高校研究生秘書(shū)工作芻議

摘要 研究生秘書(shū)是高校實(shí)施研究生二級(jí)管理工作的重要組成部分，其工作質(zhì)量的高低，直接影響著研究生培養(yǎng)管理工作的整體水平。本文詳細(xì)分析了當(dāng)前高校各二級(jí)學(xué)院研究生秘書(shū)普遍存在的問(wèn)題，并就加強(qiáng)研究生秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)的方法與途徑做了探討。

關(guān)鍵詞 高校 研究生秘書(shū) 隊(duì)伍建設(shè)

中圖分類(lèi)號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

A Rustic Opinion on the Role of the Secretaries of

Graduate Student in Colleges and Universities

FANG Lian， ZHU Quantong

(College of Economic Management， Nanjing University of Chinese Medicine， Nanjing， Jiangsu 210046 )

AbstractThe secretaries of graduate student play important roles in the system of management of graduate student in colleges and universities. Their working quality produces an effect on the level of management of graduate student directly. This article analyses the ubiquitous problems of the secretaries of graduate student， and explores the ways and means on strengthening the team construction of the secretaries of graduate student.

Key wordsuniversity; secretary of graduate student; team construction

近年來(lái)，隨著研究生規(guī)模的擴(kuò)大，很多高校將研究生培養(yǎng)方面的工作逐步下放到各學(xué)院，二級(jí)學(xué)院研究生教育管理權(quán)限擴(kuò)大、開(kāi)展工作自主性增強(qiáng)。其工作量和工作的復(fù)雜性也超過(guò)從前。研究生秘書(shū)在研究生院和學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的指揮下，參與研究生的教學(xué)和日常管理等工作的全過(guò)程。它聯(lián)系著學(xué)校主管部門(mén)、學(xué)院、導(dǎo)師以及研究生，起著上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)關(guān)系、保證研究生培養(yǎng)管理工作正常進(jìn)行的重要作用。因此，對(duì)如何做好高校研究生秘書(shū)工作做深入地探討和研究，具有重要的意義。

1 研究生秘書(shū)工作的基本職責(zé)、特點(diǎn)和重要性

基層研究生管理工作直接關(guān)系到研究生的培養(yǎng)質(zhì)量，對(duì)于提高辦學(xué)層次有重要的影響。研究生培養(yǎng)工作千頭萬(wàn)緒，研究生秘書(shū)除了要完成正常的管理工作外，還需準(zhǔn)確及時(shí)地為研究生院、學(xué)院、導(dǎo)師以及研究生傳遞信息，溝通相互間關(guān)系，還需經(jīng)常應(yīng)對(duì)一些時(shí)效性強(qiáng)、責(zé)任重大的突發(fā)性的工作。因此，研究生秘書(shū)的工作是研究生培養(yǎng)管理中不可或缺的部分。

一個(gè)研究生秘書(shū)，每學(xué)年內(nèi)要完成約100多項(xiàng)工作，①包括研究生招生（編制學(xué)院研究生招生計(jì)劃和招生專(zhuān)業(yè)目錄，組織與實(shí)施學(xué)院研究生招生的具體工作）、研究生培養(yǎng)（起草、修訂學(xué)院研究生培養(yǎng)方案，學(xué)院各類(lèi)研究生課程的教學(xué)組織與實(shí)施及教學(xué)檢查、評(píng)估，以及學(xué)院各類(lèi)研究生課程建設(shè)、研究生的學(xué)籍管理等）、學(xué)位授予（學(xué)位論文評(píng)閱、學(xué)位論文答辯、學(xué)位授予、學(xué)位信息上報(bào)等）以及學(xué)科建設(shè)等多項(xiàng)工作，工作千頭萬(wàn)緒、信息錯(cuò)綜復(fù)雜。每個(gè)研究生都有自己的培養(yǎng)方案和培養(yǎng)計(jì)劃，即使相同專(zhuān)業(yè)的學(xué)生，其研究方向也不完全相同。從招生錄取直至學(xué)位授予對(duì)其進(jìn)行一條龍全過(guò)程管理。在二級(jí)學(xué)院，這些工作的具體落實(shí)基本由研究生秘書(shū)組織完成。

2 當(dāng)前研究生秘書(shū)隊(duì)伍和工作方面存在的問(wèn)題

目前，高校研究生秘書(shū)隊(duì)伍的整體素質(zhì)相對(duì)偏低，在文化素質(zhì)、工作規(guī)范化程度、工作效率等方面普遍存在一些問(wèn)題。分析當(dāng)前普遍存在的問(wèn)題，加強(qiáng)研究生秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)，提高研究生秘書(shū)的辦事效率，顯得尤為重要。

（1）綜合素質(zhì)相對(duì)不高。目前高校研究生秘書(shū)學(xué)歷層次和技術(shù)職稱(chēng)偏低、綜合素質(zhì)參差不齊，大都是沒(méi)經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，缺乏必要的秘書(shū)業(yè)務(wù)知識(shí)和現(xiàn)代管理技能，辦事能力、協(xié)調(diào)能力相對(duì)不足，尤其缺乏網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，②缺乏創(chuàng)新能力，工作效率不甚理想。

（2）缺乏敬崗愛(ài)業(yè)精神。多數(shù)高校對(duì)研究生秘書(shū)工作缺乏系統(tǒng)的指導(dǎo)規(guī)范、有效的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，導(dǎo)致很多研究生秘書(shū)對(duì)本職工作亦缺乏正確的認(rèn)識(shí)，造成研究生秘書(shū)整體業(yè)務(wù)素質(zhì)欠缺，責(zé)任心不強(qiáng)，缺乏責(zé)任感和使命感，缺乏敬崗愛(ài)業(yè)精神。

