普通高校學(xué)籍信息化管理初探

摘要高等教育大眾化對學(xué)籍管理提出了嚴峻的挑戰(zhàn)，高校要積極探索、創(chuàng)新學(xué)籍管理模式。本文從樹立信息化管理理念，提高學(xué)籍管理人員的信息化意識及其管理能力等方面對普通高校學(xué)籍信息化管理進行了初步探索。

關(guān)鍵詞 普通高校 學(xué)籍管理 信息化

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A

Informatization Administration of Students'

Enrollment Status in Common Universities

YAN Shuiying

(Ningbo University， Ningbo， Zhejiang 315211)

AbstractThe higher education popularity puts forward a serious challenge to students' identity management， Universities should actively explore the innovative student management pattern. This paper from aspects of setting up the information management concept， improving personnel information consciousness and management ability of the students' identity management to analyse informatization administration of students' enrollment status in common universities.

Key wordscommon universities; administration of students' enrollment; informatization

由于我國的高等教育已經(jīng)處于大眾化階段，高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴大，專業(yè)設(shè)置和學(xué)生人數(shù)逐年遞增。此外，教育部對高校的學(xué)籍管理也加大了監(jiān)管力度，在學(xué)籍管理方面的制度不斷變化和完善，到目前為止教育部學(xué)生信息網(wǎng)中已經(jīng)建立了“高等學(xué)校學(xué)籍學(xué)歷管理信息庫”，實現(xiàn)了對高校學(xué)生的學(xué)籍注冊、學(xué)年注冊、學(xué)歷注冊以及在校生過程管理等多個功能。由此可見，原來那種基于小型數(shù)據(jù)庫的、半手工操作的學(xué)籍管理系統(tǒng)已經(jīng)難以適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的需要和教育部對高校學(xué)籍管理的需求。因此，探索網(wǎng)絡(luò)化學(xué)籍管理手段、提高管理效率，如何利用現(xiàn)代信息技術(shù)為高校學(xué)籍管理服務(wù)，如何真正實現(xiàn)高等學(xué)校學(xué)籍管理信息化成為了各高校學(xué)籍管理現(xiàn)代化的迫切需求，也是擺在所有學(xué)籍管理工作者面前的一項重要課題。

筆者認為要真正提高學(xué)籍管理效率，實現(xiàn)學(xué)籍信息化管理主要應(yīng)該從以下幾個方面入手：

（1）加大宣傳力度，樹立信息化管理理念。管理理念是指人們對管理權(quán)力分配、管理職能的配置，權(quán)力主體的地位和作用的看法的總和。它是指導(dǎo)管理行為和構(gòu)建管理模式的思想基礎(chǔ)。不同的管理理念下會產(chǎn)生不同的管理行為。高等學(xué)校的學(xué)籍管理應(yīng)該大力推廣使用現(xiàn)代信息技術(shù)，最大限度發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)在學(xué)籍管理過程中表現(xiàn)出來的便捷作用，進而實現(xiàn)學(xué)籍信息化管理。這不僅是提高學(xué)校學(xué)籍管理效率，減少學(xué)籍管理過程中的出錯率，緩解學(xué)籍管理工作壓力的重要途徑，也是進一步規(guī)范學(xué)籍管理，實現(xiàn)學(xué)籍資源的有效配置，提高學(xué)籍資源的共享度，提高管理水平的重要措施，更是學(xué)校提高人才培養(yǎng)質(zhì)量和學(xué)校的社會競爭力的重要手段。學(xué)校的各級領(lǐng)導(dǎo)，各個部門以及各個學(xué)院的教學(xué)秘書還有廣大師生都要提高學(xué)籍信息化管理的重要性和緊迫性的認識，積極推廣使用現(xiàn)代信息技術(shù)，尤其是學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)，更要重視對學(xué)籍信息化管理的經(jīng)費投入，使得這一信息化管理理念能夠成為現(xiàn)實。

