǔn)備訂單、通訊、收貨檢查等，它一般與訂貨次數(shù)有關(guān)，而與一次訂多少無(wú)關(guān)。二是購(gòu)買費(fèi)和加工費(fèi)。采購(gòu)或加工的批量大，可能會(huì)有價(jià)格折扣。三是生產(chǎn)管理費(fèi)。加工批量大，為每批工件做出安排的工作量就會(huì)少。四是缺貨損失費(fèi)。批量大則發(fā)生缺貨的情況就少，缺貨損失就少。（2）隨庫(kù)存量增加而上升的費(fèi)用：一是資金成本。過(guò)多的存貨占用了大量資金，降低了資金周轉(zhuǎn)速度，增加了銀行利息，而且這些資金本可以用于其它活動(dòng)來(lái)創(chuàng)造新的價(jià)值，庫(kù)存使這部分資金閑置起來(lái)，造成機(jī)會(huì)損失。二是倉(cāng)儲(chǔ)空間費(fèi)用。要維持庫(kù)存必須建造倉(cāng)庫(kù)、配備設(shè)備，還有供暖、照明、修理、保管等開支。這是維持倉(cāng)儲(chǔ)空間的費(fèi)用。三是物品變質(zhì)和陳舊。在閑置過(guò)程中，物品會(huì)發(fā)生變質(zhì)和陳舊，如金屬生銹，油漆退色。對(duì)于一個(gè)制造型的企業(yè)而言，如何設(shè)置和維持一個(gè)合理的庫(kù)存水平，尋求庫(kù)存零界點(diǎn)，以平衡存貨不足帶來(lái)的短缺風(fēng)險(xiǎn)和損失、以及庫(kù)存過(guò)多所增加倉(cāng)儲(chǔ)成本和資金成本，則成為一個(gè)企業(yè)必須解決的問(wèn)題。

3．存貨的驗(yàn)收。存貨的驗(yàn)收是存貨入庫(kù)前的重要環(huán)節(jié)，企業(yè)應(yīng)該重視存貨驗(yàn)收工作，規(guī)范存貨驗(yàn)收程序和方法，對(duì)入庫(kù)存貨的數(shù)量、質(zhì)量、技術(shù)規(guī)格等方面進(jìn)行查驗(yàn)，驗(yàn)收無(wú)誤方可入庫(kù)。一些企業(yè)對(duì)存貨的驗(yàn)收警惕性不高，沒有嚴(yán)格按照合同、發(fā)票等原始單據(jù)規(guī)定的存貨數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格核對(duì)，尤其對(duì)于一些特殊存貨或人情交易購(gòu)進(jìn)的存貨質(zhì)量問(wèn)題往往被疏忽，一些企業(yè)材料采購(gòu)和驗(yàn)收入庫(kù)環(huán)節(jié)由一人完成，缺乏應(yīng)有的控制，更易造成損公肥私的舞弊行為，給企業(yè)造成極大的經(jīng)濟(jì)損失。

4．存貨管理的內(nèi)部控制制度。企業(yè)應(yīng)該建立存貨業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確內(nèi)部相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理存貨業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。采購(gòu)員采購(gòu)材料到貨后，倉(cāng)庫(kù)人員形成到貨訂單，檢驗(yàn)人員檢驗(yàn)后，倉(cāng)庫(kù)另一人員負(fù)責(zé)生成入庫(kù)單據(jù)形成入庫(kù)。企業(yè)生產(chǎn)部門領(lǐng)用材料，打印材料出庫(kù)單，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批后，到庫(kù)房經(jīng)庫(kù)管員核準(zhǔn)后領(lǐng)出。有些企業(yè)沒有規(guī)范的內(nèi)部控制制度，沒有專人專崗，有些即使有相應(yīng)的崗位，但崗位責(zé)任不清，導(dǎo)致存貨實(shí)物控制存在嚴(yán)重缺陷，致使賬實(shí)不相符。

二、加強(qiáng)存貨管理的對(duì)策

一般情況下，存貨占企業(yè)總資產(chǎn)的30%左右，其管理、利用情況如何，直接關(guān)系到企業(yè)的資金占用水平以及資產(chǎn)的運(yùn)作效率。在不同的存貨管理水平下，企業(yè)的平均資金占用水平差別是很大的。正確的存貨管理方法可以通過(guò)降低企業(yè)的平均資金占用水平，提高存貨的流轉(zhuǎn)速度和總資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率，最終提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。為了降低企業(yè)的存貨成本，提升核心競(jìng)爭(zhēng)力，必須把加強(qiáng)存貨管理提升到日程上來(lái)。

