檔案資料的復(fù)制與保密

［摘要］本文探討了檔案復(fù)制對于確保檔案安全的必要性，簡要介紹了我國歷史上對檔案復(fù)制的做法，針對多媒體技術(shù)的廣泛應(yīng)用，提出了技術(shù)上的解決對策和復(fù)制過程保密工作的原則。

［關(guān)鍵詞］ 檔案； 復(fù)制； 保密； 管理

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 16. 051

［中圖分類號］G271 ［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A ［文章編號］1673 - 0194（2011）16- 0082- 01

檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不至于因各種不利因素而使檔案損壞。對已經(jīng)破損的檔案，要及時搶救。不丟，就是使檔案絕對安全，不至于因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實(shí)體安全，也要保證檔案內(nèi)容的安全。不散，就是要求檔案的保管相對集中，不至于因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。為了保證檔案尤其是重要檔案的萬無一失，避免受到如地震、臺風(fēng)、火山爆發(fā)、洪水等自然災(zāi)害或是縱火、爆炸、恐怖活動、戰(zhàn)爭等人為災(zāi)害的破壞，必須對珍貴、重要的檔案，采取抄錄、復(fù)印、照相等形式進(jìn)行復(fù)制，搞好檔案副本成為必然的選擇。

在我國，對于重要檔案資料進(jìn)行復(fù)制留存的制度由來已久。清代軍機(jī)處即建有一種檔案匯抄制度，稱為“清檔”。據(jù)《樞垣紀(jì)略》一書載：“凡本日所奉諭旨及所遞片單，抄訂成冊，按日遞添，按月一換，謂之清檔。”由于“清檔”系軍機(jī)處日常之事，故匯抄的范圍非常廣泛，數(shù)量繁多。諸如凡軍機(jī)處擬訂的諭旨，經(jīng)送交皇帝審定以后，均發(fā)還軍機(jī)處，由軍機(jī)處值日章京逐日逐條地謄錄在特別的簿冊之上，每月一冊，名曰“現(xiàn)月檔”。每年的“現(xiàn)月檔”均需另修一副本，按季分別命名為“春季檔”、“夏季檔”、“秋季檔”、“冬季檔”，總稱為“四季檔”。此外，軍機(jī)處還根據(jù)具體需要，按專題或事件匯抄檔案。例如在清朝乾隆以后將鎮(zhèn)壓農(nóng)民起義的有關(guān)上諭和奏折匯抄而成的“剿捕檔”；抄錄有關(guān)西藏問題的各種檔案而成的“西藏檔”等。

清雍正七年（1729），吏部大堂失火，造成吏部所有檔案毀于一旦，帶來巨大損失。同時，為防止書吏篡改檔案，雍正建立了檔案的副本制度。雍正七年下達(dá)諭旨：“嗣后各部衙門存貯檔案之處，應(yīng)委筆帖式等官，輪班值宿巡查。至內(nèi)閣本章及各衙門檔案，皆應(yīng)于正本外立一副本，另行收貯”，并且規(guī)定，如果本章正本是用紅字批發(fā)的，副本則用墨筆批示存案，而其他檔案副本，則用鈐記以分別之。副本最后都要送到內(nèi)閣，年終送至皇史宬石室前的東西二廂存放。嘉慶年間又興建副本庫。雍正建立檔案副本制度的目的，一方面是為了防止因火災(zāi)而燒毀檔案所造成的損失，另一方面也是為了杜絕書吏隱藏擅改的弊端。從歷史角度講，副本制度的實(shí)施對于維護(hù)清代檔案的完整起了重要作用。

保守國家機(jī)密是每個公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。然而，在對檔案進(jìn)行復(fù)制，留存檔案副本的同時，檔案保密的隱患也日益顯現(xiàn)。重要檔案往往密級較高，保密要求高，但由于其重要性又必須留存副本，這就給保密工作增加了難度。目前計算機(jī)、多媒體技術(shù)廣泛應(yīng)用于檔案保管中，存儲介質(zhì)容量大、復(fù)制快，失密風(fēng)險大、后果嚴(yán)重。因此制定有針對性的保護(hù)措施顯得尤為重要。當(dāng)前流行的數(shù)字版權(quán)管理和數(shù)字水印技術(shù)可以應(yīng)用到檔案管理工作中，從而有效防范非法復(fù)制和傳播。

