淺談人事檔案的保管與借閱工作

摘 要:加強人事檔案的保管和借閱工作，查閱借用中既要滿足組織、人事、勞動工作和其他方面的利用需要，發(fā)揮其應(yīng)有的作用，又要貫徹執(zhí)行保密法規(guī)和制度，確保人事檔案的完整和安全，防止失密和泄密。完善管理體制，搞好隊伍建設(shè)，做好基礎(chǔ)工作，進(jìn)一步改善保管條件，努力提高科學(xué)管理水平，保障提供利用，有效地為組織、人事工作服務(wù)，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

關(guān)鍵詞:人事檔案保管借閱

中圖分類號:G272文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A文章編號:1674-098X(2011)07(a)-0206-01

人事檔案工作是用科學(xué)的原則和方法管理人事檔案、提供檔案信息為組織、人事工作服務(wù)的一項工作。人事檔案工作是組織、人事工作的重要組成部分。也是國家檔案工作的組成部分。它是為貫徹執(zhí)行人事工作路線、方針和政策，選賢舉能，知人善任，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的。

1 人事檔案管理部門的職責(zé)

①保管人事檔案，為國家積累檔案史料;②收集、鑒定和整理人事檔案材料;③辦理人事檔案的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞;④登記員工的職務(wù)、工資和工作變動情況;⑤為組織、人事工作提供人才信息，為有關(guān)部門提供員工情況;⑥做好人事檔案的安全、保密、保護(hù)工作;⑦調(diào)查研究人事檔案工作情況，制定規(guī)章制度，搞好人事檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)和業(yè)務(wù)指導(dǎo);⑧推廣、應(yīng)用人事檔案現(xiàn)代化管理技術(shù);⑨定期向檔案館(室)移交死亡員工的檔案;⑩辦理其他有關(guān)事項。

2 人事檔案的保管范圍

2.1 在職人員人事檔案的保管范圍

在職人員人事檔案的保管與人員的管理范圍相一致。人事檔案的正本由主管該人的組織、人事部門保管;人事檔案的副本由主管或協(xié)管該人的組織、人事部門保管。非主要協(xié)管和監(jiān)管的單位，不保管人事檔案的正、副本，但可以根據(jù)工作需要保存近期填的履歷表、簡歷表的重份或摘要登記表、卡片，該員一旦調(diào)走即可銷毀。軍隊和地方互兼職務(wù)的干部，主要職務(wù)在軍隊的，檔案由部隊的政治部保管;主要職務(wù)在地方的，檔案由地方的組織、人事部門保管。民主黨派和無黨派的愛國人士的檔案，由各級黨委統(tǒng)戰(zhàn)部門保管[1]。企業(yè)職工的人事檔案，由所在企業(yè)的勞動(組織、人事)部門保管。學(xué)生檔案由學(xué)校的學(xué)生工作部門或人事部門保管。

2.2 離休、退休人員人事檔案的保管范圍

黨中央、國務(wù)院管理的干部，是中共黨員的，其人事檔案由中央組織部(或人事部)保管;是民主黨派和無黨派愛國人士的，由中央統(tǒng)戰(zhàn)部保管;其他人員的檔案，由該人的管理部門保管;工人檔案，由所在單位的勞動(組織、人事)機構(gòu)保管。軍隊高級干部的檔案，由總政治部保管;其他干部的檔案，由各大單位或軍、師級單位保管。

2.3 辭職、退職、開除公職及受刑事處分人員人事檔案的保管范圍

員工辭職、退職、自動離職、被辭退(解聘)后，已就業(yè)的，其檔案轉(zhuǎn)至有關(guān)的組織、人事、勞動部門保管;未就業(yè)的，其檔案轉(zhuǎn)至人事部門所屬的人才流動服務(wù)中心保管。員工被開除公職以后，未就業(yè)的，其檔案至勞動就業(yè)管理部門保管;已就業(yè)的，其檔案轉(zhuǎn)至有關(guān)的人事部門保管;凡通過勞動部門就業(yè)的，其檔案由有關(guān)的勞動部門保管。員工受刑事處分和勞動教養(yǎng)期間，其檔案由原人事部門保管。刑滿釋放和解除勞教后，重新安排工作的，其檔案由主管該人員的人事部門保管或政府所屬的人才流動服務(wù)中心保管。凡通過勞動部門就業(yè)的，其檔案由有關(guān)的勞動部門保管。員工出國不歸、失蹤、逃亡等，其檔案由原人事部門保管。