1．加強(qiáng)存貨采購(gòu)管理，完善存貨內(nèi)部控制制度。對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)建立完善的管理制度，確保采購(gòu)過(guò)程的透明化。首先，計(jì)劃人員要具備較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，熟悉設(shè)備生產(chǎn)工藝流程及生產(chǎn)耗用材料情況，能做出科學(xué)的采購(gòu)計(jì)劃。其次，嚴(yán)格執(zhí)行采購(gòu)計(jì)劃，合理利用流動(dòng)資金，控制采購(gòu)成本，采購(gòu)員可以貨比三家，力求采購(gòu)到價(jià)格最低，質(zhì)量最優(yōu)的存貨，也可以采用招標(biāo)采購(gòu)，杜絕暗箱操作，增強(qiáng)采購(gòu)?fù)该鞫取?/p>

完善存貨內(nèi)部控制制度，首先應(yīng)建立完善的存貨崗位責(zé)任制，明確內(nèi)部相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理存貨業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約及監(jiān)督。例如，存貨的請(qǐng)購(gòu)、審批與執(zhí)行，存貨的采購(gòu)、驗(yàn)收與付款，存貨的保管與相關(guān)記錄，存貨發(fā)出的申請(qǐng)、審批與記錄，存貨處置的申請(qǐng)、審批與記錄。其次，制定存貨業(yè)務(wù)流程，明確存貨的取得、驗(yàn)收與入庫(kù)、倉(cāng)儲(chǔ)與保管、領(lǐng)用發(fā)出與處置等環(huán)節(jié)的控制要求，做好相應(yīng)的記錄與憑證保管。最后，建立存貨保管制度，定期對(duì)存貨進(jìn)行檢查，加強(qiáng)存貨的日常保管工作。按倉(cāng)儲(chǔ)物資所要求的儲(chǔ)存條件貯存，并建立和健全防火、防潮、防鼠、防盜和防變質(zhì)等措施。存貨的存放和管理應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)并進(jìn)行分類編目，嚴(yán)格限制其他無(wú)關(guān)人員接觸存貨。

2．建立高效、先進(jìn)的計(jì)算機(jī)ERP系統(tǒng)。我們雖然不能像沃爾瑪那樣，能擁有可以與美國(guó)聯(lián)辦航天局相媲美的計(jì)算機(jī)中心，但也可以根據(jù)自己的需要，建立ERP系統(tǒng)，以便可以實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)了解企業(yè)存貨信息，提高存貨運(yùn)營(yíng)效率。通過(guò)ERP系統(tǒng)，將生產(chǎn)信息、財(cái)務(wù)信息統(tǒng)一，提高了信息數(shù)據(jù)處理的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，為管理者提供了更多有價(jià)值的信息。

3．存貨的規(guī)劃。存貨的規(guī)劃是控制存貨水平，降低資金占用，是存貨效益和成本達(dá)到最優(yōu)化的存貨控制方法。做好存貨規(guī)劃，首先應(yīng)制定存貨訂貨計(jì)劃，確定好經(jīng)濟(jì)訂貨批量，再訂貨點(diǎn)，及時(shí)補(bǔ)貨，避免缺貨。其次要確定資金的占用額。通常可以采用以下方法：（1）根據(jù)各種存貨每天的周轉(zhuǎn)額和其資金的周轉(zhuǎn)天數(shù)來(lái)確定存貨資金額的周轉(zhuǎn)周期。（2）以上年存貨資金占用額為基礎(chǔ)，分析計(jì)劃年度各項(xiàng)變動(dòng)因素加以調(diào)整后確定資金數(shù)額的因素分析法。（3）根據(jù)存貨資金與有關(guān)因素的比例關(guān)系來(lái)確定資金數(shù)額的比例法。

總之，通過(guò)加強(qiáng)企業(yè)存貨管理，達(dá)到降低企業(yè)成本的目的，有效保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的有序進(jìn)行，從而提高企業(yè)產(chǎn)品的競(jìng)爭(zhēng)力，以確保企業(yè)持續(xù)、穩(wěn)定、健康的發(fā)展是企業(yè)的長(zhǎng)期目標(biāo)。

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