現(xiàn)代信息管理技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用探析

摘 要 隨著信息產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代悄然到來并對各行業(yè)帶來了巨大的影響。高校的傳統(tǒng)檔案管理模式也已經(jīng)不能適應(yīng)信息快速傳遞的要求，而出現(xiàn)了種種弊端。信息化正在成為現(xiàn)代檔案管理水平考量的重要標(biāo)準(zhǔn)，信息技術(shù)作為現(xiàn)代檔案信息管理的手段，它變革著學(xué)校傳統(tǒng)的檔案管理和服務(wù)模式。伴隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，以網(wǎng)絡(luò)與數(shù)據(jù)庫技術(shù)為主體的信息技術(shù)在現(xiàn)階段高校檔案管理中的應(yīng)用越來越受到人們的關(guān)注，高校的檔案事業(yè)，如何順應(yīng)這一時(shí)代潮流，提高管理水平，為教育事業(yè)更好的服務(wù)，已經(jīng)成為擺在我國高校檔案管理人員面前的一項(xiàng)重要課題。

關(guān)鍵詞 現(xiàn)代信息管理技術(shù) 高校檔案管理 應(yīng)用

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

Application of Modern Information Management Techniques

in University Archives Management

FU Yongzhen

(Guangzhou Radio and Television University， Guangzhou， Guangdong 510091)

Abstract With the rapid development of information industry， the arrival of knowledge economy and the industry quietly brought a huge impact. Colleges and universities also have traditional file management requirements can not adapt to the rapid transmission of information， but there have been various drawbacks. Modern information technology is becoming important to consider the level of records management standards， information technology as a means of modern information management file， it changes the school and the traditional records management service model. With the rapid development of information technology， network and database technology as the main information technology in colleges and universities at this stage in the application file management more and more attention， the university's archives， how to adapt to the trend of the times， improve management for better education services， has been placed in the file manager in front of our colleges and universities is an important issue.

Key words modern information management techniques; university archives management; application

信息與信息技術(shù)在高校各項(xiàng)工作中扮演著越來越重要的角色，數(shù)字化體系的建設(shè)已經(jīng)成為高校現(xiàn)代信息管理的重要組成部分，同時(shí)也是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的必然選擇。對高校檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，是高校實(shí)現(xiàn)“數(shù)字化校園”的一項(xiàng)重要組成部分。

1 信息管理技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理的意義

（1）信息管理技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)大容量存儲(chǔ)，能夠更安全、有效的對高校各門各類檔案信息進(jìn)行管理。在相當(dāng)長的一段時(shí)間內(nèi)，高校的檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，都采取的是手工整理，工作量極大，效率也很低，失誤率也很高。當(dāng)檔案管理實(shí)行信息化之后，檔案管理人員的工作效率普遍提高，它使檔案管理實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化，主要表現(xiàn)在：數(shù)據(jù)只需要錄入計(jì)算機(jī)內(nèi)一次，就能夠進(jìn)行完全同樣的無數(shù)次重復(fù)利用。檔案數(shù)據(jù)不論是在信息的錄入，還是在檔案目錄的錄入，只需要錄入一次，就能夠在局域網(wǎng)站內(nèi)部實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，很大程度上提高了工作效率；數(shù)據(jù)在錄入之后，不但能夠生成報(bào)表，方便打印、匯總，還能夠?qū)n案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為學(xué)校的行政、教學(xué)、招生等方面工作，甚至為社會(huì)服務(wù)工作提供了極大的方便。這些工作都可以通過計(jì)算機(jī)短時(shí)間內(nèi)來實(shí)現(xiàn)，很大程度上提高了檔案管理的工作效率，為利用者提供了極大方便和快捷。

（2）可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，方便檔案信息的查詢。高校檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化之后，一是管理工作人員可以從大量繁瑣的手工勞動(dòng)中部分解放出來，可以將工作的重心轉(zhuǎn)移到檔案的收集與編研上去，能夠保證庫存檔案資源的全面和豐富，能夠提高檔案管理的專業(yè)水準(zhǔn)，能夠更有效的發(fā)揮出檔案管理的其它職能，更好的為高校的教學(xué)科研服務(wù)。二是檔案的收集、分類、開發(fā)利用同樣是一項(xiàng)難度較大的工作。在管理平臺(tái)不完善的情況下，這些工作進(jìn)行得十分緩慢，效率也很低。信息管理技術(shù)得到廣泛應(yīng)用之后，部分檔案可以實(shí)現(xiàn)資源共享，一方面教學(xué)與科研人員可以依據(jù)自身的權(quán)限，在網(wǎng)絡(luò)查詢相關(guān)的資料；另一方面，相關(guān)人員也可以通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案材料的在線移交和檔案業(yè)務(wù)的在線培訓(xùn)，同時(shí)檔案材料經(jīng)過數(shù)字化加工更加便于科研人員的二次開發(fā)利用，這樣大大提高了高校整體的工作效率。

2 高校檔案管理的現(xiàn)狀

（1）管理方式相對落后。當(dāng)前，隨著我國招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校檔案館的館藏?cái)?shù)量在以驚人的速度增長，并且沒有回落的勢頭。面對檔案館藏的增長，雖然很多高校已經(jīng)采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行輔助管理，但是其功能只是限于簡單的檔案檢索與查詢方面，還沒有實(shí)現(xiàn)檔案無紙化以及以文字、聲音、圖像三位一體的檔案管理模式，還不能從根本上改變檔案管理效率低的問題。而且，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展和辦公自動(dòng)化和oa系統(tǒng)的普及，高校在處理公務(wù)過程中，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄越來越多，出現(xiàn)了大量的電子文檔，這就增加了檔案管理人員的工作難度，同時(shí)也增加了管理人員的工作量。

