Microsoft Office:研究生招生考試數(shù)據(jù)管理的好幫手

［摘要］ Microsoft Office軟件在數(shù)據(jù)處理方面具有十分強(qiáng)大的功能。本文主要探討如何使用Office辦公軟件管理研究生招生考試數(shù)據(jù)。

［關(guān)鍵詞］ Office辦公軟件； 應(yīng)用； 研究生招生； 數(shù)據(jù)管理

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 16. 058

［中圖分類(lèi)號(hào)］TP317.1；G647 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號(hào)］1673 - 0194（2011）16- 0093- 02

Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｏｆｆｉｃｅ 是由微軟公司開(kāi)發(fā)的辦公軟件，其組件Ｗｏｒｄ、Ｅｘｃｅｌ分別在文字處理軟件市場(chǎng)及電子數(shù)據(jù)表程序市場(chǎng)擁有統(tǒng)治份額。經(jīng)過(guò)２０余年的發(fā)展，Ｏｆｆｉｃｅ已經(jīng)發(fā)展為世界上應(yīng)用最廣泛的辦公組件，在數(shù)據(jù)處理方面具有十分強(qiáng)大的功能，隨著信息時(shí)代的來(lái)臨，Ｏｆｆｉｃｅ軟件已成為數(shù)據(jù)管理中不可或缺的好幫手。

研究生招生考試數(shù)據(jù)管理，涉及考生報(bào)名、安排考場(chǎng)、初試、復(fù)試、錄取等各個(gè)環(huán)節(jié)，具有責(zé)任重、數(shù)據(jù)量大、規(guī)范性強(qiáng)的特點(diǎn)。本文就筆者從事研究生招生工作以來(lái)，使用Ｏｆｆｉｃｅ辦公軟件管理研究生招生考試數(shù)據(jù)談幾點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)，供大家參考。

一、軟件環(huán)境

１． 操作系統(tǒng)

Ｗｉｎｄｏｗｓ ＸＰ第二版，安裝金山毒霸防火墻和ＷｉｎＺｉｐ壓縮軟件等。

２． 本文涉及軟件

（１） Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｏｆｆｉｃｅ軟件（２００３版），安裝Ｗｏｒｄ、Ｅｘｃｅｌ、Ｐｉｃｔｕｒｅ Ｍａｎａｇｅｒ組件。

（２） Ｆｏｘｐｒｏ ６．０數(shù)據(jù)庫(kù)軟件。

（３） 教育部開(kāi)發(fā)的“全國(guó)碩士研究生入學(xué)考試現(xiàn)場(chǎng)照相系統(tǒng)”。

二、報(bào)名階段

（一） 原始數(shù)據(jù)的采集整理

數(shù)據(jù)管理工作的基礎(chǔ)，就是原始數(shù)據(jù)的采集。研究生招生考試采取網(wǎng)上報(bào)名與現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)相結(jié)合的方式，在網(wǎng)上按照要求下載原始數(shù)據(jù)，可得到一個(gè)BDF數(shù)據(jù)庫(kù)文件。使用Ｆｏｘｐｒｏ ６．０打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)，選擇“導(dǎo)出”，對(duì)話框中格式選擇“Ｅｘｃｅｌ ５．０”，選擇導(dǎo)出路徑和文件名，點(diǎn)“確定”，在選擇的路徑就產(chǎn)生了一個(gè)Ｅｘｃｅｌ ５．０文件。

（二） 數(shù)據(jù)檢查

打開(kāi)該文件，可見(jiàn)所有考生數(shù)據(jù)。因?yàn)樵紨?shù)據(jù)由考生本人錄入，難免有錯(cuò)，所以先要對(duì)原始數(shù)據(jù)的字段進(jìn)行校驗(yàn)。

１． 有效性校驗(yàn)

