公文寫作中常見文種的混用及辨析方法

摘要：本文對公文寫作中幾種常見的文種進行了辨析，通過舉例論證的方法進行了詳細的闡述，以此來有效避免文種之間的混用現象發生，達到正確使用各類公文文種的目的。

關鍵詞：公文；文種；使用；辨析

[中圖分類號]：H315[文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002-2139(2011)-23-0232-02

公文是公務文書的簡稱，它是黨政機關、企事業單位、社會團體在處理各類公務活動時所使用的具有固定格式和法定效力的特定文書。《國家行政機關公文處理辦法》（2000年8月24日發布）規定國家行政機關的公文“是行政機關在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規范體式的公務文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具”。區分公文的種類，有利于正確認識和選擇文種，以免錯用和濫用；有利于提高公文寫作的質量和規范化水平；有利于提高公文運轉和公文處理的效率；還有利于公文的立卷歸檔和科學管理。因此，要明確辨析行文目的、行文關系、行文范圍和行文內容等方面的差異，才能準確把握這些較為復雜的文種。

一、報告與請示的混用

“報告”與“請示”是許多文秘人員常錯用的兩種文體，該用“請示”的卻用了“報告”或者使用“請示報告”這么一個不存在的文種情況現象十分突出。

例1、××市××區人民政府關于設立××市臺商高新工業區的請示報告

××市人民政府：

近年來，我區積極利用區位優勢，不斷改善投資環境，努力提高服務水平，外向型經濟發展迅速，形成了以市級××工業園區為龍頭的工業發展布局……要求在我區設立××市臺商高新工業區。特請示報告如下：

1、………

2、………

3、………

以上報告當否，請批示。

二OO二年八月二十四日

例2、關于給予解決救災款的報告

東政字（2001）06號

××縣人民政府：

我鄉地處本縣邊遠山區，又有少數民族居住，是老、少、邊窮鄉。2000年遭受特大洪災，經濟損失嚴重；今年又遭百年干旱，水稻種植面積原計劃五千六百畝，實際只種二百八十五畝，其中嚴重受害面積有一千多畝。所種烤煙、紅薯一律未能收獲。因干旱造成的直接經濟損失達五十多萬元。為此，特向縣人民政府請求撥給救災款二十萬元。

以上報告，請批準

東山鄉人民政府

二OO一年十月十日

這兩篇例文最主要的錯誤在于把報告與請示并用、誤用。從內容上來看，例文1、2都是要求解決問題的，需要上級答復或批準的，文種都應該為“請示”。例文1卻把請示與報告這兩種文種混為一談，錯誤的并列使用，標題中應刪去“報告”二字；例文2是誤用了文種，標題應換成《關于撥發救災款的請示》。

請示和報告有所不同。請示適用于向上級機關請求指示、批準。報告是向上級機關匯報工作、反映情況、答復上級機關詢問時使用文種。黨的機關行文時，報告還用于向上級提出建議。在以下幾種情況下，要使用請示而不要用報告：屬于上級機關明確規定必須請示批準才能辦理的情況下；對現行方針政策、法律法規不甚了解，有待上級明確答復才能辦理的情況下；工作出現了新情況、新問題，而又無章可循，或有了處理辦法，但不知是否可行，有待上級明確才能辦理的情況下；因情況特殊，難以執行現行規定，有待上級重新明確才能辦理的情況下；因本機關意見分歧，無法統一，難以開展工作，有待上級裁決的情況下；事情重大，但心中無底，需要上級同意的情況下。

二、通告與通知的混用

通告是在一定范圍內公布應當遵守或周知的事項時使用的公文。通告作為國家行政機關使用的一種重要公文，一般有四個方面的特點：一是從制發單位來看，它的使用者主要是行政管理部門，國有企事業單位在其內部也可以使用通告周知有關事項及應遵守的事宜。二是從受文對象來看，他主要面對的是一定范圍內的單位和群眾。三是從內容上來看，通告既可宣布大家應該遵守的事項，也可向人們告知需要知道的事項。四是從作用上來看，它既對人們的行為具有法定約束行為，也具有傳達與告知作用。通知屬于知照性公文，它是轉發上級機關或不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員時使用的公文文種。

例1、 中國證券監督管理委員會

國家經濟貿易管理委員會

關于申請境外期貨業務有關問題的通知

證監期貨字〔1999〕14號

例2、天津市人民政府關于頒布

《天津市關于重大安全事故行政責任追究的規定》的通告

津政發[2001]60號

各區、縣人民政府，各委、局，各直屬單位：

現將《天津市關于重大安全事故行政責任追究的規定》予以發布，望遵照執行。

二OO一年八月十三日

例1是1999年10月巧日聯合發文，該文件是對不特定人的告知，不應該使用“通知”，而應該使用“通告”。例2是政府行政機關發布相關法規和規章的公文，屬于發布性通知，因此應該將“通告”改為“通知”。

“通知”和“通告”的混用源于兩者都具有知照性。但是在知照性這一點上兩者有著明確的分工。“通告”的公布性表明“通告”是對不特定人的告知，而“通知”的傳達性表明“通知”是對特定人的告知。反映在公文行款上，“通告”由于是對不特定人的告知，因而無主送項目，而“通知”是對特定人的告知，必須標明主送機關。

