基層管理者在組織信息化中的任務\\素質(zhì)要求\\面臨的主要問題及相應對策研究

［摘要］ 基層管理者作為組織內(nèi)面向第一線進行管理的人員，在組織信息化中扮演著至關(guān)重要的角色。通過分析研究，本文總結(jié)了基層管理者在組織信息化進程中具體要承擔的任務、需要的素質(zhì)、面臨的主要問題以及相應對策。

［關(guān)鍵詞］ 基層管理者； 信息化； 任務； 素質(zhì)； 問題； 對策

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 16. 055

［中圖分類號］F272.9 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673 - 0194（2011）16- 0089- 02

一、前言

為了在信息時代的競爭中占據(jù)有利地位，許多組織應用信息技術(shù)，并努力地進行組織結(jié)構(gòu)重組和組織文化的改造。但在實踐中，很多企業(yè)的信息技術(shù)應用卻失敗了，或未能達到預期目標。組織信息化不僅僅是技術(shù)問題，也是管理問題。信息技術(shù)應用成功的關(guān)鍵是人，以及組織內(nèi)有效的管理；只有在需要的崗位上配置合適的人，才能將信息技術(shù)和業(yè)務應用整合起來，才能確保組織達到既定目標。

基層管理者作為組織內(nèi)面向第一線進行管理的人員，在組織信息化中無疑扮演著至關(guān)重要的角色，那么他們具體要承擔哪些任務？需要什么樣的素質(zhì)？將面臨哪些問題？又如何應對這些問題呢？本文擬通過研究，嘗試回答以上問題。

二、基層管理者在組織信息化中的任務

１． 參與開發(fā)：組織信息化涉及組織的方方面面，需要大家積極參與，特別是基層管理者。其主要任務是：

（１） 結(jié)合自身工作，積極和開發(fā)小組聯(lián)系，提出分管的工作對信息系統(tǒng)的需求。

（２） 提供原有的管理規(guī)章制度和相關(guān)的基層數(shù)據(jù)。

（３） 根據(jù)信息化環(huán)境下新的業(yè)務流程和組織結(jié)構(gòu)，擬訂分管工作的新工作規(guī)程、新考核標準、新《信息收集管理辦法》等規(guī)章制度。

２． 學習和宣傳：組織信息化是組織生活中的新變化，每一個組織中的人都需要學習。除了學習信息系統(tǒng)如何使用外，更重要的是學習與信息系統(tǒng)相配套的管理制度和工作流程，以及管理制度和工作流程中所體現(xiàn)出的新管理思想。

作為基層管理者，除了自身學習外，還需向一線工作人員宣傳組織信息化的意義，打消他們的顧慮，保證組織信息化的有效實施；部分基層管理者還要承擔培訓的工作。

３． 應用和指導：在信息系統(tǒng)實施后，基層管理者需要正確應用信息系統(tǒng)，并在此基礎上，逐步摸索提高管理成效的使用技巧，同時要指導一線工作人員使用信息系統(tǒng)。對于信息系統(tǒng)應用中出現(xiàn)的問題還需認真記錄、及時反饋。

以上3個方面的任務，看似各有側(cè)重，其實相互間緊密聯(lián)系，形成整體：沒有開發(fā)時的積極參與，學習時就會有困難、也不知如何進行宣傳；不能學習、宣傳好信息化工作，也就很難有效應用信息系統(tǒng)和指導一線工作人員。

三、組織信息化對基層管理者的素質(zhì)要求

要完成以上的任務，基層管理者需要哪些素質(zhì)？通過查閱參考文獻、實際調(diào)研等方式，從態(tài)度和技能兩個角度歸納出組織信息化過程中基層管理人員需要具備的素質(zhì)要求（參見圖1），具體包括［１］：

１． 信息系統(tǒng)知識，是指基層管理人員對信息系統(tǒng)的作用、功能、行業(yè)應用情況的了解程度。

２． 信息化態(tài)度，是指基層管理人員對信息化建設所持有的肯定或否定的信念。

３． 適應性，是指基層管理人員對新工作環(huán)境的適應能力， 掌握新知識、新技能的能力。

４． 溝通能力，是指基層管理人員的口頭、書面表達能力，準確理解他人意見、想法的能力。

５． 團隊合作，是指基層管理人員與他人合作性工作、作為團隊成員一起工作，而非孤立性或者競爭性地工作的意圖。

６． 制度規(guī)則，是指基層管理人員制定規(guī)章制度，使管理規(guī)范化的能力。

７． 思考，是指基層管理人員對業(yè)務、管理和制度規(guī)范化的關(guān)注和思考程度，以及對通過信息技術(shù)實現(xiàn)業(yè)務、管理和制度規(guī)范化的關(guān)注和思考程度。

