基于信息技術實現公司信息化平臺閉環管理

（感謝遼寧省教育廳計劃對此研究的支持，項目號:L2010084）

[摘 要] 針對威海卓遠船務有限公司日常管理復雜、點多面廣，公司日常工作多處于開環工作特點，提出了基于信息技術實現公司信息化平臺閉環管理的總體思路和基本框架，明確了公司管理流程中每個部門的職責、任務、時限、標準。通過對威海船務有限公司構建公司信息化平臺閉環管理，提升管理團隊的執行力，提高工作效率，創造了經濟效益。

[關鍵詞] 閉環管理 信息化平臺 信息技術

一、公司背景

威海卓遠船務有限公司是一家集輪船制造與維修于一體的大型船務公司，擁有員工300多人，管理人員20人，該公司承接了很多大型的造船項目。現在很多項目都容易面臨一個危機，那就是工期緊。客戶就是上帝，并且這些客戶都是長期合作的老客戶，為了化解這一難題，為了讓客戶達到100%的滿意和認可，管理工作是非常關鍵的一個環節。因此如何提高管理效率，實現公司利潤最大化是公司目前的首要任務。作者通過對威海卓遠船務有限公司構建公司閉環管理信息化平臺，從而達到迅速落實威海卓遠船務公司的重點工作，不斷夯實基礎管理，真正體現閉環管理[1]的作用，并在工作中提升管理團隊的執行力，提高工作效率，為公司提高經濟利益。

二、建立閉環管理信息化平臺

管理部門從下達新任務直到任務完成、歸檔要環環相扣，有始有終，形成一個閉環，主要應由以下幾個階段組成，見圖1。

新下達：閉環管理工作項點首次發布。

進行中：當責任單位對新下達的閉環管理工作項點接收完成后，項點狀態自動改變為進行中狀態。

階段性完成：根據責任單位反饋的工作項點進度情況，由辦公室將進行中狀態改變為階段性完成狀態。

驗證階段：當某些工作項點需要非責任單位進行效果驗證時，由辦公室將階段性完成狀態改變為驗證狀態。

完成：對于臨時性工作項點可以直接從進行中狀態進入完成狀態；對于需要經過驗證的工作項點，當驗證工作完成后，進入完成狀態；對于經歷階段性完成階段并且工作內容已經常態化后，將由階段性完成狀態進入完成狀態。

歸檔：所有完成的閉環管理工作項點均需要歸檔，歸檔的工作項點在閉環管理信息化平臺中默認為隱藏格式。

三、公司閉環管理信息化平臺工作流程

1.發布

（1）對于新增加工作項點，辦公室負責整理項點標題、相關要求、責任單位和完成時間等內容，并通過閉環管理信息化平臺進行發布，必要時給責任單位第一管理者發送郵件進行提醒。

（2）對于某項已確定的工作有新要求或內容發生深化擴展時，辦公室將進行動態更新，并下發“督辦通知單”通知責任單位。

（3）對于需要立辦的工作，辦公室通過電話及時通知相關單位管理者。

2.接收

單位第一領導可以通過郵箱中的超級鏈接進入閉環管理信息化平臺查詢閉環管理工作項點。公司各單位工作人員可以通過閉環管理信息化平臺的網址瀏覽閉環管理工作項點。

3.反饋

（1）各單位固定專人負責閉環管理工作項點的反饋工作。

（2） 對于新下達狀態的工作項點，責任單位要在三天內完成接收反饋，否則系統將記錄工作滯后。

（3） 對于要求完成期限大于或等于2周的工作項點，需要責任單位每周至少反饋一次工作進展情況，否則系統將記錄工作滯后。

（4） 對于要求完成期限內沒有達到階段性完成狀態的工作項點，系統將記錄工作滯后。

（5） 對于階段性完成的工作項點，責任單位根據后續工作實際開展情況進行不定期反饋，但每月至少反饋一次，直至進入完成階段，否則系統將記錄工作滯后。

（6） 對于進入驗證階段的工作項點，由責任單位督促驗證單位反饋驗證信息，一個月內沒有完成驗證工作的視為工作滯后。

4.歸檔

進入完成階段的工作項點由辦公室負責歸檔，歸檔時要保存完整的工作項點文件資料，以備后續查看。

四、適用范圍及部門職責

總經理辦公會布置的重要工作、公司早站會布置的重要工作、公司中干例會布置的重要工作以及公司領導臨時布置的重要工作實施閉環管理，并使用公司閉環管理信息化平臺進行過程監控。實施閉環管理的工作完成期限應在一周以上，對于立即辦理的工作采用“督辦工作通知單”進行管理。

1.辦公室

（1）負責閉環管理工作項點的綜合管理、檢查、督辦和考核，并執行閉環管理信息化平臺的工作程序。

（2）負責公司閉環管理信息化平臺的日常管理和優化改進。

（3） 負責定期向公司領導匯報各項點進展情況，安排責任單位進行專項匯報，并根據公司領導意見進行追蹤和調整。

2.責任單位

執行閉環管理信息化平臺的工作程序，按照項點內容和工作要求組織相關單位開展工作。

五、公司閉環管理信息化平臺督辦與考核

1.凡未按時間節點要求進行反饋時（以系統記錄為準），由辦公室向重點工作負責單位下發督辦通知單，以達到提醒負責單位加快工作進程的目的。如未整改，根據考核等級，相應扣分。

2.凡按時間節點未完成且又未提前提出延期申請的，或雖提出延期申請但未批準的，根據考核等級，相應扣分。

3.當未完成重點工作對公司發展和管理造成不良影響時，按照《中層領導問責制》的有關規定對主管領導問責。

六、結束語

2010年，通過信息化平臺閉環管理提報各類項目13項，閉環率達到97%。2010年工作績效與目標比達到99%，比2009年提高了26%。事實證明，威海卓遠船務有限公司通過實施信息化平臺閉環管理系統，不僅提高了工作效率，調動了員工的積極參與，并且還促進了經濟效益的提升。但是需要注意的是，信息化平臺閉環管理只是個系統，作用僅僅是個提醒與督促，更多地是需要員工來自覺遵守管理法則。下一步的工作是將公司信息化平臺閉環管理與后臺應用系統（如業務系統）集成[2]，建設一套客戶支持的行之有效的管理模式、運營方法和技術平臺。

參考文獻：

[1]于寶申，張敏，張雷.基于信息技術實現企業日常工作閉環管理[J].《科技創新導報》，2009(19):221-222.

[2]楊興凱，張笑楠，楊鍵鳴.人大互動服務信息平臺閉環管理模式與方法[J].《電子政務》，2008(10):86-91.