（2）提高學(xué)籍管理人員的信息化意識和信息化管理能力，調(diào)動學(xué)籍管理人員思考學(xué)籍管理過程中出現(xiàn)的各類問題及解決辦法的積極性，建設(shè)一支高素質(zhì)的學(xué)籍管理隊伍。

在學(xué)籍管理信息化不斷推進過程中，一支高素質(zhì)的學(xué)籍管理隊伍起著非常關(guān)鍵的重要。就目前實際情況來看，許多高校這支學(xué)籍管理隊伍的素質(zhì)良莠不齊，甚至許多院系的教務(wù)秘書都是由學(xué)校引進人才的家屬來擔(dān)任的，這些人員當中有少數(shù)連最基本的軟件操作都不熟練，另一方面，絕大部分學(xué)校都是兩三年聘任一次，導(dǎo)致這支隊伍經(jīng)常變換，非常不穩(wěn)定。這些都對學(xué)籍管理信息化的推進造成了極大的障礙。

針對上述學(xué)籍管理隊伍這樣一種現(xiàn)狀，為了提高學(xué)籍管理人員的信息化意識和信息化管理能力，首先，學(xué)校要嚴把用人關(guān)，摒棄原先那種“人人都可以管學(xué)籍”的觀念，對新引進學(xué)籍管理人員從學(xué)歷，系統(tǒng)操作能力以及服務(wù)態(tài)度等各方面進行把關(guān)。其次，學(xué)校應(yīng)該充分利用學(xué)校現(xiàn)有的各種資源，及時采取各種形式通過各種途徑對學(xué)籍管理人員尤其是院系的教務(wù)秘書進行培訓(xùn)，加強對學(xué)籍管理人員學(xué)籍管理制度的培訓(xùn)和教務(wù)管理系統(tǒng)的培訓(xùn)，培訓(xùn)人員可以是上級教育管理部門負責(zé)人，也可以邀請教務(wù)管理系統(tǒng)開發(fā)人員來對教務(wù)秘書進行教務(wù)管理系統(tǒng)的操作培訓(xùn)，還可以邀請學(xué)籍管理信息化程度較高做的比較規(guī)范的高校的學(xué)籍管理方面人員來進行講座；培訓(xùn)的方式可以采取集中培訓(xùn)的形式，也可以采取一對一培訓(xùn)的形式，還可以采取高校之間觀摩學(xué)習(xí)、調(diào)研的形式，以此來加強提高這支隊伍的學(xué)籍信息化管理能力。此外，學(xué)校還應(yīng)該加大對學(xué)籍管理隊伍建設(shè)的投入力度，可以通過校內(nèi)教研項目課題立項的形式來提高學(xué)籍管理人員的積極性，促使學(xué)籍管理人員思考學(xué)籍管理信息化過程中出現(xiàn)的各類問題和解決辦法，思考教務(wù)管理系統(tǒng)中需要進一步完善和改進的地方，這對學(xué)籍管理信息化的推進也是至關(guān)重要的。

（3）開發(fā)一個比較完善的學(xué)籍管理系統(tǒng)，加強學(xué)校學(xué)籍管理系統(tǒng)和教育部學(xué)信網(wǎng)兩個信息化平臺之間接口的軟件開發(fā)，逐步實現(xiàn)高校三級學(xué)籍信息化管理模式。

開發(fā)一個比較完善的學(xué)籍管理系統(tǒng)，能夠讓學(xué)籍管理人員更加便捷地對學(xué)生各類信息以及各類數(shù)據(jù)進行處理和統(tǒng)計分析，讓所有的師生能夠隨時查到各種各樣的學(xué)籍異動信息，能夠順利地與教育部學(xué)信網(wǎng)數(shù)據(jù)進行匹配對接，這個是目前高校學(xué)籍管理工作最重要也是最亟待解決的問題。筆者曾調(diào)查、走訪了杭州、北京、重慶等地許多比較著名的高校，發(fā)現(xiàn)目前大多數(shù)高校的學(xué)籍管理系統(tǒng)都是找如正方公司，青果軟件開發(fā)公司等開發(fā)的，其優(yōu)點固然很多，但由于軟件開發(fā)公司開發(fā)的軟件具有共同性，其最大的缺點在于不能夠適應(yīng)各個高校的特殊性，軟件公司開發(fā)的很多功能在許多高校都沒能得到很充分的利用，甚至許多功能壓根就用不起來。

