淺談醫(yī)院設(shè)備檔案管理

［摘要］ 醫(yī)療設(shè)備檔案管理是醫(yī)院管理中的一個重要組成部分，是設(shè)備管理的基礎(chǔ)，其管理水平直接影響到醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量和技術(shù)水平，所以加強醫(yī)療設(shè)備檔案管理是極其重要的。

［關(guān)鍵詞］ 醫(yī)院； 設(shè)備； 檔案； 管理

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 16. 048

［中圖分類號］R197.3； G271 ［文獻標(biāo)識碼］A ［文章編號］1673 - 0194（2011）16- 0079- 01

醫(yī)療設(shè)備檔案管理是醫(yī)院管理中的一個重要組成部分，是設(shè)備管理的基礎(chǔ)，其管理水平直接影響到醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量和技術(shù)水平，所以加強醫(yī)療設(shè)備檔案管理是極其重要的。近幾年來，我院把醫(yī)療設(shè)備管理作為醫(yī)院綜合檔案管理的一個重要部分，落實措施，重點加強環(huán)節(jié)管理，使醫(yī)療設(shè)備檔案在醫(yī)院工作中發(fā)揮了較好的作用。

１醫(yī)療設(shè)備建檔的必要性

醫(yī)療設(shè)備是保證醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展，開展醫(yī)療、護理、防疫、藥檢、教學(xué)等工作的物質(zhì)基礎(chǔ)，醫(yī)院必須擁有與其功能業(yè)務(wù)相適應(yīng)的先進的醫(yī)療設(shè)備。醫(yī)療設(shè)備在各自運行過程中產(chǎn)生的文字、圖紙、照片等具有參考和保存價值的各種載體材料，稱為醫(yī)療設(shè)備檔案。但如何管好用好醫(yī)療設(shè)備，提高醫(yī)療設(shè)備的有效使用率，減少醫(yī)療設(shè)備突發(fā)故障和開機率低的狀況，則必須建立較為全面的醫(yī)療設(shè)備科技檔案，并輔以科學(xué)有效的管理。設(shè)備檔案的建立是為了在設(shè)備的采購、使用、維修及管理等工作中充分利用，更好地發(fā)揮其社會效益和經(jīng)濟效益。如通過查看設(shè)備檔案資料，根據(jù)其維修記錄，對較為貴重的設(shè)備采取預(yù)防性維修，充分做好維修前的準(zhǔn)備以縮短停機時間，減少修理費用，減少醫(yī)療設(shè)備對人身的傷殘，減少事故隱患的發(fā)生率等。管好用好醫(yī)療設(shè)備檔案，可以充分發(fā)揮其在醫(yī)療、教學(xué)、科研工作中的作用，主動、及時、準(zhǔn)確地為科室服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。

２醫(yī)療設(shè)備檔案管理的基本內(nèi)容

（１） 建立完善管理網(wǎng)絡(luò)， 廣泛深入地宣傳《檔案法》，強化各級管理人員依法治檔的意識，使之自覺接受法規(guī)的約束和監(jiān)督。我院成立由分管院長直接領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)小組，實行醫(yī)院、科室、操作人員三級管理網(wǎng)絡(luò)。定期召開有關(guān)人員會議，明確工作目標(biāo)，修訂和完善醫(yī)院檔案管理制度。同時明確科室工作管理目標(biāo)和各自的崗位職責(zé)，并將設(shè)備檔案管理工作作為醫(yī)院目標(biāo)管理責(zé)任制的一部分，納入院部對科室目標(biāo)考核，及時與有關(guān)人員的考評、職稱晉級、年終評優(yōu)掛鉤；明確設(shè)備操作者在負(fù)責(zé)設(shè)備的日常維護保養(yǎng)的同時，做好日常設(shè)備記錄，每次使用后，要將使用情況認(rèn)真做好記錄，每半年將整理好的記錄上報給設(shè)備科負(fù)責(zé)人，經(jīng)核查后交檔案室存檔，在全院形成一個有效的管理網(wǎng)絡(luò)。

（２） 確定醫(yī)療設(shè)備檔案的歸檔范圍 。我們根據(jù)醫(yī)療設(shè)備檔案的管理要求，明確了醫(yī)療設(shè)備檔案管理的歸檔內(nèi)容。根據(jù)國家有關(guān)設(shè)備檔案的管理要求并結(jié)合我院的實際情況，規(guī)定萬元以上用于醫(yī)療目的的儀器設(shè)備為大型醫(yī)療設(shè)備。醫(yī)療設(shè)備檔案由兩個部分組成：設(shè)備申購過程中形成的檔案和設(shè)備運行過程中形成的檔案。設(shè)備申購過程中形成的檔案主要包括申購單、論證表（記錄）、購銷合同、協(xié)議書、發(fā)票復(fù)印件（原件保存在財務(wù)檔案中）、裝箱單、運輸單據(jù)、安裝調(diào)試及驗收報告、設(shè)備操作規(guī)程、全套隨機技術(shù)資料等。特大型的設(shè)備包括招標(biāo)的有關(guān)材料、衛(wèi)生資源配置許可的有關(guān)資料等。享受國家免稅政策做外貿(mào)的設(shè)備，除了上述材料外，還應(yīng)包括電機設(shè)備進口證明、海關(guān)免稅證明、報關(guān)單、外貿(mào)合同、質(zhì)量保證書、發(fā)票、商檢報告等。設(shè)備運行過程中形成的檔案主要包括設(shè)備的使用情況記錄、操作規(guī)程、維修保養(yǎng)情況記錄，每年的經(jīng)濟效益分析、使用率與完好率統(tǒng)計等。這些資料一般按年度歸入設(shè)備檔案。隨著設(shè)備從申購到安裝使用，其相應(yīng)的材料由設(shè)備科人員做好檔案的收集整理工作，再移交醫(yī)院檔案室。同時將有關(guān)材料打印下發(fā)有關(guān)使用科室，讓各科的設(shè)備操作者都了解設(shè)備檔案的歸檔內(nèi)容和要求，使之配合檔案部門，做好資料的歸檔工作。