數(shù)字版權(quán)管理（Ｄｉｇｉｔａｌ Ｒｉｇｈｔｓ Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ，ＤＲＭ）分為兩類：一類是多媒體保護(hù)，例如加密電影、音樂、音視頻、流媒體文件。另外一類是加密文檔，如Ｗｏｒｄ， Ｅｘｃｅｌ， ＰＤＦ等格式的文檔。ＤＲＭ主要通過技術(shù)手段來保護(hù)文檔、電影、音樂不被盜版。這項(xiàng)技術(shù)通過對數(shù)字內(nèi)容進(jìn)行加密和附加使用規(guī)則，對數(shù)字內(nèi)容進(jìn)行保護(hù)，其中，使用規(guī)則可以斷定用戶是否具有播放權(quán)限。數(shù)字版權(quán)保護(hù)技術(shù)可以提供一個靈活而且強(qiáng)大的平臺， 使得在便攜設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備上回放數(shù)字版權(quán)文件成為可能，同時提供強(qiáng)大的內(nèi)容加密分發(fā)功能，實(shí)現(xiàn)各種設(shè)備之間對于數(shù)字版權(quán)加密文件的傳輸和轉(zhuǎn)移，符合檔案工作的發(fā)展趨勢。

數(shù)字水印（Ｄｉｇｉｔａｌ Ｗａｔｅｒｍａｒｋ，DW）是將與多媒體內(nèi)容相關(guān)或不相關(guān)的一些標(biāo)識信息直接嵌入多媒體內(nèi)容當(dāng)中，但不影響原內(nèi)容的使用價值，并不容易被人的知覺系統(tǒng)覺察或注意到。通過這些隱藏在多媒體內(nèi)容中的信息，可以確認(rèn)的內(nèi)容創(chuàng)建者、使用者，或者內(nèi)容是否真實(shí)完整。數(shù)字水印是信息隱藏技術(shù)的一個重要研究方向。針對檔案工作特點(diǎn)，對于篡改提示水印和隱蔽標(biāo)識水印有必要深入研究和加以應(yīng)用。篡改提示水印是一種脆弱水印，其目的是標(biāo)識原文件信號的完整性和真實(shí)性；隱蔽標(biāo)識水印的目的是將保密數(shù)據(jù)的重要標(biāo)注隱藏起來，限制非法用戶對保密數(shù)據(jù)的使用。

技術(shù)手段終歸是可以被破解的，要從根本上杜絕檔案復(fù)制過程中的失泄密問題，必須進(jìn)行制度約束，做好檔案復(fù)制監(jiān)督工作。

檔案復(fù)制監(jiān)督是做好檔案復(fù)制過程中保密工作的一項(xiàng)重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案復(fù)制過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能復(fù)制檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說來，檔案復(fù)制監(jiān)督可以從以下幾個方面實(shí)施：

１． 制度建設(shè)。根據(jù)實(shí)際情況，對不同層次的檔案確定不同的復(fù)制范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使檔案復(fù)制工作有章可循，在開展檔案復(fù)制工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項(xiàng)檔案復(fù)制規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡明，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實(shí)和完善。

２． 隊(duì)伍建設(shè)。擔(dān)負(fù)復(fù)制服務(wù)工作的檔案管理人員，是檔案復(fù)制制度的直接貫徹者，對檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識，不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手的事情件件善始善終，手續(xù)清楚，而且要防止“無形”儲存在頭腦中秘密的泄露。

３． 監(jiān)督措施。在復(fù)制中，要根據(jù)不同復(fù)制對象的不同保密要求，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監(jiān)視器。

在檔案資料的復(fù)制過程中貫徹保密原則，關(guān)鍵要提高檔案管理工作者自身的素質(zhì)，檔案人員應(yīng)當(dāng)珍視國家和社會給予的特殊信任，恪盡職守，對檔案內(nèi)容中的尚未解密的部分嚴(yán)守秘密，確保黨和國家秘密安全，確保個人的隱私權(quán)受到尊重。只有這樣才能不辜負(fù)人民的期望，真正成為歷史真實(shí)的守護(hù)者。