另一方面，隨著教育部學(xué)籍信息化政策的一步步出臺，到目前為止教育部學(xué)生信息網(wǎng)中已經(jīng)建立了“高等學(xué)校學(xué)籍學(xué)歷管理信息庫”，實現(xiàn)了對高校學(xué)生的學(xué)籍注冊、學(xué)年注冊、學(xué)歷注冊以及在校生過程管理等多個功能，結(jié)束了多年來各高校自主管理在校生學(xué)籍信息的局面，使得各高校學(xué)籍管理信息化平臺得到了統(tǒng)一。但是其功能只是加強了教育部對各個高校的學(xué)籍管理功能，尚不能滿足各高校在學(xué)籍管理中諸如畢業(yè)生畢業(yè)資格審核，大量的統(tǒng)計報表以及成績管理等多想需求。這就導(dǎo)致高校學(xué)籍管理人員在學(xué)籍管理過程中需要使用兩個平臺，這給學(xué)籍數(shù)據(jù)的維護帶來了很大的難度，給學(xué)籍管理人員帶來了很大的壓力。

因此筆者認為要開發(fā)一個比較完善的學(xué)籍管理系統(tǒng)，學(xué)校在加大投入力度的前提下，就必須要吸收學(xué)校的學(xué)籍管理人員以及院系的學(xué)籍管理教務(wù)秘書這支隊伍的力量，讓他們與軟件開發(fā)人員一起共同參與到軟件的開發(fā)過程中。應(yīng)在認真學(xué)習(xí)國家教育部對學(xué)籍信息化管理要求的基礎(chǔ)上，仔細研究高校教務(wù)管理工作的特點，區(qū)別對待高校的學(xué)籍管理工作的特殊情況，分析高校學(xué)籍管理系統(tǒng)的各種個性需求，在此基礎(chǔ)上，使得兩個平臺下的學(xué)籍管理數(shù)據(jù)實現(xiàn)統(tǒng)一化、標準化，功能模塊化，工作不重復(fù)化，進而大大提高高校的學(xué)籍管理工作效率，從而逐步實現(xiàn)教育部、各省教育廳一級學(xué)籍信息化管理、高校教務(wù)處二級學(xué)籍信息化管理、高校院系上級信息化管理模式。

（4）建立學(xué)籍管理機構(gòu)的多級責(zé)任制體系，尤其是校院二級管理體制，使學(xué)籍信息化管理過程中，人人都能各司其職，各負其責(zé)，保證學(xué)籍管理工作的順利開展。

學(xué)籍管理工作是高校教學(xué)管理中一項非常具體、細致而又非常復(fù)雜、繁瑣的工作，僅僅依靠教務(wù)處學(xué)籍管理部門和學(xué)院教學(xué)秘書是遠遠不行，也是遠遠不能的。這需要全校所有師生以及各個相關(guān)部門共同努力，各司其職，各負其責(zé)，才能保證學(xué)籍管理工作的順利開展。

由于舊體制的慣性作用和相關(guān)配套制度改革的遲緩，以及缺少必要的積極機制和制約機制，目前許多高校雖然都實行了校院二級管理體制，但是實施的并不徹底，學(xué)校和二級學(xué)院之間的責(zé)任、權(quán)利和義務(wù)不夠清晰，二級學(xué)院的作用大部分停留在一些日常事務(wù)性的工作上，往往是上面要求干什么就干什么，甚至要求干的也常常是大打折扣的完成。他們對學(xué)籍管理過程中出現(xiàn)的問題也不能及時的進行反饋和反思，工作缺乏積極性和主動性。這極大地阻礙了學(xué)校學(xué)籍管理信息化的過程。