（３） 廣泛收集醫(yī)療設(shè)備檔案 。每一種醫(yī)療設(shè)備都經(jīng)過購置、安裝、轉(zhuǎn)移、報廢4個階段，設(shè)備檔案管理工作應(yīng)隨著設(shè)備的變化跟蹤收集相關(guān)資料，認(rèn)真把關(guān)。一是在設(shè)備開箱驗收時，檔案管理人員要參與部門設(shè)備開箱驗收，將有關(guān)資料收集整理好。二是在設(shè)備的安裝和調(diào)試階段隨時收集資料，如操作人員需參考操作手冊，應(yīng)當(dāng)場編碼編頁，并隨時辦理借閱手續(xù)。三是了解各部門、各階段設(shè)備文件的形成規(guī)律，根據(jù)各自的歸檔范圍，有目的地進行收集。四是將收集來的資料逐一進行分類整理，盡量將資料收齊，以便于日后的使用，如根據(jù)設(shè)備維修記錄進行效益分析等。

（４） 設(shè)備檔案收集工作貫穿于從設(shè)備申購到設(shè)備報廢的全過程。如參與設(shè)備采購申請，可為采購部提供相關(guān)參數(shù)，參與設(shè)備的安裝與驗收工作，索取相關(guān)證件及收集設(shè)備資料及時建立檔案（如說明書、隨機光盤、圖紙等），相關(guān)手續(xù)齊全后方可驗收，科室如需要資料可提供相關(guān)復(fù)印件，并履行借閱手續(xù)。監(jiān)督制定新裝設(shè)備使用流程及制度，大型設(shè)備分管到人，并將信息錄入電腦。

（５） 建立嚴(yán)格的貴重設(shè)備檔案管理制度，并嚴(yán)格執(zhí)行，借閱人按制度規(guī)定辦理借閱手續(xù)。在使用過程中，保證案卷完整、安全，按期歸還，如有損壞、遺失，由借用人負(fù)責(zé)；精密儀器原版說明書和線路圖等重要資料一般不外借，確因工作需要可借復(fù)印件；儀器使用科室如需要可保存復(fù)印資料，如說明書、操作手冊等；設(shè)備轉(zhuǎn)入其他單位后資料轉(zhuǎn)入使用單位，并留復(fù)印件以備查詢；儀器設(shè)備在報廢3年后，檔案予以撤銷。

３建立設(shè)備檔案的作用

建立和完善醫(yī)療設(shè)備檔案的最終目的就是為了更好地為臨床服務(wù)。先進的醫(yī)療設(shè)備是保障醫(yī)院臨床、教學(xué)、科研等工作的物質(zhì)基礎(chǔ)，醫(yī)院必須擁有與其功能業(yè)務(wù)相適應(yīng)的先進的醫(yī)療設(shè)備。我院作為一所二甲醫(yī)院，擁有多臺（套）貴重醫(yī)療設(shè)備，為避免購置設(shè)備的盲目性，管好、用好醫(yī)療設(shè)備，提高醫(yī)療設(shè)備的有效使用率，減少閑置，降低醫(yī)療設(shè)備突發(fā)故障和開機率低的狀況，必須建立和完善醫(yī)療設(shè)備檔案，并輔以科學(xué)有效的管理，這是重要的基礎(chǔ)工作，設(shè)備管理水平直接影響著設(shè)備的使用和醫(yī)院的經(jīng)濟效益。設(shè)備檔案的建立不是目的，是為了更好地為臨床服務(wù)和為決策層提供有關(guān)依據(jù)，以減少設(shè)備采購的盲目性。如某設(shè)備發(fā)生故障時，通過查看設(shè)備檔案資料，及時與廠家或經(jīng)銷商聯(lián)系維修，查閱檔案中合同規(guī)定的保修日期，對保修期內(nèi)維修發(fā)生的費用醫(yī)院不予承擔(dān)等；對售后服務(wù)差不按合同辦事的經(jīng)銷商，向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反映，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有關(guān)依據(jù)。

４小結(jié)

檔案的有效利用是檔案管理工作發(fā)展的基礎(chǔ)，對醫(yī)院管理具有深遠(yuǎn)意義。檔案管理人員要以主動、積極、周到的服務(wù)來保證檔案資料的有效完整，收集和捕捉有用信息，充分發(fā)揮檔案的作用，使醫(yī)院各種醫(yī)療設(shè)備的效能得到充分發(fā)揮，投資得到良好的效益回報，促進醫(yī)院各項建設(shè)的發(fā)展。