周口市疾病預(yù)防控制中心檔案\\圖書\\信息一體化建設(shè)研究初探

[摘要] 周口市疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作起步于1994年，2001年被國家檔案局命名為檔案目標(biāo)管理國家一級先進單位。檔案管理工作是我中心的歷史和現(xiàn)實工作的真實反映，更是我們?nèi)粘?shù)據(jù)信息資料的來源。近年來，隨著檔案電子信息化建設(shè)的提高和發(fā)展，推進檔案、圖書、信息的一體化，對于開發(fā)利用疾病預(yù)防控制檔案信息資源，實現(xiàn)資源共享，提高信息利用率及節(jié)約資源方面具有重要的意義。

[關(guān)鍵詞] 周口市；疾病控制中心；檔案；管理；信息；一體化

[中圖分類號] R197.2[文獻(xiàn)標(biāo)識碼] C[文章編號] 1673-9701（2011）27-137-02

Preliminary Study on Integration of Files， Books， Information of Zhoukou Center for Disease Control

ZHANG Qinqin

Department of General Archives， Zhoukou City Disease and Prevention Control Center， Zhoukou 466000， China

[Abstract] Zhoukou CDC began records management work in 1994， and was named national advanced unit of file Objective management by The State Archives Administration in 2001. File management is a true reflection of the history and present works for the center and it is our daily source of data information. In recent years， with the improvement and development of electronic information technology of files， advancing integration of files， books， information has significance for developing and utilizing of archival information resources of disease prevention and control， sharing resources， improving information utilization and conservation of important resources.

[Key words] Zhoukou City；CDC；Files；Management; Information；Integration

疾病控制中心的檔案管理工作是疾病預(yù)防控制工作不可或缺的重要組成部分，為疾控中心的工作提供了可靠的參考依據(jù)。2003年，周口市衛(wèi)生防疫站與國家同步更名為周口市疾病控制中心。在中心領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和大力支持下，我們大力抓好檔案管理工作，經(jīng)過十幾年的發(fā)展，逐步形成了一個門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、科學(xué)規(guī)范的疾病預(yù)防控制檔案管理體系。同時隨著計算機技術(shù)的發(fā)展和普及，加快了各種信息的傳遞，提高了工作效率，也對我中心的檔案管理工作產(chǎn)生了巨大的影響[1]。

1我中心檔案管理工作的規(guī)范化管理

檔案工作不僅是一項專業(yè)性工作，也是我們整個疾病預(yù)防控制管理工作不可分割的一部分，是考核整個單位實際工作的重要依據(jù)，是我中心的歷史和現(xiàn)實工作的真實反映，更是我們?nèi)粘?shù)據(jù)信息資料的來源。

1.1檔案的收集和整理

我們的檔案的收集分為平時收集和定期收集，以每年3月底前將上一年度形成的各類檔案和檔案移交清冊一并收集，并檢查核對檔案的質(zhì)量和數(shù)量。按照科學(xué)的方法進行分類、組卷、排卷號、編頁、拆釘、輸入案卷目錄和檢索目錄。

1.2檔案的鑒定工作及保管期限

判斷檔案價值，確定保管期限。按《機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》將保管期限定為永久、長期、短期三種。永久：本中心工作中產(chǎn)生的重要的文件資料，上級機關(guān)對本單位的通報、嘉獎，上級機關(guān)在本單位召開的各種現(xiàn)場會、學(xué)術(shù)會文件材料，上級機關(guān)對本單位重要請示的批復(fù)，直屬上級機關(guān)頒發(fā)的屬于本單位主要業(yè)務(wù)并要求貫徹執(zhí)行的重要文件，各類正式報刊刊發(fā)的關(guān)于本單位的通訊、報道。長期：直屬上級機關(guān)頒發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)并要求貫徹執(zhí)行的一般文件材料，下級機關(guān)報送的重要總結(jié)、報告、計劃、方案和統(tǒng)計報表等文件材料。短期：本中心工作中產(chǎn)生的一般事務(wù)性的文件材料，上級機關(guān)和同級機關(guān)的非本單位主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件，下級機關(guān)報送的一般工作總結(jié)、報告和統(tǒng)計報表等文件材料。

