談建筑工程項目管理中的合同管理與施工索賠

【摘要】建筑施工企業的競爭日趨激烈，合同管理是工程項目管理的核心和靈魂，而施工索賠已成為承包商維護自己合同利益的關鍵性途徑，對承包企業的生存與發展至關重要。本文針對工程實踐中的問題，就建筑工程項目管理中的合同管理與施工索賠的要點進行了闡述。

【關鍵詞】建筑工程項目；合同管理；施工索賠

建筑工程項目已成為當今社會發展經濟的重要部分。現在建筑施工企業眾多，競爭日趨激烈，企業要想在競爭中處于不敗地位，必須管理好工程項目，以增強自身競爭能力，本文就建筑工程項目管理中的合同管理與施工索賠談談看法。

一、合同管理

怎樣管理好項目是工程實踐中所面臨的最實際的問題。工程項目管理工作相當復雜，其最終要實現項目的三大目標，即質量目標、進度目標、費用目標。而合同確定工程項目的質量、工期和成本等目標，承包商在工程中的一切活動都是為了履行合同責任。管理好合同，也就做好了項目的質量控制、成本控制、進度控制工作，因此，合同管理是管理好項目的關鍵。在現代工程中，沒有合同意識則項目整體目標不明；沒有合同管理，則項目管理難以形成系統和高效率，不可能實現項目的目標。可以說，合同管理是工程項目管理的核心和靈魂。

但是目前在工程建設領域合同管理與實踐嚴重脫離，表現為承包商合同意識薄弱，合同管理流于形式；不重視合同文本分析，合同文本存在眾多缺陷；施工合同履約程度低，違約現象嚴重；缺乏專門的合同管理部門和人才；合同管理信息化程度不高，管理手段落后，導致合同管理未真正融入到工程項目管理的各環節當中，合同管理亦不能發揮作用。有時甚至只有在發生爭議，需要訴訟、仲裁時，承包商才想起查閱合同條款，將合同作為主張自己權利的一個重要依據。根據工程項目合同管理實踐，我認為承包單位的建筑工程項目合同管理必須把握以下幾個方面要點：

（一）簽訂好施工合同

1．加強合同意識教育，建立健全合同管理組織。承包企業內部應加強合同意識教育，組織全體員工學習《合同法》、《建筑法》、《招標投標法》等法律法規。同時選拔具有合同管理素質的管理人員進入領導層、設立合同管理獎勵基金等有效手段，在企業內營造重視合同管理、尊重合同管理人才的氛圍，為合同管理打下良好的基礎。

合同管理的任務需要一定的組織機構和人員來完成，因此要設立專門負責合同管理的部門和人員，努力提高合同管理工作專業化程度，提升合同管理的水平。針對不同的施工企業和建筑工程項目，合同管理組織形式的設置主要有以下三種類型：

（1）在容易發生爭議、合同關系復雜、風險大的特大型國際工程項目中，可聘請合同管理專家或委托專門的管理咨詢公司來領導和負責合同管理工作，這樣可以大大提高工程合同管理水平和工程經濟效益，但花費較高。（2）在合同關系較復雜的大型項目中，可設立項目合同管理小組，將合同管理小組納入施工組織系統中，設立合同經理、合同工程師和合同管理員，專門負責與該項目有關的合同管理工作。（3）在較小型的建筑項目工程中，可以不設合同管理小組，只配備合同管理員，在項目經理的指導下進行合同管理工作。而對于那些工程簡單的承包商或分包商，也可不配備專門的合同管理人員，而將項目合同管理方面的任務分解下達給各職能人員，由項目經理作總體協調。

2．進行合同策劃，簽訂可行的合同。現代施工項目建設周期長、技術復雜、參建單位多，加上目前建筑市場向買方傾斜，業主利用其有利的買主地位，使承包企業簽訂過于苛刻的合同條款等，使得施工項目在實施過程中風險發生的概率較高。而合同策劃是對合同風險的預測和預控，是一種事前控制，合理的合同策劃能降低項目成本、減少耗費，保證建筑工程項目順利實施運行。為此承包企業應做好以下四項工作：