有效性校驗(yàn)，就是對(duì)數(shù)據(jù)的有效性進(jìn)行檢查。每年都有個(gè)別考生在網(wǎng)上報(bào)名時(shí)填寫(xiě)的身份證號(hào)、學(xué)歷證書(shū)等編號(hào)出現(xiàn)錯(cuò)誤，可利用Ｅｘｃｅｌ 的“數(shù)據(jù)有效性”功能進(jìn)行檢查。具體方法是：選擇要校驗(yàn)的數(shù)據(jù)（標(biāo)題行或列除外），選擇“數(shù)據(jù)—有效性”，“設(shè)置”對(duì)話框中選擇對(duì)應(yīng)的值即可。如檢查“出生日期”字段是否為８位標(biāo)準(zhǔn)格式（ＹＹＹＹＭＭＤＤ），可選擇“整數(shù)”介于“１９０００１０１”和“２００８１１０１”。之后，通過(guò)Ｅｘｃｅｌ的公式審核功能對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行勘誤。打開(kāi)“視圖—工具欄—公式審核”，選擇“圈釋無(wú)效數(shù)據(jù)”，所有不符合定義的無(wú)效數(shù)據(jù)就被用紅色圈標(biāo)注出來(lái)。

２． 邏輯校驗(yàn)

邏輯校驗(yàn)，核對(duì)考生數(shù)據(jù)是否一致，如檢查考生的“證書(shū)編號(hào)”所反映的畢業(yè)日期與“畢業(yè)時(shí)間”字段是否一致，可復(fù)制并選擇“證書(shū)編號(hào)”列，打開(kāi)“數(shù)據(jù)—分列—固定寬度”，選擇第六位和第十二位為分列點(diǎn)，輸出格式選擇“文本”，將該列分為３列，中間列就是符合標(biāo)準(zhǔn)的６位畢業(yè)日期，將其與考生填寫(xiě)的“畢業(yè)時(shí)間”核對(duì)即可。這一功能可應(yīng)用于“身份證號(hào)”與“出生日期”的校驗(yàn)，“證書(shū)編號(hào)”與“畢業(yè)院校”的校驗(yàn)等操作。

三、報(bào)名后期數(shù)據(jù)處理

（一） 數(shù)據(jù)庫(kù)文件處理

１． 排序

考生排序應(yīng)該按照“系”“專(zhuān)業(yè)”“導(dǎo)師姓名”“考生姓名”的順序。但是Ｅｘｃｅｌ 的“排序”功能最多只有3個(gè)關(guān)鍵字，怎么排呢？首先，按照“系”的順序排序。如果各系之間的順序不宜用音序順序，可以在“工具—選項(xiàng)—自定義序列”中添加自定義的序列，如“戲劇文學(xué)系、導(dǎo)演系、表演系……”，之后返回考生數(shù)據(jù)界面即可使用剛剛定義的序列對(duì)數(shù)據(jù)排序。排序后，報(bào)考各系考生的數(shù)據(jù)就排在了一起。之后，分別點(diǎn)選各系的數(shù)據(jù)，按照“專(zhuān)業(yè)、導(dǎo)師姓名、考生姓名”3個(gè)關(guān)鍵字進(jìn)行排序。

２． 編制準(zhǔn)考證號(hào)

將學(xué)生順序排好后，編制準(zhǔn)考證號(hào)前，因?yàn)椋牛悖澹炷J(rèn)為超過(guò)１１位的數(shù)字都以科學(xué)計(jì)數(shù)法顯示，所以必須先設(shè)置單元格的格式。選擇該列數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊右鍵選擇“設(shè)置單元格—自定義”格式，選擇“０”的數(shù)字樣式，確定。

輸入第一個(gè)準(zhǔn)考證號(hào)，選擇“編輯—填充—序列”，對(duì)話框點(diǎn)選“列”、“等差序列”、步長(zhǎng)值“１”、填寫(xiě)“終止值”，最后確定，所有考生的準(zhǔn)考證號(hào)就自動(dòng)生成了。

３． 生成準(zhǔn)考考生庫(kù)

報(bào)名階段的最后一項(xiàng)工作就是將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為教育部規(guī)定格式的準(zhǔn)考考生庫(kù)（BDF數(shù)據(jù)庫(kù)格式）。打開(kāi)編好準(zhǔn)考證的Ｅｘｃｅｌ文件，先調(diào)好列寬（很重要，否則會(huì)有數(shù)據(jù)丟失），選擇“文件—另存為”，保存類(lèi)型選擇“Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｅｘｃｅｌ ５．０／９５工作簿”，確定。

