流動職工檔案管理的對策思考

柳州市就業服務中心現有人事關系（檔案）托管人員11萬多人，其中，大部分為企業改制后的下崗、失業人員。他們走出單位，成為“社會人”，在一定程度上失去了與組織的聯系或是社會保障尚未落實。若繼續用原有的人事檔案管理制度來管理所有類別的人事檔案，已經不能適應當今社會的發展要求。本文對流動職工檔案管理的現狀進行分析，并提出相應對策。

一、流動職工檔案管理的現狀

非國有企業不具備職工人事檔案管理權限，其所屬職工檔案應存放在各級人力資源和社會保障部門所屬的人才交流中心或就業服務中心。隨著部分國有企業改制為民營企業，大量企業人變為社會人，產生了許多不具備人事檔案管理權限的企業甚至個人都在保管人事檔案的現象，為審批辦理有關手續留下隱患。

目前，檔案管理工作中存在的問題主要有以下幾個方面：一是職工檔案管理制度缺失，“分散多頭”管理，擅自建檔、擅自扣檔、擅自造檔、個人攜帶檔案的現象越來越多，嚴重影響了職工檔案的真實性和權威性，降低了檔案的可信度。二是職工檔案內容單一，建檔范圍過窄，信息量不足，無法滿足社會需求，造成“棄檔”現象愈演愈烈。三是檔案管理機構每年要收取一定的管理費用，這對一些處于失業狀態的流動職工來說是不小的負擔，一些流動職工為了節省檔案管理費用或者沒有認識到檔案的重要性，離開單位后對自己的檔案置之不理或者干脆自己保管。四是現在我國職工退休時的年齡、工齡及特殊工種的認定主要來自職工的人事檔案記載。企業改制后，一些人員為了個人或企業的利益將職工原始檔案中的年齡及工種進行涂改，給退休認定工作帶來較大困難。五是檔案管理人員隊伍建設有待加強，檔案管理人員的素質有待提高。

二、流動職工檔案管理的對策

（一）加強職工檔案管理工作的制度建設，杜絕不規范的檔案進出。依據相關政策規定，定期對人事檔案管理機構開展檔案行政執法監督檢查，對不具備資質接收流動職工人事檔案的管理機構，取消其流動職工檔案管理資格。

（二）積極協調各部門對涉及職工個人情況的資料進行統一收集，完善和豐富檔案的內容，建立健全一整套包括材料收集、人事檔案保管與保護、鑒別、查（借）閱、轉遞等方面的規章制度。利用檔案幫助職工解決最直接、最現實的待遇問題，處理好國家、集體和個人的關系，依法維護職工的合法權益。

（三）提升數字化、信息化、網絡化管理。對人事檔案信息數據錄入的信息項目，如工作履歷表、考核材料、學歷、學位材料、技術職稱材料、入黨材料、工資表等，采用激光全息掃描和光盤存儲技術，以減少檔案原件頻繁使用而造成的磨損，提高存取速度和利用效率，實現檔案管理的現代化。

（四）提高檔案管理人員的素質及政治鑒別力和政治敏感性。要在涉及檔案工作的路線、方針、政策等重大問題上與黨中央保持高度一致。堅持以社會利益為最高利益原則，實現檔案工作社會效益和經濟效益的最大統一。

（五）流動職工檔案管理工作要體現公共服務性。檔案管理工作應與時俱進，不斷開拓，為用人單位選人用人提供服務，為流動職工后期退休、生老病死、社區管理提供社會服務。如柳州市在檔案建設上從城區、社區著手，建立了一套“以動制動”的管理機制。從2001年末，開始在全市170多個社區建立了社區勞動保障服務站，建立“流動堡壘”，力求在點上管住。本著有利于國家建設、有利于社會保障流動管理的原則，科學合理地設置城區勞動保障服務站、退休人員檔案管理服務站，并配備協管員，努力做到職工流動到哪里，檔案資料收集、社會保障繳費就延伸到哪里。

（作者單位：廣西壯族自治區柳州市就業服務中心）