高校研究生秘書工作芻議

摘要 研究生秘書是高校實施研究生二級管理工作的重要組成部分，其工作質量的高低，直接影響著研究生培養管理工作的整體水平。本文詳細分析了當前高校各二級學院研究生秘書普遍存在的問題，并就加強研究生秘書隊伍建設的方法與途徑做了探討。

關鍵詞 高校 研究生秘書 隊伍建設

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A

A Rustic Opinion on the Role of the Secretaries of

Graduate Student in Colleges and Universities

FANG Lian， ZHU Quantong

(College of Economic Management， Nanjing University of Chinese Medicine， Nanjing， Jiangsu 210046 )

AbstractThe secretaries of graduate student play important roles in the system of management of graduate student in colleges and universities. Their working quality produces an effect on the level of management of graduate student directly. This article analyses the ubiquitous problems of the secretaries of graduate student， and explores the ways and means on strengthening the team construction of the secretaries of graduate student.

Key wordsuniversity; secretary of graduate student; team construction

近年來，隨著研究生規模的擴大，很多高校將研究生培養方面的工作逐步下放到各學院，二級學院研究生教育管理權限擴大、開展工作自主性增強。其工作量和工作的復雜性也超過從前。研究生秘書在研究生院和學院領導的指揮下，參與研究生的教學和日常管理等工作的全過程。它聯系著學校主管部門、學院、導師以及研究生，起著上傳下達、協調關系、保證研究生培養管理工作正常進行的重要作用。因此，對如何做好高校研究生秘書工作做深入地探討和研究，具有重要的意義。

1 研究生秘書工作的基本職責、特點和重要性

基層研究生管理工作直接關系到研究生的培養質量，對于提高辦學層次有重要的影響。研究生培養工作千頭萬緒，研究生秘書除了要完成正常的管理工作外，還需準確及時地為研究生院、學院、導師以及研究生傳遞信息，溝通相互間關系，還需經常應對一些時效性強、責任重大的突發性的工作。因此，研究生秘書的工作是研究生培養管理中不可或缺的部分。

一個研究生秘書，每學年內要完成約100多項工作，①包括研究生招生（編制學院研究生招生計劃和招生專業目錄，組織與實施學院研究生招生的具體工作）、研究生培養（起草、修訂學院研究生培養方案，學院各類研究生課程的教學組織與實施及教學檢查、評估，以及學院各類研究生課程建設、研究生的學籍管理等）、學位授予（學位論文評閱、學位論文答辯、學位授予、學位信息上報等）以及學科建設等多項工作，工作千頭萬緒、信息錯綜復雜。每個研究生都有自己的培養方案和培養計劃，即使相同專業的學生，其研究方向也不完全相同。從招生錄取直至學位授予對其進行一條龍全過程管理。在二級學院，這些工作的具體落實基本由研究生秘書組織完成。

2 當前研究生秘書隊伍和工作方面存在的問題

目前，高校研究生秘書隊伍的整體素質相對偏低，在文化素質、工作規范化程度、工作效率等方面普遍存在一些問題。分析當前普遍存在的問題，加強研究生秘書隊伍建設，提高研究生秘書的辦事效率，顯得尤為重要。

（1）綜合素質相對不高。目前高校研究生秘書學歷層次和技術職稱偏低、綜合素質參差不齊，大都是沒經過專業培訓，缺乏必要的秘書業務知識和現代管理技能，辦事能力、協調能力相對不足，尤其缺乏網絡知識，②缺乏創新能力，工作效率不甚理想。

（2）缺乏敬崗愛業精神。多數高校對研究生秘書工作缺乏系統的指導規范、有效的獎勵機制，導致很多研究生秘書對本職工作亦缺乏正確的認識，造成研究生秘書整體業務素質欠缺，責任心不強，缺乏責任感和使命感，缺乏敬崗愛業精神。

（3）知識結構單一，現代信息管理意識較弱。研究生秘書大多忙于具體事務，很少有機會外出進修、參觀學習，從而導致其知識匱乏，信息意識薄弱，制約了管理能力的提高。甚至有的人對辦公系統和研究生管理系統不能應用自如，給研究生培養管理帶來了很多不便。

（4）工作程序不夠規范。研究生秘書在行政上屬于學院管理，在業務上卻從屬于研究生院。因此常常處于辦公室事務和研究生培養事務的兩難境地。

（5）職、責、權分離。③研究生秘書是基層的管理人員，應有一定的管理權限。事實上，多數研究生秘書有責無權，職責權無法統一，工作很難到位。

3 加強研究生秘書隊伍建設的若干建議

3.1 合理選聘人員，保證研究生秘書崗位專人專職，保持隊伍的穩定性

各級領導應首先從整體上考慮隊伍結構的合理性，合理調整現有人員，聘用新人，確保其基本素質和業務能力達到一定水平。一定時期內應保持研究生秘書隊伍相對的穩定，專人專職。

3.2 多方努力強化研究生秘書隊伍建設，提供多樣化的職業前景

學校應在職務晉升和進修學習等方面給研究生秘書一定的傾斜政策，適時開展業務培訓及研討交流會，為提高和完善整體研究生秘書隊伍業務水平創造機會。

學院領導還應體會研究生秘書們的職業危機感，科學的進行人力資源管理，比如優先提供晉升機會等。

3.3 定期進行質量檢測，建立目標競爭激勵機制

發揮研究生院的監督職能作用，定期對各學院的研究生教務行政管理工作進行檢查。同時開展研究生秘書之間的崗位競優活動，對工作責任心強、業務水平高的給予表彰和獎勵；對工作中不負責任、管理能力差的研究生秘書給予處分或調離。

3.4 加強研究生秘書自身的素質

（1）提高研究生秘書業務理論水平。研究生秘書要加強自身政治修養、道德修養、職能修養和職業素養，還要加強理論學習，學習教育管理理論、心理學、秘書學以及本學院研究生各研究方向相關知識和前沿發展動態等。

（2）增強研究生秘書主動服務意識。在現代研究生培養管理的體系中研究生秘書要改變傳統的被動的工作狀態，主動為研究生及導師服務。學會超前性、預見性地處理事務，不斷總結和研究帶有普遍性的日常工作，并提前安排妥當。將突發事件的發生率降至最低，在日常工作中為突發事件準備緊急預案。

（3）強化研究生秘書的借鑒與創新意識。研究生秘書應該放開眼界，勇于探索，學習和借鑒發達國家和中國發達地區高校管理的先進經驗，結合本校本單位實際情況，使本專業研究生培養管理具有前瞻性和創新性，使自己在管理工作領域有所建樹。

（4）不斷提高溝通協調能力。研究生管理人員應從工作出發，多進行換位思考，多站在領導、導師、研究生的角度考慮問題，盡量減少不必要的麻煩。在溝通形式上，除了傳統的開座談會、發書面通知等形式外，還可以采取網上設立互動信箱、問卷調查等方式主動征求各方意見，及時溝通，增進了解。

注釋

①李穎.略談如何加強我校研究生教學秘書的培養與管理[J].廣西師范大學學報，1999(3).

②李鐘心，陶禮.高校秘書隊伍建設存在的問題及對策[J].煤炭高等教育，2002(2).

③王誠怡.關于做好高校教學秘書工作的幾點思考[J].黑龍江高教研究，2004(3).