用Ｆｏｘｐｒｏ ６．０打開(kāi)從教育部網(wǎng)站下載的空數(shù)據(jù)庫(kù)，選擇“表—追加記錄”，對(duì)“類(lèi)型”對(duì)話框中選擇“Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｅｘｃｅｌ ５．０”，在“來(lái)源于”對(duì)話框點(diǎn)選整理好的Ｅｘｃｅｌ ５．０文件，“到”對(duì)話框選擇存儲(chǔ)的路徑和文件名，點(diǎn)擊確定，Ｅｘｃｅｌ文件中整理好的數(shù)據(jù)就追加到空的數(shù)據(jù)庫(kù)中。

（二） 處理考生圖像信息

教育部高校學(xué)生司開(kāi)發(fā)的“全國(guó)碩士研究生入學(xué)考試現(xiàn)場(chǎng)照相系統(tǒng)”，可以多臺(tái)電腦聯(lián)機(jī)協(xié)作，但因各臺(tái)電腦用于采集的設(shè)備、光線、色差等原因，所采集的考生圖像信息會(huì)有差異，在打印準(zhǔn)考證前需要對(duì)照片進(jìn)行修正。使用Pｈｏｔｏｓｈｏｐ等專(zhuān)業(yè)軟件一般都對(duì)電腦硬件要求較高，且費(fèi)時(shí)費(fèi)力，很不方便。筆者實(shí)踐中使用的是Ｏｆｆｉｃｅ中不引人注目的一個(gè)小組件Ｐｉｃｔｕｒｅ Ｍａｎａｇｅｒ，簡(jiǎn)單實(shí)用，與Ｏｆｆｉｃｅ系統(tǒng)的其他組件兼容性好，且可同時(shí)處理多個(gè)文件，介紹給大家使用。首先，將所有的考生照片存在同一文件夾中。右鍵單擊任意考生，在菜單“打開(kāi)方式”中選擇“Ｐｉｃｔｕｒｅ Ｍａｎａｇｅｒ”，啟動(dòng)軟件。選擇“視圖—縮略圖”，即可以方便地瀏覽所有待處理的文件。選擇全部圖片，點(diǎn)選“自動(dòng)校正”，大部分圖片的亮度和顏色就自動(dòng)校正為合格的照片。對(duì)個(gè)別還需要修整的照片，選擇后點(diǎn)選“編輯圖片”，在右側(cè)的工具欄中手工選擇“亮度和對(duì)比度”、“顏色”、“裁剪”、“旋轉(zhuǎn)和翻轉(zhuǎn)”等工具對(duì)圖片進(jìn)行編輯，還可以使用“調(diào)整尺寸”、“壓縮圖片”工具調(diào)整圖片大小，節(jié)省磁盤(pán)空間。

四、考試期間的數(shù)據(jù)處理

（一） 使用“數(shù)據(jù)透視表”統(tǒng)計(jì)考生情況

考試前，我們需要對(duì)考生的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握各研究方向的報(bào)考人數(shù)、外語(yǔ)語(yǔ)種、性別、考生來(lái)源等數(shù)據(jù)，以便安排考場(chǎng)。打開(kāi)考生報(bào)名數(shù)據(jù)，選擇全部數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)—分類(lèi)匯總”，步驟１、２均選擇默認(rèn)的“下一步”選項(xiàng)，步驟３選擇“新建工作表”，“完成”確定，Ｅｘｃｅｌ就自動(dòng)生成了一個(gè)新的工作表。根據(jù)需要，建立數(shù)據(jù)透視表。如建立各“研究方向”的“外語(yǔ)”語(yǔ)種統(tǒng)計(jì)表，將“專(zhuān)業(yè)”拖拽至“行字段”，“外語(yǔ)”拖拽至“列字段”，“姓名”拖拽至“數(shù)據(jù)項(xiàng)”，就可以得到一個(gè)各研究方向的外語(yǔ)語(yǔ)種統(tǒng)計(jì)表。使用這一方法，可以靈活地對(duì)考生數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為考場(chǎng)的安排和試卷的印刷提供翔實(shí)的數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)透視表功能，也可用于考試結(jié)束后的成績(jī)分析等工作。