８． 創(chuàng)新意識，是指基層管理人員低的不確定性規(guī)避程度，具備強烈的管理開拓精神，敢于承擔風險。

９． 主動性，是指基層管理人員超過工作要求去抓住機會，或者為未來的問題或者機會做好準備的程度。

以上各項素質(zhì)要求可以作為基層管理人員轉(zhuǎn)崗培訓、選拔任用的參考標準。

四、基層管理者在組織信息化中面對的主要問題

組織信息化中，基礎管理者將面對哪些問題呢？與他們在信息化中承擔的任務相對應，基層管理者將面臨以下主要問題：

１． 組織信息化需要基層管理者積極主動的參與，但他們處于組織各項工作的一線，日常工作任務繁重，不可避免地造成和現(xiàn)有工作的沖突。

２． 在學習信息系統(tǒng)和宣傳信息化的意義時，需要較好的信息系統(tǒng)知識；但是部分基層管理者由于多種原因，信息系統(tǒng)知識匱乏，重新學習又有能力和時間上的障礙。

３． 信息系統(tǒng)實施后，需要基層管理者應用好這一新工具，并指導一線工作人員，但是信息系統(tǒng)會帶來許多的不確定性，這些不確定性勢必會影響工作業(yè)績，同時可能降低組織對他的評價。

除以上3個問題外，有效的信息化勢必會減少了信息流通的中間環(huán)節(jié)，這樣就弱化了中基層管理者的效用， 推動了企業(yè)的機構(gòu)精簡，使組織結(jié)構(gòu)扁平化，部分基層管理者工作被信息系統(tǒng)替代，這些基層管理者面臨轉(zhuǎn)崗、失業(yè)等問題，從而影響他們對信息化的態(tài)度。

五、基層管理者在組織信息化中面臨的主要問題的對策

針對面臨的主要問題，本文從組織層面和基層管理者層面尋求對策。

１． 和現(xiàn)有工作沖突問題：一是要組織根據(jù)各類基層管理者的參與程度，減免部分工作量，并把參與信息系統(tǒng)建設作為工作要求，納入考核范圍；二是基層管理者要認識到日常工作和參與信息化建設工作并不是完全對立的關(guān)系，要將二者統(tǒng)一起來，進行合理安排。

２． 部分基層管理者信息系統(tǒng)知識匱乏的問題：一是組織要將信息系統(tǒng)知識納入選拔基層管理者的標準中，同時將信息系統(tǒng)知識作為培訓工作的重要內(nèi)容，定期傳授最新的信息技術(shù)知識；二是基層管理者也要意識到信息系統(tǒng)知識對信息時代管理工作的重要性，發(fā)揮自身潛力，主動學習相關(guān)知識，將功夫花在平時，避免臨時抱佛腳的被動情況。

３． 不確定性的問題：一是組織要試運行信息系統(tǒng)，以發(fā)現(xiàn)新問題，總結(jié)經(jīng)驗，制定應對措施；試運行可以分為兩個階段，首先在可以獨立運行信息系統(tǒng)的部門中，選取幾個有代表性的部門進行試運行，接著設定一個時間段，在全組織內(nèi)試運行。二是基層管理者作為最早發(fā)現(xiàn)新問題的管理者，要如實細致地記錄情況、仔細分析、擬訂初步解決方案、及時上報，必須馬上處理的新問題先處理、再如實上報。

４． 基層管理者工作被信息系統(tǒng)替代的問題：

（１） 從組織層面來講，信息系統(tǒng)替代部分基層管理者工作，利于組織結(jié)構(gòu)扁平化，能提高組織績效，它也是組織信息化的目標之一。但是工作被替代的這些基層管理者如何合理安排呢？筆者認為他們是組織具體業(yè)務的骨干，是開展新業(yè)務的生力軍，應予以留用，想離開的要盡力挽留。原因在于：首先他們中的多數(shù)人無論是工作態(tài)度、還是工作能力都是被組織認可的，他們是組織最寶貴的人力資源；其次他們熟悉組織中的基層工作，如被其他組織聘用，將給組織造成不利的競爭局面；第三，他們是組織文化的基石，是構(gòu)建較強組織文化的保障；最后，富余人員的妥善安置利于信息化的有效實施，也利于今后的組織變革。

（２） 站在工作被替代的基層管理者角度，應考慮到信息時代的組織競爭更加殘酷，為應對新的不斷變化的環(huán)境，組織變革將是一種常態(tài)，只有不斷學習，積極迎接變化，才能營造穩(wěn)健的職業(yè)生涯。

（３） 為了慎重安排因信息化產(chǎn)生的富余人員，給出信息化產(chǎn)生的富余人員安置流程圖（如圖２所示）。

六、結(jié)束語

本文闡述了組織信息化進程中基層管理者的任務，總結(jié)了組織信息化對基層管理者的素質(zhì)要求，對基層管理者在組織信息化進程中面臨的主要問題進行了歸納，并給出了相應的對策。但不同類型的組織、基于不同目標、運用不同技術(shù)開展的信息化工作千差萬別，本文研究了組織信息化進程中有關(guān)基層管理者任務、素質(zhì)要求、對策等方面的主要問題，相關(guān)的研究可以基于不同類型的信息化繼續(xù)研究基層管理者面臨的問題。

主要參考文獻

［１］ 黃曼慧，謝康． 中基層管理人員的信息化能力與ＩＴ 管理原則［Ｊ］． 中國管理信息化，２００９，１２（２２）．