檔案信息開發(fā)利用經(jīng)濟效益的思考

摘 要:企事業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用，其潛在價值變?yōu)楝F(xiàn)實價值。加大企事業(yè)檔案資源深層次開發(fā)和多渠道利用的力度，使檔案信息開發(fā)工作從單一型的低層次開發(fā)逐步向多元化的高水平發(fā)展。轉(zhuǎn)變檔案工作者的服務(wù)理念，在管理制度、服務(wù)體制、服務(wù)意識上努力開拓創(chuàng)新，最大限度地滿足社會各界對檔案信息的利用需求。

關(guān)鍵詞:企事業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用策略

中圖分類號:G27文獻標(biāo)識碼:A文章編號:1674-098X(2011)06(a)-0249-01

企事業(yè)檔案信息利用效果所創(chuàng)的經(jīng)濟效益體現(xiàn)為潛在價值變?yōu)楝F(xiàn)實價值，檔案部門以檔案信息資源的開發(fā)與利用為龍頭，通過快速有效的信息資源整合、交流，積極提供給企事業(yè)單位各項工作服務(wù)。檔案開發(fā)利用是檔案工作的根本目的，是直接或間接產(chǎn)生經(jīng)濟效益和社會效益的重要工作，在整個檔案工作中有著重要的特殊地位，也是考核檔案部門工作績效的量化指標(biāo)。檔案信息的開發(fā)利用只有給企事業(yè)帶來效益才是真正有效果的，才能保證檔案工作在企事業(yè)單位基礎(chǔ)管理工作中的地位。

1 企事業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的成效

企事業(yè)單位在發(fā)展過程中形成的檔案信息資源，是企事業(yè)員工為社會創(chuàng)造物質(zhì)財富的知識、才能結(jié)晶。企事業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用，作為活躍的生產(chǎn)力因素，承擔(dān)著知識先行的職責(zé)，檔案信息開發(fā)利用為企事業(yè)發(fā)展取得的成效有以下三方面的內(nèi)容:（1）圍繞企事業(yè)發(fā)展服務(wù)。隨著市場經(jīng)濟的日益深入，企事業(yè)檔案內(nèi)容不斷豐富，專業(yè)檔案也不斷增加。做好企事業(yè)檔案信息資源開發(fā)與利用工作，對挖掘企事業(yè)生產(chǎn)潛力、提高生產(chǎn)能力、加強文化建設(shè)、增強企事業(yè)科技創(chuàng)新能力和現(xiàn)代化管理水平、維護企事業(yè)和職工的合法權(quán)益、調(diào)動廣大員工的積極性和創(chuàng)造性都具有重要作用。（2）參與決策。為了適應(yīng)市場經(jīng)濟環(huán)境，謀求企事業(yè)的生存與發(fā)展，檔案信息參與企事業(yè)決策已勢在必行。（3）為企事業(yè)科技活動服務(wù)。科技檔案的信息資源交流，實際上是生產(chǎn)技術(shù)的轉(zhuǎn)讓和管理手段的借鑒，因此，交流的越廣泛越及時，產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益越大。如為減排增效、設(shè)備購置，技術(shù)改造等提供科研開發(fā)信息、引進技術(shù)信息、技術(shù)參考信息等資源等科技生產(chǎn)領(lǐng)域，促進了技術(shù)創(chuàng)新、交流和利用。

2 注重企事業(yè)檔案信息潛在價值向現(xiàn)實價值的轉(zhuǎn)化

隨著信息時代的到來，現(xiàn)代企事業(yè)單位對信息的需求從質(zhì)到量都有了新的飛躍。檔案部門作為信息的“集散地”和“加工廠”，要健全檔案信息開發(fā)編研體系，增強自身信息處理能力，注重企事業(yè)檔案信息潛在價值向現(xiàn)實價值的轉(zhuǎn)化。（1）應(yīng)更新編研工作觀念。長期以來，檔案編研工作更多的是作為一種提供服務(wù)的手段，忽略了其信息的傳播功能，只重視檔案館(室)藏信息的積累，而忽略了檔案信息和本地區(qū)經(jīng)濟建設(shè)及各個時期主要工作的關(guān)系，所以編研工作不能緊扣主題，編研成果不能為企事業(yè)的科技發(fā)展和生產(chǎn)經(jīng)營所利用，也就很難看到經(jīng)濟效益。檔案工作者必須密切關(guān)注本地區(qū)經(jīng)濟，政治、文化等各項事業(yè)的發(fā)展進程，尋找和發(fā)現(xiàn)檔案滿足于社會需求的切入點、著力點和結(jié)合點，緊緊圍繞服從和服務(wù)于經(jīng)濟建設(shè)這個中心，密切結(jié)合本地經(jīng)濟建設(shè)和中心工作，把編研工作重心轉(zhuǎn)移到為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)上來。（2）檔案部門要改變了以往“重藏輕用”的思想，加強信息開發(fā)的針對性，使有價值的檔案順利進入了社會活動領(lǐng)域，增加開發(fā)利用檔案信息的科技含量，使檔案工作的層次和社會地位得到提升。（3）為了尋求檔案發(fā)揮最大效益，在利用過程中除了解各種用戶的尋求規(guī)律和特點外，還要分析各種利用者的背景、利用范圍、利用目的、利用經(jīng)濟效果，以便有目的、有步驟、有預(yù)測地做好利用工作，實現(xiàn)檔案信息潛在價值向現(xiàn)實價值的轉(zhuǎn)化，使檔案創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益和社會效益，

