淺析醫院檔案管理

[摘要] 醫院檔案管理是醫院管理的重要組成部分，對醫院自身建設和發展具有重要的作用。目前很多醫院快速發展的步伐與檔案管理工作不相稱，分析普遍存在的問題，如：醫院檔案管理觀念落后、守舊；醫患關系的變化，使病案受到前所未有的重視以及檔案管理創新性不足等，以便采取相應的對策。針對普遍存在的問題，可以考慮相應的對策完善檔案管理工作，如：加強檔案法的學習；提高檔案管理人員的素質；強化病案的規范化建設以及創新醫院檔案管理等。

[關鍵詞]醫院；檔案；管理； 規范化；發展

[中圖分類號] R197.3 [文獻標識碼]C [文章編號]1673-9701（2011）20- 136-02

本文對檔案管理工作在醫院管理工作中普遍存在的問題及相應對策分析如下。

1醫院檔案及其內容

檔案的前身—文件，是由單位內部機構和個人保存，往往較分散，數量浩繁，而單位和社會對檔案的利用則要求一定的集中性。醫院檔案指的是醫院各職能部門和臨床、醫技等輔助科室在其職能和日常業務活動中所逐漸積累、保存歸檔并具有利用價值的各載體和門類檔案的總稱。它所包涵的范圍較廣：行政檔案如：營業執照正、副本、復印件，法定代表人身份證（護照）（復印件）；對內、對外收、發的《通知》、《決定》、《函》、《總結》、《報告》等各類正式公文；財務會計檔案，如：各類審計賬冊及報表，固定資產資料等；藥物設備檔案，如：設備出廠合格證、使用說明書、安裝設備、調試、驗收報告等；人事檔案，如：全員員工個人信息資料，勞動合同及保密協議，工資、社保等薪酬相關資料等；還有重要的醫療檔案，如：醫療文書檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等。醫院檔案管理滲透在醫院日常管理和各項業務中，為提高醫院各項管理水平和技術業務提供原始的依據，而且在醫院文化建設中起著重要的作用。

2研究意義和目的

檔案作為歷史的載體， 詳細地記載著一個國家、一個民族、一個團體、一個單位的發展歷程。走進檔案，就是走進歷史，更好地了解歷史；檔案資源更有意義的價值不僅在于它印證著歷史，而且還在于它讓我們重新認識歷史，評價歷史、也為今后的發展提供更好的史料價值[1]。檔案對醫院來說更是重要的信息資源，對醫院的管理水平的提高和醫療業務的發展有著重要的作用。目前在很多醫院中，醫院的快速發展與檔案管理工作的停滯不前及不相稱，在目前的醫院檔案管理中存在一些問題和差距應該引起醫院管理者的重視。在醫院信息化管理全面展開的同時，也應該使檔案信息資源合理配置和科學管理，逐步使醫院檔案管理工作實現數字化、網絡化，以滿足醫院對檔案信息利用日益增長的需要。

3目前醫院檔案管理工作的現狀

3.1醫院檔案管理觀念落后、守舊

我院是江西省西部地區的一家大型三級甲等綜合性醫院，院檔案是省一級綜合檔案室，行政辦公室的綜合檔案室負責管理。通過多年來的努力，醫院檔案工作受到比較好的考評。目前普遍來講，在以醫療為中心的醫院管理中，檔案管理工作往往不被重視，缺乏科學規范的管理。由于歷史原因和醫院管理的要求，在一個單位內會形成多部門管理檔案的格局。另外由于從業人員文化程度參差不齊，沒有專業的理論水平，專業素質比較差，思想觀念滯后等原因， 在很多醫院的檔案管理工作中沿用的還是過時的、落后的欠科學、標準、規范化的制度標準，使得在檔案管理工作中出現一些問題，如：檔案信息沒有及時更新，因此醫院檔案管理有待與時俱進，更新觀念[2]。

3.2醫患關系的變化使病案受到前所未有的重視

醫患之間應是一種相互信賴、親密合作的關系。和諧、完美的醫患關系是獲得良好醫療效果的基本保證。然而近些年來，隨著社會體制的轉變、經濟的發展、人們受教育程度的普遍提高，傳統的醫患關系遇到了前所未有的新問題、新挑戰。有50％的醫院出現過患者及其家屬用暴力毆打、威脅、辱罵醫務人員的情況；45%的醫院發生過因患者對治療結果不滿意，糾集多人在醫院內圍攻院長或醫務人員；20％的醫院發生過患者及其家屬在診療結束后拒絕出院，且不交納住院費用；這其中病案往往成為雙方爭奪控制的焦點。病歷的質量尚存在很大的缺陷。病案書寫中存在的主要問題是書寫內容不夠完整和準確。主要有：①病案首頁填寫不認真， 項目填寫不全；②記載的內容與實際情況有出入， 地址不詳， 入院時與出院時姓名不同， 字跡潦草等；③疾病和手術術語的應用問題，主訴與現病史未能表達主要疾病癥狀， 不能確診第一診斷， 確診日期不準確等。提高病案書寫質量，完善病案管理成為迫切任務。