（3）知識(shí)結(jié)構(gòu)單一，現(xiàn)代信息管理意識(shí)較弱。研究生秘書(shū)大多忙于具體事務(wù)，很少有機(jī)會(huì)外出進(jìn)修、參觀學(xué)習(xí)，從而導(dǎo)致其知識(shí)匱乏，信息意識(shí)薄弱，制約了管理能力的提高。甚至有的人對(duì)辦公系統(tǒng)和研究生管理系統(tǒng)不能應(yīng)用自如，給研究生培養(yǎng)管理帶來(lái)了很多不便。

（4）工作程序不夠規(guī)范。研究生秘書(shū)在行政上屬于學(xué)院管理，在業(yè)務(wù)上卻從屬于研究生院。因此常常處于辦公室事務(wù)和研究生培養(yǎng)事務(wù)的兩難境地。

（5）職、責(zé)、權(quán)分離。③研究生秘書(shū)是基層的管理人員，應(yīng)有一定的管理權(quán)限。事實(shí)上，多數(shù)研究生秘書(shū)有責(zé)無(wú)權(quán)，職責(zé)權(quán)無(wú)法統(tǒng)一，工作很難到位。

3 加強(qiáng)研究生秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)的若干建議

3.1 合理選聘人員，保證研究生秘書(shū)崗位專(zhuān)人專(zhuān)職，保持隊(duì)伍的穩(wěn)定性

各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)首先從整體上考慮隊(duì)伍結(jié)構(gòu)的合理性，合理調(diào)整現(xiàn)有人員，聘用新人，確保其基本素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力達(dá)到一定水平。一定時(shí)期內(nèi)應(yīng)保持研究生秘書(shū)隊(duì)伍相對(duì)的穩(wěn)定，專(zhuān)人專(zhuān)職。

3.2 多方努力強(qiáng)化研究生秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)，提供多樣化的職業(yè)前景

學(xué)校應(yīng)在職務(wù)晉升和進(jìn)修學(xué)習(xí)等方面給研究生秘書(shū)一定的傾斜政策，適時(shí)開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)及研討交流會(huì)，為提高和完善整體研究生秘書(shū)隊(duì)伍業(yè)務(wù)水平創(chuàng)造機(jī)會(huì)。

學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)體會(huì)研究生秘書(shū)們的職業(yè)危機(jī)感，科學(xué)的進(jìn)行人力資源管理，比如優(yōu)先提供晉升機(jī)會(huì)等。

3.3 定期進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)，建立目標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制

發(fā)揮研究生院的監(jiān)督職能作用，定期對(duì)各學(xué)院的研究生教務(wù)行政管理工作進(jìn)行檢查。同時(shí)開(kāi)展研究生秘書(shū)之間的崗位競(jìng)優(yōu)活動(dòng)，對(duì)工作責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)水平高的給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)工作中不負(fù)責(zé)任、管理能力差的研究生秘書(shū)給予處分或調(diào)離。

3.4 加強(qiáng)研究生秘書(shū)自身的素質(zhì)

（1）提高研究生秘書(shū)業(yè)務(wù)理論水平。研究生秘書(shū)要加強(qiáng)自身政治修養(yǎng)、道德修養(yǎng)、職能修養(yǎng)和職業(yè)素養(yǎng)，還要加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)教育管理理論、心理學(xué)、秘書(shū)學(xué)以及本學(xué)院研究生各研究方向相關(guān)知識(shí)和前沿發(fā)展動(dòng)態(tài)等。

（2）增強(qiáng)研究生秘書(shū)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。在現(xiàn)代研究生培養(yǎng)管理的體系中研究生秘書(shū)要改變傳統(tǒng)的被動(dòng)的工作狀態(tài)，主動(dòng)為研究生及導(dǎo)師服務(wù)。學(xué)會(huì)超前性、預(yù)見(jiàn)性地處理事務(wù)，不斷總結(jié)和研究帶有普遍性的日常工作，并提前安排妥當(dāng)。將突發(fā)事件的發(fā)生率降至最低，在日常工作中為突發(fā)事件準(zhǔn)備緊急預(yù)案。

（3）強(qiáng)化研究生秘書(shū)的借鑒與創(chuàng)新意識(shí)。研究生秘書(shū)應(yīng)該放開(kāi)眼界，勇于探索，學(xué)習(xí)和借鑒發(fā)達(dá)國(guó)家和中國(guó)發(fā)達(dá)地區(qū)高校管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合本校本單位實(shí)際情況，使本專(zhuān)業(yè)研究生培養(yǎng)管理具有前瞻性和創(chuàng)新性，使自己在管理工作領(lǐng)域有所建樹(shù)。

（4）不斷提高溝通協(xié)調(diào)能力。研究生管理人員應(yīng)從工作出發(fā)，多進(jìn)行換位思考，多站在領(lǐng)導(dǎo)、導(dǎo)師、研究生的角度考慮問(wèn)題，盡量減少不必要的麻煩。在溝通形式上，除了傳統(tǒng)的開(kāi)座談會(huì)、發(fā)書(shū)面通知等形式外，還可以采取網(wǎng)上設(shè)立互動(dòng)信箱、問(wèn)卷調(diào)查等方式主動(dòng)征求各方意見(jiàn)，及時(shí)溝通，增進(jìn)了解。

注釋

①李穎.略談如何加強(qiáng)我校研究生教學(xué)秘書(shū)的培養(yǎng)與管理[J].廣西師范大學(xué)學(xué)報(bào)，1999(3).

②李鐘心，陶禮.高校秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].煤炭高等教育，2002(2).

③王誠(chéng)怡.關(guān)于做好高校教學(xué)秘書(shū)工作的幾點(diǎn)思考[J].黑龍江高教研究，2004(3).