企業電子檔案管理初探

【摘要】電子檔案工作是企業檔案工作中必須要面臨的工作問題，在分析企業電子檔案管理中出現的問題的同時，找出解決問題的對策。

【關鍵詞】電子檔案 保存 維護 維護 管理對策

信息化的時代，隨著計算機與網絡技術的普及，企業信息數字化、辦公自動化的快速發展，電子檔案已經成為企業檔案工作中必須要面臨的工作問題，并且在實際工作中產生的各種問題和難點也必須面對，需要在企業中得以合理運用。

根據多年的檔案管理工作經驗，在此著重探討分析企業電子檔案管理工作中出現的問題以及一些處理方法，拋磚引玉，和檔案管理工作的同仁們共同探討。

一、企業電子檔案管理中出現的問題

（一）電子文件原始資料的保存

目前，在計算機上起草和制作文件，已是辦公常事。往往文件一旦定稿打印后，作為草稿性的電子文件的保存就經常被忽視。許多單位對電子文件沒有采取保護措施，隨意對其進行刪改，不是被清除就是被新文件覆蓋。使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。

（二）電子檔案的完整性難維護

電子檔案材料的多樣性、結構的復雜性，儲存方式的互換性，容易造成信息缺損。當前，電子檔案儲存方式主要有光盤、磁盤和磁帶。這些媒介材料的化學性質不穩定、易氧化、易與堿溶液發生反應，容易造成電子檔案信息丟失，使電子檔案內容的完整性很難保障，直接影響信息再現。

（三）信息安全與保密問題