3.3 檔案管理創新性不足

主要原因有兩方面：一：醫院各級人員對檔案管理不夠重視，缺乏創新性。目前醫院考核方案中一般也沒有將檔案管理納入目標考核。醫護人員以及檔案管理人員都有檔案意識差的通病。領導不重視、不支持，特別是一些領導干部， 對檔案管理的意識比較淡漠。大部分檔案管理人員缺乏進行創新的主動性；還有就是客觀上有的檔案管理人員文化水平不高，能力有限， 他們具有創新的主動性卻缺乏創新的能力[3]。二：檔案管理缺乏創新性。由于醫院檔案管理沒有被納入上級對醫院的考核內容， 因而在很大程度上造成醫院對臨床醫療加大投入的同時，卻忽略了對醫院檔案管理方面的投入。如此惡性循環的積累效果便是醫院醫療水平的快速發展與檔案管理工作不同步、不協調。隨著社會科技技術的進步及計算機及網絡技術在醫院管理中廣泛投入運用，電子病歷、檔案的建立已經逐漸開展，但是目前在醫院中將計算機及網絡技術等現代化的管理手段運用于檔案管理方面還是非常少，普遍還是依靠傳統管理的管理手段，如：手工收集、檢索等。

4改善醫院檔案管理水平的幾點思考

4.1逐步加強檔案法的學習，提高檔案意識

宣傳要到位，制度要嚴格。可以通過職工大會等形式大張旗鼓地做好宣傳工作，統一認識。加強醫院各級人員對檔案的意識，加強對檔案法律、法規的貫徹學習， 提高廣大醫護職工貫徹執行的自覺性， 增強檔案意識， 加大宣傳普及國家醫療檔案法律、法規的力度， 不斷更新檔案工作重要性的思想觀念，加大檔案工作的宣傳力度， 讓醫院各層次人員充分認識檔案的重要性，并使得他們更好地支持檔案管理工作。檔案管理人員要認識到自己工作的重要性，牢固樹立服務意識，搞好檔案工作，提高服務質量，是促進醫院檔案事業持續發展的基礎和前提。與此同時還要實行醫院間的橫向聯系， 以求達到檔案信息的資源充分共享， 從而提高醫院檔案的使用效率， 使其社會效益得以充分發揮[4]。

4.2強化病歷檔案的規范化

病歷檔案制度化和規范化是醫院檔案的重要內容，既要重視病案書寫質量， 也要重視病案管理質量。一方面各醫院應該建立和健全病歷檔案質量控制和教育組織，成立醫院病歷檔案管理委員會。形成確實可行的制度并狠抓落實，嚴格監督，做到獎懲明確。對病歷實行不定期抽查，有獎有罰。寫的好的病歷應該提出表揚，成為學習的榜樣；寫得嚴重錯誤，有漏洞，缺陷的病歷就應該給予相應的批評，并對其相應的考核進行扣分。另一方面應該確實有效地提高病歷檔案的內在質量。醫院日常工作中要加強對醫務人員病案書寫的教育，使醫務人員從思想上予以重視，提高法律意識， 才能提高病歷書寫質量，避免漏洞，起到保護自己，保護醫院，有利于防范和處理醫療糾紛。

4.3創新醫院檔案管理

要做到醫院檔案的管理創新，首選是觀念的創新：醫院的管理者、檔案管理者要更新觀念，不能停留在舊的、過時的觀念上。逐步加大對檔案管理工作的宣傳力度，引起各級人員的重視。其次是檔案管理專業人才素質培養的創新：將檔案管理工作納入議事日程。要為廣大的檔案管理人員提供一個良好的學習氛圍，大力投入檔案學術活動及有關的社會活動，鼓勵他們更新知識，進修學習以提高業務水平。檔案現代化管理手段的創新：充分利用現代化科學技術和工具實行醫院檔案的網絡化管理，以適應現代化檔案管理的形勢需要。目前運用電子計算機加強檔案信息的收集、傳遞、開發和利用是檔案管理最重要、最基本的現代化管理手段之一。目前各大醫院醫院檔案網絡化已普遍成熟，有利于推進檔案管理和服務方式的改變，以更好地共享資源。

綜上所述， 醫院檔案管理工作的重要性日益突出；社會發展的新形式也對醫院的檔案管理工作提出新的要求。本文就檔案管理中存在的普遍問題以及改善檔案管理提出幾點建議， 如果在工作實踐中得以有效地貫徹落實， 不僅將大大提高檔案資源的開發利用率，而且對醫院檔案管理水平的提高起到積極的促進作用[5]。

[參考文獻]

[1]李志勤.推進檔案事業全面協調可持續發展[J].中國檔案，2005，9（14）：29-31.

[2]王玲，王桂霞.談醫院檔案的信息化管理[J].中國檔案，2005，11（16）：32-33.

[3]孫永明，閔彤.論病案管理與醫療業務的關系[J].甘肅科技，2003，10（97）：154-155.

[4]曾藝芝， 李婭，羅衛東.醫療業務管理檔案的建立[J].中華醫院管理雜志，1998，11（7），661-662.

[5]白哲群，李小軍.建立醫療業務管理檔案的重要性[J].中國社區醫師，2009，14（305）：246-247.

（收稿日期：2011-04-20）