（1）建立相應的風險評估小組，將項目的風險管理落實到相應的項目管理部門或管理班子。在合同正式簽訂前應進行嚴格的審查把關，內容包括：施工合同是否合法，業主的審批手續是否完備健全，合同文件和合同條款是否無誤完備；合同是否采取了示范文本，合同雙方責任和權益是否失衡；合同完不成的法律責任是什么，如何補救；合同雙方的理解是否一致，發現歧義及時溝通等。（2）重視對風險的回避和轉移。如對于承擔風險過多、于己不利的合同寧可不簽；與其他承包商組建聯營體，共同承擔風險；將風險大的分項工程分包出去；進行保險和擔保等等。（3）重視合同談判，簽訂完善的施工合同，使業主方和承包方合理分擔風險。對于合同實施過程中可能發生的各種情況，在合同中應予以詳細地具體規定，防止意外風險。通過合同談判，爭取在合同條款中增加對承包人權益的保護性條款，力爭對責權利不平衡條款、單方面約束條款作修改或限定，防止獨立承擔風險。（4）在合同的簽訂過程中，應“一字千金”，而非“一諾千金”。雙方商討的結果、做出的決定或對方的承諾，只有寫入合同，或雙方簽署文字意見才能確定。

3．掌握市場價格動態。在投標報價時，要及時掌握市場價格，使報價準確合理，要避免為了爭取中標，不顧實際情況和客觀條件一昧壓低標價，造成虧損風險。

4．使用國家標準合同文本，建立和完善合同文本體系。國家99版《建設工程施工合同（示范文本）》內容完整，條款齊全，雙方責權利明確，對一些不可避免的風險，分擔比較公正合理。因此承包企業應盡量使用《合同示范文本》。在此基礎上，為規范企業的合同管理行為，保證合同管理的效率和效益，還可根據《示范文本》，綜合考慮工程類型、業主管理風格、項目管理方式等要素，對處于自身管理范圍之內的標準文本，如各種專業性分包工程標準文本等，建立和完善本企業的合同文本體系。

（二）履行好施工合同

1．完善合同管理制度，建立科學的合同履行保證體系。（1）實行合同交底和責任分解制度。合同簽訂后，合同管理人員應在合同分析的基礎上，對各級項目管理人員和各工作組負責人進行合同交底，對合同的主要內容做出解釋和說明，把各種合同責任分解落實到各責任人和合同實施的具體工作上。（2）制定合同管理工作程序。對于經常性的合同管理工作，如圖紙審核程序、設備材料和已完工工程驗收程序等，應建立制度化的工作程序，做到有章可循。而對于合同履行中的計劃執行效果、已完工作和后期工作，尤其是工程變更或合同條款變更等問題，可建立協商會議制度，各建設主體之間應定期或不定期召開協商會議并形成決議，對重大問題及決議應用會議紀要的形式記錄下來納入合同文件。（3）建立每日工作報送制度和進度款審核制度。每日工作報送制度要求各職能部門每日將本部門的工作情況及未來一定時間的工作計劃報送到合同管理處，確保合同管理人員及時掌握工程信息，對有關合同問題做出正確決策。而進度款審核準制度就是合同管理部門每月從合同角度對進度款進行審核，從而可以將施工索賠的費用及時納入當月付款要求中。（4）健全文檔管理系統，建立項目計算機信息管理系統。工程項目開始后，應將合同文件資料的管理責任落實到具體的管理人員，妥善保存所有與合同有關的一切資料，并能滿足及時查詢的要求。同時建立項目計算機信息管理系統，對合同文件資料統一編號與記錄、分類管理，建立合同文件資料借閱登記制度。

2．對工程項目合同進行動態管理。（1）在每個合同進入履行期時，應先召集與合同履行關系密切的人員進行合同條款的討論和交底，明確哪些條款是履行中應重點注意的條款，提醒和督促有關人員嚴格按合同進行工作；合同管理人員每天檢查、監督各工程小組和分包商的合同實施情況，在進入施工現場后對工程變更進行有效管理。（2）重視工程簽證。簽證實際上是一個小合同，有效的簽證文件可作為最終工程結算的依據。監理工程師常常樂于發出口頭工程變更指令，承包人必須及時要求工程師用簽證將口頭指令固定下來。對于非承包商責任造成的停工損失，也應及時按合同約定的時間，要求工程師簽證。（3）及時收集、妥善保管合同履行中的文書、書面簽證、往來信函、會議紀要等資料，在收到合同相對方的信函、文書或電傳后，及時審閱和制定對策，并采用書面方式進行回復。

（三）開展好合同履行評價

合同終了之后，合同管理人員應做好工程項目合同資料的收集、整理、分類、登記、編號、裝訂、歸檔工作。同時還要對合同的履行情況與工程項目的實施計劃進行比較、分析和評價，總結合同履行與管理的經驗教訓，進一步提高以后的合同管理水平。