1.3檔案的保管

①檔案員應(yīng)對按保管期限的長短依次排列案卷，做到科學(xué)管理、妥善保管、存放有序、查找方便，并健全檢索工具。同時嚴(yán)格執(zhí)行安全和保管制度，不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。②要定期進行庫藏檔案的清理核對工作，做到帳物相符。③庫房要經(jīng)常通風(fēng)，做到整潔衛(wèi)生，庫房內(nèi)禁煙，并做到七防：防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光。④接收借閱檔案必須認(rèn)真驗收，并辦理交接和借閱手續(xù)。⑤要經(jīng)常檢查永久性檔案和會計檔案的安全及保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

1.4檔案的借閱

①借閱檔案一律履行借閱手續(xù)，借閱人在借閱檔案和歸還檔案時應(yīng)簽名并注明日期。②借閱的檔案不得中途轉(zhuǎn)借他人。③會計檔案只能由財務(wù)部門和審計部門憑手續(xù)外借，其他部門和人員一律不予借閱。

2檔案、圖書、信息一體化建設(shè)的必要性

檔案是歷史的載體、信息的源泉、領(lǐng)導(dǎo)決策的參考依據(jù)。檔案工作的根本目標(biāo)和任務(wù)，除了積累和保存歷史資料外，重要的在于開發(fā)和利用，為領(lǐng)導(dǎo)和本單位提供信息服務(wù)，充分地發(fā)揮檔案管理應(yīng)有的作用。在檔案管理工作中，信息具有“快、雜、廣、變”的特點[2]。所謂“快”，即指信息的產(chǎn)生速度和傳播速度極快，資料的收集迅捷。所謂“雜”，即指由于各種電子信息都可以在相同的渠道中傳輸，所以電子信息的內(nèi)容比較雜，它增加了篩選（檢索）的工作量。所謂“廣”，即指由于網(wǎng)絡(luò)的開放性和普及性，使得電子信息的來源和范圍廣大，各種相悖互逆甚至是彼此矛盾的信息共存。所謂“變”，即指電子信息具有靈活多變的特點，它使網(wǎng)絡(luò)電子信息動態(tài)變化的內(nèi)容隨時可以得到更新和調(diào)整，從而給工作帶來方便，極大地提高了工作效率。以往我們對計算機信息化要求不高，我們的檔案檢索只局限在計算機檔案目錄的檢索。以計算機目錄檢索和手動目錄檢索為主要查找檔案的工具。檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。

近年來，檔案電子信息化的建設(shè)是我們有待提高和發(fā)展的趨勢，推進檔案、圖書、信息的一體化勢在必行，意義重大。電子計算機技術(shù)在檔案管理中的運用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作，使文件的形成、運行、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公銜接起來。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別要注重計算機知識、信息文化的學(xué)習(xí)掌握上，努力使自己具備信息知識和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。另外，檔案、圖書、信息一體化建設(shè)的關(guān)鍵要建立科學(xué)的檢索體系，使檢索工具在功能上具有統(tǒng)一性、規(guī)范性和互補性，要根據(jù)《檔案著錄規(guī)則》、《圖書著錄規(guī)則》和《文獻(xiàn)著錄規(guī)則》制訂適合我中心實際情況的著錄辦法，通過計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行信息共享[3]。

我們在搞好檔案提供利用的基礎(chǔ)上，對庫存檔案進行深層次的開發(fā)加工整理，按專題、利用率和信息價值高的檔案信息進行編研，現(xiàn)已編制了《案卷文件目錄》、《會計檔案目錄》、《聲像檔案目錄》、《科研檔案目錄》、《基建檔案目錄》等七種以上檢索工具，滿足了各類檔案利用檢索需要，開發(fā)室藏信息資源，選擇利用率高、內(nèi)容充實的業(yè)務(wù)工作專題進行系統(tǒng)的檔案資料編研工作。我們編寫了《堅實的足跡》、《周口市疾病控制全宗介紹》、《組織沿革》、《大事記》、《論文匯編》、《周口市疫情資料分析》、《周口市食物中毒典型案例分析》、《年鑒》、《工作方案》、《站志》、《周口市消滅脊灰證實工作概要》、《重點獲獎介紹》、《周口市艾滋病防治工作現(xiàn)狀與思考》、《周口市牙病防治工作概況》及《消滅絲蟲病防治與研究》等十四種專題文獻(xiàn)編研工作，把“死”檔案變成可利用的財富，豐富了室藏檔案信息。