為改變上述現(xiàn)狀，教務(wù)處職能部門應(yīng)該解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，將管理的重心下移，學(xué)籍管理工作也要從“過程管理”向“目標管理”轉(zhuǎn)變，應(yīng)明確各個相關(guān)職能部門尤其是學(xué)院在學(xué)籍管理過程中的職責(zé)，成立以教務(wù)處學(xué)籍管理部門為首的，各院系，招生辦、就業(yè)辦等相關(guān)部門通力合作的多級負責(zé)制，教務(wù)處以主管教學(xué)的副校長負責(zé)，各院系以主管學(xué)生管理工作的黨支部副書記負責(zé)，實現(xiàn)學(xué)籍管理機構(gòu)的多級分工負責(zé)制，來共同承擔(dān)學(xué)籍管理這一重責(zé)。學(xué)校同時還要制定相關(guān)的獎懲措施和辦法，對各單位和負責(zé)人實施績效考核制。只有責(zé)權(quán)利分工明確，才能達到推進學(xué)籍管理信息化進程的目的。

（5）充分合理利用高校以及上級部門的各種人力資源和各種信息化管理手段等，建立健全從教育部——省教育廳——高校——學(xué)籍管理人員之間的至上而下的溝通的橋梁，以便信息能夠及時得到溝通，提高學(xué)籍管理的時效性。

網(wǎng)絡(luò)使人們能夠通過全球性的合作來共同創(chuàng)新和發(fā)展；人們也只有通過相互的友好合作和交流，才能更快、更多地獲取信息和知識。目前高校的用人政策一般都是實行兩年或者三年崗位聘任制，因此高校學(xué)籍管理人員并不是一成不變的，而是經(jīng)常處在不斷的變換之中，由于學(xué)籍繁雜的特點，高校學(xué)籍管理人員以及各高校下的各學(xué)院的學(xué)籍管理秘書在交接過程中不可能把學(xué)籍過程中碰到的問題一一交接，這就導(dǎo)致新手在接手學(xué)籍工作時不一定能很好的貫徹學(xué)籍方面的相關(guān)政策，也可能導(dǎo)致他們不能及時很好地解決工作中碰到的一些特殊的問題和困難。因此教育部門、省廳學(xué)籍管理部門和高校學(xué)籍管理人員應(yīng)該要充分利用網(wǎng)絡(luò)，利用各種信息管理手段，建立和健全一個從教育部—省教育廳—高校—學(xué)籍管理人員之間的溝通的橋梁，如可以充分利用騰訊qq，建立qq群，將學(xué)籍管理人員納入該群，隨時交流學(xué)籍過程中碰到的問題和疑惑；利用現(xiàn)有的OA系統(tǒng)轉(zhuǎn)達文件，利用教育部學(xué)信網(wǎng)平臺進行交流等等，這樣各高校不僅可以隨時隨地交流學(xué)籍管理過程中出現(xiàn)的問題和困惑，還能讓學(xué)籍相關(guān)信息得到及時溝通，此外，上級各個部門也可以隨時將精神傳達給高校，讓信息互通有無，實現(xiàn)無紙化管理，節(jié)約大量的資源。

在信息化條件下如何高效地管理繁瑣、復(fù)雜的學(xué)籍工作，是教學(xué)管理工作中面臨的一個很大的挑戰(zhàn)。本文正是在這一背景下結(jié)合日常的學(xué)籍管理工作，對如何建立一套符合時代要求的學(xué)籍信息化管理模式進行了總結(jié)和初步的探索，希望對各普通高校的學(xué)籍管理工作能有一定的促進作用。

參考文獻

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