二、施工索賠

施工索賠就是施工合同當事人在合同實施過程中，根據法律、合同規定，對并非自己的過錯，而應由合同對方或第三方承擔責任的情況造成的實際損失向對方提出給予補償的要求。索賠是雙向的，既包括承包人向發包人的索賠，也包括發包人向承包人的索賠。但在工程實踐中，發包人索賠數量較小，而且可以通過扣撥工程款、扣抵保證金等實現對承包人的索賠；而承包人對發包人的索賠則相對困難，這類索賠范圍廣、情況復雜，是建筑工程項目管理的重點之一。

工程承包施工的實踐證明：承包商在投標競爭中為了中標，往往要降低報價以戰勝競爭對手。如果承包商不善于對有關方面給自己造成的損失進行索賠，以減少損失，非但可能不盈利而且甚至有可能無法生存下去。目前施工承包合同的索賠額，一般占工程款支付總額的7%～8%，相當于我國現在施工企業的法定利潤率。因此人們常說“中標靠低價，盈利靠索賠”。施工索賠已成為承包商維護自己合同利益的關鍵性途徑。

但是索賠過程中存在不少誤區，歸納起來大致有以下三點：（1）當索賠事件發生時，有些施工單位考慮與業主、監理單位的下一步合作，而不敢提出。（2）項目經理和技術負責人對索賠工作意識不到位，對技術規范以及與業主、監理往來的文件理解不深刻，對可提可不提的索賠往往不提。（3）只注重索賠意向的提出，不重視索賠過程中的證據收集和及時作最終索賠報告。

其實，索賠是一種合法的正當權利要求，同守約并不矛盾，施工合同是索賠的依據，索賠則是合同管理的延續。可以說索賠是承包商和業主之間承擔風險比例的合理再分配。但是施工索賠涉及面廣、內容繁多、過程復雜、程序嚴格，要確保索賠的成功應注意以下六個要點：

（1）認真履行合同，遵守誠信原則，并努力讓業主信任和滿意。（2）組建強有力的、穩定的索賠班子。對于大型工程，索賠班子應有項目經理、律師、技術及經濟專家等組成；而規模較小、工期短、技術難度不大、合同較嚴密的工程，可以由有經驗的造價工程師或合同管理人員擔任索賠任務。（3）重視資料的收集與整理。索賠是向對方主張權利的行為，根據“誰主張、誰舉證”的原則，提出索賠一方必須提供證據證實其主張。這就要求承包商在項目實施的全過程中，應建立嚴密的施工日志；對工程師指令的執行情況、抽查試驗記錄、工序驗收記錄、計量記錄、日進度記錄、工程照片及每天發生的可能影響到合同事件的具體情況都要詳細記錄；各種會議要做好文字記錄，并爭取參加者簽字；還應建立業務往來文件檔案的管理制度，做到處理索賠時以事實和數據為依據。（4）注意索賠的時效性。一旦發生索賠事項，承包商一定要在合同規定的時限內提出索賠要求、撰寫索賠報告，否則過期無效。我國《合同示范文本》第36條規定：在索賠事件發生后28天內承包商應提出索賠意向通知書，發出索賠意向通知書后28天內應提交索賠報告。如果由于種種原因錯過了提交報告的約定期限，承包人不要放棄，仍然可以不動聲色地向工程師遞交報告，一旦工程師簽字確認，是有法律效力的。如果補交報告有難度，承包人還可以考慮在其他會議或會談紀要或月報表上給予記載，然后讓工程師與其他事項一并簽證認可。（5）承包商在施工過程中應履行“應警告義務”。按圖施工是工程承包人公認的原則，對于圖紙有問題，造成承包方的損失，向業主提出索賠是理所當然的。這種看法似乎無懈可擊，但是當圖紙出現的問題是一個有經驗的承包人應當能發現的，而承包人卻沒有向監理、業主或設計方反映，即承包人未履行“應警告義務”，根據國際工程慣例，由此給工程造成費用和時間上的損失，監理工程師就可以不認可承包人所提出索賠要求。（6）力爭單項索賠，避免一攬子索賠。單項索賠事件簡單，業主容易接受，而且能及時得到支付。一攬子索賠，時間長、金額大、問題復雜、不易解決。承包商對實在不能單項解決，需要一攬子解決的，一定要爭取在工程建成移交前完成主要補償談判。

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