高校文印信息化管理的思考與探索

摘 要 本文從數(shù)字印刷技術(shù)發(fā)展的背景談起，全面論述了文印技術(shù)硬件設(shè)備迅速發(fā)展的現(xiàn)狀、電子文檔網(wǎng)絡(luò)平臺構(gòu)筑的情況，以及文印管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)系統(tǒng)展開的意義。本文希望通過對高等學(xué)校文印管理這一具有專業(yè)性及服務(wù)性業(yè)務(wù)范疇的系統(tǒng)論述，總結(jié)經(jīng)驗，與兄弟院校進一步交流，提升理論水平。

關(guān)鍵詞 高等教育 文印信息化

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A

Thinking and Exploring about Printing information

Management in University

LI Xingjie， WU Yongkui

(East China University of Science and Technology， Shanghai 200237)

Abstract This article talks from the backgrounds of printing technology development，totally discusses the current situation of the printing technologhy hardware rapid development，electrical files net-platforms constrction， and also introduce the significance of carrying out printing management training.By systemly discussing pringting management in univesity， this article expects to sum up the experience and exchange experience with other universiies，finnally lift theoretical level.

Key words higher education; printing information

0 引言

自上個世紀八十年代至今，全球的數(shù)字化技術(shù)發(fā)展一日千里，目前在國際上，數(shù)字技術(shù)已經(jīng)得到了非常廣泛的應(yīng)用，為了更快速地適應(yīng)全球技術(shù)的發(fā)展，我國在“十五”之后明顯加快了“政府電子化”、“電子政務(wù)”的發(fā)展速度與普及力度，電子政務(wù)已經(jīng)是大勢所趨、勢在必行。

電子政務(wù)是指運用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)通訊與計算機技術(shù)，將管理和服務(wù)職能流程，通過精簡、優(yōu)化、整合、重組后在網(wǎng)絡(luò)上實現(xiàn)，以打破時間、空間以及條塊分割的制約，從而加強業(yè)務(wù)運作的有效監(jiān)管，提高運作效率，并為公眾提供高效、優(yōu)質(zhì)、規(guī)范、透明的一體化管理和服務(wù)。

借電子政務(wù)東風(fēng)，數(shù)字印刷技術(shù)和設(shè)備在快印領(lǐng)域的迅速發(fā)展，反映其巨大的優(yōu)越性以及潛在的發(fā)展空間。數(shù)字印刷以其更適用于短版，并且快速、優(yōu)質(zhì)等方面的特點和優(yōu)勢，正好彌補了傳統(tǒng)印刷的缺陷，原有的紙質(zhì)文件的傳輸對部門辦事效率的制約越來越明顯，傳統(tǒng)的模式與網(wǎng)絡(luò)文檔的傳輸效率高、查找匯總方便快捷等相比，均無法與其同日而語。

基于數(shù)字化技術(shù)帶來的文件傳輸、分發(fā)模式的變化，文印中心正在面臨著巨大的變革與挑戰(zhàn)。無紙化辦公的推行，不僅能推動辦公的自動化、高效化、透明化，而且能節(jié)約大量的人力、財力、物力，為機關(guān)部門提供多形式、全方位、高實效的服務(wù)，促進高效、節(jié)約型社會的建設(shè)。

1 硬件設(shè)備技術(shù)迅猛發(fā)展

目前各個高校文印中心的印刷設(shè)備已經(jīng)從傳統(tǒng)的大型膠印機逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殪`活性很高的數(shù)碼復(fù)印機、數(shù)碼打印機。油墨印刷制版的數(shù)字一體機作為對傳統(tǒng)手工蠟版油墨印機技術(shù)的一種升華，已經(jīng)在各個大學(xué)的文印中心得到了非常普遍的應(yīng)用；同時配有無版印刷的數(shù)碼印刷技術(shù)。數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，為數(shù)碼印刷提高品質(zhì)、降低成本、擴大服務(wù)創(chuàng)造了最根本的條件。數(shù)碼印刷作為一種無版印刷技術(shù)，擁有了幾乎所有有版印刷技術(shù)所不能夠具備的優(yōu)勢。比如低成本：印版以電子格式存在（無實物形態(tài)），省略了大量的繁瑣制版過程，其印品成本幾乎等于印品的耗材成本；高靈活性：電子化的“印版”使得對文件原稿的增刪改工作不再是一件復(fù)雜的事情。原稿修改的成本為“零”，所以可以隨時對原稿進行修改。按需輸出，沒有制版成本的無版數(shù)碼印刷可以無最低印量限制的隨意印刷，一份印品的單位成本與一百萬份印品的單位成本完全相同。