3 人事檔案工作的管理體制

人事檔案工作實行集中統(tǒng)一和分級負(fù)責(zé)的管理體制。人事檔案是人事管理活動的歷史記錄，是開展人事工作的必要條件，管理人事檔案是人事工作自身的需要，是組織、人事、勞動部門的職責(zé)。人事檔案應(yīng)由各級組織、人事、勞動部門集中統(tǒng)一管理。我國現(xiàn)行的人事檔案的管理體制是:工人檔案由所在單位的勞動(勞資)部門管理。學(xué)生檔案由所在學(xué)校的教務(wù)或?qū)W生工作部門管理。軍人檔案由各級政治(干部)部門管理。干部檔案則按干部管理權(quán)限集中統(tǒng)一管理。各級組織、人事部門有明確的管理權(quán)限，分管哪一級干部，就管哪一級干部的人事檔案，做到“人檔統(tǒng)一”。我國人事檔案工作，目前仍實行分塊管理，干部檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)，由各級黨委的組織部負(fù)責(zé)。企業(yè)職工檔案工作由所在企業(yè)的勞動職能機構(gòu)負(fù)責(zé)，接受勞動主管部門的領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)。學(xué)生檔案工作由所在學(xué)校的有關(guān)部門負(fù)責(zé)，由教育主管部門領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)。軍人檔案工作由各級政治(干部)部門負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)與管理。

4 人事檔案的查閱

人事檔案的內(nèi)容涉及黨和國家機密與個人隱私，查閱借用中既要滿足組織、人事、勞動工作和其他方面的利用需要，發(fā)揮其應(yīng)有的作用，又要貫徹執(zhí)行保密法規(guī)和制度，確保人事檔案的完整和安全，防止失密和泄密。

4.1 查閱的原則和范圍

查閱人事檔案總的原則是:寬嚴(yán)適度，內(nèi)外有別，靈活掌握，便于利用。就利用者而言，由于人事檔案是人事工作的重要依據(jù)和工具，組織、人事、勞動部門利用檔案應(yīng)從寬，其他部門利用檔案應(yīng)相對嚴(yán)一些。就利用范圍而言，高級干部、中級干部、有貢獻(xiàn)的專家、學(xué)者和有影響的知名人士，以及機要人員的人事檔案，提供利用時應(yīng)從嚴(yán)掌握，嚴(yán)格審批手段，對一般干部、工人、學(xué)生的人事檔案，利用范圍可從寬一些。

4.2 查閱的要求

利用人事檔案必須符合查閱范圍的有關(guān)規(guī)定:利用黨委組織部門的人事檔案必須是中共黨員;組織、人事、勞動部門查閱人事檔案須有手續(xù)完備的信件;其他部門查閱人事檔案應(yīng)持有本單位領(lǐng)導(dǎo)簽字的正式查檔介紹信或《查閱人事檔案審批表》;查檔人員不得查閱本人及其親屬的檔案;未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱同級人員的檔案，下級人員不得查閱上級人員的檔案[2];本單位組織、人事部門一般不得查閱本單位領(lǐng)導(dǎo)人的檔案;只準(zhǔn)查閱介紹信或《審批表》中提到的有關(guān)內(nèi)容，其他所要調(diào)查的內(nèi)容拒絕提供。

4.3 查閱的程序和手續(xù)

查閱人事檔案，必須持介紹信或《審批表》，由主管負(fù)責(zé)人簽字并加蓋公章，報人事檔案部門審批后方可查閱。人事檔案一般不外借。在特殊情況下經(jīng)過批準(zhǔn)也可以短期外借，外借時須辦理以下手續(xù):申請借閱者必須持有手續(xù)完備的《審批表》或介紹信，由人事檔案管理部門審核并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，才能借出。借出時，要認(rèn)真登記，除在“借閱人事檔案登記冊”上逐項登記外，還須填寫“人事檔案借閱卡片”并將借閱介紹信或《審批表》一起保存，供備查和催辦。歸還時，應(yīng)認(rèn)真檢查、清點無誤后再在登記冊和借閱卡上注銷。

4.4 出具證明和復(fù)制檔案材料的手續(xù)

利用者索取和出具人事檔案內(nèi)容的證明材料，應(yīng)履行必要的手續(xù)。凡符合調(diào)查證明材料范圍的縣級和相當(dāng)于縣級以上黨委組織、人事、勞動、公安等部門、人事檔案管理部門可以依據(jù)利用者的需要，出具證明材料，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱批準(zhǔn)后，加蓋公章，然后登記發(fā)出或直接交給利用者。檔案材料的復(fù)制，先由利用者提出申請，說明復(fù)制的內(nèi)容和形式(手抄、復(fù)印、攝影)，份數(shù)和用途，經(jīng)人事檔案部門審核批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。復(fù)制品應(yīng)與原件內(nèi)容一致，注明材料出處，復(fù)制日期，并加蓋公章，以示負(fù)責(zé)。

參考文獻(xiàn)

[1]朱玉媛.現(xiàn)代人事檔案管理.北京:中國檔案出版社，2002.

[2]張麗娟.干部人事檔案目標(biāo)管理達(dá)標(biāo)工作經(jīng)驗與探討[J].中國科技信息.2006，(1).