3 檔案、圖書、信息一體化建設(shè)的優(yōu)勢及意義

計算機技術(shù)，特別是通信技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)正快速地應(yīng)用于文獻(xiàn)信息的收集、加工、儲存和傳遞，將使檔案、圖書、信息部門徹底擺脫傳統(tǒng)工作模式，其管理與服務(wù)都將進入一個全新的境界。檔案、圖書、信息一體化管理使資料數(shù)量得到增加和有效使用時間的加長，通過高速化、網(wǎng)絡(luò)化的技術(shù)手段，解決了信息部門館藏結(jié)構(gòu)單一、信息不全、提供速度較慢的缺點，使檔案、圖書、信息資料在其有效期內(nèi)，能夠發(fā)揮最大的效益，能及時、準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)提供決策所需的信息[4]。

3.1提高了對檔案工作的認(rèn)識

中心領(lǐng)導(dǎo)派檔案管理員多次外出參觀學(xué)習(xí)，參加檔案培訓(xùn)班，學(xué)到了不少好方法、好經(jīng)驗，開闊了眼界，進一步提高了對檔案工作的認(rèn)識，形成了檔案管理工作比較完善的發(fā)展思路。

3.2實現(xiàn)了檔案、圖書、信息的數(shù)字化

為做好文件檔案整理工作，依據(jù)國家新標(biāo)準(zhǔn)，開展檔案創(chuàng)新工作，優(yōu)化案卷質(zhì)量，實現(xiàn)檔案數(shù)字化。具體做法是：在分類時，仍按九個大類進行分類，但對每一大類問題中的每一個小問題進行細(xì)化整理，在組卷方法上采用一事一卷法，與國家標(biāo)準(zhǔn)一文一卷的立卷方法相適應(yīng)。通過計算機、掃描儀及電子光盤刻錄等方式將重要的文件和檔案資料錄入并存貯于微機，進行數(shù)據(jù)庫管理，使電子文件、檔案與紙質(zhì)載體有機結(jié)合，相輔相成，實現(xiàn)無紙化辦公和文檔信息數(shù)字化，形成了案卷簡單明了、揭示內(nèi)容清晰而準(zhǔn)確、查找方便快捷、便于檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化處理和實行機讀檔案目錄檢索。

3.3提高了檔案的利用率

2010年1760人次，較去年同期上升了20.55%，滿足了各項工作和各類人員的利用需求。充分利用計算機局域網(wǎng)，實現(xiàn)了真正的全自動查詢，及時、準(zhǔn)確地提供了服務(wù)，很好地發(fā)揮了檔案在疾病預(yù)防控制工作中的作用，促進了疾病預(yù)防控制工作的開展。檔案的保管安全，無霉變、褪色、污損、蟲蛀、失泄密及水、火事故等現(xiàn)象發(fā)生。至2010年底，綜合檔案室保存九大門類檔案32118卷、圖書資料7085卷（冊）。

綜上所述，隨著現(xiàn)代化的發(fā)展，檔案管理工作將越來越重要，檔案、圖書、信息一體化管理將是醫(yī)院檔案工作發(fā)展的必然趨勢，在今后的工作中不斷加以完善和提高科學(xué)管理水平，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化，為疾病預(yù)防檔案管理做出積極貢獻(xiàn)[5]。

[參考文獻(xiàn)]

[1] 李翠蘭. 加強疾控檔案管理提高中心服務(wù)水平[J]. 中國中醫(yī)藥現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育，2009，7（6）：197.

[2] 潘智慧，程文. 疾病預(yù)防控制中心檔案管理及檔案利用探討[J]. 活力，2010，8：99.

[3] 季震南. 對疾病預(yù)防控制部門檔案信息化的幾點思考[J]. 實用預(yù)防醫(yī)學(xué)，2004，11（5）：1077-1078.

[4] 段永，陳海波. 醫(yī)院檔案、圖書、信息一體化管理初探[J]. 衛(wèi)生軟科學(xué)，2005，19（3）：215-216.

[5] 王青芬. 檔案管理工作中電子信息的利用和開發(fā)[J]. 攀登，2010，29（3）：112-114.

（收稿日期：2011-08-15）