數(shù)碼印刷技術(shù)的不斷發(fā)展使得短版印刷從速度、質(zhì)量與成本上都能與傳統(tǒng)長版印刷相媲美，每分鐘近百頁的黑白數(shù)碼印刷設(shè)備可使批量的電子化文件輸出在極短的時間內(nèi)完成；彩色激光數(shù)碼復(fù)合機的打印、復(fù)印、掃描精度已經(jīng)完全能夠滿足高質(zhì)量文件的輸出需求。

隨著辦公自動化的普遍推廣，信息化建設(shè)日新月異，文檔一體化管理已成為信息時代的必然產(chǎn)物。各個高校引進的方正電子“基于標準的文檔一體化管理解決方案”將公文管理與檔案管理進行有效銜接，從而納入到統(tǒng)一的管理系統(tǒng)中，在實現(xiàn)文檔管理工作規(guī)范化、制度化、標準化目標、助力機關(guān)政務(wù)信息化的同時，實現(xiàn)無紙化辦公，為社會低碳環(huán)保做出貢獻。惠普和佳能以戰(zhàn)略聯(lián)盟的方式推出端對端產(chǎn)品組合， 以滿足客戶文印需求 通過將佳能型號齊全的多功能辦公系統(tǒng)設(shè)備與惠普在激光打印/多功能一體機、網(wǎng)絡(luò)打印管理、IT整合、流程管理等領(lǐng)域的優(yōu)勢相結(jié)合，用戶可以得到業(yè)界最完整、豐富的的產(chǎn)品與服務(wù)。此外，惠普發(fā)布了最大規(guī)模的新型文印流程解決方案，惠普教育文檔電子化流程管理方案（Electronic Workflow and Document Management Solution for Education）使教職員工能夠更加安全的獲取、索引、存檔、傳輸學(xué)生信息和人事類文檔；惠普社會服務(wù)項目流程處理加速器（HP Social Services Case Processing Accelerator）幫助在項目管理流程中管控關(guān)鍵文件和電子文檔，減小錯誤概率。

此外，印后設(shè)備種類的豐富與技術(shù)的發(fā)展使得印后裝訂的種類與速度也得到了大幅度的提高，高速全自動配頁、進稿、插頁、折頁系統(tǒng)可以大大提高文件的整理速度與準確率，多種類型的裝訂設(shè)備可以按照客戶的需求與印刷品的類型及用途進行多元化的裝訂。如是，各個高校的文印中心在硬件設(shè)備技術(shù)方面已經(jīng)趨于專業(yè)化。

2 電子文檔管理網(wǎng)絡(luò)平臺已經(jīng)構(gòu)筑

隨著辦公無紙化和網(wǎng)絡(luò)的普及，大量公文的擬稿都是直接使用電腦完成。若沒有電子文檔管理網(wǎng)絡(luò)平臺，每天接受的大量送印電子稿件將呈現(xiàn)無序化狀態(tài)，容易遺漏、誤時，甚至影響工作的開展。由于電子文件的推廣，使用電子數(shù)據(jù)的情況越來越多。原有的單機排版并由工作電腦保存文件的模式，或者簡單的文件服務(wù)器系統(tǒng)已無法適應(yīng)，經(jīng)常發(fā)生文檔丟失等現(xiàn)象。

因此，建立內(nèi)部的電子文檔管理系統(tǒng)有利于文印的信息化管理。這就要求獨立的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離的專門局域網(wǎng)，設(shè)立專用賬戶，工作人員登錄信息網(wǎng)絡(luò)平臺，根據(jù)不同權(quán)限，進入不同的信息庫中操作，打印任務(wù)也通過網(wǎng)上報送。

電子文檔管理平臺對電子文檔的管理提出了更高的要求，首先保障其真實性。電子文件的真實性是指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息進行鑒定后，確認其與形成時的原始狀況一致。真實性是保證電子文件行政有效性和法律證據(jù)性的前提；其次保障其完整性。電子文件的完整性包括兩個方面：一是具有有機聯(lián)系的電子文件及其他形式的相關(guān)文件完整齊全；二是每一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息等無缺損；同時保障其有效性。電子文件的有效性是指文件經(jīng)過存儲、傳輸、壓縮、加密、轉(zhuǎn)儲、遷移等處理后能夠以人可以識讀、理解的方式輸出。