（二） 使用“郵件合并”功能打印試題袋

各招生單位自命題試卷的印刷工作，涵蓋報(bào)考本單位各專(zhuān)業(yè)的所有考生，具有數(shù)量多、責(zé)任重的特點(diǎn)，如果出現(xiàn)工作失誤，會(huì)對(duì)學(xué)校的聲譽(yù)造成非常不好的影響。試題袋印有考生姓名、準(zhǔn)考證號(hào)、專(zhuān)業(yè)、考試科目等關(guān)鍵信息，制作試題袋，是試卷印刷的基礎(chǔ)工作，試題袋內(nèi)容準(zhǔn)確、有效，方可保證試卷印刷、封裝、保管、分發(fā)等工作環(huán)節(jié)的正常完成。對(duì)此，我們可以使用Ｗｏｒｄ軟件的“郵件合并”功能，直接從考生報(bào)名庫(kù)中讀取數(shù)據(jù)打印，提高工作效率，并杜絕手工操作可能帶來(lái)的誤差。具體步驟如下：

１． 準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源和模板

數(shù)據(jù)源可以是Ｅｘｃｅｌ工作表、Ａｃｃｅｓｓ文件或ＳＱＬ Ｓｅｒｖｅｒ數(shù)據(jù)庫(kù)，只要能夠被ＳＱＬ語(yǔ)句操作控制的數(shù)據(jù)皆可作為數(shù)據(jù)源。本文以Ｅｘｃｅｌ為例。按照前述方法，將考生數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)為Ｅｘｃｅｌ文件。整理好“姓名、準(zhǔn)考證號(hào)、專(zhuān)業(yè)、研究方向、考試科目”等字段。準(zhǔn)備模板，也就是準(zhǔn)備好Ｗｏｒｄ文檔，按照試題袋樣式排版。在這個(gè)步驟，要事先設(shè)計(jì)好打印機(jī)進(jìn)紙方向和對(duì)齊方式。

２． 合并文檔

（１） 選擇“視圖—工具欄—郵件合并”，調(diào)出郵件合并工具欄。點(diǎn)擊“郵件合并工具欄”的“打開(kāi)數(shù)據(jù)源”，選擇準(zhǔn)備好的數(shù)據(jù)源文件，單擊打開(kāi)，會(huì)再?gòu)棾鲆粋€(gè)＂選擇表格＂的窗口，要求指定使用的工作簿，點(diǎn)擊確定，完成數(shù)據(jù)源的設(shè)置。

（２） 插入數(shù)據(jù)域。以插入考生姓名為例。先將光標(biāo)定位到要插入數(shù)據(jù)的地方，點(diǎn)擊郵件合并工具欄上“插入域”，在彈出的窗口中選擇“姓名”（對(duì)應(yīng)的字段應(yīng)該在準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源階段做好），然后單擊“插入”。關(guān)閉。重復(fù)上述操作，依次插入其他字段（準(zhǔn)考證號(hào)、專(zhuān)業(yè)、研究方向、考試科目等）。

３． 查看合并數(shù)據(jù)

單擊郵件合并工具欄上的“查看合并數(shù)據(jù)”，即可看到郵件合并之后的數(shù)據(jù)。工具欄上還有一些按鈕和輸入框可以查看上一條、下一條和指定位置的記錄。

４． 打印輸出

做完上述工作，就可以打印了。先試打一張，確認(rèn)打印方式和排版無(wú)誤后，即可選擇“合并到打印機(jī)”，選擇要打印的記錄號(hào)，即可打印成功。注意根據(jù)打印機(jī)的實(shí)際情況，一次選擇張數(shù)不要太多，以免打印機(jī)過(guò)熱影響打印質(zhì)量。也可以選擇“合并到新文檔”，將合并后的記錄信息輸出到一個(gè)新的Wｏｒｄ文檔里。郵件合并功能也可用于打印錄取通知書(shū)、入學(xué)注意事項(xiàng)等工作。

總之，Ｏｆｆｉｃｅ系列軟件的功能十分強(qiáng)大，將其引入到研究生招生考試的數(shù)據(jù)管理工作中，會(huì)大幅度提高工作效率，減輕工作強(qiáng)度，是實(shí)現(xiàn)研究生招生考試信息化的重要工具。

（本文獲北京教育考試院評(píng)選的“北京市2010年研究生招生科研論文獎(jiǎng)”）