重大建設項目檔案管理之我見

摘 要:重大建設項目檔案是重大建設項目的歷史記錄，是項目設計、建設、管理的基礎和依據，具有重大科技、經濟價值。文章根據重大建設項目的特點，對重大建設項目檔案的平臺、構成和編制等進行了研究和分析，對檔案的規范管理具有借鑒意義。

關鍵詞:法治檔平臺分類管理合同管理過程管理

中圖分類號:G27文獻標識碼:A文章編號:1674-098X(2011)06(a)-0202-01

在重大建設項目管理工作中，緊緊依托依法治檔這個平臺，狠抓分類管理、合同管理，嚴格控制項目檔案收集、整理、驗收三個環節，實現重大建設項目檔案管理工作的科學化、精細化和規范化，提高重大建設項目檔案管理質效。下面就如何依托依法治檔平臺健全項目檔案管理機制、如何提升檔案管理質效及加強過程管理環節控制方法具體分析。

1 依托依法治檔平臺，健全重大建設項目檔案管理機制

重大建設項目檔案管理涉及面廣，工作難度大。因此，嚴格依照相關法律、法規和規章，切實履行監督指導職責，逐步健全了重大建設項目檔案管理機制。一是加強組織領導，設立專業化管理機構。建立重點建設項目檔案工作聯席制度，時時溝通銜接，協調解決工作中出現的問題和難題，及時掌握項目立項、建設進度和重點建設項目檔案工作情況，形成了主體突出、職責明確、聯動共管的長效管理機制，確保重大建設項目檔案工作的順利開展，營造了良好的外部環境;二是加大專項執法檢查力度，推動重大建設項目檔案工作。相關職能部門要對在建的重大建設項目的檔案工作進行專項的執法檢查，促使重大建設項目檔案工作逐步走上依法管理的軌道;三是建設單位將檔案管理工作納入到工程質量行政領導人責任制和各參建單位工程質量領導人責任制。建立項目建設檔案工作領導小組，配備專兼職檔案人員，落實檔案庫房、裝具和必備的設備、設施，形成齊抓共管的檔案管理網絡;四是建立檔案資料收集、立卷歸檔、檔案保管、檔案利用和檔案人員崗位責任制5個工作制度，確保檔案工作的有效開展。

2 突出項目特點，狠抓分類管理和合同管理提升質效

2.1 加強項目監控，實行分類管理

本著“突出特點、便于管理”的原則，將紛繁復雜的重大建設項目統一劃分為生產性類和非生產性類。其中又將非生產性重大建設項目分為公共工程類和房地產類。將生產性重大建設項目和公共工程重大建設項目納入重點監控對象，房地產重大建設項目則歸口城建檔案室，實行統一的專一化管理。在整個的重大建設項目檔案管理中，以省、市生產性重大建設項目和公共工程重大建設項目檔案管理為突破口，以點帶面促進整體重大建設項目檔案工作質效的提高。一是加強信息采集。從相關職能部門采集重大建設項目信息，并對進入設計、施工的重大建設項目逐一核對，并按立項設計、施工、年內竣工三類，分別建立重大建設項目臺賬和重大建設項目管理檔案，納入正常管理;二是嚴格執行登記制度。嚴格對開工的重大建設項目以其主管部門為責任人組織登記，實行動態管理。

2.2 規范合同條款，加強合同管理

檔案行政主管部門要及時介入立項完備的重大建設項目，監督指導項目建設單位及項目建設管理單位在簽訂設計、施工及監理等合同、協議時，設立專門條款，明確規定有關方面提交相應項目文件的套數、時間，以及對應提交文件的整理、歸檔責任。以合同形式確保項目檔案的完整與安全，從而提高對重大建設項目檔案管理的重視度和主動性。

3 加強過程管理，嚴格項目檔案收集、整理、驗收三個環節控制

3.1 加強收集環節控制

在項目建設期間，檔案行政主管部門要指導建設單位編制項目檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，按立項、設計、施工、竣工四個階段對全部項目檔案資料進行收集，并核對項目檔案資料的有效性。同時，要求將項目文件的形成、積累和整理列入了項目建設計劃和有關部門及人員的職責范圍，并制定相應的檢查、控制和考核措施。項目前期文件資料、設備文件資料和會計文件資料由項目建設單位負責收集;勘察、設計文件資料由勘察、設計單位負責收集積累;項目施工文件資料由各施工單位負責收集積累;項目監理文件資料由項目監理單位負責收集積累，確保項目檔案完整。

3.2 加強整理環節控制

檔案行政主管部門要加強對項目檔案資料進行規范整理歸檔工作的指導。全部項目檔案以編制好的項目檔案分類方案為依據，先分門類，再分大類。文書檔案的整理是以大類設置的二級類目為基本依據，按問題特征并結合其它形式特征的進行組卷;基建檔案的整理是以工程性質為基本依據，按單個工程項目進行組卷;設備檔案的整理是以生產裝置為基本依據，按設備的結構進行組卷;會計檔案則是按《會計檔案管理辦法》的要求進行分類組卷;聲像檔案是按時間順序分專題進行整理。

3.3 加強驗收環節控制

按程序報請或自行組織重大建設項目檔案的驗收。在驗收前，檔案行政主管部門要指導項目建設單位根據《重大建設項目檔案驗收辦法》的要求，組織項目設計、施工、監理等方面負責人以及有關人員，對項目檔案的基礎管理工作，完整、準確、系統、安全情況進行全面自檢，確保項目檔案一次性驗收通過。

綜上，依托一個平臺，狠抓兩項管理，控制三個環節，是提高重大建設項目檔案管理質效的科學途徑。