三、公報與公告的混用

公報是黨的機關公文中的主要文種之一，適用于公開發布重要決定或者事件。人大、行政、軍事機關的主要公文文種中，雖然沒有公報，但在公布一些重大事件以及外事活動情況時，實際上也使用公報，如統計公報、新聞公報等。而公告是向國內外宣布重要事項或法定事項時使用的文種。

例1、中國共產黨第十六屆中央委員會

第六次全體會議公告

（2006年10月11日中國共產黨第十六屆中央委員會第六次全體會議通過）

例2、國家測繪局關于啟用

珠穆朗瑪峰高程新數據的公報

根據《中華人民共和國測繪法》，經國務院批準并授權，國家測繪局公布珠穆朗瑪峰高程新數據，即日起在行政管理、新聞傳播、對外交流、公開出版的地圖、教材及社會公眾活動中使用。

珠穆朗瑪峰頂巖石面海拔高程8848.43米。

參數：珠穆朗瑪峰頂巖石面高程測量精度±0.21米，峰頂冰雪深度3.50米。

原1975年公布的珠穆朗瑪峰高程新數據停止使用。

特此公告

國家測繪局

二OO五年十月九日

例1屬于黨的機關公開發布的重要決定，屬于會議公報，因此，應該將公告改為公報。例2屬于向國內外宣布重要事項，屬于公告文種，因此，應該將公報改為公告。

公告與公報具有相同之處也有不同之處。公告與公報的相同之處在于，公告也具有告知對象的廣泛性，制發機關的級別高，宣布的事項比較重大；但是公告與公報的不同點主要是：公告多用于宣布重大消息，內容一般十分簡要，而公報一般是比較詳細具體地報道某一重要會議或者重要事項的內容。另外也可以單獨從公報的特點來區分兩種的不同。公報具有以下特點：一是受文對象的廣泛性。二是內容的莊重性。三是強烈的新聞性。四是制發機關的特定性，它的使用者都是黨和國家的高級機關，一般機關不用公報發布情況。

四、函和請示、批復的混用

函是不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項時使用的文種。請示主要適用于向上級機關請求請示、批準。批復是上級機關答復下級請示事項時使用的一種公文。它的內容除了直接回答所請示的事項以外，無需涉及其他問題。作為答復性的下行公文，它具有以下特點：一是專一性。它是專門針對下級機關“請示”這一文種使用的，回答的問題是請示中的具體事項。先有請示，才有批復，又屬被動行文。二是指示性。批復要對下級機關提出的具體問題進行答復，往往要求下級機關將執行情況上報，以便檢查了解。因而，從行文效能上看，批復具有指示性。三是政策性。批復的本身往往體現了上級機關在這一問題上的政策精神。在現實中不重視“函”，不能正確使用“函”的現象仍然存在，“函”的功能往往被“請示”和“批復”等文種所代替，以致造成文種錯用。

1、“函”具有“答復問題”的功能，但不能代替“批復”

例1、國務院關于同意云南省撤銷保山地區設立地級保山市的函

云南省人民政府：

你省《關于撤銷保山地區設立地級保山市的示》（云政發[2000]141號）及有關補充請示收悉。現批復如下：

一、...................

二、...................

三、...................

保山市的各類機構要按照“精簡、效能”的原則設置，所需人員編制和經費由你省自行解決。

國務院

例1中根據行文內容來看，屬于對下級機關請示的答復，應該使用批復。所以，將“函”改為“批復”。 依據《辦法》之規定，“批復”適用于“答復下級機關的請示事項”，這里明確指出了“批復”是答復請示事項的，但現實使用中往往出現用“函(復函)”代替“批復”答復問題的情況。對這種“函”的答復可用“復函”也可以用“批復”，這些提法是不科學的。為了維護公文的嚴肅性，答復下級機關的請示問題只能用“批復”，而不能使用函復。所以，公文的實際運作，公文的研究和教學，都必須以《辦法》為依據。

2.“函”具有向有關主管部門(無隸屬關系)“請求批準”的功效，不應被“請示”所混用

例2、廣州××局銷售公司懇求批準函

××局銷辦函 [1996] 5號

廣州××局：

我銷售公司從去年十月成立以來，國內商務運動日益增多，經常有許多文件、合同、契約、材料需要復印，為便于工作，我們擬購置一臺復印機，請給予批準。

可否，請批復。

廣州××局銷售公司（蓋章）

一九九六年一月十日

例2中采用的是一種函的文種，在這里就不適合采用請示。這是因為函是“不相隸屬機關”之間的請求批準的一種公文文種。這里的“不相隸屬機關”，除了機關之間不屬于同一組織系統，沒有管轄與被管轄的隸屬關系外，還包括同級機關，即同一組織系統的同層級的機關。因此，這里的“不相隸屬機關”排除了使用“請示”的隸屬上級機關。換一角度說，主送機關為上級機關時，用“請示”而不能用“函”。主送機關為“不相隸屬機關”時，用“函”而不能用“請示”。

在這里，我們只談了幾種比較易混的常用公文文種的辨析，其實在日常的行政工作中，我們還會遇到其他幾種公文的使用。這就要求我們一定要按文件規定行文，在行文前要考慮好行文目的、行文內容、行文對象等因素，行文后要仔細審核，確保文種的正確使用。

參考文獻：

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