3 加大企事業(yè)檔案資源深層次開發(fā)和多渠道利用的力度

圍繞企事業(yè)檔案信息資源開發(fā)創(chuàng)造經(jīng)濟效益為主題，特別是要根據(jù)企事業(yè)當(dāng)今的中心工作，加快在計算機條件下進行檔案信息編研的步伐，使檔案信息開發(fā)工作從單一型的低層次開發(fā)逐步向多元化的高水平發(fā)展，及時、有效地實施信息開發(fā)，縮短信息加工時間與傳遞時差，提高利用的時效性。檔案部門要加強同有關(guān)部門的聯(lián)系，掌握企事業(yè)對檔案信息需求的動向和發(fā)展趨勢，進行可行性預(yù)測和分析，通過有針對性地進行收集、匯總、分析和信息反饋，明確每一階段利用重點，根據(jù)利用者的不同目的和不同需求，有針對性地對館(室)藏各類檔案資源給予歸納整理，對集散在各類檔案資料的的文件內(nèi)容進行整合，為利用者提供經(jīng)過加工的檔案信息成品或半成品。要有計劃編研一些適應(yīng)企事業(yè)發(fā)展形勢需要的信息材料，要把編研工作重點放在“精、實用”的基礎(chǔ)上，檔案信息資源開發(fā)與應(yīng)用實效兩者要結(jié)合起來。此外，還可以發(fā)揮本單位優(yōu)勢，建立有自己特色的數(shù)據(jù)庫，如管理性文件數(shù)據(jù)庫、圖片數(shù)據(jù)庫、專利數(shù)據(jù)庫、科技成果數(shù)據(jù)庫等，并實行計算機聯(lián)網(wǎng)，方便各種利用者查閱，為企事業(yè)的各項發(fā)展提供實實在在的便利。

4 處理好檔案信息保密與知識產(chǎn)權(quán)的關(guān)系

企事業(yè)單位的營銷、產(chǎn)品開發(fā)、引進技術(shù)及會計預(yù)算、固定資產(chǎn)投資計劃等相當(dāng)部分的檔案信息涉及到企事業(yè)的機密，對屬于機密檔案的開發(fā)利用，必須嚴格按照國家的保密法規(guī)執(zhí)行，確保企事業(yè)秘密檔案資料的安全，在開發(fā)的同時重視和加強保密。科技類檔案在企事業(yè)檔案信息創(chuàng)下的經(jīng)濟效益是比較高的，同時涉及到企事業(yè)知識產(chǎn)權(quán)，在開發(fā)利用科技檔案過程中必須依法利用，避免發(fā)生侵權(quán)行為。這就要求我們制定和完善本單位科技檔案開發(fā)利用的范圍、效益分配以及利用服務(wù)的具體辦法，維護知識產(chǎn)權(quán)所保障的企事業(yè)單位利益。

5 轉(zhuǎn)變檔案工作者的服務(wù)理念，著力提高檔案工作者的素質(zhì)

（1）企事業(yè)單位檔案人員面對信息化的時代要求，必須自覺地從傳統(tǒng)的實體管理向檔案信息化管理發(fā)展。檔案工作者要意識到自己的首要職責(zé)是以最高的效率給檔案利用者提供檔案信息服務(wù)。企事業(yè)單位檔案人員要轉(zhuǎn)變思想觀念，破除過去等待服務(wù)者上門的傳統(tǒng)服務(wù)方式，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，走出檔案館室到生產(chǎn)與科研第一線，緊密配合生產(chǎn)和科研人員參與檔案形成、積累。對于先進性、實用性技術(shù)性和所產(chǎn)生的經(jīng)濟效益要全面了解，積極收集與產(chǎn)生經(jīng)濟效益密切相關(guān)的文件材料，進行整理加工，同時企事業(yè)檔案人員應(yīng)通過與其他相關(guān)部門的合作來推進檔案信息化的開發(fā)和利用。（2）著力提高檔案隊伍建設(shè)和檔案人員的素質(zhì)。過去那種僅靠傳統(tǒng)的手工作坊隊伍建設(shè)，已遠遠不能適應(yīng)信息時代對檔案人員的需求。檔案部門開發(fā)檔案信息和做好信息覆蓋廣域的檔案利用的關(guān)鍵，是提高檔案人員的素質(zhì)。在實現(xiàn)對檔案信息開發(fā)利用的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化進程中，必須加強對在職檔案工作人員的檔案知識更新與技能培訓(xùn)，使他們盡快熟悉信息化條件下檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)、技能的運用。為適應(yīng)新的形勢和需求，檔案管理人員必須與時俱進，改變目前企事業(yè)單位檔案人員缺乏新的專業(yè)知識，知識結(jié)構(gòu)出現(xiàn)斷層現(xiàn)象，學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)化知識;樹立創(chuàng)新意識和服務(wù)意識。加強隊伍建設(shè)，在管理制度、服務(wù)體制、服務(wù)意識上努力開拓創(chuàng)新，最大限度地滿足社會各界對檔案信息的利用需求。