高校的文印中心除了承擔(dān)除一般電子文件外，還承擔(dān)大量保密文檔的印制工作，比如各個級別的試卷等等，這對于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，要做到電子文件不被非授權(quán)用戶使用，即不被泄密。電子文件在形成、保管、轉(zhuǎn)儲、查詢、利用等過程中都可能遇到不安全因素，包括保管不善、使用不當、病毒侵襲、黑客攻擊、設(shè)備故障、故意破壞等，任何問題都可能給電子文件造成災(zāi)難性的后果。因此需要我們在電子文件的整個生命周期內(nèi)綜合采用管理、技術(shù)等手段，防患于未然，確保電子文件的萬無一失。建立對電子文件的操作者可靠的身份識別與權(quán)限控制，設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄實施操作的人員、時間、設(shè)備、項目、內(nèi)容等，應(yīng)用電子印章或電子簽名的方法對電子文件進行簽發(fā)處理。在網(wǎng)絡(luò)中，自動對每份電子文件的修改、存取輿傳輸?shù)热魏尾僮鬟M行實時登記，從而為印證電子文件的來龍去脈提供完整、細致的查考信息，從技術(shù)上保證安全保密措施的實施。

近年來，這種系統(tǒng)的電子文檔管理網(wǎng)絡(luò)平臺已經(jīng)在各個高校逐漸構(gòu)筑，成為保障大學(xué)文印安全、完成資料保密的有力支持。

3 文印管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)有序展開

高校的文印人員經(jīng)常要面對各種專業(yè)化試卷、講義、提綱的印刷，這就要求具有過硬的專業(yè)技術(shù)，熟練掌握計算機操作技術(shù)、多媒體技術(shù)、光盤與縮微技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和數(shù)字信息傳播技術(shù)等。在文印中涉及使用Office等辦公軟件處理公文和其他圖片數(shù)據(jù)處理文件時，就存在著排版軟件的兼容問題，需要進行數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一。如果某文件不能被識讀，則該文件內(nèi)容再重要也失去保存價值。由于電子文件是“機讀”的，諸多技術(shù)因素都可能造成電子文件打不開、讀不出、看不懂，從而失去利用價值。文印人員應(yīng)熟悉及掌握各種電子文檔及電子表格的制作及管理。這樣才能規(guī)范電子數(shù)據(jù)格式，制定文件格式標準。對文檔進行統(tǒng)一管理，統(tǒng)一定時存入服務(wù)器的數(shù)據(jù)庫中，方便了以后的查詢和數(shù)據(jù)的備份。定期對文件進行刻錄，保證文件的長期存檔，做到文檔管理電子化。

同時，正常運行先進的文印設(shè)備，是順利完成文印任務(wù)的重要保證，強化設(shè)備的日常管理和跟蹤管理，將設(shè)備的狀態(tài)和維護保養(yǎng)情況相結(jié)合，保證設(shè)備的良好狀態(tài)，增強現(xiàn)代化設(shè)備在現(xiàn)代化管理中效能的發(fā)揮。

故而，在各個具有一定規(guī)模文印中心的大學(xué)，都已經(jīng)對文印人員進行了系統(tǒng)的管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，涵蓋了技術(shù)軟件的使用、信息設(shè)備的管理、網(wǎng)絡(luò)平臺的維護等諸多方面。文印人員的培訓(xùn)保障了業(yè)務(wù)水平的提高，進而大大提升了大學(xué)文印中心的工作質(zhì)量和效率，為大學(xué)的教學(xué)、教務(wù)管理提供了堅實保障。

總之，隨著電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字印刷技術(shù)也在日新月異發(fā)展，高校的文印中心和相關(guān)部門也處在這個變革之中。在機遇與挑戰(zhàn)并存的歷史關(guān)頭，只有提高認識，轉(zhuǎn)變觀念，把握機遇，以創(chuàng)新務(wù)實的態(tài)度，適應(yīng)市場的發(fā)展變化規(guī)律，才能以全新的面貌展示在市場經(jīng)濟的大潮中，才能更好的為高等教育提供保障與支持。

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