（2）對于學(xué)生的個(gè)人信息記錄過于簡單，信息的價(jià)值含量不高。多數(shù)高校對于學(xué)生信息的記錄主要包含以下的內(nèi)容：姓名、性別、個(gè)人經(jīng)歷、職務(wù)、成績、愛好以及家庭成員的相關(guān)信息，補(bǔ)充信息有:學(xué)期考試成績、獎(jiǎng)勵(lì)、班主任評語等項(xiàng)目。現(xiàn)階段的高校，專職教師的教學(xué)任務(wù)十分繁重，輔導(dǎo)員又身負(fù)繁重的管理任務(wù)，幾乎沒時(shí)間將學(xué)生在成長過程中所發(fā)生的一些有研究價(jià)值的信息記錄下來，只是在期末時(shí)進(jìn)行總評。而這些單調(diào)的評語根本無法概述學(xué)生豐富多彩的成長歷程，不能更好的與學(xué)生實(shí)現(xiàn)心理溝通，在當(dāng)今復(fù)雜變幻的現(xiàn)實(shí)生活中無法穩(wěn)定學(xué)生情緒，使之全身心投入學(xué)習(xí)，也就無法為提高教學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量而服務(wù)。

（3）早期的重要檔案沒有實(shí)現(xiàn)電子版，很容易造成檔案的破損與丟失。許多高校都忽略了對早期重要檔案的修復(fù)工作，很多檔案因某種原因破損或者丟失之后，無法進(jìn)行補(bǔ)救。給高校與社會(huì)造成了巨大的損失。高校有必要對這些保存下來的檔案進(jìn)行修復(fù)整理，比如對文書檔案進(jìn)行掃描，對于因面積較大而無法進(jìn)行掃描的建筑圖紙可以采用縮微機(jī)將其制作成縮微膠卷進(jìn)行保存。

（4）對于已經(jīng)形成的電子檔案管理缺失非常嚴(yán)重。沒有專人管理，沒有規(guī)章制度和科學(xué)的方法來保障電子檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性。雖然有過一些實(shí)驗(yàn)性的探索，但由于經(jīng)費(fèi)投入問題沒能建成數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。對于接受電子文件問題也尚未列入工作議程，電子文件大都由其形成機(jī)構(gòu)自行保管、自由處置，電子文件至今處于一種自生自滅的狀態(tài)之中。

3 加強(qiáng)高校檔案管理信息化建設(shè)

（1）實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化。數(shù)字化作為檔案管理工作的發(fā)展趨勢，必須將光盤存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及寬帶數(shù)據(jù)通信技術(shù)相結(jié)合，讓各種形式的紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。而高校檔案信息化管理系統(tǒng)，已經(jīng)成為當(dāng)前我國最先進(jìn)的多媒體信息管理系統(tǒng)之一。這一系統(tǒng)采用的是多媒體與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并且需要配置兩臺(tái)服務(wù)器，組成了雙機(jī)后備系統(tǒng)，它利用Client / Server結(jié)構(gòu)與TCP/IP技術(shù)；通信協(xié)議、U n5X 操作系統(tǒng)、Oracle大型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、300GB的HP磁光盤庫、MPEGZ 壓縮系統(tǒng)以及專業(yè)級錄像播放編輯機(jī)等技術(shù)。這樣它能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息檢索者，直接在閱覽室上機(jī)后，就有能夠?qū)︷^藏信息進(jìn)行檢索。檔案管理的數(shù)字化，可以提高檢索效率，強(qiáng)大檢索功能，并豐富了檔案信息的利用手段，進(jìn)一步加快了檔案管理信息化的步伐。同時(shí)也能夠讓一批珍貴的檔案原件得到了有效的保護(hù)。

（2）把好檔案的質(zhì)量關(guān)，對于不符合要求的檔案要拒收。案卷具體的質(zhì)量要求是：一是要實(shí)行紙質(zhì)文檔與電子文檔歸檔雙軌制度，同時(shí)要注意收集電子文件的元數(shù)據(jù)，并且要求將電子文件和與電子文件內(nèi)容完全一致的紙質(zhì)文件一起上交；二是文件材料信息要完整；三是文件要保持整潔，需要書寫時(shí)，要統(tǒng)一使用鋼筆或者簽字筆；四是黨群、教學(xué)、行政類檔案材料要采用統(tǒng)一規(guī)格的紙張，要使用激光打印機(jī)打印，要便于裝訂成冊；五是要真實(shí)的反映出學(xué)校的教學(xué)、科研與管理活動(dòng)的內(nèi)容，遵循規(guī)律，制作的所有材料要便于長期保存。

（3）檔案信息化的根本目的是提供利用。具有利用價(jià)值、滿足利用需求應(yīng)是檔案信息化的最大動(dòng)力，也是衡量檔案信息化工作成效的首要標(biāo)志。對檔案信息化工作的需求分析和對檔案信息利用需求的了解和預(yù)測都表明了檔案工作必須將高校與師生的發(fā)展來當(dāng)作檔案工作的出發(fā)點(diǎn)。

綜上所述，信息管理技術(shù)在高校檔案管理工作中的應(yīng)用將有效地提高工作效率，對檔案事業(yè)的發(fā)展有著重大的現(xiàn)實(shí)意義。目前我國高校檔案管理人員的首要任務(wù)應(yīng)該合理利用信息技術(shù)優(yōu)化檔案信息資源服務(wù)，完善檔案的服務(wù)機(jī)制，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、現(xiàn)代化，使檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心快速向信息化、現(xiàn)代化轉(zhuǎn)移，盡早實(shí)現(xiàn)以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心的管理模式轉(zhuǎn)變。

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